การใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร ระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสารในองค์กร

ในองค์กรยุคใหม่ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) กำลังกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา บริษัทการค้าจึงเพิ่มประสิทธิภาพของกิจกรรมและ สถานประกอบการอุตสาหกรรมและในหน่วยงานของรัฐ บนพื้นฐานของเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานของการจัดการภายใน การโต้ตอบระหว่างแผนก และการโต้ตอบกับประชากรจะได้รับการแก้ไข ตัวย่อที่ยอมรับโดยทั่วไปคือ EDMS แม้ว่า SAD (ระบบอัตโนมัติในสำนักงาน), EDMS (ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) และ SADO (ระบบอัตโนมัติเอกสาร) ก็ใช้ควบคู่ไปด้วย

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เป็นระบบองค์กรและเทคนิคที่ช่วยให้มั่นใจในกระบวนการสร้าง การควบคุมการเข้าถึง และการแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน เครือข่ายคอมพิวเตอร์พร้อมทั้งให้การควบคุมการไหลเวียนของเอกสารในองค์กร

ในตอนแรก ระบบของคลาสนี้ถือเป็นเพียงเครื่องมือสำหรับการทำงานในสำนักงานแบบคลาสสิกโดยอัตโนมัติ แต่เมื่อเวลาผ่านไป ระบบก็เริ่มครอบคลุมงานที่กว้างขึ้นมากขึ้น ปัจจุบัน นักพัฒนา EDMS มุ่งเน้นผลิตภัณฑ์ของตนในการทำงานไม่เพียงแต่กับการติดต่อสื่อสารและ ORD (เอกสารองค์กรและการบริหาร) เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงเอกสารภายในต่างๆ (สัญญา ข้อบังคับ เอกสารอ้างอิงและโครงการ เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมบุคลากร ฯลฯ) EDMS ยังใช้เพื่อแก้ปัญหาที่ใช้ซึ่งองค์ประกอบสำคัญทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: การจัดการการโต้ตอบกับลูกค้า, การประมวลผลคำขอของพลเมือง, ทำงานอัตโนมัติของแผนกบริการ, จัดระเบียบการไหลของเอกสารโครงการ ฯลฯ อันที่จริงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ flow system คือระบบสารสนเทศใดๆ ที่ให้บริการงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ตลาด EDMS เป็นหนึ่งในกลุ่มอุตสาหกรรมไอทีในประเทศที่มีการพัฒนาแบบไดนามิกมากที่สุด ในปี 2009 ตามข้อมูลของ IDC เทียบกับพื้นหลังของปริมาณตลาดโดยรวมที่ลดลงเกือบ 50% ซอฟต์แวร์ในรัสเซียกลุ่มนี้มีเสถียรภาพสูง การลดลงตามข้อมูลในปี 2552 มีจำนวนไม่เกิน 20-25% ในแง่ตัวเลข ปริมาณของตลาด EDMS ในปัจจุบัน ตามข้อมูลของ CNews Analytics อยู่ที่ประมาณ 220-250 ล้านดอลลาร์

ผู้บริโภคเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือองค์กรที่มีขนาดแตกต่างกันและกิจกรรมเฉพาะ ตามเนื้อผ้า ผู้บริโภคหลักของ EDMS ยังคงเป็นภาครัฐ ตามที่ผู้เชี่ยวชาญระบุว่าประมาณ 30% ของโครงการที่ใช้เทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐ สิ่งสำคัญคือความสนใจในส่วนของรัฐที่กลายเป็นพื้นฐานสำหรับความมั่นคงของตลาด EDMS ซึ่งแม้ในช่วงวิกฤตก็ได้รับแรงผลักดันที่สำคัญสำหรับการพัฒนา การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการขนานนามว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญของแนวคิด “รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์” ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวจะช่วยขจัดอุปสรรคของระบบราชการในการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างรัฐ ประชากร และภาคธุรกิจ ตลอดจนลดการคอร์รัปชันด้วย เป็นคุณลักษณะของการดำเนินโครงการในร่างกาย อำนาจรัฐและสถาบันภาครัฐขนาดใหญ่ เป็นเรื่องที่น่าสังเกตว่าข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นสำหรับความปลอดภัยของข้อมูล มันเป็นเรื่องของเกี่ยวกับการสร้าง (การพัฒนา) ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยโดยใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่จำลองแบบ

แนวคิดและหลักการพื้นฐาน

การไหลของเอกสารคือการเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กรตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือรับจนกระทั่งเสร็จสิ้นการดำเนินการหรือจัดส่ง ความซับซ้อนของงานกับเอกสาร: การรับ การลงทะเบียน การแจกจ่าย การควบคุมการดำเนินการ การสร้างไฟล์ การจัดเก็บและการนำเอกสารกลับมาใช้ใหม่ งานอ้างอิง

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) เป็นกลไกแบบครบวงจรในการทำงานกับเอกสารที่ส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้แนวคิด "งานสำนักงานไร้กระดาษ"

เอกสารที่เครื่องอ่านได้คือเอกสารที่เหมาะสำหรับการอ่านข้อมูลที่อยู่ในนั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งบันทึกไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลแบบแม่เหล็ก ออปติคัล และสื่อบันทึกข้อมูลอื่นๆ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ED) เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือประมวลผลข้อมูลคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) และบันทึกลงในสื่อคอมพิวเตอร์ในรูปแบบของไฟล์ในรูปแบบที่เหมาะสม

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) คืออะนาล็อกของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ซึ่งเป็นวิธีการปกป้องข้อมูลที่ให้ความสามารถในการควบคุมความสมบูรณ์และยืนยันความถูกต้องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลักการพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

· การลงทะเบียนเอกสารเพียงครั้งเดียว ช่วยให้คุณสามารถระบุเอกสารได้โดยไม่ซ้ำกัน

· ความเป็นไปได้ของการดำเนินการแบบคู่ขนาน ช่วยลดเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ

· ความต่อเนื่องของการเคลื่อนย้ายเอกสาร ทำให้สามารถระบุผู้รับผิดชอบในการดำเนินการของเอกสาร (งาน) ในแต่ละช่วงเวลาในชีวิตของเอกสาร (กระบวนการ)

· ฐานข้อมูลข้อมูลเอกสารแบบครบวงจร (หรือแบบกระจายที่มีการประสานงาน) ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดสำเนาเอกสาร

· ระบบค้นหาเอกสารที่จัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่มีข้อมูลน้อยที่สุด

· ระบบการรายงานที่พัฒนาขึ้นสำหรับสถานะและคุณลักษณะต่างๆ ของเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านกระบวนการไหลของเอกสารและยอมรับ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารโดยอิงตามข้อมูลจากรายงาน

ประวัติความเป็นมาของการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเพิ่งเกิดขึ้นเมื่อไม่นานมานี้ได้เข้ามาแทนที่อย่างมั่นคงแล้ว โครงสร้างข้อมูลรัฐวิสาหกิจ ในขั้นต้น งานของพวกเขารวมไปถึงระบบอัตโนมัติที่เรียบง่ายของการไหลของเอกสาร นั่นคือ การช่วยเหลือพนักงาน แต่ไม่สามารถแทนที่กระแสเอกสารที่หมุนเวียนในองค์กรได้

เปลี่ยนแปลงไปมากเมื่อผู้ผลิต EDMS เริ่มไม่เพียงแต่คัดลอกกระบวนการขององค์กรที่รับรองการเคลื่อนย้ายเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่ยังคำนึงถึงงานที่เผชิญทั้งกระบวนการเหล่านี้โดยเฉพาะและขั้นตอนทั่วไปของเอกสารทั้งหมด

ความเข้าใจว่าการรับส่งเอกสารขององค์กรมีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนระบบการจัดการไม่ได้มาที่ EDMS ในทันที นอกจากนี้หน่วยงานรัฐบาลกลางและเทศบาลสมัยใหม่หลายแห่งและ ตอนนี้พวกเขาใช้ EDMS ที่ง่ายที่สุด ซึ่งงานนี้รวมเฉพาะการทำซ้ำการไหลของเอกสารกระดาษ แต่ไม่ได้แทนที่หรือเพิ่มประสิทธิภาพและสนับสนุนโครงสร้างการจัดการ

การแบ่งขั้นตอนของวิวัฒนาการของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามลำดับเวลาเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การเน้นย้ำถึงขั้นตอนแรกซึ่งเริ่มขึ้นในยุค 80 ของศตวรรษที่ 20 และดำเนินต่อไปจนถึงจุดสิ้นสุด ช่วงเวลานี้โดดเด่นด้วยโซลูชันแบบกระจัดกระจายซึ่งปรากฏขึ้นเนื่องจากองค์กรที่ฝ่ายบริหารเข้าใจถึงความจำเป็นในการทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติยังไม่มีเครื่องมือแบบครบวงจรที่จำเป็นในการแก้ปัญหาประเภทนี้

ลองพิจารณาสาเหตุที่เริ่มแรกทำให้จำเป็นต้องทำให้โฟลว์เอกสารเป็นอัตโนมัติ ในช่วงไตรมาสสุดท้ายของศตวรรษที่ 20 ปริมาณเอกสารการจัดการขององค์กรยังไม่ถึงระดับที่สำคัญอย่างไรก็ตามการกระจายตัวของหน่วยโครงสร้างในอาณาเขตที่มีอยู่นำไปสู่ความจริงที่ว่าขั้นตอนการอนุมัติโดยผู้จัดการในระดับต่าง ๆ อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์และในบางส่วน กรณีหลายเดือน การเปิดตัวบริการจดหมายเสียงในองค์กรดังกล่าวทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกลไกการประสานงานตามลำดับเท่านั้น ในขณะที่การประสานงานแบบขนานแบบแฟนเบสหรือที่เรียกกันในปัจจุบันนั้น ต้องใช้เวลาจำนวนมากมาก ซึ่งเป็นผลมาจากการใช้งาน ลดลงเหลือน้อยที่สุด และหากเป็นไปได้ ให้ใช้เฉพาะภายในอาคารเดียวกันเท่านั้น

เมื่อในองค์กรอุตสาหกรรมขนาดใหญ่และหน่วยงานของรัฐ ปริมาณการรับส่งเอกสารเริ่มเข้าใกล้ค่านิยมที่สำคัญ เป็นที่ชัดเจนว่ากระบวนการรับส่งเอกสารจำเป็นต้องได้รับการปรับรื้อระบบใหม่ทั้งหมด ซึ่งก็คือการปรับโครงสร้างใหม่ ซึ่งเป็นผลมาจากการที่ในขณะที่ยังคงรักษา ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผลลัพธ์ของกระบวนการ กระบวนการต่างๆ จะต้องได้รับการปรับให้เหมาะสม และด้วยเหตุนี้ เนื้อเรื่องจึงใช้เวลาน้อยลงอย่างมาก

ดังนั้น EDMS แรกจึงได้รับการออกแบบให้เป็นรายบุคคลอย่างสมบูรณ์ โดยได้รับการพัฒนาโดยตรงในองค์กรที่พวกเขาสร้างขึ้นโดยใช้ทรัพยากรภายใน ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของแนวทางนี้ (การปฏิบัติตาม EDMS ที่สร้างขึ้นอย่างชัดเจนกับกระบวนการรับส่งข้อมูลเอกสารที่ได้รับการควบคุมจริง การรวมโดยรวมเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลขององค์กร) ได้รับการชดเชยมากกว่าข้อเสียเปรียบพื้นฐานประการหนึ่ง: ระบบดังกล่าวที่พัฒนาขึ้นในองค์กรนั้นมักจะ ไม่สามารถปรับขนาดได้ และแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเปลี่ยนโครงสร้างของกระบวนการอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ไม่สามารถพัฒนาระบบดังกล่าวได้ และเนื่องจาก EDMS ที่ได้รับในลักษณะนี้เชื่อมโยงกับรูปแบบการจัดการขององค์กรอย่างแยกไม่ออก จึงมีช่วงเวลาที่การพัฒนาของบริษัทหยุดลงโดยสิ้นเชิงเนื่องจากระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้ตัวเองช้าลงในสิ่งที่ควรจะเป็น ปรับปรุง: ประสิทธิผลของระบบการจัดการที่นำมาใช้ในองค์กรเริ่มลดลงอย่างรวดเร็ว และบริษัทถูกบังคับให้ใช้ความพยายามในการสร้าง EDS ที่เพียงพอซึ่งสามารถสนับสนุนการจัดการและทำให้การพัฒนาของบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บริษัทหลายแห่งที่ก่อตั้งขึ้นในช่วงกลางทศวรรษที่ 90 ดำเนินการแก้ไขปัญหาเหล่านี้พร้อมกัน: พวกเขาเริ่มสร้าง EDMS สากลที่ปรับขนาดได้อย่างง่ายดายตามความต้องการของลูกค้าเกือบทุกราย และเทคโนโลยีสำหรับการสร้างโซลูชัน EDMS ขั้นสุดท้ายก็กลายเป็นกระบวนการสองขั้นตอน: ในขั้นตอนแรก บริษัท ได้สร้าง EDMS หลักแบบครบวงจร ในขั้นตอนที่สองมีการดำเนินการ - การปรับกระบวนการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าเฉพาะ แนวทางนี้ทำให้สามารถลดต้นทุนของโซลูชันขั้นสุดท้ายได้ และในขณะเดียวกันก็สามารถใช้งานได้มากขึ้น จึงให้โอกาสในการขยายขนาดองค์กรและฟังก์ชันของระบบ

ตั้งแต่ปลายศตวรรษที่ 20 แนวทางการไหลของเอกสารอัตโนมัติเริ่มเปลี่ยนไปในเชิงคุณภาพ: รัสเซียมีแนวทางใหม่ในการจัดการซึ่งทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพตามระเบียบวิธีได้ นี่คือวิธีที่แนวคิดเรื่องการจัดการคุณภาพมาถึงเรา และด้วยแนวทางกระบวนการในการจัดการ ระบบข้อมูลตอบสนองต่อแนวโน้มเหล่านี้แทบจะในทันที และด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงเกิดแนวคิดขึ้นมาขั้นตอนการทำงาน - ขั้นตอนการทำงาน ซึ่งเป็นอินสแตนซ์เดียวของกระบวนการทางธุรกิจที่เน้นเอกสาร EDMS สมัยใหม่ตอบสนองต่อการเกิดขึ้นด้วยการนำกลไกที่มุ่งเน้นกระบวนการมาใช้ (กลไก WorkFlow) ซึ่งกลายเป็นขั้นตอนระเบียบวิธีใหม่พร้อมกันที่ช่วยให้ EDMS สมัยใหม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วได้เร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น การมาถึงของนักพัฒนาชาวตะวันตก (IBM Lotus, Documentum) สู่ตลาดรัสเซียซึ่งเป็นผู้ผลิตแพลตฟอร์มสำหรับระบบเหล่านี้ได้แนะนำแนวคิดของ ECM - การจัดการเนื้อหาระดับองค์กร ตามระเบียบวิธี EDMS ที่อยู่ในหมวดหมู่ ECM แตกต่างจากส่วนที่เหลือโดยมีการแบ่งส่วนที่ชัดเจน: ตัวเอกสารเอง องค์ประกอบข้อมูล (เนื้อหา) ระบบ ECM ทำงานร่วมกับเนื้อหาเอกสารผ่านข้อมูลเมตา - ข้อมูลที่เลือกซึ่งมีความสำคัญบางประการสำหรับองค์กร ดังนั้นสำหรับจดหมายที่ส่งออก ข้อมูลเมตาอาจเป็นผู้รับ วันที่ลงนามและผู้ลงนามอย่างเป็นทางการ หมายเลขทะเบียน และข้อมูลเกี่ยวกับการจัดส่งและการส่งมอบ

การใช้เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทที่ดำเนินงานระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถรับรองการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในกระบวนการอัตโนมัติเพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับกระบวนการขององค์กรสูงสุด แน่นอนว่านี่เป็นการก้าวกระโดดครั้งใหญ่

สถาปัตยกรรมของโซลูชันก็เปลี่ยนไปเช่นกัน: หากเริ่มแรก EDMS เป็นตัวอย่างของสถาปัตยกรรมสองระดับ (DBMS - แอปพลิเคชัน) จากนั้นภายในปี 2548 ข้อกำหนดของสถาปัตยกรรมสามระดับของ DBMS - แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ - ส่วนต่อประสานผู้ใช้ก็กลายเป็นจริง มาตรฐานอุตสาหกรรม และองค์กรที่ดำเนินการประกวดราคาสำหรับการจัดหา EDMS ระบุข้อกำหนดนี้สำหรับสถาปัตยกรรมระบบตามที่ต้องการหรือเป็นข้อบังคับอย่างชัดเจน

สถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่เอื้ออำนวยในช่วงเวลานี้ส่งผลให้องค์กรต่างๆ เติบโตอย่างรวดเร็วในทุกอุตสาหกรรม ในขณะเดียวกันก็สร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยต่อการแนะนำโซลูชันผลิตภัณฑ์ EDMS ใหม่ออกสู่ตลาดไปพร้อมๆ กัน ในเวลานี้ กลุ่มผู้ผลิต EDMS ที่ดำเนินงานในตลาดรัสเซียและตลาดใกล้ต่างประเทศได้ก่อตั้งขึ้นในที่สุด

ฟังก์ชั่น EDMS ที่ทันสมัย

ระบบข้อมูลองค์กรและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะเป็นโซลูชันที่มีวัตถุประสงค์หลักสำหรับการจัดการทรัพยากรข้อมูลของสื่อและ วิสาหกิจขนาดใหญ่- เหตุผลหลักสำหรับการแบ่งชั้นนี้คือประการแรกก็เพียงพอแล้ว ราคาสูง“ตั๋วเข้า” สู่ตลาดแห่งนี้ การได้มาซึ่งระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ที่สมบูรณ์ คุณภาพสูง และปลอดภัย วิธีการที่ทันสมัยการปกป้องข้อมูลการเข้ารหัส เช่นเดียวกับความต้องการในการดึงดูดบุคลากรที่มีคุณสมบัติสูงของนักวิเคราะห์ ที่ปรึกษา และผู้ปฏิบัติงานให้เข้าร่วมโครงการ นำไปสู่ความจริงที่ว่าบริษัทซึ่งมาถึงความต้องการที่จะได้รับเครื่องมือการจัดการเนื้อหาองค์กรที่ทรงพลังเช่น EDMS ถูกบังคับให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายทางการเงินที่ค่อนข้างใหญ่ซึ่งไม่สามารถจ่ายได้ในเวลาเดียวกัน ผู้ประกอบการแต่ละรายและธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้น EDMS จึงกลายเป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงการจัดการโดยเฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่ และการกระจายตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์สามารถรับประกันผลตอบแทนสูงสุดจากการดำเนินการ โครงสร้างเชิงพาณิชย์ประเภทการถือครอง

การพัฒนาฟังก์ชันการทำงานของ EDMS ได้นำไปสู่ความจริงที่ว่าขั้นตอนการจัดการเชิงเอกสารได้รับการดำเนินการโดยอัตโนมัติมากขึ้นเรื่อยๆ และฟังก์ชันการทำงานต่างๆ ของบริษัทก็ครอบคลุมกิจกรรมประจำวันของบริษัทมากขึ้นเรื่อยๆ

ในปัจจุบัน มาตรฐานที่แท้จริงของ EDMS สมัยใหม่มีกิจกรรมดังต่อไปนี้:

· งานสำนักงานทั่วไป - การประมวลผลจดหมายขาเข้าและการร้องขอจากประชาชน, การเตรียมจดหมายและเอกสารขาออก, เอกสารภายในและองค์กร, ติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง;

· การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลเป็นพื้นที่ที่ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดในการไหลของเอกสารส่วนตัว ซึ่งทำให้สามารถรองรับขั้นตอนการจ้างงานและเลิกจ้างพนักงาน การส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ จัดเตรียมวันหยุดพักผ่อนตามแผน และวันหยุดพักผ่อนประเภทอื่นๆ ระบบดังกล่าวช่วยให้มั่นใจได้ถึงการบำรุงรักษาบันทึกบุคลากรในรูปแบบที่ได้รับอนุมัติทั้งหมด: คำสั่งจ้างพนักงาน (แบบฟอร์ม T-1) คำสั่งเลิกจ้าง สัญญาจ้างงาน(แบบฟอร์ม T-8, T-8a), คำสั่งย้ายพนักงานไปทำงานอื่น (แบบฟอร์ม T-5), บัตรประจำตัวพนักงาน (แบบฟอร์ม T-2, T-2GS, T-2MS), โต๊ะพนักงาน (แบบฟอร์ม . T-3) ตารางวันหยุด (แบบ T-7)

· การจัดการบันทึกเอกสารสำคัญเป็นพื้นที่หนึ่งของการจัดการบันทึกส่วนตัวที่เสร็จสมบูรณ์ วงจรชีวิตเอกสารขององค์กรและขั้นตอนสนับสนุนดังต่อไปนี้: การจัดทำสินค้าคงคลังตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ, การถ่ายโอนไฟล์เพื่อจัดเก็บถาวร, การตรวจสอบมูลค่าของเอกสารและไฟล์โดยทั่วไป, การทำลายเอกสารและไฟล์ที่ไม่มีคุณค่าต่อองค์กรอีกต่อไป, พนักงาน รัฐและสังคม การส่งมอบไฟล์แต่ละไฟล์ไปยังที่จัดเก็บในโครงสร้างของหน่วยงานเก็บเอกสารของรัฐบาลกลาง (Rosarchive)

· งานในวิทยาลัย - ช่วยให้คุณสามารถสนับสนุนเอกสารโดยอัตโนมัติสำหรับกิจกรรมของหน่วยงานบริหารวิทยาลัย - การประชุม, การประชุม, คณะกรรมการ, การประชุมผู้ถือหุ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถจัดเตรียม ประสานงาน และอนุมัติวาระต่างๆ (เอกสารการวางแผน) และระเบียบการ (เอกสารผลลัพธ์)

· การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ - ฟังก์ชัน CRM (การจัดการลูกค้าสัมพันธ์) ได้รับการใช้งานในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่นใน EDMS ทั้งหมด ยกเว้นฟังก์ชันที่เก่าแก่ที่สุดสำหรับผู้ใช้ แต่ฟังก์ชันดังกล่าวไม่เป็นที่ต้องการเป็นพิเศษ

ลักษณะของตลาด EDMS ของรัสเซีย

ตลาดรัสเซียสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบการเงินปัจจุบันประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญที่ 170 ล้านดอลลาร์และมีอัตราการเติบโตสูงจาก 25 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ต่อปีตามการประมาณการต่างๆ ทำให้มีความน่าสนใจอย่างมาก รวมถึงบริษัทต่างชาติที่ทรงอำนาจด้วย ดังนั้นสถานการณ์ในอุตสาหกรรมจึงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่าย แน่นอนว่า ในด้านหนึ่ง ในตลาดที่ไม่อิ่มตัว ซัพพลายเออร์ทุกรายที่ได้แสดงกิจกรรมที่เพียงพอ โดยหลักการแล้วจะมีโอกาสที่ดีในการพัฒนา แต่ในทางกลับกัน เราสามารถพูดได้ว่ากลุ่มผู้เล่นหลักได้ก่อตัวขึ้นแล้ว

จนถึงขณะนี้นักพัฒนาจากต่างประเทศและรัสเซียได้แบ่งตลาดประมาณเท่า ๆ กันในแง่ของการเงิน แต่ในแง่ของจำนวนการใช้งานอัตราส่วนดังกล่าวไม่สนับสนุนการพัฒนาจากต่างประเทศอย่างชัดเจน เนื่องจากค่าใช้จ่ายสูงในการออกใบอนุญาตโปรแกรมต่างประเทศรวมถึงการปรับให้เข้ากับข้อกำหนดของมาตรฐานรัสเซียที่มีราคาแพงและใช้แรงงานเข้มข้นจึงใช้เป็นหลักใน บริษัท ขนาดใหญ่และหน่วยงานของรัฐซึ่งปัญหาเรื่องราคาไม่ได้กดดันมากนัก องค์กร SMB มีแนวโน้มที่จะใช้การพัฒนาในประเทศมากกว่าเนื่องจากมีความยืดหยุ่นและต้นทุนต่ำ และสถานการณ์ที่นี่ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดใหญ่หันมาใช้ EDMS ของรัสเซียมากขึ้นเรื่อยๆ ยิ่งไปกว่านั้น ส่วนใหญ่ของตลาดมีแนวโน้มที่จะถูกยึดครองโดยระบบในประเทศ: ทุกๆ ปีจะมีการใช้งานมากขึ้นเรื่อยๆ มีราคาถูกลงอย่างเห็นได้ชัดในการดำเนินการ และสิ่งที่สำคัญมากคือได้รับการพัฒนาโดยเฉพาะสำหรับความเป็นจริงของรัสเซีย

นักพัฒนาแพลตฟอร์มและโซลูชั่นจากต่างประเทศมีสัดส่วนมากกว่า 50% ของตลาด EDMS ส่วนแบ่งที่ใหญ่ที่สุดของตลาด EDMS (ประมาณหนึ่งในสาม) ถูกครอบครองโดยโซลูชั่นที่ใช้แพลตฟอร์ม Documentum บริษัทที่เข้าร่วมในการศึกษานี้ พัฒนาระบบโดยใช้แพลตฟอร์ม IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) เป็นเจ้าของตลาด 12–15% ในบรรดาบริษัทรัสเซีย ตำแหน่งสำคัญในตลาดถูกครอบครองโดย: EOS, Lanit, Directum และ Cognitive Technologies ส่วนแบ่งของระบบที่พัฒนาโดยแต่ละบริษัทเหล่านี้คิดเป็นสัดส่วนมากกว่า 5% ของตลาด EDMS Upscale Soft, Docsvision และ Naumen ก็มีตำแหน่งที่ค่อนข้างแข็งแกร่งเช่นกัน EDMS ไม่ได้คำนึงถึงโซลูชันอื่นๆ ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของแพลตฟอร์ม IBM ที่ใช้สำหรับการพัฒนาโซลูชัน ECM (Lotus Notes, Content Manager ฯลฯ) รวมถึงโซลูชันบนแพลตฟอร์มสำหรับการพัฒนาแอปพลิเคชัน ECM บริษัทไมโครซอฟต์และ Oracle และโซลูชันจากนักพัฒนาชาวรัสเซียที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในการศึกษาของ CNA ส่วนที่ระบุ ตลาดรัสเซียผู้เชี่ยวชาญประมาณไว้ว่า EDMS อยู่ที่ 45-55 ล้านดอลลาร์ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากแพลตฟอร์มของ IBM ที่ใช้ในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีการนำเสนออย่างกว้างขวางในรัสเซีย ส่วนแบ่งของโซลูชันจะขึ้นอยู่กับ เทคโนโลยีของไอบีเอ็มอาจกลายเป็นว่าสูงกว่าส่วนแบ่งของบริษัทที่สำรวจโดย CNA อย่างมีนัยสำคัญ รวมถึงเนื่องจาก การพัฒนาของตัวเอง- โดยทั่วไป การเติบโตของตลาดสามารถระบุได้ 3 ส่วนหลักๆ ซึ่งผู้เล่นใหม่และผู้เล่นปัจจุบันสามารถแข่งขันได้ ประการแรก เราสามารถคาดหวังได้ว่าอุปสงค์จะเพิ่มขึ้นจาก เจ้าหน้าที่รัฐบาลหลังจากการพัฒนากรอบการกำกับดูแลที่เหมาะสม เนื่องจากภาครัฐเป็นผู้บริโภคระบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์รายใหญ่ในรัสเซียซึ่งคิดเป็นประมาณ 40% ของตลาดจึงขึ้นอยู่กับเส้นทางที่รัฐเลือกเมื่อสร้างโครงสร้างการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกที่พัฒนาขึ้น ประการที่สอง โครงสร้างเชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่ซึ่งใช้ EDMS อย่างแข็งขันมาเป็นเวลานาน แต่เฉพาะในบางแผนกเท่านั้น ที่มุ่งมั่นที่จะรวมสาขาที่กระจายอยู่ให้เป็นพื้นที่ข้อมูลเดียว และขยายแนวทางปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จไปสู่องค์กรโดยรวม และประการที่สาม ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กได้แนะนำระบบมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการจัดกระบวนการทำงานในช่วงสองหรือสามปีที่ผ่านมา และได้ตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับแล้ว

ตามการคาดการณ์เบื้องต้นจาก CNews Analytics ปริมาณตลาดของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ในรัสเซียอยู่ที่ 210 ล้านดอลลาร์ ลูกค้ารายใหญ่ที่สุดของ EDMS ในรัสเซียยังคงเป็นภาครัฐ และหวังว่าจะเติบโตต่อไปด้วย ความคิดริเริ่มของรัฐบาล ความหวังในการพัฒนาต่อไปยังคงเกี่ยวข้องกับภาครัฐ ธนาคาร โทรคมนาคม น้ำมันและก๊าซ ซึ่งในตอนแรก "ยกระดับ" ตลาดนี้ในรัสเซีย เมื่อประเมินขนาดของตลาด EDMS ในรัสเซีย ผู้เชี่ยวชาญของ CNews Analytics รวมถึงผู้ตอบแบบสอบถาม - บริษัทพัฒนาและผู้ประกอบระบบ - คำนึงถึงต้นทุนของส่วนประกอบของระบบ บริการให้คำปรึกษา การใช้งานและการอัปเดตระบบ ตลอดจนการฝึกอบรมและด้านเทคนิค สนับสนุน. ตามการสำรวจในปี 2550 หากส่วนแบ่งของบริการการใช้งานอยู่ที่ประมาณเท่ากับต้นทุนของระบบ (ประมาณ 36%) จากนั้นในปี 2551 ผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่าส่วนแบ่งของการใช้งานเพิ่มขึ้นเล็กน้อย - 40% เทียบกับ 35% (ต้นทุนระบบ ). การเปลี่ยนแปลงนี้ส่วนหนึ่งเป็นผลมาจากการเติบโตอย่างรวดเร็วของภาคบริการด้านไอทีในประเทศโดยรวม โดยมีต้นทุนงานที่ปรึกษาเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัดและรวดเร็ว เมื่อเริ่มเกิดการเปลี่ยนแปลงในวิกฤตในประเทศ ลูกค้าต่างคาดหวังอย่างกระตือรือร้นว่าราคาสำหรับบริการเหล่านี้จะลดลงในไม่ช้า อย่างไรก็ตามในความเป็นจริง ต้นทุนบริการไอทีระดับมืออาชีพยังไม่ลดลงอย่างรวดเร็ว แม้ว่าตลาดนี้จะเป็นกลุ่มแรกที่ตกอยู่ในโซนความเสี่ยงก็ตาม

ข้าว. 1. โครงสร้างต้นทุนสำหรับการดำเนินการ EDMS

ทบทวนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่

มาดู 8 EDMS ที่พบบ่อยที่สุดในรัสเซีย: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co . กลุ่ม), DELO ( EOS), EUFRATES (เทคโนโลยีทางปัญญา) มุมมองที่นำเสนอของ EDMS คือความพยายามที่จะประเมินความสามารถและความพร้อมของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เพื่อแก้ไขปัญหาปัจจุบันในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

เกณฑ์ที่เน้นในการทบทวนจะช่วยวิเคราะห์ความสามารถของโซลูชันที่อยู่ระหว่างการพิจารณาจากมุมมองของการใช้งานทางเทคนิคของงาน EDMS บางอย่าง ความสามารถทั้งหมดแบ่งออกเป็นเจ็ดส่วนการทำงานอัตโนมัติ:

งานสำนักงาน

การไหลของเอกสารทั่วไป

การจัดการสัญญา

คลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ทำงานร่วมกับการอุทธรณ์ของประชาชน

การจัดการโครงการ

ทำงานกับเอกสาร QMS

ตารางที่ 1 ระบุเกณฑ์ที่ชัดเจนจำนวนหนึ่งที่มีอยู่ในทุกระบบที่อยู่ระหว่างการพิจารณา (และโดยหลักการแล้วคือระบบทั้งหมดของคลาส EDMS) และเกณฑ์ที่ทำให้เราสามารถแยกแยะวิธีแก้ปัญหาออกจากกัน โดยทั่วไป, ฟังก์ชั่นระบบเกิดขึ้นพร้อมกัน และมีเพียงรายละเอียดย่อยของงานพื้นฐานบางส่วนของการไหลของเอกสารและคุณลักษณะของการนำไปใช้งานเท่านั้นที่ทำให้สามารถเปรียบเทียบโซลูชันต่างๆ ได้ เป็นที่น่าสังเกตว่าสำหรับระบบทั้งหมดที่นำเสนอในการทบทวนนั้นมีแนวทางปฏิบัติค่อนข้างมาก องค์กรหลายร้อยแห่งใช้ระบบเหล่านี้เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ นอกจากโซลูชั่นเหล่านี้แล้ว ยังมีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์มากกว่า 50 รายการในตลาดที่ไม่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลาย

หากเราวิเคราะห์ระบบเวอร์ชันใหม่ซึ่งครองตำแหน่งผู้นำในตลาดเป็นที่น่าสังเกตว่าในช่วงสามปีที่ผ่านมาการพัฒนาของพวกเขามุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงความสามารถในการให้บริการเป็นหลักเนื่องจากความสามารถพื้นฐานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งได้ถูกนำมาใช้ก่อนหน้านี้แล้ว . หากเราพูดถึงความสามารถทางเทคนิคใหม่ เราสามารถสังเกตศักยภาพในการพัฒนา EDMS ไปสู่การจัดการเนื้อหาประเภทต่างๆ (มัลติมีเดีย) การใช้เทคโนโลยีการประมวลผลอัตโนมัติ และการวิเคราะห์เนื้อหาเอกสาร แต่จนถึงขณะนี้ฟังก์ชันดังกล่าวไม่ได้บังคับสำหรับ EDMS และที่สำคัญที่สุดคือความต้องการในรัสเซียยังไม่เกิดขึ้นอย่างสมบูรณ์

ตารางที่ 1. ลักษณะทั่วไป EDMS ยอดนิยม

ให้เราพิจารณา EDMS ที่นำเสนอตามอัตราส่วนที่ทุกคนเข้าใจได้" ราคา / ฟังก์ชั่น" [ 12]:

ข้าว. 2. “ราคา/ฟังก์ชันการทำงานที่เหมาะสมที่สุด” ของ EDMS (แผนภาพ การ์ตเนอร์)

แผนภาพนี้สร้างขึ้นบนหลักการของ “ควอแดรนท์เวทมนตร์”การ์ตเนอร์ "ซึ่งอยู่ในระบบใดฉันจตุรัส ในครั้งที่สองและสี่ ควอแดรนท์ของแผนภาพประกอบด้วยระบบที่ไม่มี ตัวชี้วัดที่สมดุลราคาและฟังก์ชันการทำงาน

เกณฑ์ที่เลือกสำหรับการศึกษาช่วยให้เราสามารถประเมิน EDMS ต่างๆ จากมุมมองของความพร้อมในการแก้ปัญหาที่แท้จริงของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บน องค์กรที่ทันสมัย- กลุ่มผู้นำรวมระบบไดเรคตัม, ดอคส์วิชั่น และยูเฟรติส ระบบที่เหลือจะตั้งอยู่ในควอแดรนท์ II และ IV

กฎระเบียบและมาตรฐานทางกฎหมายในด้าน EDMS

ในปัจจุบัน กิจกรรมของนักพัฒนา EDMS ไม่ได้รับการควบคุมในทางปฏิบัติ กำลังพัฒนา ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และเมื่อดำเนินโครงการดำเนินการ นักพัฒนาและซัพพลายเออร์ในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่น จะได้รับคำแนะนำจากเอกสารด้านกฎระเบียบและกฎหมายต่อไปนี้:

GOST อาร์ 51141-98 การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 28)

กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 10 มกราคม 2545 ฉบับที่ 1-FZ “เกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์” (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 8 พฤศจิกายน 2550)

GOST ร 6.30-2546 ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร (อนุมัติโดยมติมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 3 มีนาคม 2546 N 65-st)

คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 22 กันยายน 2552 ฉบับที่ 754 "เมื่อได้รับอนุมัติกฎระเบียบเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก";

กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ “เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล”

เมื่อดำเนินโครงการเพื่อนำ EDMS ไปใช้ ในกรณีของการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคล จำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 N 152-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล" และลงวันที่ 27 ธันวาคม 2552 N 363-FZ “ในการแก้ไขมาตรา 19 และ 25 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง “เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล”

เนื่องจาก GOST มีลักษณะเป็นที่ปรึกษา นักพัฒนาจึงรวมความยืดหยุ่นสูงสุดในโซลูชันของตน ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะใช้แผนงานต่างๆ สำหรับการทำงานกับเอกสารบนพื้นฐานของระบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลูกค้า บ่อยครั้งที่สถาปัตยกรรมและลอจิกของระบบต้องมีแนวทางที่แตกต่างและในบางครั้งก็ขัดแย้งกับระบบอัตโนมัติของเอกสาร การขาดมาตรฐานที่ยอมรับกันโดยทั่วไปเป็นปัญหาไม่เพียงแต่สำหรับนักพัฒนาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าด้วย เนื่องจากการเลือกข้อกำหนดสำหรับ EDMS กลายเป็นงานส่วนตัวเกินไป กฎและข้อบังคับในการทำงานกับเอกสารอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ไม่เพียงแต่ในอุตสาหกรรมเดียวกันเท่านั้น แต่ยังอยู่ในกลุ่มบริษัทเดียวกันด้วย และถึงแม้ว่าโดยทั่วไปแล้วงานที่ซับซ้อนของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างชัดเจน แต่วิธีการนำไปใช้นั้นแตกต่างกันอย่างมาก ปรากฎว่าหนึ่งในข้อกำหนดหลักสำหรับนักพัฒนา EDMS ยุคใหม่คือการเสนอโซลูชันที่เพียงพอทั้งในด้านราคา คุณภาพ และเวลาในการนำไปใช้งาน โดยไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงานของลูกค้า (กล่าวคือ ความพึงพอใจในรายละเอียดเฉพาะใดๆ)

บรรณานุกรม

1. ไมเคิล เจ.ดี. ซัตตัน “การไหลของเอกสารองค์กร หลักการ เทคโนโลยี วิธีปฏิบัติ” – เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: อัซบูคา, 2002.

หนังสือเล่มนี้ประกอบด้วยแนวคิดทางทฤษฎีและมากมาย คำแนะนำการปฏิบัติในการเพิ่มประสิทธิภาพสถาปัตยกรรมของระบบการจัดการเอกสาร การกระจายความรับผิดชอบระหว่างผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคทั้งในขั้นตอนการสร้างและระหว่างการทำงานของระบบ การจัดพื้นที่จัดเก็บที่คุ้มค่าและการค้นหาเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูง และอื่นๆ อีกมากมาย เคล็ดลับทั้งหมดนี้อิงจากประสบการณ์จริงของผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแคนาดาในด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสาร ซึ่งเคยทำงานตามคำสั่งจากหน่วยงานรัฐบาลในประเทศของเขาและบริษัทชั้นนำระดับโลกแนวคิดหลักคือระบบการจัดการเอกสารที่สร้างขึ้นอย่างดีไม่ใช้ทรัพยากรมากนัก แต่ช่วยในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรเนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่า ข้อมูลที่จำเป็นเข้าถึงได้ง่ายและ "อยู่ใกล้มือ" เสมอ เทคโนโลยีสำหรับการสร้างระบบการจัดการเอกสารขององค์กรที่มีประสิทธิภาพมีอธิบายไว้ในหนังสือเล่มนี้

2. วิธีการและวิธีการทำงานกับเอกสาร กวีนิพนธ์ - กองบรรณาธิการ URSS, 2000

คอลเลกชันนี้นำเสนอผลงานในด้านทฤษฎีและประยุกต์ของการจัดการเอกสารและงานที่เกี่ยวข้องกับการจดจำข้อความ การโต้ตอบกับฐานข้อมูล และส่วนต่อประสานกับผู้ใช้คอลเลกชันนี้ส่งถึงนักวิจัยและผู้พัฒนาระบบการจัดการเอกสาร

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเครือข่ายองค์กร – ม.: Ankey-Ecotrends, 1999

เอกสารนี้สรุปพื้นฐานและประเด็นต่างๆ ของการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติในสำนักงานของสถาบัน รวมถึงปัญหาเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนผ่านสู่เทคโนโลยีไร้กระดาษ โดยคำนึงถึงหลักการก่อสร้าง ระบบที่ทันสมัยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) และแนวโน้มในการพัฒนา มีการให้คำอธิบายของผลิตภัณฑ์จากต่างประเทศที่ทันสมัยที่สุดในสาขาการควบคุมทางนิติวิทยาศาสตร์ มีการจัดเตรียมมาตรฐานในด้านการเข้ารหัส การบีบอัด การแลกเปลี่ยน และการบูรณาการข้อมูลประเภทต่างๆ

4. V. Zherebenkova การไหลของเอกสารที่องค์กร - การประชุมสุดยอด, 2548

หนังสือตรวจสอบการไหลของเอกสารจากมุมมองของการบัญชีและ การบัญชีภาษี- มีการอธิบายขั้นตอนการจัดทำเอกสารองค์กรและการบริหาร ตัวอย่างของแบบฟอร์มรวมที่ใช้ในการชำระหนี้กับบุคคลที่รับผิดชอบ ธุรกรรมเงินสด ธุรกรรมบัญชีกระแสรายวัน และเมื่อมีการบัญชีสำหรับสินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตน สินทรัพย์ถาวร แรงงาน และค่าจ้าง มีการนำเสนอทะเบียนการบัญชีภาษีที่พัฒนาโดยผู้เขียน

5. เชอร์นอฟ วี.เอ็น. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ – อ: RAGS, 2009. – 84 น.

มีการสรุปหลักการและคุณสมบัติของการสร้างระบบเอกสารการจัดการอัตโนมัติ การเลือกเกณฑ์และการเปรียบเทียบคุณลักษณะของระบบเอกสารอัตโนมัติสำหรับการจัดการของ บริษัท พัฒนาที่ทำงานในตลาดรัสเซียมาเป็นเวลานานและมีการใช้งานจริงที่ประสบความสำเร็จจำนวนมากได้ดำเนินการไปแล้ว ประเด็นการสนับสนุนด้านกฎระเบียบของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการพิจารณา

6. EDMS (ตลาดรัสเซีย)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

ลักษณะของตลาดรัสเซียของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

7. เลย์น่า ฟิชเชอร์ นวัตกรรมและความเป็นเลิศในกระบวนการเวิร์กโฟลว์และการจัดการความรู้ – Future Strategies Inc. , 2000

คำอธิบายของโครงการที่โดดเด่นที่สุดในด้านการปรับโครงสร้างองค์กรและการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการนำระบบเวิร์กโฟลว์ไปใช้ลดความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้เทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์และโซลูชันเอ็กซ์ทราเน็ต เทคโนโลยีสำหรับองค์กรเสมือนจริง กลยุทธ์เวิร์กโฟลว์และกรุ๊ปแวร์ กลยุทธ์ทางธุรกิจสมัยใหม่และการสนับสนุนกระบวนการ ตลาดเวิร์กโฟลว์ บูรณาการระบบขั้นตอนการทำงานสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้และภาพกราฟิกของเอกสาร

8. ซัปคอฟ วี.วี. เทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์สำหรับงานสำนักงาน – เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: Academy, 2549. -288 น.

พิจารณาเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในงานคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน เพื่อให้ได้ทักษะการปฏิบัติ มีการยกตัวอย่างพร้อมการวิเคราะห์การนำไปปฏิบัติ นำเสนอเทคโนโลยีการสร้างระบบการจัดการฐานข้อมูล พิจารณาการทำงานกับระบบสิ่งพิมพ์

9. กลินสคิค อเล็กซานเดอร์. ตลาดโลกสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ข้อมูลเครื่องบินลำที่ 8 (2545)

http://www.jetinfo.ru/2002

แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์ สถานะปัจจุบันตลาด EDMS ทั่วโลก ตลาด EDMS ของรัสเซีย ตัวอย่างการใช้งาน EDMS ในโลก การรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชันอื่น: ระบบ ERP และระบบ CRM คุณสมบัติของการเลือกและการใช้งาน EDMS ผู้เข้าร่วมหลักในตลาด EDMS ทั่วโลกและตลาด EDMS ของรัสเซีย ปัญหาของการเพิ่มประสิทธิภาพและการควบคุมการไหลของเอกสารและการควบคุมการประมวลผลข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กร

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. งานในสำนักงานที่เป็นความลับและการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย – ม: โลโก้, 2011. -452 หน้า

มีการเปิดเผยสาระสำคัญและคุณลักษณะของงานในสำนักงานที่เป็นความลับ ครอบคลุมประเด็นด้านเอกสาร ข้อมูลที่เป็นความลับ, การลงทะเบียนเอกสารที่เป็นความลับ, การบัญชี, การจัดระเบียบการไหลของเอกสารที่เป็นความลับ, การจำแนกประเภทและการจัดระบบของเอกสารที่เป็นความลับ, การจัดหาระบบการอนุญาตสำหรับการเข้าถึงและระบอบการปกครองสำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ, การเตรียมเอกสารที่เป็นความลับสำหรับการถ่ายโอนไปยังการเก็บถาวรและการทำลาย มีการวิเคราะห์การดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบสมัยใหม่ในด้านข้อมูลการเข้าถึงที่จำกัดและข้อมูลเอกสารที่เป็นความลับ: ข้อมูลส่วนบุคคล ความลับที่เป็นทางการ มืออาชีพ และเชิงพาณิชย์ ความลับในการผลิต ฯลฯ

11. GOST 34.602-89 "ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการสร้างระบบอัตโนมัติ"

มาตรฐานนี้ใช้กับระบบอัตโนมัติ (AS) สำหรับกิจกรรมประเภทต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ (การจัดการการออกแบบการวิจัย ฯลฯ ) รวมถึงการผสมผสานและกำหนดองค์ประกอบเนื้อหากฎสำหรับการจัดทำเอกสาร "ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการสร้าง ( การพัฒนาหรือการปรับปรุงให้ทันสมัย) ระบบ"

12. Leonid Reingold, Ph.D., การทบทวนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

มีการพิจารณาความคิดริเริ่มของรัฐเกี่ยวกับ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มาตรฐานในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ความสามารถทางเทคนิคของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ และเปรียบเทียบคุณลักษณะต่างๆ

13. GOST ร 51141-98

สะท้อนถึงระบบคำศัพท์ของแนวคิดในด้านงานสำนักงานและกิจการจดหมายเหตุ

14. Alexey Nazarenko ประวัติศาสตร์และแนวโน้มการพัฒนาของ EDMS สมัยใหม่

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

ประวัติความเป็นมาของแนวทางการพัฒนา การพัฒนาฟังก์ชันการทำงาน ตำแหน่งและฟังก์ชันการทำงานที่ทันสมัยของ EDMS และอนาคตของตลาดสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

15. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการไหลของเอกสาร: ประเด็นทางกฎหมาย กวีนิพนธ์ – อิเนียน ราส, 2003

คอลเลกชันวิเคราะห์ปัญหาในการจัดทำเอกสารข้อมูลและจัดระเบียบการไหลของเอกสารในสภาวะที่ทันสมัย เทคโนโลยีสารสนเทศ- ครอบคลุมประเด็นการจำแนกประเภทของเอกสารในขอบเขตทางสังคม อำนาจทางกฎหมายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สถานะทางกฎหมายและความปลอดภัย บทบาทในความสัมพันธ์ทางกฎหมาย โดยหลักในการเผยแพร่ทางแพ่งและกฎหมายและวิธีปฏิบัติ บทบาทและสถานที่ของ กฎหมายของรัฐบาลกลาง"บนลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" ในระบบจัดการเอกสารในสหพันธรัฐรัสเซีย ประสบการณ์จากต่างประเทศในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

16. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: เกณฑ์การคัดเลือก

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (เทคโนโลยีซอฟต์แวร์)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. คุซเนตโซวา ทีวี งานในสำนักงาน (รองรับเอกสารเพื่อการจัดการ) - อ.: Intel-Sintez, 2002

19. ไมเคิล เจ.ดี. ซัตตัน การจัดการเอกสารสำหรับองค์กร: หลักการ เทคนิค และการประยุกต์ 2539

20. แลร์รี บีลอว์สกี้, จิม บอยล์ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - Prentice Hall PTR, 1997