Дневник за издаване на всички форми на студентски удостоверения. Какви дневници на документи за персонала са необходими?

Дневник на сертификатите, издадени на служители, улеснява търсенето необходимата информацияи ви позволява да правите проби за статистика. Прочетете как да го попълните и поддържате правилно, изтеглете образец

Прочетете нашата статия:

Как да попълните и поддържате регистър за регистрация на сертификат

Дневникът на сертификатите, издадени на служители, улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите извадки за статистика. Освен това мениджърът, въз основа на регистъра, може да следи изпълнението на съответните задачи, за да определи обема на извършената работа, да оцени ефективността на отдела за човешки ресурси и др.

Няма утвърден формуляр за регистриране на сертификати през 2019 г., всяко предприятие има право да го съхранява под всякаква форма. Можете да закупите готов формуляр и да го попълните или можете да създадете свой собствен според нашия образец, като отпечатате формуляра.

Някои предприятия водят регистър на издадените сертификати в електронен формуляризползване на MS Excel или специални програми за организиране на документооборота.

В каквато и форма да съществува списанието в организацията, неговата структура ще бъде, ако не същата, то много сходна. При голям брой документи, които се обработват, е допустимо да се организира тяхното диференцирано счетоводно отчитане - например по видове, по отдели и др.

Ако служителят съставя дневника сам, той може да използва обикновен бележник А4, да го озаглави по подходящ начин с името на предприятието, както и да отбележи началната дата на счетоводството на корицата и да остави място за следващата крайна дата.

В дневника за регистриране на сертификати през 2019 г. е препоръчително да номерирате страниците, да ги зашиете, като направите сертификационен надпис „броят на листовете е зашит и зашит в дневника“, заверете го с подписа на мениджъра и поставете печат .

Първият лист ще съдържа раздела „Служители, отговорни за поддържането на дневника“ в зависимост от размера на предприятието, към него могат да бъдат разпределени 2-3 листа.

Списанието съществува в един екземпляр, така че се поддържа от един човек. Обикновено това работник по персоналаили секретар-деловодител. Не би трябвало да има трудности при попълването на този раздел. Той е проектиран под формата на удобна плоча с колони:

• сериен номер;
• започване на работа със списанието;
• довършителни работи;
• Трите имена на отговорното лице;
• неговата позиция;
• подробности за заповедта на ръководителя, въз основа на която на този служител е възложена отговорност за регистрацията;
• подпис.

Основният раздел на формуляра също е представен в табличен вид и съдържа следната информация:

• номер на ред. За всеки издаден документ има отделен ред, без интервали между тях, за да се избегне регистриране „със задна дата”;
• датата на издаване на удостоверението, която съвпада с датата, посочена върху самия документ;
• Пълно име на служителя, поискал документа, неговата длъжност;
• съдържанието на документа (за размера на заплатата, за вноските в пенсионния фонд, за периода на работа и др.);
• Пълно име и длъжност на издаващия служител;
• цел на издаване, място на предоставяне;
• подпис на заявителя при получаване. Ако документът не е предаден лично, е необходимо да се запише как е предаден на служителя ( препоръчано писмо, куриер);
• препоръчително е да се създаде допълнителна колоназа бележки в нестандартни случаи (например за въвеждане на изходящи подробности в него, ако има такива)

Последователността на колоните и заглавията на колоните трябва да бъдат идентични за всеки спред. Когато списанието приключи, то се изпраща в архива и се стартира ново. В този случай е необходимо томовете да се номерират в хронологичен ред.

Поправки на грешки

Допустими са корекции в регистрационния регистър на сертификата. Грешен запис се зачертава с чиста линия и коректна информациясе изписва или над зачертания ред, или, ако мястото позволява, на реда отдолу (без да се задава нов сериен номер на този ред).

Ако първоначално го напишете сами, би било разумно да не пестите място на хартията и да направите редовете по-големи по височина, след това, ако е необходимо, направете корекции, няма да се налага да правите по-малки и петното няма да изглежда нечетливо и помия.

Моля, обърнете внимание

Изгубихте или повредихте личния си документ? за това какво да правим в такива ситуации, какво може да бъде възстановено и как и какво не може да бъде възстановено

След като завършите корекцията в съответствие с всички правила, е необходимо да поставите до нея надписа „Вярвайте на коригирания“, както и подписите на лицата: отговорните за поддържането на дневника и този, който е издал сертификата (ако това е едно и също лице, разбира се, ще има само един подпис).

Колко дълго да съхранявате списанието

В съответствие с буква "ж" на чл. 358 „Списък на стандартните управленски документи, генерирани в дейностите на организациите“, посочващ периодите на съхранение, одобрен от Федералния архив на 10/06/00, за списания за справки и копия на документи, период на съхранение от 3 години (от затварянето дата) е установена.

Дневникът на сертификатите, издадени на служители, улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите извадки за статистика. Прочетете как да го попълните и поддържате правилно, изтеглете образец

Прочетете нашата статия:

Как да попълните и поддържате регистър за регистрация на сертификат

Дневникът на сертификатите, издадени на служители, улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите извадки за статистика. Освен това мениджърът, въз основа на регистъра, може да следи изпълнението на съответните задачи, за да определи обема на извършената работа, да оцени ефективността на отдела за човешки ресурси и др.

Няма утвърден формуляр за регистриране на сертификати през 2019 г., всяко предприятие има право да го съхранява под всякаква форма. Можете да закупите готов формуляр и да го попълните или можете да създадете свой собствен според нашия образец, като отпечатате формуляра.

Някои предприятия водят отчет за издадените удостоверения в електронен вид, като използват MS Excel или специални програми за организиране на документооборота.

В каквато и форма да съществува списанието в организацията, неговата структура ще бъде, ако не същата, то много сходна. При голям брой документи, които се обработват, е допустимо да се организира тяхното диференцирано счетоводно отчитане - например по видове, по отдели и др.

Ако служителят съставя дневника сам, той може да използва обикновен бележник А4, да го озаглави по подходящ начин с името на предприятието, както и да отбележи началната дата на счетоводството на корицата и да остави място за следващата крайна дата.

В дневника за регистриране на сертификати през 2019 г. е препоръчително да номерирате страниците, да ги зашиете, като направите сертификационен надпис „броят на листовете е зашит и зашит в дневника“, заверете го с подписа на мениджъра и поставете печат .

Първият лист ще съдържа раздела „Служители, отговорни за поддържането на дневника“ в зависимост от размера на предприятието, към него могат да бъдат разпределени 2-3 листа.

Списанието съществува в един екземпляр, така че се поддържа от един човек. Обикновено това е служител по персонала или секретар. Не би трябвало да има трудности при попълването на този раздел. Той е проектиран под формата на удобна плоча с колони:

• сериен номер;
• започване на работа със списанието;
• довършителни работи;
• Трите имена на отговорното лице;
• неговата позиция;
• подробности за заповедта на ръководителя, въз основа на която на този служител е възложена отговорност за регистрацията;
• подпис.

Основният раздел на формуляра също е представен в табличен вид и съдържа следната информация:

• номер на ред. За всеки издаден документ има отделен ред, без интервали между тях, за да се избегне регистриране „със задна дата”;
• датата на издаване на удостоверението, която съвпада с датата, посочена върху самия документ;
• Пълно име на служителя, поискал документа, неговата длъжност;
• съдържанието на документа (за размера на заплатата, за вноските в пенсионния фонд, за периода на работа и др.);
• Пълно име и длъжност на издаващия служител;
• цел на издаване, място на предоставяне;
• подпис на заявителя при получаване. Ако документът не е предаден лично, е необходимо да се запише как е предаден на служителя (препоръчано писмо, куриер);
• Препоръчително е да създадете допълнителна колона за бележки в нестандартни случаи (например да въведете изходящи подробности в нея, ако има такива)

Последователността на колоните и заглавията на колоните трябва да бъдат идентични за всеки спред. Когато списанието приключи, то се изпраща в архива и се стартира ново. В този случай е необходимо томовете да се номерират в хронологичен ред.

Поправки на грешки

Допустими са корекции в регистрационния регистър на сертификата. Грешен запис се зачертава с чист ред, а правилната информация се записва или над задраскания, или, ако мястото позволява, на ред отдолу (без да се присвоява нов сериен номер на този ред).

Ако първоначално го напишете сами, би било разумно да не пестите място на хартията и да направите редовете по-големи по височина, след това, ако е необходимо, направете корекции, няма да се налага да правите по-малки и петното няма да изглежда нечетливо и помия.

Моля, обърнете внимание

Изгубихте или повредихте личния си документ? за това какво да правим в такива ситуации, какво може да бъде възстановено и как и какво не може да бъде възстановено

След като завършите корекцията в съответствие с всички правила, е необходимо да поставите до нея надписа „Вярвайте на коригирания“, както и подписите на лицата: отговорните за поддържането на дневника и този, който е издал сертификата (ако това е едно и също лице, разбира се, ще има само един подпис).

Колко дълго да съхранявате списанието

В съответствие с буква "ж" на чл. 358 „Списък на стандартните управленски документи, генерирани в дейностите на организациите“, посочващ периодите на съхранение, одобрен от Федералния архив на 10/06/00, за списания за справки и копия на документи, период на съхранение от 3 години (от затварянето дата) е установена.

Този списък за първи път предоставя пълен списък на въпросите, които регулират заповедите за персонала, като ги отделя от другите видове заповеди. Както виждаме, някои поръчки имат не 75 години, а само 5 години съхранение.

И съгласно клауза 3.5.5. „Основни правила за работа с архивите“, заповедите за персонала са групирани в досиета в съответствие с установените периоди на тяхното съхранение. Следователно заповедите за 75-годишно и 5-годишно задържане трябва да бъдат формирани в отделни файлове и следователно да бъдат записани отделно.

4. Дневник на приложенията и бележки

Този дневник може да се създаде отделно или можете да регистрирате тези документи като входящи. Тези. Допустимо е регистрирането им в Регистъра на входящите документи.

5. Дневник на уведомленията и актовете

Този масив от документи трябва да се регистрира в отделен дневник. Често има ситуации, когато актовете и уведомленията стават единственото основание за издаване на заповед, така и са задължителнотрябва да има регистрационен номер.

6. Журнал за регистрация на издадените удостоверения на служителите

Сертификатите могат да се регистрират отделно или като изходящ документ. Тези. справки от месторабота, информация за заплати и др. могат да се регистрират в Дневника на изходящите документи.

Необходимо ли е да се регистрират местни актове?

Няма да намерите ясен отговор на този въпрос. Моето мнение е, че не е нужно. И ето защо. Регистрацията дава документа юридическа сила, т.е. удостоверява, че е започнал да действа на определен ден. Печатът за одобрение също има същия ефект. Ако местен актодобрен със заповед, но заповедта е вписана, то регистрирането на самия местен акт вече няма смисъл.

В статията не посочихме всички дневници, които всеки работодател трябва да има, а само дневниците персоналдокументи.

В допълнение към горното се изисква следното:

1. „Книга за отчитане на движението на трудови книжки и вложки в тях“ и „Приходно-разходна книга за отчитане на формуляри на трудови книжки и вложки в тях“;
2. "Дневник за проверка" юридическо лице, индивидуален предприемачизвършвани от властите държавен контрол(надзор), общински контролни органи“;
3. „Дневник на проверките на състоянието военна регистрация"(може да се стартира по време на първата проверка);
4. „Дневник за регистрация на трудови злополуки“;.
5. „Лично делови дневник” (ако се води такъв);
6. „Регистър на служителите, подложени на задължителен медицински преглед“ (ако има такъв).

В следващия ще покажем как да разработим регистрационен формуляр за записване на поръчки, трудови договори, входящи документи.

Пълно описание

Журнал за удостоверения и копия на документи

Използва се за регистриране на документи, издадени от службата за персонал по искане на служителя.
При писмено заявление от страна на служителя работодателят е длъжен не по-късно от три работни дни от датата на подаване на това заявление да предостави на служителя копия от документи, свързани с работата (копия от заповед за приемане на работа, заповеди за преместване на друга работа, заповед за освобождаване от работа; трудова книжка; удостоверения за трудови възнаграждения, начислени и действително внесени осигурителни вноски за задължително пенсионно осигуряване, стаж при даден работодател и др.). Копията на документите, свързани с работата, трябва да бъдат надлежно заверени и предоставени на служителя безплатно.
(Кодекс на труда на Руската федерация, част III, член 62)

Удостоверението за заетост има за цел да потвърди следните факти: действително място на работа, длъжност или професия, трудов стаж, размер заплатии др. Удостоверенията се издават на бланкаорганизация, съдържаща подробности за организацията, адрес и телефонен номер. Обемът на информацията, съдържаща се в удостоверението за работа, зависи от адреса на подаването му. Следователно инспекторът по персонала трябва да предупреди служителя, че в заявлението за издаване на сертификат трябва да се посочи съставът на информацията, както и да се посочи адресът за нейното подаване. Например: чуждестранно посолство, ОВИР, съд, полицейско управление и др.

Копие от трудовата книжка или извлечение от нея се издава на служителя по негово писмено заявление не по-късно от 3 дни от датата на подаване на заявлението (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Копие на документ е документ, който напълно възпроизвежда информацията на оригиналния документ и всички негови външни признациили част от него, без правна сила.

GOST R 51141-98 „Канцелария и архивиране. Термини и определения"

За да придаде законна сила на копие, то трябва да бъде заверено. Заверено копие от документ е копие, върху което съгл по установения редмаркиран необходими подробности, като му придава законна сила.

Детайлът „Марка за сертифициране на копие“ е описан в GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи“ (клауза 3.26). Този знак включва:

Удостоверение „Верно“;
длъжност на лицето, заверило копието;
личен подпис;
дешифриране на подписа (инициали, фамилия); дата на сертифициране.

Поради факта, че копие от трудовата книжка или извлечение от нея се предава на служителя, бележката за заверка на копието се допълва с отпечатък от печата на организацията или кадрово обслужване. Ако копие от трудовата книжка или извлечение от нея се намира на няколко страници, тогава в края на всяка страница може да се постави маркировка за заверка на копието, ако е необходимо.

Работодателят или специално упълномощено от него лице, което със заповед (инструкция на работодателя) е назначено отговорно за поддържането, съхраняването, вписването и издаването на трудови книжки, има право да издаде на служителя заверено копие от трудовата книжка или извлечение от него.
Регистрацията е запис на идентификационни данни за документ от в предписаната форма, записвайки факта на неговото създаване, изпращане или получаване.
(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрацията е потвърждаване на създаването или получаването на документ в определен час (ден) чрез въвеждането му в регистрационната форма, присвояване на номер и записване на основни данни за документа. Както следва от определението, регистрацията първо дава правна сила на документа, т.к записва факта на неговото създаване или получаване. Докато документът не е регистриран, не е получил своя номер, не е формализиран и изглежда все още не съществува.

Моля, имайте предвид, че в съответствие с параграф "g" на чл. 358 Одобрен списък на стандартните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение. Росархив 06.10.00 г., за дневниците за справки и копия на документи се установява срок на съхранение от 3 години (от датата на закриване на дневника).

Полета за попълване

1. Не
2. Дата
3. Трите имена на служителя
4. Удостоверение, копие, извлечение
5. Съдържание на името на удостоверителния документ
6. Име на организацията
7. Издадено удостоверение/копие
8. Подпис на служител

ВАЖНО: Журналът за вписване на удостоверения и копия на документи НЕ е прошит, а само подготвен за завързване: дневникът има проходни отвори и заверителен надпис на последната страница на дневника. Всички страници на списанието са номерирани.

Уважаеми колеги, пуснахме "празно" списание - с празни заглавия на колони.

Ако решите да водите дневник за счетоводство/регистрация на всякакви документи или събития, които е трудно да се намерят в продажба, можете да закупите нашия „празен“ дневник и да попълните „заглавията“ на неговата колона по ваш собствен начин.

Предоставяме примери за попълване на съдържанието на дневниците по-долу:

• Журнал за регистрация на удостоверения, издадени на служители
• Журнал за регистрация и отчитане на документите, издадени на служителите
• Дневник за възлагане на работа
• Регистър на актовете
• Журнал за регистрация на служебни бележки (бележки, обяснителни бележки и др.)
• Журнал за регистрация и отчитане на лични карти

Списанието е „празно“ - с празни заглавия, графиката е публикувана в удобен формат (А4, книга).

Капакът е дебел и издръжлив (дебел гланцов картон 300гр + PVC).

Висококачествена бяла хартия 80гр.72стр

Линиите са ясни. В този случай линиите съвпадат. Повече от 2100 реда за записи. Ширината на колоните е удобна.

Заглавната страница на „празно“ списание - с празни заглавия, графиката изглежда така:

По този начин, на заглавната страница на „празен“ дневник - с празни заглавия, колоната се попълва самостоятелно с името на работодателя и също така се пише, че е регистриран/отчетен в дневника. Да дадем примери.

Пример 2

Колона „Започнато: „___“_________20___.“ попълва се при отваряне на дневника. Колона „Завършено: „___“_________20___ г.“ попълва се при приключване на дневника.

На втора и трета страница на списанието има раздел „Служители, отговорни за поддържането на списанието“.

Останалите страници на дневника съдържат празни колони - по 5 колони на всяка страница. Първата колона е малко по-тясна, останалите са с еднаква ширина. В допълнение към заглавния ред, всяка страница има 30 реда за попълване.

Ако искате да водите дневник с няколко колони (1-5), тогава можете да правите записи на всяка страница. Ако планирате да водите дневник с повече колони (6-10), тогава можете да го поддържате „разпръснат“; редовете на страниците отляво и отдясно са точно един срещу друг.

Примери за попълване на съдържанието на „празен“ дневник - с празни заглавия на колони

Пример 1. Журнал за регистрация на удостоверения, издадени на служители

Пример 2. Дневник за задания

Пример 3. Журнал за регистрация и отчитане на документи, издадени на служители

Пример 4. Журнал за регистрация на актове

Пример 5. Журнал за регистрация на служебни бележки (бележки, обяснителни бележки и др.)

Пример 6. Журнал за регистрация и отчитане на личните дела

Пример 7. Журнал за регистрация и отчитане на лични карти

„Празен“ дневник - с празни заглавия колоната се номерира независимо. Освен това дневникът се зашива, запечатва и заверява от ръководителя на организацията (или друго упълномощено лице), ако това е установено от работодателя на местно ниво (например с инструкции за управление на досиета на персонала). В този случай могат да се направят подходящи записи за това на последната страница на дневника.