Вы открываете собственный магазин, уладили все проблемы, договорились с поставщиками, ожидаете поставку товара и тут возникает вопрос – как вести учет товара в маленьком магазине. Ведь желательно грамотно организовывать систему учета сразу, в самом начале торговой деятельности и контролировать бизнес-процессы магазина.
Наиболее распространенные способы организации учета товара в магазине
Важно понимать какое количество товара и по какой цене находится на нашем складе. Оформление всех товарных операций происходит при помощи первичных документов, таких как приходная и расходная накладные, кассовый чек. Наиболее распространенными способами организации учета товара в магазине являются суммовой и аналитический (потоварный).
Суммовой кажется более легким и вроде как не требует автоматизации магазина: произошла закупка товара, назначена цена, приход считаем по той цене, по которой состоялась продажа, записываем в плюс. Выручку магазина записываем в минус. То есть формула получается «Приход – Выручка = Расчетный остаток». Далее делаем инвентаризацию: «Расчетный остаток – Фактический остаток = Недостача». Простая арифметика, но за суммами не видно ассортимента, непонятна точная прибыль, невозможно отследить цену, невозможно оценить подставной товар (не хочется думать о плохом, но все же:).
Аналитический способ учета также достаточно легкий. Данные по закупкам, продажам, остаткам ведутся по всему ассортименту, по каждому месяцу, по весу, объему, производителю, упаковке. При приемке товара количество должно сойтись с количеством, указанный в накладной поставщика. Рекомендована ежемесячная инвентаризация. Обязательно учитывать сроки годности – обычно поставщик обменивает непроданный товар, срок годности которого истекает, на свежий. Для автоматизированного магазина сканер + штрихкоды – и учетная система самостоятельно считает проданные товары, товарные остатки.
Наиболее распространенные вопросы о том, как вести учет в магазине продуктов
Наши продавцы работают посменно, как их контролировать и вести учет?
Отвечаем: Когда смена заканчивается, происходит пересдача, которая фиксируется. Ну и конечно желательно, чтобы продавцы были материально-ответственными лицами согласно договору.
Нужна ли нам учетная система и автоматизация в целом, если у нас небольшой магазин, объем продаж невелик?
Отвечаем: Отраслевая учетная система в любом случае облегчит и упорядочит учет в вашем розничном магазине. Даже при использовании в одном магазине, при небольших объемах, система эффективна и окупается.
Достаточно большое количество розничных магазинов до сих пор не автоматизировали свой учет, несмотря на большое количество представленных на рынке специализированных программ. В этом случае предпринимателям приходится выполнять весь спектр работ по учету товаров и их реализации вручную. Рассмотрим как вести учет вручную и преимущества автоматизации учета продаж розничного магазина.
Ручной учет движения товаров, продуктов и их продаж
Когда в магазине учет товаров не автоматизирован, то все приходится считать вручную. Самый простой вариант для небольшого магазина или магазина в сельской местности – это записывать в тетрадь или блокнот операции по приходу и расходу товаров.
Если номенклатура насчитывает несколько десятков или даже сотен единиц товаров, то чаще всего предприниматели начинают пользоваться офисными программами, например, Excel.
Но учет в Excel - это некий промежуточный вариант между ручным учетом продаж и автоматизированным (с помощью специализированных программ).
Учет в магазине подразумевает фиксацию каждого этапа передвижения товара: приход, хранение, расход, то есть, продажа. Также необходимо вести книгу учета доходов и расходов.
Под ручным учетом понимается ведение реестров (списков) товаров, хранящихся на складе, переданных в торговый зал, реестр продаж, реестр накладных, счетов-фактур (при основной системе налогообложения) и другие документы.
Учет движения товаров в розничной торговле
Учет продаж товаров в розничной торговле в общем понимании включает в себя следующие этапы:
1. Прием товара на склад . Поставки товаров и продуктов в магазин всегда сопровождаются накладными или товарно-транспортными накладными, в которых указывается, что поставляется и в каком количестве.
Если ООО или ИП осуществляет свою деятельность с применением ОСН, то поставка еще сопровождается счетом-фактурой, в которой указана сумма входного НДС, которую предприниматель в дальнейшем примет к вычету при уплате собственного НДС в бюджет.
Приходные накладные и счета-фактуры (если есть) записываются и учитываются в отдельном реестре (журнале). Это еще можно назвать складским учетом товаров и продуктов. В нашем случае фиксация происходит вручную в обычный журнал или в специальный файл в компьютере.
2. Отпуск товаров и продуктов в продажу. Это следующий этап в процессе учета продаж товаров в розничной торговле в магазине. Это перемещение со склада в торговый зал – либо в отдел, например, отдел замороженной продукции, молочной продукции и т. п.
Также это может быть перемещением товара со склада не в какой-то отдел, а в подотчет какому-то конкретному продавцу, ответственному за продажу данного товара.
Внутреннее перемещение товара со склада в торговый зал оформляется внутренней накладной, в которой указывается товар, количество и путь перемещения со склада в отдел или в подотчет продавцу. Перемещение со склада в торговый зал также фиксируется в специально заведенных реестрах и журналах.
Автоматизировать учет товаров в магазине легко с помощью онлайн-сервиса Бизнес.Ру. Вам больше не придется заполнять документацию вручную. Сервис также позволяет вести контроль перемещений товара со склада, и автоматически выгружать необходимые накладные.
3. Продажа товаров . В учете продаж товаров в розничной торговле – это финальный этап в движении товаров от магазина покупателю, то есть, непосредственно продажа. В зависимости от того, кому и что продается, продажа может оформляться отдельными документами.
Например, если речь идет о продаже обычному физическому лицу, то она ничем не оформляется, покупателю кроме кассового чека не выдается. Продавец лишь у себя в специальных реестрах (журналах, тетрадях) записывает, что продал, в каком количестве, по какой цене и на какую общую сумму.
Если предприниматель продает товар юридическому лицу, например, ООО или же другому ИП, то, возможно, ему нужно будет оформить к продаваемому товару расходную накладную, в которой также указывается, что продано, количество, цена, сумма и наименование организации.
Если предприниматель работает по ОСН, то, продавая товар юридическому лицу, он должен продаваемый товар выписать счетом-фактуру. Также, в ней указывается сумма НДС, которая сидит в общей сумме данной конкретной продаж.
Эту сумму продавец потом должен уплатить в бюджет за вычетом своего входного НДС, а покупатель в свою очередь ваш НДС поставит себе в зачет.
Если магазин небольшой, то в учете продаж товаров в розничной торговле второй этап – внутреннее перемещение со склада в торговый зал – может не осуществляться. В данном случае, когда товар приходит в магазин, он сразу поступает в продажу.
Учет продаж в розничной торговле для ИП на патенте
Учет продаж товаров в розничной торговле должен соответствовать определенным правилам. Так как это элемент бухгалтерского и налогового учета ООО или ИП, и база для исчисления и уплаты налогов.
В зависимости от организационно-правовой формы и системы налогообложения разделяется и степень сложности ведения учета. Самый простой вариант – ИП, которые ведут розничный торговый бизнес с использованием патента.
ИП на патенте должны вести книгу учета доходов от продаж. В книге в хронологическом порядке фиксируются продажи на основании первичных документов, то есть на основании накладных, кассовых чеков, приходных ордеров.
Книгу доходов ИП может вести как в бумажном виде, заполняя вручную, так и в электронном с помощью компьютера, внося данные в файл книги.
По окончанию налогового периода (срок действия патента) книгу надо распечатать, если она велась в электронном виде, пронумеровать и прошнуровать.
На последней странице, пронумерованной и прошнурованной книги, указывается количество листов, ставится подпись и печать. (если имеется)
Книга доходов ИП на патенте ведется по каждому патенту отдельно. На каждый новый налоговый период, то есть, когда покупается новый патент открывается новая книга доходов.
Учет продаж в розничной торговле для ИП и ООО на УСН
Несколько более сложная форма учета продаж товаров в розничной торговле для ИП и ООО, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН). Они должны вести книгу доходов и расходов. В разделе доходы как раз и фиксируются продажа товаров и услуг.
В дальнейшем от объема этого раздела и с учетом расходов (при применении системы «Доходы минус расходы») определяется налогооблагаемая база, от которой рассчитывается налог, который ИП или ООО уплачивают в бюджет.
Фиксировать доходы и расходы удобнее автоматически. Программа Бизнес.Ру позволит вести полноценный финансовый, складской и торговый учет. В любое удобное для вас время вы сможете получать отчеты по расходам, затратам на единицу товара, количеству проданных единиц, цене реализации и многое другое.
Книга учета доходов и расходов также ведется как в бумажном виде, когда данные заносятся от руки, так и в электронном, когда книга имеет вид файла на компьютере. Во втором случае книгу распечатывают по окончанию отчетного периода, нумеруют и шнуруют. На последней странице указывается количество листов книги, ставится подпись и печать ИП или ООО (если печать есть).
Учет продаж в розничной торговле для ИП и ООО на ОСН
Самый сложный способ учета продаж товаров в розничной торговле у ИП и ООО, работающих по основной (обычной) системе налогообложения (ОСНО). При ОСНО ИП и ООО являются плательщиками НДС и налога на прибыль.
Поэтому предприниматели на ОСНО обязаны вести бухгалтерский учет и применять в своей работе план счетов бухгалтерского учета. Кроме этого предприниматели на ОСНО обязаны выписывать счета-фактуры при продаже товаров юридическим лицам, то есть, другим ООО, а также другим ИП.
На ОСНО ведется учет товаров по покупной стоимости и по продажной, то есть, по цене реализации. Ведется отдельный учет наценки на продаваемые товары, отдельный учет НДС по товарам, учет расходов на продажу товаров, отдельный учет финансовых результатов (прибыль или убыток) от продаж товаров.
Бизнес, связанный с реализацией продуктов питания находится на одной из первых ступеней по среди иных сфер коммерческой деятельности. Объяснение данной закономерности одно. Покупатели всегда могут себя ограничивать в одежде, бытовой технике, культурном проведении досуга, но никогда не останутся без еды. Но для процветания бизнеса в этой сфере необходим не только широкий ассортимент на полках магазина, но и четко настроенный механизм контроля закупок и продаж.
Как только все организационные мероприятия по (оформление предпринимательской деятельности, аренда помещения, договоренности с поставщиками, определение с системой оплаты налогов) решены, нужно создать учет товара. Целью такого контроля является постоянное наличие достоверных сведений о финансовых потоках.
Первым, что надо сделать – это оприходовать весь товар, поступивший от поставщиков. То есть постоянно вести запись, что поступает и сколько стоит. Нужно сразу запомнить, что каждое действие с товаром в бухгалтерии и в системе уплаты налогов подтверждается целым рядом документов. Сюда входят накладные приходного и расходного типа, товарные чеки, выдаваемые кассовыми аппаратами или выписанные от руки на специальных бланках.
Какие способы контроля товара в магазине?
В ответе на вопрос, как вести учет в магазине продуктов, нужно запомнить, что на практике существует две методики – суммовой и аналитический контроль.
Первый проводится по количеству присутствующих документов. Он очень простой, не требующий наличия компьютерной техники. Для его осуществления достаточно иметь под рукой тетрадь и калькулятор. Сначала ставят на приход поступивший товар и устанавливают ему цену. Такой шаг отмечается плюсом. Затем после получения денег от продаж ставится минус. В итоге получается схема учета: поступление – = остаток. Главный недостаток такой методики – это неведение товара за цифрами подсчета. Она не дает возможности провести точный анализ по каждому виду товара в отдельности. Также нет возможности вычислить подставляемые продукты продавцами.
Аналитический контроль полностью исключает все эти недостатки. Для его применения понадобится компьютерная техника. На компьютере должен быть установлен текстовый редактор Word или Excel. В этой программе необходимо каждый день создавать новую страницу, где в первой колонке должен быть перечислен весь ассортимент. Далее указывается вес, наименование производителя и количество, поступившего в текущем месяце. С каждым приходом цифра количества меняется. В следующей колонке (заполняется каждый день) записывается продажа. Последнюю графу следует отвести под остаток. Такой механизм позволит в конце месяца легко проводить ревизию и сделать анализ, что больше пользуется спросом, а что мало интересует покупателей.
На практике в организации учета применяют специальный алгоритм, состоящий из конкретных действий. Ими являются:
Технология рассмотренного алгоритма довольно проста. Она не требует специальной подготовки и знаний. Главное в нем – это внимательность и скрупулезность. Только таким образом идеально работает механизм учета товара в продуктовом магазине.
Как правильно организовать ревизию на продуктовой торговой площадке?
Период проведения составляет 30 дней. То есть она должна быть в конце каждого месяца. Для того чтобы продавцы знали порядок нужно для ревизии назначить конкретный день. Например, вторник последней недели месяца.
Проводится ревизия в несколько этапов:
- Подготовка специального бланка (можно расчертить от руки) и определение остатка для определения недостачи или лишков.
- Этап проверки количества товара. Считать необходимо в две руки. Для этого нужно пригласить постороннее лицо. Запись ведется параллельно по схеме «продавец с владельцем» и «продавец с независимым лицом» на разных листах. Таким образом можно избежать возможных ошибок. Считать необходимо по видам товара. Например, начинают считать подсолнечное масло, затем конфеты и так далее. Просроченный и испортившийся товар записывают отдельно.
- Определение остатка. Вычисляют : «приход за месяц» + «остаток, высчитанный с прошлой ревизии» — «продажа за месяц». В результате получается сумма остатка за прошедший месяц.
В процесс ревизии должен быть заложен процент списания. Он необходим для исключения льда, обрезков, воды и прочих факторов.
Несомненно, учет в магазине проще поручить , но на начальном этапе развития коммерческой деятельности это будет дорогостоящим удовольствием. Поэтому лучше все начинать самостоятельно.
Без четкого понимания того, как вести учет товара в магазине, начинающему бизнесмену не обойтись. Есть разные методы учета и каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Давайте разбираться вместе на примерах.
Способы учета в продуктовом магазине
У магазина, даже самого небольшого, обычно есть торговый зал и складское помещение. Товар находится и там и там, но вот его учет желательно вести отдельно.
Кроме того, на выбор способа учета влияет номенклатура и ассортимент товара: чем они шире, тем сложнее учитывать остатки и движение по каждому виду.
В розничных магазинах применяют четыре основных способа учета товара на складе и в торговом зале:
1. Номенклатурный . Этот способ предполагает раздельный учет по каждой номенклатуре (наименованию товара). Обычно каждому объекту учета присваивается номер и на него заводится специальная карточка (бумажная или электронная).
Если учет происходит в ручном режиме, а ассортимент большой, это трудозатратный способ;
2. Партионный . Товар учитывается партиями, которые формируются при его поступлении. Например, товары, указанные в товарно-транспортной накладной или ТОРГ-12, считаются одной партией. Дальнейший контроль за их движением осуществляется, как за единым целым (условно);
На деле они могут различаться сортами, ценой и даже видами. Но если во главе угла стоят расчеты с поставщиками, этот метод позволяет отлично контролировать время поступления и реализации каждой партии.
Усложняет ситуацию то, что в одной накладной могут оказаться товары из совершенно разных групп с разными условиями хранения. Поэтому с материальной ответственностью и документами все осложняется.
3. Сортовой . Все товары делятся на сорта (группы), имеющие общие признаки. Это могут быть овощи, молочная продукция, крупы и т. д. Товар одной группы хранят в одном месте, что очень удобно для контроля товарооборота.
Но такой вид учета осложняется разницей цен на товары а иногда и единицами измерения;
4. Партионно-сортовой . Сначала учитывают товар по партиям (один документ, одно время поступления), а потом внутри партии делят товары на группы и сорта. Работы больше, зато контроль полнее.
Каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Если в номенклатурном методе применяются учетные карточки, то для учета партий необходимы специальные ведомости, в которые записывают всю поступившую партию товара.
Для чего магазину нужен организованный учет
Рассмотрим важность учета на примере ИП. Предприниматель применяет единый налог на вмененный доход, и ему необязательно определять свои обороты и доходы для отчетности и уплаты налога.
У него есть физический показатель - площадь торгового зала, на основании которого он вычисляет сумму ЕНВД и платит ее в бюджет.
Поэтому перед налоговой инспекцией он будет чист даже в том случае, если не будет знать, сколько товара находится в его магазине.
Но вот как долго проработает такой магазин? Ведь деньги, как известно, любят счет, а материальные ценности нужно постоянно контролировать.
Кроме того, успех торговли зависит от эффективного товарооборота и пополнения товарных остатков.
А как узнать, сколько чего осталось, если не учитывать товары?
Вывод прост: учет необходим в каждой торговой точке, вне зависимости от размера. Ведь он позволяет контролировать:
- остатки товара на складе;
- остатки товара в торговом зале;
- объем продаж;
- сроки хранения;
- время расчета с поставщиками;
- оборачиваемость;
- доход и прибыль.
И этот список можно продолжать. Но и так понятно, что бухгалтерия защищает от хищений, порчи товара и затаривания ненужной продукцией. То есть позволяет предотвратить прямые убытки, ну и конечно, корректно подсчитать прибыль.
Поэтому каждый предприниматель должен нанять грамотного бухгалтера либо самостоятельно разобраться с тем, как вести учет товара в продуктовом магазине. Даже если применяет льготные режимы налогообложения, которые такую необходимость не предусматривают.
Ведение учета товаров в магазине продуктов: практические аспекты
Практическое ведение учета в продуктовом магазине начинается с вопроса, в каком режиме он будет происходить: с помощью компьютера и специальной программы или в ручном режиме на бумаге?
Конечно, если на первых порах становления бизнеса лишних средств нет, можно обойтись простыми тетрадками и калькулятором, хотя неоспоримо, что технические средства делают процесс более быстрым, правильным и организованным.
Особенно если применить специально разработанные для этого программы, которых существует немало.
Для начала рассмотрим, какие документы потребуются ИП, который открыл продуктовый магазин, для корректного ведения учета товара.
Их не так много:
- товарные накладные от поставщиков;
- ведомость прихода, расхода, остатков;
- номенклатурные карточки или ведомости для учета;
- товарные книги;
- партионные карты.
Набор документов зависит от метода учета, все сразу их вести не нужно.
Например, если ИП решил применять партионный метод, ему необходимо заводить ведомость на каждую партию товара и отмечать в ней:
- номер и дату документа поставки партии товара;
- наименование товарных позиций в партии;
- количество товара (масса или число мест);
- стоимость;
- дату выбытия;
- перечень и количество выбывших позиций;
- реквизиты расходного документа (внутренняя накладная, товарный чек, розничная продажа и т. п.);
- по окончании партии товара ставится дата закрытия карты.
Доходы и расходы продуктового магазина. Видео
Такие карты необходимо заносить в сводный реестр, в котором нужно указывать номер партии и сумму стоимости товара в ней, а также отмечать приход и расход.
Если применяется партионно-сортовой метод, потребуются карты на каждую партию и номенклатурные карточки по каждому виду товаров.
Начать учет движения товаров легко в товароучетной программе Бизнес.Ру Розница, которая позволит вести полноценный финансовый и торговый учет. В любое удобное для вас время вы сможете получать отчеты по расходам, затратам на единицу товара, количеству проданных единиц, цене реализации и многое другое.
Этапы учета товаров в магазине продуктов
Условно у любого метода учета есть три основных этапа, которые должны быть зафиксированы в документах:
- остатки;
- поступление товара;
- выбытие товара.
Остатки - понятие условное, поскольку они постоянно меняются, если магазин работает. Но правильно поставленный учет позволяет зафиксировать их как минимум на начало и конец рабочей смены.
Поступление товара происходит от поставщика или с внутреннего склада, который бывает один на несколько магазинов одного владельца.
При этом, речь не идет о крупной торговой сети. Предприниматель может содержать несколько небольших условных ларьков в разных районах города и иметь запас товара на одном общем складе для их обеспечения.
Привоз в магазин партии консервов с такого склада не будет приходом для ИП, а вот для магазина будет.
Выбыть из оборота товар также может по разным причинам:
- товар могут купить, тогда вместо него в кассу поступят деньги;
- товар может быть испорчен или украден, тогда это недостача;
- товар может оказаться некачественным или просроченным, тогда его нужно вернуть поставщику (по возможности) или списать.
Все это нужно своевременно и четко отражать в документах. Сложность, с которой сталкиваются начинающие бизнесмены, называется «наценка». Потому что ее тоже нужно учитывать, а сам учет вести либо сразу с ней, либо без нее, во входящих ценах, а наценку учитывать отдельно.
Неправильная, но очень простая формула, которую применяют многие предприниматели, выглядит так:
Приход – Выручка = Остаток товара .
На самом деле она должна выглядеть так (ведь в выручке наценка уже есть):
(Приходная цена + Наценка) – Выручка = Остаток .
Этот способ ведения расчетов называют суммовым.
Способ простой: фактически это журнал прихода и расхода, в который записываются итоговые значения в ценовом выражении: поступила накладная, посмотрели сумму, записали ее.
В следующей колонке записали сумму наценки, вывели итог приходов за день, отняли сумму выручки (по чекам или по факту сданную продавцами) и получили остаток на конец дня.
Из такого журнала не виден доход по разным товарным позициям, а также их реальный оборот. Выяснить фактические остатки по наименованиям можно только после ревизии. Но и подвести ее итоги при таком способе проблематично: сделать это можно только в денежном выражении.
Недостачу или излишки по видам товаров определить не получится, поэтому придется просто зафиксировать фактические остатки и ожидать следующей инвентаризации. При этом вести бухгалтерию сможет любой человек.
Если немного расширить горизонты, то можно соединить товарный и финансовый учеты, как это обычно делают специальные компьютерные программы.
Правда, в этой ситуации работы прибавится и у продавцов: если в магазине нет кассы, им придется записывать все проданные единицы товара. А условному «учетчику» разносить их в ведомость по наименованиям: за день продано 40 пакетов молока, 120 батонов, 7 кг. гречки, 16 кг. сахара и так далее.
Если оборот у магазина большой, времени на это уйдет много. Но применить приведенную выше формулу можно будет уже к каждому наименованию.
Алгоритм успешного учета в магазине продуктов
Напоследок рассмотрим, как все же организовал систему учета товара в своем продуктовом магазине наш начинающий ИП.
Первым делом он решил не экономить на оборудовании, ведь сейчас можно приобрести подходящий для решения офисных задач компьютер по скромной цене.
Это позволило ему автоматизировать систему бухгалтерского учета и сэкономить на заработной плате сотрудников, занятых в этом процессе.
Когда все волнения, связанные с открытием собственного магазина позади — ИП зарегистрирован, система налогообложения избрана, проблемы аренды улажены, поставщики определены и первые партии товара вот-вот поступят на склад — начинающий предприниматель оказывается перед, пожалуй, важнейшим вопросом для его бизнеса: как вести учет товара в магазине? В помощь руководителю небольшого предприятия розничной торговли, находящемуся в самом начале своего предпринимательского пути, и написан этот, надеемся полезный, материал.
Бух или не бух — вот в чем вопрос! или Стоит ли ждать от бухгалтера ведения учета товара?
Проще всего, имея в штате бухгалтера, отдать ему на откуп все, что касается учета и оптимистично ждать первых прибылей, пребывая в счастливом неведении относительно истинного состояния дел. Но не таковы, в большинстве своем, наши отечественные предприниматели, прекрасно понимающие, что и ситуация на рынке требует гибких решений, и пресловутый человеческий фактор еще никто не отменял. Для успешного старта, да и последующего развития, требуется постоянный контроль, в основе которого оперативная и достоверная информация обо всех бизнес-процессах, происходящих в фирме, и в первую очередь о движении товаров и денежных потоков.
Обеспечит ли это бухгалтер, ведущий учет и отчетность для фискальных органов, тем более что сэкономить на постоянном бухгалтере на первоначальном этапе совсем нелишне и вместо введения штатной единицы, целесообразнее привлечь приходящего специалиста или вообще отдать этот вопрос на откуп аутсорсерам? По здравому размышлению, вывод о том, что ведение оперативного учета товаров в розничной торговле ни с бухгалтерским, ни с налоговым учетом в общем-то не связано, напрашивается сам собой.
И вот здесь, на главную роль в спектакле розничных продаж назначается Ее Величество Тетрадочка или Его Сиятельство Excel. А что — дело-то по большому счету не хитрое…
Один пишем, два в уме или Способы ведения учета товаров в розничной торговле
Весь поступающий товар необходимо оприходовать на склад, другими словами — записать что, в каком количестве и по какой цене мы имеем. Далее каждая операция с данным товаром должна также быть отражена в учете, то есть записана в надежном, но легко доступном для участвующих в процессе лиц месте. Оговоримся сразу, что для целей бухгалтерского и налогового учета каждая операция с товаром оформляется соответствующими документами — приходными и расходными накладными, кассовыми чеками или квитанциями и т.п. Именно первичные документы послужат в дальнейшем бухгалтеру для расчетов налогов и составления отчетности, в соответствии с избранной системой налогообложения и законодательством РФ. Но, как мы уже поняли — это совсем другая история.
Итак, в самом общем виде учет товаров в розничной торговле выглядит следующим образом:
Остаток начальный (при наличии) плюс Приход, минус Расход, получаем Остаток конечный.
Однако товар — величина, образно говоря, синтетическая, то есть выражающаяся в двух величинах — количестве и сумме, что и находит свое отражение в первичных документах. И вести учет товара, соответственно, желательно было бы в обеих этих ипостасях.
Остаток начальный (количество + сумма) плюс Приход (приход товара, возврат покупателя, оприходование на склад), минус Расход (продажа товара, возврат поставщику, списание), в результате получаем Остаток конечный в количественном и суммовом выражении.
Реализовать эту формулу на практике не так легко, как кажется на первый взгляд, учитывая большое количество позиций номенклатуры, разницу в ценах на партии одного и того же товара, скидки-уценки и прочие факторы, с трудом поддающиеся как описанию с помощью бумаги и ручки или в таблицах Excel, так и простому запоминанию.
Если совершить небольшой экскурс в прошлое, когда счеты еще успешно конкурировали с калькулятором, учет движения товаров происходил суммовым способом — товар приходовался продавцом по розничной цене и в конце дня оставалось только подсчитать и записать выручку в кассе. В конце определенного периода в процессе инвентаризации (ревизии) полученная выручка вычиталась из первоначальной суммы поступившего товара и вместе с общей стоимостью остатков должна была дать в итоге ноль либо выявить излишки или недостачу.
Никакой аналитики при данном способе ведения учета товаров не предполагалось — за суммами не было видно движение конкретного товара, оценить можно было только среднюю прибыль, да и просто посчитать большой ассортимент по правильным ценам было задачей не из легких. К сожалению, не далеко ушедший от калькулятора для большинства начинающих пользователей Excel и в наше время верой и правдой служит малому бизнесу, неоправданно усложняя ему жизнь многостраничными таблицами с огромным количеством наименований и разнообразных, часто плохо структурируемых сведений, на выходе предлагая все тот же, слегка модифицированный суммовой учет.
Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом или Учет с расчетом на будущее
Выращивая в домашних условиях небольшое деревце, мы укореняем саженец сначала в маленьком горшочке, точно зная, что через определенный срок потребуется пересадка в новый попросторнее. С бизнесом все точно так же — открывая маленький магазинчик, где-то в глубине души каждый предприниматель имеет потаенную мечту со временем превратить его в большой, а то и развить целую сеть.
Задаваясь вопросом о том, как вести учет товаров в своем начинающем деятельность бизнесе, обязательно нужно иметь ввиду, что сегодняшняя сотня-другая наименований завтра превратится в тысячу, что помимо склада и розницы уже буквально в первые же месяцы потребуется куда-то фиксировать и поставщиков, и покупателей, и работу персонала, и желательно будет анализировать движение товаров и денежных средств в различных разрезах, оперативно, на текущий момент…
Но и громоздкие, с обширным функционалом, сложные настольные программы, типа 1С, рассчитанные в лучшем случае на средний бизнес, крепко стоящий на ногах — не выход из положения. Чтобы выжить маленькому, недавно открывшемуся предприятию торговли нужна простая и доступная система ведения учета товаров, открывающаяся с любого компьютера, подключенного к интернету, позволяющая выполнять все торговые операции, создавать, хранить и печатать документы, а главное — предоставлять все необходимые отчеты руководителю, что называется, в любое время дня и ночи.
Сегодня рынок интернет-услуг предлагает достаточно большое количество разнообразных учетных программ, созданных специально для нужд малого бизнеса, доступ к которым осуществляется через веб-сайты за необременительную абонентскую плату. Такова, например, система онлайн-учета “Большая Птица”.
Имея привычный для пользователей настольных программ, интуитивно понятный интерфейс, она позволяет без особых усилий вести учет товаров в рознице, создавать необходимую документацию, печатать ценники и этикетки, пользоваться сканером штрих-кодов. Кроме того, программа поддерживает многопользовательский режим с разграничением ролей и снабжена специальным интерфейсом продавца, позволяющим оптимизировать процесс продаж и контролировать работу персонала. В системе реализованы гибкая настройка цен, создание и обновление прайс-листов, а главное — многочисленные и разнообразные аналитические отчеты, оперативные и наглядные, позволяющие руководителю не только отслеживать текущее положение дел, но и прогнозировать дальнейшее развитие.
Разработчики “Большой Птицы” изначально строили систему, исходя из потребностей малого бизнеса. Специально для тех, кто находится в начале своего предпринимательского пути в системе есть бесплатный тариф “Колибри”, позволяющий развивать маленький бизнес в пределах одного склада и тысячи наименований товаров, чтобы когда-нибудь, в обозримом будущем, перейти на новый уровень в рамках тарифа “Альбатрос” — вести неограниченное количество складов, партнеров, наименований товаров, а может быть даже и несколько фирм, да хоть целую торговую сеть! С “Большой Птицей” у вас не возникнет больше вопрос: “Как вести учет товаров в рознице?” — вы будете думать о том, как наиболее эффективно развивать свой бизнес!
Маргарита Павлюченко - контент-редактор проекта “Большая Птица” — система онлайн-учёта для бизнеса, эксперт Центра разработки программных продуктов ООО «Этерон».
Facebook Twitter Google+ LinkedIn
