สมุดบันทึกการออกใบรับรองนักศึกษาทุกรูปแบบ จำเป็นต้องมีบันทึกเอกสารบุคลากรอะไรบ้าง?

บันทึกใบรับรองที่ออกให้กับพนักงานทำให้การค้นหาง่ายขึ้น ข้อมูลที่จำเป็นและให้คุณสร้างตัวอย่างเพื่อเป็นสถิติได้ อ่านวิธีการกรอกและบำรุงรักษาอย่างถูกต้อง ดาวน์โหลดตัวอย่าง

อ่านบทความของเรา:

วิธีกรอกและรักษาบันทึกการลงทะเบียนใบรับรอง

บันทึกใบรับรองที่ออกให้กับพนักงานช่วยให้ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้ง่ายขึ้นและช่วยให้คุณสร้างตัวอย่างทางสถิติได้ นอกจากนี้ ผู้จัดการตามทะเบียนสามารถตรวจสอบการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องเพื่อกำหนดปริมาณงานที่ดำเนินการ ประเมินประสิทธิผลของแผนกทรัพยากรบุคคล ฯลฯ

ไม่มีแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติสำหรับการลงทะเบียนใบรับรองในปี 2562 แต่ละองค์กรมีสิทธิ์ที่จะเก็บไว้ในรูปแบบใดก็ได้ คุณสามารถซื้อแบบฟอร์มสำเร็จรูปแล้วกรอก หรือสร้างเองตามตัวอย่างของเราโดยพิมพ์แบบฟอร์มก็ได้

องค์กรบางแห่งเก็บบันทึกใบรับรองที่ออกไว้ไว้ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ใช้ MS Excel หรือโปรแกรมพิเศษสำหรับจัดระเบียบการไหลของเอกสาร

ไม่ว่านิตยสารจะมีอยู่ในองค์กรในรูปแบบใดก็ตาม โครงสร้างนิตยสารจะหากไม่เหมือนกันก็จะคล้ายกันมาก หากมีการประมวลผลเอกสารจำนวนมาก จะอนุญาตให้จัดระเบียบการบัญชีแยกประเภทได้ - เช่น ตามประเภท ตามแผนก เป็นต้น

หากพนักงานรวบรวมวารสารด้วยตนเอง เขาสามารถใช้สมุดบันทึก A4 ธรรมดา ตั้งชื่อให้เหมาะสมกับชื่อองค์กร และยังทำเครื่องหมายวันที่เริ่มต้นของการบัญชีบนหน้าปก และเว้นที่ว่างสำหรับวันที่สิ้นสุดครั้งถัดไป

ในวารสารสำหรับการลงทะเบียนใบรับรองในปี 2562 ขอแนะนำให้กำหนดหมายเลขหน้า เย็บต่อ โดยมีข้อความรับรองว่า "จำนวนแผ่นงานในวารสารถูกเย็บและเย็บ" รับรองโดยลายเซ็นของผู้จัดการและประทับตรา

แผ่นแรกจะมีส่วน "พนักงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาสมุดรายวัน" โดยสามารถจัดสรรแผ่นงานได้ 2-3 แผ่นขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร

นิตยสารมีอยู่ในฉบับเดียว ดังนั้นจึงดูแลได้ทีละคน ปกติจะเป็นแบบนี้ พนักงานฝ่ายบุคคลหรือเลขานุการเสมียน ไม่น่าจะมีปัญหาในการกรอกส่วนนี้ ได้รับการออกแบบในรูปแบบของตารางที่สะดวกพร้อมคอลัมน์:

• หมายเลขซีเรียล;
• เริ่มต้นด้วยนิตยสาร
• สิ้นสุดการทำงาน
• ชื่อเต็มของผู้รับผิดชอบ
• ตำแหน่งของเขา;
• รายละเอียดของคำสั่งของผู้จัดการตามที่พนักงานคนนี้ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการลงทะเบียน
• ลายเซ็น.

ส่วนหลักของแบบฟอร์มจะแสดงในรูปแบบตารางด้วยและมีข้อมูลต่อไปนี้:

• หมายเลขบรรทัด สำหรับเอกสารที่ออกแต่ละฉบับจะมีบรรทัดแยกกันโดยไม่มีช่องว่างระหว่างกันเพื่อหลีกเลี่ยงการลงทะเบียน "ย้อนหลัง"
• วันที่ออกใบรับรองซึ่งตรงกับวันที่ที่ระบุไว้ในเอกสาร
• ชื่อเต็มของพนักงานที่ขอเอกสารตำแหน่งของเขา
• เนื้อหาของเอกสาร (เกี่ยวกับจำนวนเงินเดือน, เงินสมทบกองทุนบำเหน็จบำนาญ, เกี่ยวกับระยะเวลาการทำงาน ฯลฯ );
• ชื่อนามสกุลและตำแหน่งของพนักงานที่ออก
• วัตถุประสงค์ของการออกสถานที่จัดหา;
• ลายเซ็นของผู้สมัครเมื่อได้รับ หากไม่ได้ส่งมอบเอกสารเป็นการส่วนตัว จำเป็นต้องบันทึกวิธีการส่งมอบให้กับพนักงาน ( จดหมายสั่ง, จัดส่ง);
• ขอแนะนำให้สร้าง คอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับหมายเหตุในกรณีที่ไม่ได้มาตรฐาน (เช่น การกรอกรายละเอียดขาออก ถ้ามี)

ลำดับของคอลัมน์และส่วนหัวของคอลัมน์จะต้องเหมือนกันในแต่ละสเปรด เมื่อนิตยสารจบลง นิตยสารจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรและเริ่มนิตยสารใหม่ ในกรณีนี้จำเป็นต้องนับจำนวนตามลำดับเวลา

แก้ไขข้อผิดพลาด

การแก้ไขในบันทึกการลงทะเบียนใบรับรองเป็นที่ยอมรับได้ รายการที่ผิดพลาดจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นเรียบร้อยและ ข้อมูลที่ถูกต้องถูกเขียนไว้เหนือเส้นขีดทับ หรือหากมีช่องว่างให้เขียนในบรรทัดด้านล่าง (โดยไม่ต้องกำหนดหมายเลขซีเรียลใหม่ให้กับบรรทัดนี้)

หากคุณพิมพ์ด้วยตัวเองในตอนแรก ก็ไม่ควรที่จะประหยัดพื้นที่กระดาษและทำให้เส้นมีความสูงมากขึ้น จากนั้นหากจำเป็น ให้ทำการแก้ไข คุณไม่จำเป็นต้องทำให้เส้นเล็กลง และรอยเปื้อนจะไม่ดูอ่านไม่ออกและ เลอะเทอะ.

บันทึก

เอกสารบุคลากรของคุณสูญหายหรือเสียหาย? เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์เช่นนี้ อะไรที่สามารถกู้คืนได้ และอย่างไร และสิ่งที่ไม่สามารถกู้คืนได้

เมื่อเสร็จสิ้นการแก้ไขตามกฎทั้งหมดแล้วจำเป็นต้องใส่คำจารึกว่า "เชื่อว่าถูกต้อง" ข้างๆ รวมทั้งลายเซ็นของบุคคล: ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาวารสารและผู้ที่ออกใบรับรอง (ถ้าเป็นคนเดียวกันแน่นอนจะมีลายเซ็นเดียวเท่านั้น)

จะต้องเก็บนิตยสารไว้นานแค่ไหน

ตามวรรค "g" ของศิลปะ 358 “รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร” ซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับการอนุมัติโดย Federal Archive เมื่อวันที่ 10/06/00 สำหรับวารสารการอ้างอิงและสำเนาเอกสารระยะเวลาการจัดเก็บ 3 ปี (นับจากการปิดบัญชี วันที่) ได้รับการจัดตั้งขึ้น

บันทึกใบรับรองที่ออกให้กับพนักงานช่วยให้ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้ง่ายขึ้นและช่วยให้คุณสร้างตัวอย่างทางสถิติได้ อ่านวิธีการกรอกและบำรุงรักษาอย่างถูกต้อง ดาวน์โหลดตัวอย่าง

อ่านบทความของเรา:

วิธีกรอกและรักษาบันทึกการลงทะเบียนใบรับรอง

บันทึกใบรับรองที่ออกให้กับพนักงานช่วยให้ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้ง่ายขึ้นและช่วยให้คุณสร้างตัวอย่างทางสถิติได้ นอกจากนี้ ผู้จัดการตามทะเบียนสามารถตรวจสอบการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องเพื่อกำหนดปริมาณงานที่ดำเนินการ ประเมินประสิทธิผลของแผนกทรัพยากรบุคคล ฯลฯ

ไม่มีแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติสำหรับการลงทะเบียนใบรับรองในปี 2562 แต่ละองค์กรมีสิทธิ์ที่จะเก็บไว้ในรูปแบบใดก็ได้ คุณสามารถซื้อแบบฟอร์มสำเร็จรูปแล้วกรอก หรือสร้างเองตามตัวอย่างของเราโดยพิมพ์แบบฟอร์มก็ได้

องค์กรบางแห่งเก็บบันทึกใบรับรองที่ออกให้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ MS Excel หรือโปรแกรมพิเศษเพื่อจัดระเบียบการไหลของเอกสาร

ไม่ว่านิตยสารจะมีอยู่ในองค์กรในรูปแบบใดก็ตาม โครงสร้างนิตยสารจะหากไม่เหมือนกันก็จะคล้ายกันมาก หากมีการประมวลผลเอกสารจำนวนมาก จะอนุญาตให้จัดระเบียบการบัญชีแยกประเภทได้ - เช่น ตามประเภท ตามแผนก เป็นต้น

หากพนักงานรวบรวมวารสารด้วยตนเอง เขาสามารถใช้สมุดบันทึก A4 ธรรมดา ตั้งชื่อให้เหมาะสมกับชื่อองค์กร และยังทำเครื่องหมายวันที่เริ่มต้นของการบัญชีบนหน้าปก และเว้นที่ว่างสำหรับวันที่สิ้นสุดครั้งถัดไป

ในวารสารสำหรับการลงทะเบียนใบรับรองในปี 2562 ขอแนะนำให้กำหนดหมายเลขหน้า เย็บต่อ โดยมีข้อความรับรองว่า "จำนวนแผ่นงานในวารสารถูกเย็บและเย็บ" รับรองโดยลายเซ็นของผู้จัดการและประทับตรา

แผ่นแรกจะมีส่วน "พนักงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาสมุดรายวัน" โดยสามารถจัดสรรแผ่นงานได้ 2-3 แผ่นขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร

นิตยสารมีอยู่ในฉบับเดียว ดังนั้นจึงดูแลได้ทีละคน โดยปกติจะเป็นพนักงานฝ่ายบุคคลหรือเสมียน ไม่น่าจะมีปัญหาในการกรอกส่วนนี้ ได้รับการออกแบบในรูปแบบของจานที่สะดวกพร้อมคอลัมน์:

• หมายเลขซีเรียล;
• เริ่มต้นด้วยนิตยสาร
• สิ้นสุดการทำงาน
• ชื่อเต็มของผู้รับผิดชอบ
• ตำแหน่งของเขา;
• รายละเอียดของคำสั่งของผู้จัดการตามที่พนักงานคนนี้ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการลงทะเบียน
• ลายเซ็น.

ส่วนหลักของแบบฟอร์มจะแสดงในรูปแบบตารางด้วยและมีข้อมูลต่อไปนี้:

• หมายเลขบรรทัด สำหรับเอกสารที่ออกแต่ละฉบับจะมีบรรทัดแยกกันโดยไม่มีช่องว่างระหว่างกันเพื่อหลีกเลี่ยงการลงทะเบียน "ย้อนหลัง"
• วันที่ออกใบรับรองซึ่งตรงกับวันที่ที่ระบุไว้ในเอกสาร
• ชื่อเต็มของพนักงานที่ขอเอกสารตำแหน่งของเขา
• เนื้อหาของเอกสาร (เกี่ยวกับจำนวนเงินเดือน, เงินสมทบกองทุนบำเหน็จบำนาญ, เกี่ยวกับระยะเวลาการทำงาน ฯลฯ );
• ชื่อนามสกุลและตำแหน่งของพนักงานที่ออก
• วัตถุประสงค์ของการออกสถานที่จัดหา;
• ลายเซ็นของผู้สมัครเมื่อได้รับ หากไม่ได้ส่งมอบเอกสารด้วยตนเอง จำเป็นต้องบันทึกวิธีการส่งมอบให้กับพนักงาน (จดหมายลงทะเบียน, ผู้จัดส่ง)
• ขอแนะนำให้สร้างคอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับบันทึกในกรณีที่ไม่ได้มาตรฐาน (ตัวอย่างเช่นเพื่อป้อนรายละเอียดขาออกหากมี)

ลำดับของคอลัมน์และส่วนหัวของคอลัมน์จะต้องเหมือนกันในแต่ละสเปรด เมื่อนิตยสารจบลง นิตยสารจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรและเริ่มนิตยสารใหม่ ในกรณีนี้จำเป็นต้องนับจำนวนตามลำดับเวลา

แก้ไขข้อผิดพลาด

การแก้ไขในบันทึกการลงทะเบียนใบรับรองเป็นที่ยอมรับได้ รายการที่ผิดพลาดจะถูกขีดฆ่าด้วยบรรทัดที่เรียบร้อย และข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกเขียนไว้เหนือรายการที่ขีดฆ่า หรือหากมีช่องว่างอนุญาต ในบรรทัดด้านล่าง (โดยไม่ต้องกำหนดหมายเลขซีเรียลใหม่ให้กับบรรทัดนี้)

หากคุณพิมพ์ด้วยตัวเองในตอนแรก ก็ไม่ควรที่จะประหยัดพื้นที่กระดาษและทำให้เส้นมีความสูงมากขึ้น จากนั้นหากจำเป็น ให้ทำการแก้ไข คุณไม่จำเป็นต้องทำให้เส้นเล็กลง และรอยเปื้อนจะไม่ดูอ่านไม่ออกและ เลอะเทอะ.

บันทึก

เอกสารบุคลากรของคุณสูญหายหรือเสียหาย? เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์เช่นนี้ อะไรที่สามารถกู้คืนได้ และอย่างไร และสิ่งที่ไม่สามารถกู้คืนได้

เมื่อเสร็จสิ้นการแก้ไขตามกฎทั้งหมดแล้วจำเป็นต้องใส่คำจารึกว่า "เชื่อว่าถูกต้อง" ข้างๆ รวมทั้งลายเซ็นของบุคคล: ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาวารสารและผู้ที่ออกใบรับรอง (ถ้าเป็นคนเดียวกันแน่นอนจะมีลายเซ็นเดียวเท่านั้น)

จะต้องเก็บนิตยสารไว้นานแค่ไหน

ตามวรรค "g" ของศิลปะ 358 “รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร” ซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับการอนุมัติโดย Federal Archive เมื่อวันที่ 10/06/00 สำหรับวารสารการอ้างอิงและสำเนาเอกสารระยะเวลาการจัดเก็บ 3 ปี (นับจากการปิดบัญชี วันที่) ได้รับการจัดตั้งขึ้น

รายการนี้เป็นครั้งแรกที่แสดงรายการปัญหาที่ควบคุมคำสั่งสำหรับบุคลากรโดยแยกออกจากคำสั่งประเภทอื่น อย่างที่เราเห็น คำสั่งซื้อบางรายการมีอายุไม่ถึง 75 ปี แต่มีอายุการจัดเก็บเพียง 5 ปีเท่านั้น

และตามข้อ 3.5.5 “ กฎพื้นฐานสำหรับการปฏิบัติงานของเอกสารสำคัญ” คำสั่งสำหรับบุคลากรจะถูกจัดกลุ่มเป็นไฟล์ตามระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนด ดังนั้น คำสั่งเก็บรักษา 75 ปีและ 5 ปีจึงต้องจัดทำเป็นไฟล์แยกกัน และดังนั้นจึงมีการบันทึกแยกกัน

4. บันทึกการใช้งานและ บันทึกช่วยจำ

สมุดรายวันนี้สามารถสร้างแยกต่างหาก หรือคุณสามารถลงทะเบียนเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารขาเข้าได้ เหล่านั้น. อนุญาตให้ลงทะเบียนไว้ในทะเบียนเอกสารขาเข้า

5. วารสารทะเบียนประกาศและการกระทำ

เอกสารอาร์เรย์นี้จะต้องลงทะเบียนในวารสารแยกต่างหาก มักจะมีสถานการณ์ที่การกระทำและการแจ้งให้ทราบกลายเป็นเหตุผลเดียวในการออกคำสั่ง ดังนั้นจึงเป็นเช่นนั้น บังคับต้องมีหมายเลขทะเบียน

6. วารสารทะเบียนใบรับรองที่ออกให้แก่พนักงาน

สามารถลงทะเบียนใบรับรองแยกกันหรือเป็นเอกสารขาออกได้ เหล่านั้น. ใบรับรองจากสถานที่ทำงาน ข้อมูลเงินเดือน ฯลฯ สามารถลงทะเบียนในวารสารเอกสารขาออกได้

จำเป็นต้องจดทะเบียนนิติกรรมท้องถิ่นหรือไม่?

คุณจะไม่พบคำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามนี้ ความเห็นของผมคือมันไม่จำเป็น และนั่นคือเหตุผล การลงทะเบียนให้เอกสาร อำนาจทางกฎหมาย, เช่น. รับรองว่าได้เริ่มดำเนินการตามวันที่กำหนด การประทับตราอนุมัติก็มีผลเช่นเดียวกัน ถ้า พระราชบัญญัติท้องถิ่นได้รับการอนุมัติตามคำสั่ง แต่มีการลงทะเบียนคำสั่งแล้วการจดทะเบียนพระราชบัญญัติท้องถิ่นนั้นไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป

ในบทความนี้ เราไม่ได้ระบุชื่อสมุดบันทึกทั้งหมดที่นายจ้างควรมี แต่ระบุเพียงสมุดบันทึกเท่านั้น บุคลากรเอกสาร

นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ยังจำเป็นต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

1. “ สมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น” และ “ สมุดบัญชีรับและค่าใช้จ่ายสำหรับการบัญชีรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น”;
2. “บันทึกการตรวจสอบ” นิติบุคคล, ผู้ประกอบการรายบุคคลดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ การควบคุมของรัฐ(การกำกับดูแล) หน่วยงานควบคุมของเทศบาล";
3. “บันทึกการตรวจสอบสถานะ ทะเบียนทหาร"(สามารถเริ่มได้ในช่วงการตรวจสอบครั้งแรก);
4. “วารสารทะเบียนอุบัติเหตุในที่ทำงาน”;.
5. “บันทึกกิจการส่วนตัว” (หากเก็บไว้)
6. “ทะเบียนลูกจ้างที่เข้ารับการตรวจสุขภาพภาคบังคับ” (ถ้ามีการตรวจดังกล่าว)

ในตอนต่อไปเราจะแสดงวิธีพัฒนาแบบฟอร์มลงทะเบียนสำหรับบันทึกคำสั่งซื้อ สัญญาจ้างงาน,เอกสารขาเข้า.

คำอธิบายแบบเต็ม

วารสารใบรับรองและสำเนาเอกสาร

ใช้ในการลงทะเบียนเอกสารที่ออกโดยฝ่ายบริการบุคลากรตามคำขอของพนักงาน
เมื่อมีการสมัครเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้างนายจ้างมีหน้าที่ต้องจัดเตรียมสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานภายในไม่เกินสามวันทำการนับจากวันที่ยื่นใบสมัครนี้ (สำเนาคำสั่งการจ้างงานคำสั่งให้โอนไปยัง งานอื่นคำสั่งให้ออกจากงาน หนังสืองาน- ใบรับรองค่าจ้าง, เงินสมทบประกันสะสมและจ่ายจริงสำหรับการประกันบำนาญภาคบังคับ, ระยะเวลาการทำงานกับนายจ้างที่กำหนด ฯลฯ) สำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานจะต้องได้รับการรับรองอย่างถูกต้องและมอบให้กับพนักงานโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
(ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ตอนที่ 3 มาตรา 62)

ใบรับรองการจ้างงานมีวัตถุประสงค์เพื่อยืนยันข้อเท็จจริงต่อไปนี้: สถานที่ทำงานจริง ตำแหน่งหรืออาชีพ อายุงาน ขนาด ค่าจ้างเป็นต้น ออกใบรับรองให้เมื่อ หัวจดหมายองค์กรที่มีรายละเอียดขององค์กร ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ จำนวนข้อมูลที่มีอยู่ในใบรับรองการจ้างงานขึ้นอยู่กับที่อยู่ของการส่ง ดังนั้นผู้ตรวจสอบบุคลากรควรเตือนพนักงานว่าการสมัครออกใบรับรองจะต้องระบุองค์ประกอบของข้อมูลและระบุที่อยู่สำหรับยื่นด้วย ตัวอย่างเช่น สถานทูตต่างประเทศ, OVIR, ศาล, กรมตำรวจ ฯลฯ

สำเนาสมุดบันทึกการทำงานหรือสารสกัดจากนั้นจะออกให้กับพนักงานตามใบสมัครที่เป็นลายลักษณ์อักษรของเขาภายใน 3 วันนับจากวันที่ยื่นใบสมัครนี้ (มาตรา 62 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
สำเนาเอกสารเป็นเอกสารที่ทำซ้ำข้อมูลของเอกสารต้นฉบับและทั้งหมดอย่างสมบูรณ์ สัญญาณภายนอกหรือบางส่วนไม่มีอำนาจทางกฎหมาย

GOST R 51141-98 “การจัดการและการเก็บถาวรสำนักงาน ข้อกำหนดและคำจำกัดความ"

หากต้องการให้สำเนามีผลทางกฎหมาย จะต้องได้รับการรับรอง สำเนาเอกสารที่ได้รับการรับรองคือสำเนาซึ่งเป็นไปตาม ตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ทำเครื่องหมาย รายละเอียดที่จำเป็นทำให้มันมีผลทางกฎหมาย

รายละเอียด "เครื่องหมายรับรองการคัดลอก" อธิบายไว้ใน GOST R 6.30-2003 "ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร” (ข้อ 3.26) เครื่องหมายนี้รวมถึง:

รับรอง "ถูกต้อง";
ตำแหน่งของผู้รับรองสำเนา
ลายเซ็นส่วนตัว
การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อ, นามสกุล); วันที่รับรอง

เนื่องจากมีการมอบสำเนาสมุดงานหรือสารสกัดจากนั้นให้กับพนักงานหมายเหตุเกี่ยวกับการรับรองสำเนาจึงเสริมด้วยประทับตราขององค์กรหรือ การบริการบุคลากร- หากสำเนาสมุดงานหรือสารสกัดจากนั้นมีหลายหน้า ก็สามารถใส่เครื่องหมายรับรองสำเนาได้หากจำเป็น ที่ส่วนท้ายของแต่ละหน้า

นายจ้างหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษจากเขาซึ่งตามคำสั่ง (คำสั่งของนายจ้าง) ได้รับการแต่งตั้งให้รับผิดชอบในการเก็บรักษาจัดเก็บบันทึกและออกสมุดงานมีสิทธิที่จะออกสำเนาสมุดงานที่ได้รับการรับรองหรือ สารสกัดจากมัน
การลงทะเบียน คือ การบันทึกหนังสือรับรองเกี่ยวกับเอกสารโดย ในรูปแบบที่กำหนดบันทึกข้อเท็จจริงของการสร้าง การส่ง หรือการรับ
(GOST ร 51141-98)

การลงทะเบียนเป็นการยืนยันการสร้างหรือการรับเอกสารในช่วงเวลาหนึ่ง (วัน) โดยการกรอกลงในแบบฟอร์มลงทะเบียน กำหนดหมายเลข และบันทึกข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับเอกสาร ตามคำนิยาม การลงทะเบียนก่อนอื่นให้อำนาจทางกฎหมายแก่เอกสารเพราะว่า บันทึกข้อเท็จจริงของการสร้างหรือการรับ จนกระทั่งเอกสารจดทะเบียนยังไม่ได้รับเลขที่ยังไม่เป็นทางการและดูเหมือนว่าจะยังไม่มีอยู่

โปรดทราบว่าตามวรรค "g" ของมาตรา 358 รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บได้รับการอนุมัติแล้ว Rosarkhiv 06.10.00 สำหรับวารสารอ้างอิงและสำเนาเอกสาร จะมีการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ 3 ปี (นับจากวันที่ปิดวารสาร)

ช่องที่ต้องกรอก

1. เลขที่
2. วันที่
3. ชื่อเต็มของพนักงาน
4. ใบรับรอง สำเนา คัดแยก
5. เนื้อหาของชื่อเอกสารใบรับรอง
6. ชื่อองค์กร
7. ออกใบรับรอง/สำเนา
8. ลายเซ็นพนักงาน

สิ่งสำคัญ: วารสารสำหรับการบันทึกใบรับรองและสำเนาเอกสารไม่ได้ถูกผูกไว้ แต่เตรียมไว้สำหรับการผูกเท่านั้น: วารสารมีรูทะลุและมีคำจารึกใบรับรองอยู่ที่หน้าสุดท้ายของวารสาร ทุกหน้าของนิตยสารมีหมายเลขกำกับ

เรียน เพื่อนร่วมงาน เราได้ออกนิตยสาร "เปล่า" ซึ่งมีส่วนหัวของคอลัมน์ว่างเปล่า

หากคุณตัดสินใจที่จะเก็บบันทึกการบัญชี/การลงทะเบียนของเอกสารหรือเหตุการณ์ใดๆ ที่หาได้ยากในการขาย คุณสามารถซื้อวารสาร "เปล่า" ของเรา และกรอก "หัวข้อ" ของคอลัมน์ด้วยวิธีของคุณเอง

เรามีตัวอย่างการกรอกเนื้อหาวารสารด้านล่าง:

• วารสารทะเบียนใบรับรองที่ออกให้แก่พนักงาน
• วารสารทะเบียนและบัญชีเอกสารที่ออกให้แก่พนักงาน
• บันทึกการมอบหมายงาน
• ทะเบียนการกระทำ
• วารสารการลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการ (บันทึก บันทึก คำอธิบาย ฯลฯ )
• วารสารการลงทะเบียนและการบัญชีบัตรส่วนบุคคล

นิตยสารเป็น "ว่างเปล่า" - ด้วยส่วนหัวที่ว่างเปล่า กราฟจะตีพิมพ์ในรูปแบบที่สะดวก (A4 หนังสือ)

ฝาครอบมีความหนาทนทาน (กระดาษแข็งมัน หนา 300 g + PVC)

กระดาษขาวคุณภาพสูง 80 แกรม 72 หน้า

เส้นมีความชัดเจน ในกรณีนี้ เส้นจะตรงกัน มากกว่า 2,100 บรรทัดสำหรับการเข้าร่วม ความกว้างของเสาก็สะดวก

หน้าชื่อเรื่องของนิตยสาร "ว่างเปล่า" - เมื่อหัวเรื่องว่างเปล่า กราฟจะมีลักษณะดังนี้:

ดังนั้นในหน้าชื่อเรื่องของวารสาร "ว่างเปล่า" ซึ่งมีหัวข้อว่าง คอลัมน์นี้จึงเต็มไปด้วยชื่อนายจ้างอย่างอิสระและยังมีการเขียนด้วยว่าได้ลงทะเบียน/ลงบัญชีในวารสารแล้ว ลองยกตัวอย่าง

ตัวอย่างที่ 2

คอลัมน์ “เริ่มต้น: “___”_________20___” กรอกเมื่อเปิดวารสาร คอลัมน์ “เสร็จสมบูรณ์: “___”_________20___” กรอกเมื่อปิดวารสารแล้ว

ในหน้าสองและสามของนิตยสารจะมีหัวข้อ “พนักงานที่รับผิดชอบในการดูแลรักษานิตยสาร”

หน้าที่เหลือของวารสารมีคอลัมน์ว่าง - 5 คอลัมน์ในแต่ละหน้า คอลัมน์แรกแคบกว่าเล็กน้อย ส่วนที่เหลือมีความกว้างเท่ากัน นอกจากบรรทัดส่วนหัวแล้ว แต่ละหน้ายังมีบรรทัดให้กรอกอีก 30 บรรทัด

หากคุณต้องการเขียนบันทึกประจำวันที่มีคอลัมน์ไม่กี่คอลัมน์ (1-5) คุณสามารถเขียนบันทึกลงในแต่ละหน้าได้ หากคุณวางแผนที่จะเก็บบันทึกประจำวันที่มีคอลัมน์มากขึ้น (6-10) คุณสามารถทำให้มัน "กระจาย" ได้ เส้นบนหน้าด้านซ้ายและขวาจะอยู่ตรงข้ามกันทุกประการ

ตัวอย่างการกรอกเนื้อหาของวารสาร "ว่าง" - โดยมีส่วนหัวของคอลัมน์ว่าง

ตัวอย่างที่ 1 วารสารการจดทะเบียนใบรับรองที่ออกให้แก่พนักงาน

ตัวอย่างที่ 2 บันทึกการมอบหมายงาน

ตัวอย่างที่ 3 วารสารการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารที่ออกให้กับพนักงาน

ตัวอย่างที่ 4 วารสารทะเบียนพระราชบัญญัติ

ตัวอย่างที่ 5 วารสารการลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการ (บันทึก บันทึกคำอธิบาย ฯลฯ )

ตัวอย่างที่ 6 วารสารการลงทะเบียนและการบัญชีกิจการส่วนตัว

ตัวอย่างที่ 7 วารสารการลงทะเบียนและการบัญชีบัตรส่วนบุคคล

บันทึกประจำวัน "ว่างเปล่า" - เมื่อมีส่วนหัวว่างเปล่า คอลัมน์จะมีหมายเลขกำกับอย่างอิสระ นอกจากนี้ วารสารยังได้รับการเย็บ ปิดผนึก และรับรองโดยหัวหน้าองค์กร (หรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตอื่นๆ) หากนายจ้างกำหนดขึ้นในระดับท้องถิ่น (เช่น ตามคำแนะนำสำหรับ การจัดการบันทึกบุคลากร- ในกรณีนี้ คุณสามารถเขียนรายการที่เหมาะสมเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ในหน้าสุดท้ายของวารสาร