За да установят дали данните, отразени в счетоводната програма, съответстват на реалната ситуация в склада на предприятието, организациите организират преизчисляване, измерване и излишък на материални активи. За да започне тази процедура, ръководството трябва да издаде заповед за извършване на инвентаризация, която да отразява категорията на обектите, които се проверяват, времето на одита и специалистите, отговорни за извършване на контролната мярка.
Основната задача на проверката е да се установи дали информацията, въведена в счетоводна програма, реалното състояние на нещата. Одитът може да разкрие, че компанията е подценила или надценила своите активи, което е повлияло негативно на ефективността на управленските решения.
Заповедта на управителя за инвентаризация може да се отнася за следните групи обекти:
- дълготрайни активи;
- нематериални активи;
- наличности, стоки в склад;
- пари в касата;
- финансови стойности и пасиви и др.
В допълнение към основната задача инвентаризацията обхваща редица свързани въпроси:
- идентифицира кои материални запаси са остарели, вече не са необходими на компанията и следователно трябва да се отърве от тях;
- показва дали са спазени условията за съхранение на стоково-материалните запаси;
- показва дали дълготрайните активи се експлоатират в съответствие с правилата и др.
Решението за честотата и правилата за провеждане на одити се оставя на ръководството на организацията. Единствените изключения са някои случаи, посочени в 129-FZ. Това е реорганизация на търговска или държавна структура, изготвяне на годишни отчети, кражба в склад, извънредни ситуации и др.
Как да издадем заповед за извършване на инвентаризация?
Правилно попълнена поръчка стартира процедурата по проверка. Компанията има две възможности: изтеглете формуляра INV-22 от уебсайтовете на информационните и правни системи или разработете свой собствен пример и образец, който не противоречи на изискванията на закона.
Документът трябва да съдържа следната информация:
- наименование на организацията, издала заповедта;
- името на отдела или отдела, където ще се извърши проверката, ако не е планирана за цялата компания;
- No и дата на издаване на заповедта за опис;
- дефиниция на обекта, който трябва да бъде инвентаризиран (например „собственост“, „ пари в брой», « финансови активи“ и др.);
- списък на членовете на комисията с посочване на трите им имена и длъжности в дружеството;
- Трите имена и длъжност на лицето, ръководещо комисията;
- наименование на имуществото, което трябва да се провери (например „стоки в склад“);
- начална и крайна дата на контролното събитие;
- причината за одита (например смяна на собственика, реорганизация на бизнеса, контролен одит);
- датата, не по-късно от която ревизионните материали трябва да бъдат предадени в счетоводството;
- подпис на ръководителя на фирмата.
Можете да изтеглите INV-22 безплатно от интернет. Ако такава заповед се изготвя за първи път, би било полезно да се проучат наличните примерни формуляри и изисквания, описани в Заповед на Министерството на финансите № 49. Практиката показва, че повечето фирми не разработват собствен формуляр, а използват унифициран формуляр. Това се обяснява с неговата простота, удобство и бизнес обичаи.
Заповедта за провеждане на годишна инвентаризация не се различава много от административните документи за други периоди. Разликата е в причината. Като правило в документа се посочва следното: „подготовка за преминаване на годишния финансови отчети».
Изготвената бланка на заповедта за извършване на инвентаризация трябва да се издаде за преглед на членовете на посочената в нея комисия. Това могат да бъдат счетоводни специалисти, делегати от ръководството, други ангажирани служители (инженери, склададжии и др.). Всяко от лицата, посочени в документа, полага личен подпис върху него.
Информацията за заповедта за инвентаризация, издадена от ръководството, се въвежда в регистрационния дневник във формуляра INV-23. Целта на поддръжката му е да записва и назначава редовни проверки. Документът систематизира данни за датите на одита, структурни подразделениякъде са извършени, вида на преброената собственост и лицата, отговорни за контролната мярка.
Какви други документи регулират инвентаризацията във фирмата?
Унифициран формуляр INV-22 - не единственият документ, използвани за регулиране на редовни одити. Ако компанията разполага с широка гама от стоки, в складовете има голям брой инвентарни позиции, графикът за инвентаризация ще помогне да се рационализира работата на вътрешните одитори.
Няма законово предписана форма на графика; фирмата може да разработи своя собствена извадка, която ще съдържа следната информация:
- дата на публикуване на документа;
- Пълно име и подпис генерален директоркой е издал заповедта;
- дати на планирани проверки за всеки вид актив (обикновено изписани в табличен вид);
- Трите имена на лицата, включени в инвентаризационната комисия.
При издаване на заповед за извършване на инвентаризация, чийто образец отговаря на законовите изисквания, дружеството може да използва допълнителна мярка за документално регулиране - изпращане на писмени уведомления до членовете на комисията. Те са съставени в свободна форма при спазване на правилата бизнес стил. Специалистите потвърждават факта на тяхното получаване с личен подпис; ако служителите отсъстват физически, можете да ги уведомите с препоръчана поща.
Процедура за годишна инвентаризация: предварителен етап
Когато има издадена заповед за извършване на инвентаризация по образец, комисията може да започне работа. Неговият състав, одобрен от ръководството, трябва да включва най-малко трима души: представител на счетоводството, администрацията и друг нает служител. По време на повторното преброяване е необходимо да присъстват специалисти, за които е предвидена финансова и дисциплинарна отговорност за безопасността на инвентарните позиции. Ако тестът се проведе без тяхното знание, резултатите ще бъдат невалидни.
Ако инвентаризацията изисква присъствието на специалисти органи на реда, те са поканени на повторно преброяване. Това е необходимо в ограничен брой случаи, например при разкриване на кражба.
Разпоредбите на действащото законодателство предвиждат, че правомощията на членовете на комисията включват:
- преизчисляване, претегляне, измерване на ценности;
- точно и достоверно отразяване на получените резултати в инвентарния лист;
- съответствие с други изисквания за управление.
Преди започване на ревизията материално отговорните лица предават касови бележки и консумативи, които се въвеждат в данните счетоводство. Те потвърждават с разписки, че всички стоки са капитализирани или отписани.
Оборудването, времето и пространството за извършване на преизчислителната работа се осигуряват от ръководството на фирмата. Нейната задача е да създаде максимално комфортни условия за инспекторите.
Формуляр за поръчка за опис, надлежно попълнен от организацията, стартира процеса на преброяване на стойностите. Редовните одити са необходими, защото те гарантират, че данните, отразени във финансовите отчети, съответстват на реалното състояние на нещата в предприятието.
Ако намерите грешка, моля, маркирайте част от текста и щракнете Ctrl+Enter.
Инвентаризацията на организацията се извършва от специална комисия, чийто състав се назначава и утвърждава от директора на тази организация. Той прави това с помощта на заповед. В тази връзка всички ръководители трябва да знаят как изглежда примерна заповед за създаване на комисия за инвентаризация.
В хода на своята дейност организациите трябва да извършват инвентаризации. Това е необходимо, за да се провери реалното съществуване на имуществото и задълженията на дружеството.
За извършване на инвентаризация в организацията се създава комисия за инвентаризация. Утвърждава се със заповед на директора на дружеството. Тази поръчка трябва да бъде форматирана по следния начин:
- Посочва се пълното наименование на институцията, като се посочва организационната и правна форма.
- След това се записва номерът на заповедта за създаване на инвентаризационна комисия.
- След това не забравяйте да посочите датата и мястото на изготвяне на документа.
- След това те пишат, че заповедта е съставена в съответствие с методически препоръкиМинистерството на финансите да извърши необходимите проверки тази година.
- След това следва текстът на заповедта:
- Разпореждам да се създаде инвентаризационна комисия в следния състав: посочват се длъжностите, фамилиите, собствените и бащините имена на председателя и всички членове на комисията.
- Възложете на комисията следните задължения:
- извършва инвентаризация на активите и пасивите на дружеството в съответствие с графика за инвентаризация за текущата година;
- своевременно и правилно документиране на резултатите от инвентаризацията;
- осигуряване на точността и пълнотата на въвеждане в инвентаризацията на информация за балансите на материалните запаси, продуктите, парите, дълготрайните активи, както и друго имущество и пасиви.
- След това председателят и всички членове на комисията трябва да потвърдят запознатостта си със заповедта. За да направят това, те поставят своите подписи.
Примерна заповед за назначаване на инвентаризационна комисия е дадена по-долу:
Съставът на комисията по инвентаризация (както постоянна, така и работна) се одобрява от ръководителя на дружеството с помощта на подходяща заповед. Тази поръчка в задължителнотрябва да бъдат регистрирани в дневника за наблюдение на изпълнението на поръчките за инвентаризация.
Комисията за инвентаризация може да включва:
- счетоводен персонал;
- служители на фирмената администрация;
- служители, участващи във вътрешния одит в организацията;
- служители на независими одиторски компании;
- специалисти от други области.
Освен това едни и същи служители могат да бъдат членове на няколко комисии наведнъж. Например комисионни за опис и комисионни за изхвърляне и получаване на ценности.
Заслужава да се отбележи, че служители, които носят финансова отговорност, не могат да бъдат част от комисията по инвентаризация. Те могат да присъстват само по време на проверката.
Ако се извършва инвентаризация на финансови пасиви и активи, комисията трябва да включва: главен счетоводител. А ако се извършва инвентаризация на нефинансовите активи, счетоводителят не може да бъде член на комисията. Той ще трябва да предостави необходимата информация за проверката, както и да състави опис.
Ако главният счетоводител е председател на комисията, тогава останалите членове трябва да бъдат или ръководители на отдели, или обикновени служители.
Също така председател на комисията може да бъде самият управител на дружеството. В такава ситуация той може да възложи контрола върху изпълнението на задълженията на главния счетоводител. Това ще има повече смисъл за самата компания. Това се дължи на факта, че ако главният счетоводител е председател, тогава той може да изпълнява само управленски отговорности.
Директорът на организацията може самостоятелно да реши колко членове ще има инвентаризационната комисия въз основа на вида на извършваната инвентаризация и спецификата на дейността на компанията. Законодателството не урежда този въпрос. По принцип организациите формират комисии от четирима души.
Ако съставът на инвентаризационната комисия е непълен, проверка е недопустима.
Ако инвентаризацията изисква голям обем работа, се сформира допълнителна работна комисия. Персоналният състав на работната инвентаризационна комисия се утвърждава от управителя на дружеството. Такава комисия може да включва служители на същите длъжности като основната инвентаризационна комисия.
След като комисията приключи с инвентаризацията, тя трябва да проведе заседание. По време на тази среща се идентифицират ключови констатации и идентифицирани несъответствия. Също така по време на заседанието комисията трябва да установи причината за установените несъответствия и начините за коригиране на настоящата ситуация. Въз основа на резултатите следва да се състави протокол от заседанието на инвентаризационната комисия.
Този документ има следната структура:
- пълно наименование на фирмата, в която е извършена проверката, с посочване на организационната и правната форма;
- дата и място на изготвяне на документа;
- наименованието на единицата, която е била обект на инвентаризация;
- наименованието на съставяния документ е протокол на инвентаризационната комисия;
- списък на членовете на комисията с посочване на техните длъжности, както и фамилни имена и инициали;
- описание на резултатите от извършената проверка;
- списък на служителите, които са говорили по този въпрос;
- взетото решение по обсъждания въпрос;
- заключението на комисията;
- установени нарушения (ако има такива);
- служители, виновни за нарушения, с посочване на длъжности, фамилни имена и инициали;
- информация за предприетите мерки за отстраняване на установените недостатъци;
- подписи на председателя и всички членове на комисията.
Изпълнението на този протокол трябва да бъде придружено от следните прикачени файлове:
- извършени актове и описи на материалните запаси, извършени чрез формуляри тип INV за всяко лице, носещо финансова отговорност, обект, склад или поделение на дружеството. Те са общо деветнадесет в зависимост от вида на извършваната проверка;
- списък на остарели и неподходящи по-нататъшна употребапродукти;
- списък на липсващи или излишни продукти с посочване на цената им;
- обяснения на работниците, отговорни за псувните. отговорност и други длъжностни лицаотносно излишък или недостиг на ценности (актове, удостоверения, копия на първични документи).
По време на заседанието комисията трябва да направи следните предложения:
- относно времето и методите за отстраняване на недостига, както и при провеждането на вътрешни разследвания (ако бъде открит недостиг);
- при продължителна употреба на остарели и неподходящи за последваща употреба продукти;
- други предложения относно работа с инвентарни позиции.
Струва си да се отбележи, че ако по време на инвентаризацията не са открити нарушения, както и работници, отговорни за това, не е необходимо да се съставя протокол за инвентаризация.
Примерен протокол от заседанието на инвентаризационната комисия е даден по-долу:
Случаи на обезсилване на резултатите от инвентаризацията
Има няколко случая, когато резултатите от инвентаризацията могат да бъдат анулирани:
- заповедта на директора не съдържа изявление относно състава на комисията;
- не всички членове на комисията присъстват при инвентаризацията;
- неупълномощени граждани са получили достъп до документи за инвентаризация;
- членовете на комисията не са положили подписите си върху описните листи;
- допуснати са грешки и петна при попълването на документите;
- при проверката не е присъствало материално отговорното лице;
- заповедта за извършване на инвентаризация е издадена неправилно;
- е нарушен редът на документооборота.
Има два вида комисионни за инвентаризация. В зависимост от вида на комисията нейните основни задачи се различават.
- постоянни комисии;
- работни комисии.
Задачите на постоянно действащата инвентаризационна комисия са:
Инвентаризационните работни комисии изпълняват следните задачи:
- проверка на точността на определяне на разликите в инвентара;
- контрол върху безопасността на активите;
- проверка на спазването от служителите, носещи финансова отговорност, на правилата за поддържане на първична документация и съхраняване на активи;
- Извършване на многократни комплексни проверки при установяване на груби нарушения;
- разглеждане на писмени обяснения от служители, които са причинили повреда или липса на ценности, както и други нарушения.
Отговорностите на инвентаризационната комисия включват:
- получаване необходими документипреди започване на инвентаризацията;
- преди започване на проверка за реално наличие на ценности - получаване на актуални документи за приходи и разходи или отчети за движение на пари и ценности;
- по време на проверката - осигуряване на пълнотата и точността на въвеждане в инвентаризацията на информация за салдата на пари, продукти, материални запаси, дълготрайни активи, друго имущество, както и финансови задължения; осигуряване на точността и навременността на регистриране на резултатите от одита;
- при установяване на грешки и неточности в описите след приключване на инвентаризацията, проверка на посочените факти; ако бъдат потвърдени, откритите грешки ще бъдат коригирани по предписания начин.
Отговорностите на инвентаризационната комисия преди започване на проверката включват:
- разберете дали територията на организацията е защитена и дали има противопожарна аларма в помещенията;
- проверете дали има споразумения по финансова отговорностсъс съответните служители;
- проверете дали организацията разполага със сейфове, складове и шкафове за съхранение на ценности;
- проверява дали местата, където се съхраняват ценности, са оборудвани с измервателни уреди;
- установява дали дружеството спазва условията за съхранение на ценности, принадлежащи на трети лица;
- изяснява дали има контрол върху изнасянето на ценности от организацията и процедурата за издаване на пълномощни за получаването им;
- проверете дали има заповед на директора на дружеството за назначаване на комисия, която проверява безопасността на ценностите.
Функциите на инвентаризационната комисия са:
- извършване на проверка на имущество, пари, ценни книжа, незавършено производство и други ценности в местата на производство и съхранение;
- съвместно със счетоводителите участват при определяне на резултата от одита и разработват предложения относно осчетоводяването на излишъци и липси;
- правят своите предложения по въпросите на рационализирането на освобождаването, съхранението и приемането на ценности, подобряването на контрола върху тях и тяхното счетоводно отчитане, както и продажбата на имущество и ценности, от които дружеството не се нуждае;
- съставяне на заключителен протокол за състоянието на склада; резултатите от одита, както и заключенията по тях; предложения за прихващане на излишъци и липси, отписване на липси в рамките на нормите естествена загубаи недостиг на извънреден труд;
- носи отговорност за и спазването на реда и своевременността на инвентаризацията, съгласно заповедта на директора на дружеството, за верността и достоверността на информацията, вписана в инвентаризационния лист.
Заповедта за извършване на инвентаризация е разпоредителен документ на дружеството, който съдържа указания защо, в какъв срок и с какви сили трябва да се извърши това събитие. Ще ви разкажем подробно как правилно да съставите документ.
Инвентаризацията е необходима на една компания, за да се провери с какви активи всъщност разполага и какво е състоянието на финансовите й задължения. Това събитие се провежда по определени правила на няколко етапа. Но първо трябва да издадете заповед за извършване на инвентаризация.
Кога да проверите
Заповед за инвентаризация (проба от 2019 г.) обикновено се изготвя по заповед на ръководителя в планирано или непланирано. Отговорно лице за това е главният счетоводител или друг счетоводен служител, а при заболяване или отсъствие - лице, упълномощено да води счетоводна документация.
Инвентаризацията се изисква в няколко случая (клауза 27 от Заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. № 34n):
- преди изготвяне на годишни отчети;
- при смяна на финансово отговорни лица, включително тези, свързани с прехвърляне на собственост на трети лица;
- след извънредни ситуации - пожари, наводнения, други бедствия;
- при установяване на кражба или повреда на имущество.
Как да съставите заповед за проверка чрез формуляр № INV-22
Примерен ред за провеждане на инвентаризация е разработен и одобрен с решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 18 август 1998 г. № 88. Това е формуляр № INV-22. Той трябва да се използва независимо от това какво включва производството, дали е цялостно или частично, дали е предварително планирано или ще се случи неочаквано.
Заповедта за инвентаризация за 2019 г. съдържа:
- конкретната цел на провеждането е инвентаризация на стоки, дълготрайни активи, активи, вземания и цялото имущество;
- изброяване на подразделенията на организацията, където ще се извърши проверката, например само в склад или в друг отдел, в цялата компания;
- период и продължителност на събитието - от коя до коя дата, кога да се предоставят резултатите от действията по проверката;
- състав на комисията, включително трите имена неговият председател - може да включва не само служители на дружеството, способни да оценят състоянието на имуществото и задълженията, но и одитори на трети страни;
- информация за поръчката: нейната дата, номер, информация за ръководителя, подписал поръчката.
След изготвянето на установителния документ той трябва да бъде записан в дневник, за да се регистрира контролът върху изпълнението на тези решения. Съответният регистрационен формуляр може да бъде взет от Резолюция № 88 на Goskomstat - формуляр № INV-23. Това не е необходимо; компанията може да разработи своя собствена версия на списанието, но за удобство можете да използвате шаблона, предложен от служители.
Важно е всички служители, посочени в нея, да са запознати със заповедта. Те могат да полагат подписите си директно върху листа с данни за предстоящата проверка или върху отделен лист за запознаване с документа, който се прилага към заповедта.
Намерението за сравняване на стоки, материални запаси и ценности на хартия и в действителност също трябва да бъде уведомено и подписано от финансово отговорните лица на отдела, където се извършва равнението.
Пример: как да съставите заповед за инвентаризация на материални активи (образец от 2019 г.)
Стъпка 1. В съответните полета въведете името на организацията (IP), посочете OKPO, посочете номера на поръчката и датата на нейното изготвяне. 
Стъпка 2. Попълваме „тялото“ на документа, като уточняваме какъв вид събитие се провежда и кои служители участват в него. При изброяване е разрешено да се съкращават имената и бащините имена на служителите. 
Стъпка 3. Посочваме какво точно трябва да се провери и в кой отдел, обясняваме причините, поради които е необходимо да се сравнят действителните наличности, ценности, стоки и тези, посочени в документите. Едновременно с това въвеждаме началната и крайната дата на процедурата по анализ на състоянието на имота. 
Стъпка 4. Последното нещо е да се определи крайната дата за подаване на отчета въз основа на резултатите от съгласуването и да се подпише с ръководителя, който е назначил проверката.
Ето как изглежда една изпълнена поръчка.
Изготвяне на поръчка във всякаква форма
Заповед за извършване на инвентаризация може да бъде съставена във всякаква форма. Има обаче списък с информация и подробности, които трябва да бъдат посочени в официалния документ:
- име на фирма;
- дата на изготвяне и номер на документа;
- обекти и цел на проверката;
- списък на участващите отдели;
- период;
- срокове за предоставяне на резултати;
- състав на комисията, като се посочват фамилните имена, собствените имена, бащините имена и длъжностите на всеки от нейните членове;
- фамилия, собствено име, бащино име и подпис на управителя.
Инвентаризация и регистриране на резултатите от нея
Проверката се състои в сравняване и съпоставяне на действителните обеми на стойностите с тези, записани в първичните документи. Затова първо членовете на комисията се запознават с описите на съществуващите ценности, стоки и провизии. След това те сравняват наличните активи с това, което е на хартия.
В края на процедурата по преброяване и сравняване членовете на комисията съставят документи, съдържащи резултатите от проверката. Най-често това не е един документ, а няколко. Така установените несъответствия се записват във фиша с резултатите. Като образец за такъв документ можете да използвате формуляр № INV-26 от Резолюция на Държавния комитет по статистика от 27 март 2000 г. № 26.
Документи за отразяване на резултатите от инвентаризацията се съставят след нейното приключване. Например, ако вашата организация е извършила инвентаризация преди изготвянето на годишни отчети през декември 2018 г., тогава можете да съставите документи въз основа на нейните резултати още през януари 2019 г. Ако се установи несъответствие между действителните данни и счетоводните данни, тогава те трябва да се запише в декларацията за съгласуване. За обекти на попечителство или наети обекти се съставя отделен сравнителен лист.
Счетоводителят трябва да състави декларация за съответствие в два екземпляра. Единият от тях ще се съхранява в счетоводството, вторият ще бъде прехвърлен на финансово отговорното лице.
По-късно резултатите се обсъждат на специално заседание на постоянната инвентаризационна комисия, което е основание за съставяне на протокол. Няма утвърден образец на протокола, поради което основните изисквания са коректно посочване на данните от заповедта за започване на контролни мерки, за членовете на комисията и констатираните несъответствия. Ако няма несъответствия, това трябва да бъде документирано. Комисията също така предлага предложения за капитализиране, отписване на установените излишъци (липси) и отразяването им в баланса. В допълнение, други инициативи могат да бъдат записани в протокола, например засилване на сигурността, за да се избегнат кражби в бъдеще. Така че списъкът с окончателни документи може да съдържа следните документи:
- извлечение от записи на резултатите, идентифицирани от описа;
- лист за сравнение на резултатите от инвентаризацията;
- сравнителна декларация за резултатите от инвентаризацията на ценностите, собственост на организацията;
- сравнителна декларация за резултатите от инвентаризацията на наетите обекти;
- инвентарен списък;
- обяснителна бележка.
Обобщавайки
Така че, след като комисията приключи с инвентаризацията, трябва да се проведе заседание. По време на него се определят основните резултати и установените несъответствия. Също така трябва да се установи причината за несъответствията и начините за коригиране на ситуацията. Въз основа на резултатите се съставя протокол от срещата. Обикновено този документ има следната структура:
- наименование на дружеството с посочване на организационно-правната форма;
- наименованието на звеното, в което е извършена инвентаризацията;
- наименование на документа - протокол на инвентаризационната комисия;
- списък на членовете на комисията с посочване на фамилни имена, инициали и длъжности;
- описание на резултатите от теста;
- списък на ораторите на събранието;
- взето решение;
- заключение на комисията;
- установени нарушения (ако има такива);
- виновните за нарушението с посочване на техните фамилни имена, инициали и длъжности;
- информация за мерките за отстраняване на нарушенията;
- подписи на председателя и всички членове на комисията;
- приложения.
Като илюстрация ще дадем фрагмент от протокола.
За лесно изготвяне на такъв документ можете да изтеглите примерния протокол от срещата, прикачен към статията.
Следните документи могат да бъдат приложени като приложения към протокола от заседанието:
- актове и описи на инвентаризацията, извършена по формуляри INV за всеки материално отговорен служител, съоръжение, склад или поделение;
- списък на продуктите, неподходящи за по-нататъшна употреба;
- списък с липсващи или излишни продукти с указание за цена;
- обяснителни бележки от финансово отговорни служители или други длъжностни лица.
Добавяме, че на заседанието комисията трябва да направи следните предложения:
- относно времето и методите за отстраняване на недостига, както и при провеждането на вътрешни разследвания (ако бъде открит недостиг);
- при продължителна употреба на остарели и неподходящи за последваща употреба продукти;
- други предложения относно работа с инвентар.
Ако при проверката не са констатирани нарушения, не е необходимо да се съставя протокол за инвентаризация.
Въз основа на такъв протокол управителят издава заповед въз основа на резултатите от инвентаризацията, чийто образец можете да изтеглите безплатно по-долу.
Поръчайте въз основа на резултатите от инвентаризацията
Този документ задължително отразява „реакцията“ на ръководството на предложенията на членовете на комисията, както и конкретни указания какво трябва да се направи: - извършване на допълнителна проверка, наказване на извършителите, въвеждане на допълнителни мерки за сигурност. Мениджърът може да запази контрола върху изпълнението на поръчките. Нека разгледаме по-отблизо структурата на поръчката. Тази заповед, подобно на подобен административен документ, трябва да бъде съставена съгласно определени правила. Неговата структура трябва да съдържа следните точки:
- наименование на организацията и нейната правна форма;
- подробности (най-удобно е да използвате бланка);
- дата и номер на поръчката;
- преамбюл, в който са изброени всички документи, регулиращи инвентаризацията (актове за инвентаризация, съпоставителни и счетоводни отчети, ревизионен протокол);
- поръчка част.
Последната част на поръчката трябва да отразява следните точки:
- резултатите от проверката подлежат на одобрение;
- необходимо е да се посочи изискването за отстраняване на несъответствията, установени по време на инвентаризацията и вписани в съответните документи;
- назначава се служител, обикновено от счетоводния отдел, който отговаря за изпълнението на изискванията на тази заповед, свързани с отстраняването на несъответствия, установени преди това по време на одита;
- назначава се служител, отговорен за наблюдение на изпълнението на заповедите, записани в разпоредбите на заповедта за обобщаване на резултатите.
След подписване на заповедта от първото лице на дружеството, формулярът се предава на отговорния служител, който е упълномощен да запознае определените служители с разпоредбите на заповедта срещу подпис.
Инвентаризацията е един от инструментите на организацията за наблюдение на нейните ценности и задължения. Инвентаризацията се извършва ежегодно в предприятието, за да се коригира счетоводната информация. Извършването на инвентаризация и записването на резултатите от нея се одобряват със заповеди на ръководителя на организацията.
Процедура по инвентаризация
Правилата за инвентаризация са утвърдени с Методически указания за инвентаризация (утвърдени със Заповед на Министерството на финансите № 49 от 13 юни 1995 г.). Задължението за провеждане на годишна инвентаризация е установено от Федералния закон „За счетоводството“ № 402-FZ от 6 декември 2011 г. Правилата за провеждане на инвентаризация и записване на резултатите от нея се установяват във всяка организация самостоятелно и се определят със заповеди на директора.
Инвентаризацията е процедура за проверка на имуществото, ценностите, задълженията на предприятието и сравняването им със счетоводните данни. Резултатите от инвентаризацията ви позволяват да коригирате счетоводната информация и данъчните задължения. Идентифицирането на резултатите от инвентаризацията се извършва на няколко етапа.
Първоначално ръководителят на организацията обявява началото на инвентаризация в предприятието и одобрява комисията за инвентаризация. Комисията може да включва:
- членове на администрацията, представители на ръководството на организацията;
- главен счетоводител, негов заместник, счетоводител за определена област на предприятието;
- други служители на организацията, които са специалисти в определени области (например адвокат, служител на финансовия отдел и др.).
Комисията не включва финансово отговорни лица, но те присъстват по време на ревизията. Инвентаризационната комисия трябва да се състои най-малко от двама души. Тя ще отговаря за документирането на резултатите от инвентаризацията.
Преди извършване на ревизията комисията трябва да разполага с последните разписки и консумативни документи. Те ви позволяват да записвате салда, преди да започнете инвентаризацията. Разписките от финансово отговорни лица отразяват предаването на всички разходни и разходни документи в счетоводния отдел и означават, че активите, за които са отговаряли, са капитализирани, а тези, които вече не се използват, са отписани.
В хода на дейността си комисията проверява определеното от ръководителя имущество и задължения.
Регистрация на резултатите от инвентаризацията
Въз основа на резултатите от инвентаризацията комисията вписва информацията, получена по време на процедурата, в инвентаризационни записи (актове). Финансово отговорните лица са длъжни да удостоверят информацията, отразена в актовете (описите). Така потвърждават присъствието си по време на ревизията.
За анализ на резултатите от инвентаризацията информацията, получена по време на инвентаризацията, се сравнява със счетоводните данни. В случай на откриване на липси или идентифициране на излишъци се попълва съвпадащ лист. В него се записват откритите при ревизията данни за имуществото или задълженията, за които има несъответствия. За да обобщим описа за всяка от изследваните области, има зададена формаописи и отчети (например инвентарен списък на дълготрайни активи INV-1 и сравнителен лист на инвентарен опис на дълготрайни активи INV-18).
След съпоставяне на инвентаризация и счетоводни данни се провежда заседание на инвентаризационната комисия. По време на срещата се определят резултатите от инвентаризацията и се предлагат варианти за отстраняване на откритите неточности. Резултатът от срещата е протоколът. Фактът на липсата на несъответствия или тяхното наличие и методите за отразяване в счетоводството се записват в отчета за резултатите. Препоръчителната форма на декларацията INV-26 е установена с Резолюция на Държавния комитет по статистика от 27 март 2000 г. № 26.
Протоколът и отчетът се предават на ръководителя на организацията. Въз основа на резултатите от тяхното разглеждане ще бъде взето окончателно решение.
Поръчка въз основа на резултати от инвентара (проба)
Ръководителят на предприятието преглежда актове за инвентаризация, сравнителни листове, протокол от заседание на комисията и протокол за резултатите, получени по време на одита. Въз основа на тези документи директорът взема окончателно решение относно резултатите от инвентаризацията и го утвърждава със заповед за резултатите от инвентаризацията.
В заповедта се посочва наименованието на организацията, нейната организационна форма, дата на заповедта, изброява документите, които ръководят директора при вземане на решение. Със заповедта се утвърждават резултатите от инвентаризацията, определят се изпълнител на заповедта и лицето, което да следи за нейното изпълнение. Задължително изискване към заповедта за одобряване на резултатите от инвентаризацията е процедурата за отстраняване на несъответствията, установени по време на одита. Заповедта на управителя се подписва от него и също се заверява от счетоводителя за потвърждение на запознаването. Поръчката се изпраща в счетоводството за изпълнение. Този документ ще служи като основа за счетоводни действия по отношение на отписване на просрочени задължения като загуби или капитализиране на излишъци по определена цена.
образец на заповед за одобряване на резултатите от инвентаризацията
Защо резултатите от инвентаризацията трябва да бъдат документирани?
Документите, съставени въз основа на резултатите от инвентаризацията, са първични. Те се използват за проверка на пълнотата на счетоводните записи и достоверността на отразената в тях информация. Използването на документи позволява на комисията по инвентаризация да направи заключение доколко резултатите от инвентаризацията съответстват на счетоводната информация. Въз основа на резултатите от одита може да се установи значително отклонение на реалните данни от тези, отразени в счетоводството.
Ако се установят липси, документирането на резултатите от инвентаризацията позволява да се потвърди вината на финансово отговорното лице и да се възстановят от това лице загубите, които са оправдани и подкрепени с документи.
Записването и документирането на резултатите от инвентаризацията са неразделни условия важна ролякакто в рамките на предприятието, така и в случай на въпроси, възникнали от данъчните власти.
