Анализ организации рабочего места руководителя. Понятие «персональный менеджмент»

Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя, пример кабинета руководителя показан на рисунке 1(См. Приложение 1).

Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть помещения предприятия, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда. Рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает:

· подбор необходимых средств труда;
· рациональное их размещение;
· обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.

Размер площади и оборудование кабинета руководителя зависят от количества участников совещаний или заседаний, проводимых в кабинете руководителя, от количества одновременно приходящих посетителей, номенклатуры и объема дел и документов, различных технических средств и рабочих материалов, таблиц, т.е. планировка кабинета руководителя может быть различной в зависимости и от характера, и объема работы. Разработано несколько типовых рабочих мест для различных категорий руководителей, и с этими проектами надо ознакомиться, решая вопрос о рабочем месте.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета.

В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.

2. Мебель.

Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

· антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);
· обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
· рациональная планировка и компоновка мебели;
· мебель должна выглядеть эстетично.
3. Оборудование.

Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

· канцелярские принадлежности;
· два телефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.
· компьютер.
· ежедневник.
4. Цветовое оформление кабинета.

Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Рациональная организация рабочих мест руководителей предполагает правильную их планировку, укомплектование мебелью и необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и различными вспомогательными устройствами.

Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для работников управления включают следующий комплекс основных проблем:

· Планировку рабочих помещений на основе изучения и анализа технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ и потоков информации на предприятии или в учреждении;

· Размещение мебели и оборудования, на рабочих местах исходя из функций и состава работ, выполняемых каждым работником, и максимального снижения физических усилий при выполнении работ;

· Эффективное использование различных площадей с учетом требований рабочего процесса, эксплуатационных характеристик оборудования и оптимальных условий труда.

Обустройство кабинета (офиса). Внешний вид офиса, кабинета - это лицо его хозяина. По внешнему виду офиса, как правило, составляет определенное впечатление о характере, вкусе и интеллекте руководителя.

Внешний вид офиса зависит от многих факторов таких, как пол руководителя, возраст; характер, вкус, привычки; характер работы.

Основы оформления офисов:

1. Мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канцелярские принадлежности должны быть выдержаны в одном стиле.

2. Прежде чем начинать обставлять офис, руководителю необходимо изучить свое помещение. Размеры офиса должны соответствовать размерам и количеству предполагаемых к размещению предметов.

3. Необходимо решить, подойдет ли руководителю мягкое освещение или офису нужен яркий свет.

4. Если окна офиса выходит на шумную улицу, придется подумать о шумоизоляции. Солнечная сторона «просит» жалюзи или затемненных стекол.

5. Необходимо решить вопросы декоративного оформления офиса. Например: современные офисы принято украшать цветами, картинами. Они преображают рабочее место, поднимают настроение не только самому руководителю, но и клиентам, посетителям. Важно не увлекаться - слишком много украшений отнюдь не говорит о хорошем вкусе.

6. Офис должен быть не только красив, но и удобен как для хозяина (руководителя), так и для посетителей.

7. Важно учесть и экологическую чистоту материалов, из которых изготовлена мебель. Натуральная кожа, стекло, сталь, дерево безвредны. В то же время искусственная кожа, обилие лаков, красок вряд ли будут способствовать укреплению здоровья руководителя.

8. Мебель должна быть расставлена удобно с точки зрения пользования ею. Прежде всего, это касается рабочего стола. Среди предъявляемых к нему требований на первое место следует выделить его функциональность (удобство пользования столом как рабочим инструментом) и комфортность (создание рабочего настроения у руководителя и посетителя).

9. Размер стола следует подобрать так, чтобы до любого размещенного на нем предмета можно было дотянуться либо доехать, если рабочее кресло на колесиках.

10. Не рекомендуется накрывать стол оконным стеклом, так как оно дает блики, отвлекает внимание, плохо влияет на зрение, да и на здоровье в целом; гораздо безобиднее плексиглас (оргстекло), еще лучше обтянуть стол зеленым сукном или обить кожей. Слева, вне зоны прямой вытянутой руки, целесообразно положить листы бумаги («чистовики» и «черновики»). В этой же зоне могут находиться рассортированные карандаши, фломастеры, клей, ножницы и прочие канцелярские принадлежности.

11. Целесообразно завести две папки: «К исполнению» и «Выполнено»; первая - справа, вторая - слева. Папка «К исполнению» поможет уменьшить риск забыть что-либо важное или потерять на своем столе.

В комплект мебели для оборудования рабочего места руководителя входят:

Ш Письменные столы (обычные и специализированные);

Ш Вспомогательные столы и тумбочки, предназначенные для хранения справочного материала;

Ш Кресла, стулья (подъемно-поворотные);

Ш Шкафы обычного типа или специальные (для хранения документов).

Рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливается из расчета не менее 4 м 2 на одного работника.

Исходя из рациональной структуры и утвержденного штатного расписания организации, решается вопрос о наиболее удобном размещении работников и распределении площади между отделами пропорционально их численности и с учетом взаимосвязи между ними.

Рациональная организация управленческого труда связана и с правильной планировкой и размещением помещений.

При этом следует соблюдать следующие правила:

Ш Отделы, связанные с приемом посетителей (отдел кадров, касса, бухгалтерия, отдел труда и заработной платы), следует располагать вблизи входа в здание;

Ш Смежные отделы должны располагаться рядом.

Планировка рабочих мест считается рациональной, если выполнены следующие требования:

Ш Рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом обработки документов. В результате устраняются ненужные перемещения сотрудников и документов;

Ш Площадь рабочих комнат в расчете на одного работающего соответствует нормативной;

Ш Расстояние между рабочими местами, рабочими местами и стендами, проходы не затрудняют передвижение;

Ш Предусмотрено оперативное пространство рабочего места, ограниченное зоной максимальной досягаемости и включающее стол и стул, средства составления, обработки, хранения и поиска документов индивидуального пользования;

Ш Группировка рабочих мест при создании зон должна базироваться на общности выполняемых работ;

Ш Предусмотрено вспомогательное пространство для рабочего места, где располагаются предметы труда и средства оргтехники, применяемые реже;

Ш Столы сотрудников, которые чаще других принимают посетителей ближе к выходу, что исключает лишнее перемещение посетителей;

Ш Шкафы, картотека и другие средства оргтехники общего пользования расположены так, чтобы сотрудникам было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

Ш Естественный свет из окон падает на рабочее место слева и спереди;

Ш Обеспечен свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;

Ш Исключено неблагоприятное воздействие теплового излучения от приборов отопления (батареи рекомендуется прикрывать щитами);

Ш Рабочие места расположены так, что исключено отвлекающее внимание уличных раздражителей.

При использовании на рабочем месте профессиональной персональной ЭВМ следует предусмотреть зоны размещения процессора, дисплея, клавиатуры и печатающего устройства, определить места подключения питания.

Офисная техника является важной составной частью современного кабинета (офиса)- это компьютеры, принтеры, мониторы, автоответчики, факсы и средства связи.

Выбор модели компьютера и другой офисной техники осуществляются, как правило, исходя из критерия «качество-стоимость» в интересах наиболее эффективного вложения средств и их окупаемости.

Чтобы правильно выбрать необходимое печатающее устройство по его качеству и стоимости, необходимо рассчитать стоимость печатной страницы, исходя из учета следующих факторов:

· Стоимость печатного устройства;

· Цены используемой бумаги;

· Затраты на техническое обслуживание;

· Стоимость красящей ленты, картриджа;

· Стоимость печатной головки, озонного фильтра, оптического элемента, установки проявления.

Также неотъемлемой частью кабинета являются факсы. Прежде чем приобрести факс, необходимо обязательно ознакомиться с инструкцией, обратить внимание на возможности аппарата и соотнести потребности с предстоящими затратами. Факсы обычно работают на специальной термобумаги в рулонной упаковке, однако в последнее время уже появились аппараты, работающие на обычной бумаге; правда, они стоят дороже.

Если ваш факс подсоединен к компьютеру, то вся поступающая информация может сбрасываться на какой-то определенный файл памяти, а потом, когда у вас появляется время, вы садитесь и просматриваете его.

Телефон и другие периферийные системы должны располагаться так, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Немного места надо оставить для вспомогательных атрибутов, таких как блокнот, бумага, на тот случай, если вы конспектируете содержание телефонного разговора.

Автоответчики просто незаменимы в ряде случаев, ибо позволяют:

· Оставить телефон, как говорится, без присмотра, а позднее прослушать сообщения тех, кто вам звонил;

· Переключить свой телефон на автоответчик и заняться срочной работой без опасения, что вас потревожат ненужными звонками;

· В некоторых моделях автоответчиков вы даже можете слышать, кто вам звонит, решать прямо по ходу действия - снимать трубку или нет;

· Вы можете записать информацию, необходимую для вашего потенциального абонента, и тем самым освободить себя от необходимости звонить ему лично.

Офисная техника включает в себя и различные модели копировальных аппаратов.

Существующие технические средства обработки документов предназначены для выполнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей.

По назначению выделяют две группы таких средств: средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов.

К средствам обработки документов относятся: оборудование, устройства и приспособления для фальцовки, сортировки, скрепления документов, их дотирования, регистрации, адресования и маркирования, а также машины для уничтожения ненужных бумаг.

К средствам хранения, поиска и транспортировки документов принадлежат картотеки, перфокарты, ручные тележки, подъемники, пневматическая и электромагнитная почта.

Средства административно-производственной связи используют для оперативного управления производственными процессами, а также для обмена между объектами и органами управления оперативной и экономической информацией. Могут быть использованы документальные средства передачи информации - телеграфные, фототелеграфные и бездокументальные: телефоны, радио, телевидение и.т.д.

Комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя организации (предприятия) может быть следующий:

1. Профессиональная персональная ЭВМ (1 комплект).

2. Коммутатор директорской (1 комплект).

3. Часы настольные электронные (1 штука).

4. Прибор канцелярский (1 штука).

5. Папки с быстродействующим режимом (6 штук).

6. Лотки для документации (2 штуки).

7. Блокнот-шестидневка (1 штука).

8. Деловой блокнот (1 штука).

9. Фломастеры, маркеры, механические карандаши (набор).

10. Линейка пластмассовая (1 штука).

11. Клеевой карандаш (1 штука).

12. Лента липкая прозрачная и цветная (набор).

Мероприятия по улучшению условий труда работников управленческого аппарата должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья путем создания освещения, соответствующего нормативным требованиям; необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; благоприятной окраски рабочего помещения; устранения шумов; установления правильного режима труда и отдыха, а также на основе применения современных средств оргтехники.

Оснащенность помещений в зависимости от их назначения должна удовлетворять требованиям действующих норм. Для обеспечения рассеянного оснащения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ и ЛХБ.

Служебные помещения должны по возможности иметь естественное освещение, которое оказывает благоприятное психологическое воздействие на человека.

Свет должен падать на рабочее место поверхности столов и средств оргтехники слева или спереди, ослепляющий эффект недопустим. Световые лучи должны попадать на рабочую поверхность письменного стола под углом более 50 0 от горизонтальной линии обзора; поле зрения человека охватывает примерно 45% объектов во всех направлениях, и любой свет в этих границах должен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установленные на потолке) или местным (настольные лампы).

В соответствии с действующими нормами температуры в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20 0 С, относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, а в летний -50-55%.

Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психологического и зрительного утомления работников способствует размещение в служебных помещениях цветовых композиций. В небольших помещениях цветы на стенах, при достаточной освещенности растения могут устанавливаться также в специальных подставках на полу. Они не должны занимать проходы, закрывать оконные проемы и светильники.

Уровень посторонних шумов, проникающих в служебные помещения извне, определяется в соответствии с действующими нормативами (не более 40 дБ). Понятие шума включает все акустические ботоспособность, отражаются на здоровье, вызывая ухудшение физического состояния или психические отклонения.

Бороться с шумами, проникающими в помещения офиса извне, бывает довольно трудно, но все же возможно снизить их уровень за счет звукоизоляции. Это касается снятия шумов, возникающих от работы внутреннего оборудования; тут помогают звукоизоляция окна, стен, потолка, различные акустические перегородки (устанавливаются на 15-20 см выше головы сидящего человека), войлочные или поролоновые подкладки под пишущие машинки.

В определенных дозах шум не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует его ритмичности. Это свойство шума используется при выработке ритмичного письма у машинисток. Доказано, что при полном отсутствии шума (звуковом вакууме) человек творчески работать не может.

Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка, которые разрабатываются в соответствии с действующим законодательством о труде. В них определяются начало и окончание рабочего дня, перерыв на обед, физкультурные паузы и.т.д. Регламентируя распорядок дня служащих, как правило, предусматривают и определенные перерывы для кратковременного отдыха в течение рабочего дня (помимо обеденного перерыва). Сотрудникам, работа которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте, целесообразно представлять 5-8 минутные перерывы через каждые 2 часа работы.

Одним из современных технических средств, способствующих совершенствованию условий труда руководителя, являются и автоматизированные рабочие места (АРМ).

Автоматизированное рабочее место представляет собой программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ.

Технической основой АРМ чаще всего являются персональные ЭВМ, расположенные непосредственно на рабочем месте руководителя. Основой информационного обеспечения АРМ руководителю являются базы данных, содержащие нормативно-справочную и оперативную информацию, необходимые для выполнения работы на данном рабочем месте.

Разработка АРМ руководителя на основе персональных компьютеров дает возможность перейти к внедрению информационных систем обеспечения управленческих решений. На начальном этапе формируется минимум требований к системе, затем, по мере накопления опыта, руководитель сам дополняет свою информационную систему.

Требования руководителя к информационной системе, как правило, распространяются на следующие задачи:

· Систематизированное хранение информации;

· Быстрый поиск информации;

· Регулярное обновление информации и ее корректировка;

· Статистическая обработка данных для тенденций и прогноза;

· Доступ к данным других ЭВМ и др.

Для решения указанных задач необходимы специальная информационная среда, пакеты прикладных программ. В их числе: управление базой данных, составление таблиц, статистика и.т.д.

Основными задачами, которые решаются на АРМ управленческого персонала, являются следующие:

· Получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние хозяйственной деятельности объекта управления;

· Анализ работы объекта управления и выполнение наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые по своей величине относятся к компетенции данного руководителя;

· Информационная поддержка процесса принятия решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана: выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и.т.п.;

· Сбор информации по принятию управленческих решений;

· Принятие коллегиальных решений в процессе телесовещания;

· Контроль исполнительной дисциплины;

· Контроль качества управленческих решений подчиненных линейных руководителей;

· Составление плана личной работы руководителя с последующим напоминание сроков.

С помощью системы АРМ может быть организовано проведение телесовещания, создание электронной почты, предусматривающей безбумажный обмен служебной документацией между пользователями.

Эффект от внедрения АРМ управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплектности и оперативности управленческих решений. Значительная экономия времени работ руководителей с информацией позволит им больше времени уделять работе с людьми, а также социальным вопросам.

Каждое рабочее место руководителя имеет свои конкретные особенности, поэтому создание АРМ требует активного участия самого пользователя.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Дайте определение по нятия «Персональный менеджмент»

Персональный м енеджмент - последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью.

Персональный менеджмент - область знаний, изучающая организацию личного труда работника с точки зрения используемых методов, принципов и приемов работы. Персональный менеджмент позволяет наилучшим образом установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей. Ключевая задача персонального менеджмента рациональная организация труда специалистов и управленческих кадров. Одним из основных направлений решения данной проблемы является оптимальное использование рабочего времени.

2. Какие факторы, обуславливают рациональную организацию рабочего места руководителя? Как влияет каждый из них на повышение эффективности его работы?

Организация рабочего места - система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и функциональному их размещению.

Цели организации рабочего места:

1. Повышение производительности труда

2. Повышение качества труда

3. Снижение утомляемости руководителя и поддержание его работоспособности

Рабочее место является первичным звеном производственно-технологической структуры предприятия, в которой осуществляется процесс производства, его обслуживание и управление. Именно здесь происходит соединение трех основных элементов этого процесса и достигается его главная цель - производства предметов труда, оказание услуг либо технико-экономическое обеспечение и управление этими процессами. От того, как организованы рабочие места, во многом зависит эффективность использования самого труда, орудий и средств производства и, соответственно, производительность труда, себестоимость выпускаемой продукции, ее качество и многие другие экономические показатели функционирования предприятия. Ра-бочее место состоит из следующих элементов:

производственной площади;

основного оборудования;

устройств для хранения материалов, заготовок, готовой про-дукции,

отходов и брака;

устройства для хранения инструментов, оснастки и приспособ-лений;

подъемно-транспортных устройств;

* приспособлений для безопасности и удобства работы. мастера цеха расфасовки

Рабочее место представляет собой закрепленную, за отдельным рабочим или группой рабочих, часть производственной площади, оснащенную необходимыми технологическим, вспомогательным, подъемно-транспортным оборудованием, технологической и организационной оснасткой, предназначенными для выполнения определенной части производственного процесса.

Каждое рабочее место имеет свои специфические особенности, связанные с особенностями организации производственного процесса, многообразием форм конкретного труда. Состояние рабочих мест, их организация напрямую определяют уровень организации труда на предприятии. Кроме этого организация рабочего места непосредственно формирует обстановку, в которой постоянно находится работник на производстве, что влияет на его самочувствие, настроение, работоспособность и, в конечном итоге, на производительность труда.

Организация рабочего места представляет собой материальную основу, обеспечивающую эффективное использование оборудования и рабочей силы. Главной ее целью является обеспечение высококачественного и эффективного выполнения работы в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения рациональных приемов и методов труда, создания комфортных условий труда, обеспечивающих длительное сохранение работоспособности работников. Для достижения этой цели к рабочему месту предъявляются технические, организационные, экономические и эргономические требования.

С технической стороны рабочее место должно быть оснащено прогрессивным оборудованием, необходимой технологической и организационной оснасткой, инструментом, контрольно-измерительными приборами, предусмотренными технологией, подъемно-транспортными средствами.

С организационной стороны имеющееся на рабочем месте оборудование должно быть рационально расположено в пределах рабочей зоны; найден вариант оптимального обслуживания рабочего места сырьем, материалами, заготовками, деталями, инструментом, ремонтом оборудования и оснастки, уборкой отходов; обеспечены безопасные и безвредные для здоровья рабочих условия труда.

С экономической стороны организация рабочего места должно обеспечить оптимальную занятость работников, максимально высокий уровень производительности труда и качество работы.

Эргономические требования имеют место при проектировании оборудования, технологической и организационной оснастки, планировке рабочего места.

Эргономика исследует влияние, оказываемое на функциональное состояние и работоспособность человека различными факторами производственной среды. Последние учитываются при проектировании оборудования, организационной и технологической оснастки, при обосновании планировки рабочих мест. Правильная планировка должна предусматривать такое размещение работника в зоне рабочего места и такое расположение в ней предметов, используемых в процессе работы, которые бы обеспечили наиболее удобную рабочую позу; наиболее короткие и удобные зоны движения; наименее утомительные положения корпуса, рук, ног и головы при длительном повторении определенных движений.

Таким образом, задачи организации труда в области организации рабочих мест направлены на достижение рационального сочетания вещественных элементов производственного процесса и человека, обеспечение на этой основе высокой производительности и благоприятных условий труда.

3. Какие зоны можно выделить в рабочем кабинете руководителя? Каково назначение каждой из них?

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона- зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла. Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема посетителей. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 - 7человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций недолжны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем. Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

4. Перечислите средства оснащения рабочего места руководителя

Оснащение рабочего места представляет собой совокупность расположенных в пределах рабочего места основного технологического и вспомогательного оборудования, технологической и организационной оснастки, инструмента, технической документации, средств связи и сигнализации, средств охраны труда. Набор этих средств зависит от технологического назначения рабочего места, уровня его специализации, системы обслуживания рабочих мест.

Конкретные виды оснащения, которые могут быть самыми разнообразными, должны соответствовать особенностям каждого рабочего места и обеспечивать рациональное использование рабочего времени, экономию физиологических усилий, безопасность труда, комфортность и эффективность работы.

Типичными основными видами оснащения являются следующие:

* основное технологическое оборудование, которое предназначено для выполнения основной работы на данном рабочем месте. Это могут быть станки, механизмы, агрегаты, аппараты, конвейерные линии, счетная и вычислительная техника, персональные компьютеры, печатно-множительная техника, пульты управления и т.п.;

* вспомогательное оборудование - индивидуальные подъемно-транспортные устройства, транспортеры, тележки, рольганги, склизы для перемещения материалов и др.:

* технологическая оснастка - рабочие и мерительные инструменты, приспособления, запасные части, канцелярские принадлежности для служащих, сменные принадлежности типа картриджей и т.п. для печатно-множительной техники;

* рабочая документация и специальная литература - инструкции, технологические карты, правила техники безопасности, картотеки, дела, справочники, пособия и др.;

* организационная оснастка, к которой относятся рабочая ме-бель (столы, верстаки, стулья, кресла, шкафы, тумбочки, стеллажи, полки), часы, средства для размещения технологической оснастки и рабочих документов (ложементы, пюпитры, картотеки), приспособ-ления типа подставок, приставок к столам, подлокотников, поднож-ных решеток, упоров;

* средства безопасности - ограждения, экраны, средства инди-видуальной защиты (очки, респираторы, перчатки, специальные одежда и обувь), средства противопожарной защиты, вытяжная вен-тиляция, предупреждающие об опасности надписи и графика др.;

* средства освещения (общего для всего помещения и местного для рабочей поверхности или пространства);

* средства связи с другими рабочими местами и с местом руко-водителя;

* средства сигнализации (звуковые, световые, знаковые) о неисправностях, аварийных ситуациях;

* рабочая тара для сырья, материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, отходов производства (контейнеры, поддоны, коробки, ящики);

* средства для поддержания на рабочем месте нормального микроклимата;

* хозяйственные средства для ухода за оборудованием и рабочим местом (щетки, ветошь, совки, веники, масленки, урны для мусора и др.)

Могут быть и другие виды оснащения. Главное требование к перечисленному оборудованию и оснастке -- качество и обеспечение высокой производительности.

Средства оснащения подразделяются на постоянные и временные. К предметам постоянного пользования относится все, что должно находиться на рабочем месте, независимо от характера выполняемой работы:

* оборудование;

* постоянно используемые приспособления и инструменты;

* подъемно-транспортные устройства;

* вспомогательные материалы и инструменты по уходу за оборудованием;

* инвентарь постоянного пользования и др.

Переменные, в отличие от постоянных, придаются рабочему месту для проведения разовых, или случайных работ:

* приспособления для данной операции;

* рабочие и мерительные инструменты;

* тара для обработки, хранения и передачи данной конкретной продукции.

Основное и вспомогательное оборудование должно обеспечивать: удобство его обслуживания, наладки и ремонта; рациональную рабочую позу (лучше переменную) исполнителя; безопасность эксплуатации и ремонта; возможность применения прогрессивных приемов и методов труда; удобство и легкость управления; экономию физиологических усилий работников и снижение нервно-психической нагрузки на них.

Размещение организационной оснастки должно соответствовать последовательности выполняемых работ и быть подчинено удобству пользования ею. Необходимо предусматривать раздельное хранение документации, режущих, мерительных и вспомогательных инструментов, запасных частей и приспособлений.

Столы и стеллажи, на которых хранятся предметы труда, должны располагаться так, чтобы соответствовать по высоте или быть несколько выше уровня обработки деталей, а высота столов или стеллажей для готовой продукции - соответствовать уровню ее обработки или быть несколько ниже его.

Мебель по своим габаритам не должна загромождать рабочее место, а ее количество нуждается в обосновании, при этом следует руководствоваться необходимостью рационального использования производственной площади.

работники, следует устанавливать деревянные подставки для ног.

Большое значение имеет выбор средств освещения. При освещении рабочих мест необходимо обеспечить достаточный уровень общего освещения, специальное освещение рабочей поверхности или пространства, одинаковость освещения разных приборов, контраст между рабочими элементами и фоном, отсутствие слепящего действия света.

Тестовое задание

1. Правильное освещение рабочего места предполагает:

Ответ: 1) Подача света на рабочую поверхность с левой стороны

2. Рабочее место руководителя включает зону:

1) коллегиальной деятельности; 2) личной работы; 3) дружеского общения; 4) все ответы верны.

Ответ: 4) все ответы верны

3. Персональный менеджмент --это:

Ответ: 2) управление собой и своей деятельностью

4. Планирование личной работы руководителя включает:

1) планирование работы по управлению; 2) планирование использования рабочего времени; 3) планирование работы по самосовершенствованию; 4) все ответы верны.

Ответ: 4) все ответы верны

5. Делегирование - это:

Ответ: 2) передача подчиненному задач из сферы действий руководителя;

6. Руководителю следует планировать выполнение наиболее важной работы:

Ответ: 1) в дообеденные часы;

7. Комплексные планы должны содержать: 1) задачи, рассчитанные на перспективу до 10 лет; 2) задачи, рассчитанные на год; 3) задачи, рассчитанные на месяц; 4) все ответы верны.

Ответ: 4) все ответы верны.

8. Самосовершенствование руководителя включает: 1) самообразование;

2) совершенствование работы с информацией; 3) оба ответа верны.

Ответ: 3) оба ответа верны.

9. Чтение специальной литературы можно осуществлять путем: 1) тщательной проработки текста; 2) беглого просмотра содержания книги; 3) оба ответа верны.

Ответ: 3) оба ответа верны.

10. К способам запоминания относятся: 1) методика систематического запоминания; 2) использование записной книжки; 3) ретроспективный обзор; 4) все ответы верны.

Ответ: 4) все ответы верны.

11. Тренировать память можно путем: 1) применения методики систематического запоминания; 2) упражнения на концентрацию внимания;

3) оба ответа верны. Ответ: 3) оба ответа верны.

12. При проведении совещаний секретарю следует входить в зал: 1) перед началом совещания; 2) в перерывах; 3) после закрытия совещания; 4) все ответы верны.

Ответ: 4) все ответы верны.

13. Во время приема руководителем посетителей секретарь должен:

Ответ: 2) переадресовывать их заместителю руководителя;

14. При составлении делового письма речевой этикет соблюдается: 1) при использовании местоимений; 2) при выборе формы залога глагола; 3) при применении вводных слов; 4) все ответы верны.

Ответ: 4) все ответы верны.

15. Телефаксное сообщение должно отвечать требованиям:

Ответ: 2) делового письма;

16. Наиболее удобным временем для звонка деловому партнеру является:

Ответ: 2) середина рабочего дня;

17. Снять напряжение разговора по телефону с рассерженным человеком можно следующим образом:

Ответ: 2) прервать собеседника и спросить, можно ли ему чем-нибудь помочь;

18. Телефонограмма:

Ответ: 1) является юридическим правовым документом;

19. Преимуществом телефонограммы перед телеграммой является:

Ответ: 1) возможность передачи более пространной и исчерпывающей информации;

20. Телефонограмма передается от имени:

Ответ: 2) физического лица;

21. Сроковый контроль осуществляет:

Ответ: 2) секретарь;

22. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются:

Ответ: 3) актами высших органов государственной власти и управления.

23. Проверка хода исполнения задания последующих месяцев текущего года должна осуществляться:

Ответ: 2) не реже одного раза в месяц;

24. Самоконтроль руководителя - это: 1) контроль процесса труда;

2) целевой контроль; 3) оба ответа верны.

Ответ: 3) оба ответа верны.

25. Целевой контроль --это:

Ответ: 2) контроль результатов труда;

26. Уметь слушать - это значит:

Ответ: 1) как можно чаще задавать вопросы и постоянно уточнять сказанное собеседником;

27. Для разрешения конфликта необходимо: 1) внести изменения в реальное положение дел в соответствии с ожиданиями оппонента;2) попытаться изменить отношения оппонента к конфликту;3) оба ответа верны.

Ответ: 3) оба ответа верны.

28. Эффективность публичного выступления зависит от:

1) компетентности слушателей в вопросе, составляющем предмет выступления; 2) физического состояния слушателей; 3) интереса аудитории к преподносимой информации; 4) все ответы верны.

Ответ: 4) все ответы верны.

29. В процессе публичного выступления:

Ответ: 3) следует использовать примеры, сравнения, определения;

30. «Паблик рилейшнз» --это: 1) отношения, которые формируются внутри организации (фирмы); 2) расширение партнерских связей и развитие бизнеса; 3) оба ответа верны.

Ответ: 3) оба ответа верны.

31. Главные задачи ПР - это: 1) расширение партнерских связей; 2) развитие бизнеса; 3) формирование положительного микроклимата в коллективе; 4) создание благоприятного мнения общественности о фирме; 5) все ответы верны.

Ответ: 5) все ответы верны.

32. ПР способствует

Ответ: 2) формированию позитивного имиджа фирмы;

33. К СМИ относятся: 1) пресса; 2) кино; 3) театр; 4) все ответы верны.

Ответ: 1) пресса;

34. Пресс-релиз - это:

Ответ: 1) сообщение, содержащее важную новость (информацию) для широкой аудитории;

35. Пресса-это:

Ответ: 2) газеты и журналы;

36. Текущая информация, не содержащая сенсаций, - это:

Ответ: 1) бэкграундер;

37. Пакет информационных материалов имеет одно из следующих названий:

Ответ: 2) медиа-кит;

38. Бэкграундер-это:

Ответ: 2) текущая информация, не содержащая сенсаций;

Список литературы

1. Зайверт Л. “Ваше время - в Ваших руках”, М.: Интерэксперт, 2005

2. Зудина Л.А. «Организация управленческого труда»: Учебн. Пособие. М.,2005.

3. Кричевский Р.Л. “Если вы руководитель…” М.: Дело 2003

4. Кутепова К.В., Побединский Г.В. «Научная организация труда и нормирование труда». Учебник для ВУЗов. М.,2002

5. Ладанов И.Д. “Практический менеджмент”. М.: Элник, 2004

Подобные документы

Научная организация труда руководителя, рабочее место руководителя и его рациональная организация. Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации. Требования к организации рабочего места руководителя и к проведению встреч.

реферат , добавлен 25.01.2010

Обоснование типа рабочего места, организационного и технического оснащения. Функции, выполняемые менеджером по продаже турпродуктов. Регламент рабочего дня и обслуживание рабочего места. Планировка рабочего места с учетом нормативных показателей.

курсовая работа , добавлен 17.06.2010

Сущность и характеристика труда руководителя, его отличительные особенности и делегирование полномочий. Основные моменты работы с документами и прием посетителей. Особенности организации рабочего места руководителя. Планирование рабочего времени.

реферат , добавлен 17.10.2010

Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. Рациональная организация рабочего места. Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня. Создание автоматизированного рабочего места секретаря.

дипломная работа , добавлен 20.10.2013

Способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера. Деловые и личностные требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей. Основные должностные обязанности. Организация рабочего места и помощь в работе руководителя.

курсовая работа , добавлен 13.01.2011

Проведение комплексного и всестороннего анализа эргономики рабочего места секретаря руководителя на примере МКУ "Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района" и разработка основных рекомендаций по оптимизации его рабочего места.

дипломная работа , добавлен 28.08.2011

Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

дипломная работа , добавлен 26.01.2013

Изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом условий деятельности. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря. Работа с посетителями в приемной. Ведение деловых бесед. Организация переговоров, собраний, деловых встреч.

курсовая работа , добавлен 24.06.2010

Понятие рабочего места. Его организация и оснащение. Планировка рабочих мест и их обслуживание. Оценка оснащения и обслуживания рабочего места мастера. Условия труда и их оценка. Мероприятия по усовершенствованию рабочих мест на ООО "ТрансСервис".

курсовая работа , добавлен 04.06.2010

Понятие и требования к организации рабочего места менеджера. Краткая организационно-экономическая характеристика Набережночелнинского филиала Института Экономики, Управления и Права. Виды категорий трудовой деятельности с персональным компьютером.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места руководителя средствами труда и их функциональному размещению.

Правильная организация рабочего места не только позволяет создать комфортные условия для работы, что само по себе является важным, но и способствует повышению эффективности и качества труда руководителя.

Рациональная организация рабочего места руководителя предполагает:

Соблюдение санитарно-гигиенических условий;

Оптимальную планировку рабочего помещения и укомплектование его мебелью, различными вспомогательными устройствами и приспособлениями;

Оптимальное цветовое оформление и дизайн рабочего помещения;

Оснащение современными техническими средствами.

Санитарно-гигиенические нормы требует обеспечения чистоты рабочего места в кабинете руководителя, его освещенности и поддержания в нем оптимальных климатических условий.

Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, улучшает настроение руководителя и благодаря этому повышает его работоспособность.

Создание оптимальных климатических условий на рабочем месте руководителя предполагает обеспечение притока свежего воздуха, оптимального температурного режима и уровня влажности воздуха. Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток свежего воздуха около 30 м 3 /ч. Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению. Поэтому рабочее место руководителя, как правило, комплектуется вентиляционными установками и/или установками по кондиционированию воздуха. Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения обогащают воздух кислородом и, кроме того, снижают нервное и зрительное утомление, выполняют декоративную функцию.

В соответствии с действующими нормами температура в служебном помещении должна находиться в пределах 18-20 °С, относительная влажность воздуха в зимний период - от 45 до 50%, а в летний - от 50 до 55%. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, расслабленность, снижает работоспособность. При пониженной температуре часть энергии, вырабатываемой организмом, затрачивается на борьбу с холодом, что снижает концентрацию внимания на решаемых задачах.

Важнейшим фактором, влияющим на работоспособность, является освещение рабочего места. Помещение (по возможности) должно иметь естественное освещение. При слишком ярком дневном свете следует применять жалюзи. Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди. Наилучший эффект искусственного освещения достигается сочетанием общего (светильники установлены на потолке) и местного освещения (настольные светильники).

Важным условием рациональной организации рабочего места руководителя является дизайн и цветовое оформление служебного помещения. Это важно как с точки зрения влияния на работоспособность руководителя, так и с позиций создания его делового имиджа. Рабочее место руководителя, как правило, оформляется в строгом классическом стиле. При создании цветового оформления рабочего помещения необходимо учитывать влияние той или иной цветовой гаммы на зрение и нервную систему человека. Цветовой интерьер, воздействуя на психику человека, способен вызвать разнообразные чувства - от подавленности, настороженности до легкости и подъема. Например, светло-голубые тона кажутся холодными; зеленый цвет считается оптимальным, он благотворно воздействует на зрение, оказывает успокаивающее действие; красный цвет действует возбуждающе; оттенки желтого и оранжевого цвета эмоционально согревают.

Планировка рабочего помещения руководителя предполагает

выделение трех зон:

1) личной работы;

2) коллегиальной деятельности;

3) отдыха и дружеского общения.

Зона личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета. Она оснащается рабочим столом, креслом, столом-приставкой для размещения необходимых информационно-технических средств, столом и креслами для посетителей.

Зона коллегиальной деятельности формируется и оборудуется исходя из требований оперативных и прочих совещаний, проводимых руководителем в своем кабинете. Она комплектуется конференц-столом и стульями (креслами) с учетом максимального количества участников таких совещаний. При проведении совещания его участники должны быть обеспечены ручками, карандашами, листами чистой бумаги. Рекомендуется также иметь воду, стаканы.

Зона отдыха и дружеского общения располагается, как правило, в смежном по отношению к основному кабинету помещении. Она комплектуется журнальным столиком, диваном, креслами, обеспечивается прохладительными напитками. При оформлении данного помещения допускаются отклонения от строгого классического стиля: все здесь должно располагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.

Рабочий стол - основное рабочее место руководителя. Поскольку руководителю приходится работать с большим количеством документов, его рабочий стол должен быть удобным и вместительным. Непосредственно на поверхности рабочего стола должны находиться только предметы постоянной необходимости: настольная лампа, календарь-ежедневник, органайзер, набор канцелярских принадлежностей, блокнот для записей, папки для входящих и исходящих документов. Рекомендуется на левой стороне стола размещать неисполненные документы, а на правой - исполненные. Все остальные текущие документы, с которыми руководитель работает в течение дня, располагаются на многоярусных лотках, находящихся в пределах вытянутой руки, чтобы их можно было взять не вставая, причем каждый из них должен лежать в строго установленном месте. Беспорядочное расположение документов вызывает потери времени, связанные с их поиском, и снижает возможности концентрированной работы по выполнению стоящих перед руководителем задач. Документы, не требующиеся для ежедневной работы, справочные материалы, нормативная и законодательная литература располагаются в шкафах для документов и в выдвижных ящиках стола. Документы и материалы конфиденциального характера хранятся в сейфе.

2. Рабочее место руководителя и его рациональная организация

· подбор необходимых средств труда;

· рациональное их размещение;

· обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета.

2. Мебель.

Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

· антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);

· обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

· рациональная планировка и компоновка мебели;

· мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование.

Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

· канцелярские принадлежности;

· два телефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.

· компьютер.

· ежедневник.

4. Цветовое оформление кабинета.

Рис.1. Пример организации рабочего места руководителя

Автоматизация рабочего места специалиста отдела ПО организации ЖКХ

Использование различных технологий на рабочем месте, децентрализация управления влечет за собой децентрализованную обработку информации и децентрализованное применение средств вычислительной техники непосредственно на рабочем месте...

Документальное обеспечение управления

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места. Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом...

Мероприятия по совершенствованию планировки и организации рабочего места

В данной работе мы рассмотрим рабочее место мастера ремонтно-строительного цеха, его должностные обязанности, принципы работы, условия в которых он работает. Мастер является непосредственным руководителем первичного трудового коллектива...

Организация рабочего места в ОДО "Дельташанс"

Все трудовые и производственные процессы протекают в пространстве и времени. Пространство, как и время, является всеобщей формой существования материальных объектов и физических процессов. Общее свойство любого пространства - протяженность...

Организация управленческого труда

Применительно к труду руководителей, рациональной организацией труда следует считать такую совокупность технических, организационных и санитарно-гигиенических мероприятий...

Организация, нормирование и оплата труда

Рабочее место - место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой, и которое прямо или косвенно находятся под контролем работодателя...

Оценка персонала. Мотивация и стимулирование персонала

Приём на работу начинается с детального определения того, кто нужен организации. Для качественного подбора персонала используют полные модели. Один из вариантов модели разработан проф. А.П. Егоршиным и включает 15 элементов...

Принципы тайм-менеджмента и особенности планирования и управления

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности...

Проблемы начинающего руководителя

Специалист, придя на новое рабочее место, может столкнуться с тем, что более опытные подчиненные открыто ставят под сомнение его авторитет и компетентность. Они не верят, что руководитель способен принимать правильные решения. И получается...

Проектирование рабочего места

Рабочее место, структура производственной операции

Что мы понимаем под понятием рабочего места? Рабочее место - это пространственная зона, оснащенная техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников, совместно выполняющих работу или операции...

Рационализация труда секретаря на примере муниципального бюджетного образовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа № 35"

Для того чтобы секретарь мог быстро и эффективно выполнять свои функции, рационально использовать рабочее время, необходимо как можно лучше и эргономичней оборудовать его рабочее место. К тому же если учесть...

Руководитель в системе управления торговым предприятием

Условиями труда называются характеристики производственного процесса и производственной среды, воздействующие на сотрудника предприятия. Условия труда могут рассматриваться в технических, организационных, психофизиологических...

Совершенствование структуры управления ОАО "Агропромстрой"

Французский инженер, после окончания горной школы поступил на металлургическое предприятие и впоследствии стал его генеральным директором. Идея распространения учения Ф.Тейлора на процесс управления...

Современные инструменты управления качеством: 5с – порядок на рабочем месте

Система 5 «S» -- это инструментальная методика бережливого производства, направленная на организацию эффективного рабочего пространства. 5С обеспечивает рост результативности в таких направлениях как: производительность...