İş süreci otomasyonuna örnekler. İş süreçlerinin otomatikleştirilmesi: kaos nasıl organize edilir? İş süreçleri ve bunların otomasyonu

Dünyadan bir bütün olarak ve temelde radikal bir şekilde bahsedersek, modern iş önceki nesillerin işlerinden bir dereceye kadar farklıdır. girişimcilik faaliyeti iç verimliliğe bakmaksızın sadece işinizi yapıp belli bir “planlı” ürünü üretmenin yeterli olduğu ülkemizde. Ancak ülkedeki siyasi durumun değişmesi, küresel teknolojik ilerleme ve rekabet, inşaat şirketlerinin vektörünü değiştirdi ve esasen girişimcileri zorladı. yeni ÇağÇabalarınızı her şeyden önce iş verimliliğine yoğunlaştırın. İşletmelerde, iş araçlarında ve iş sistemlerinde birçok ciddi dönüşüm aynı anda gerçekleşti; bunlardan biri süreç yönetimi ve iş süreçleri gibi kavramların ortaya çıkmasıydı.

Süreç yönetiminin günümüzde neden bir şirket içindeki iş zincirlerini yönetmenin en verimli yöntemi olduğu, iş süreçlerinin ve bunların otomasyonunun şirketlerde oynadığı rol, aslında süreçleri otomatikleştirmenin nasıl mümkün olduğu ve bir iş süreci otomasyon sisteminin bu anlamda neler sağladığı hakkında etkili şirketler hakkında – bugünkü materyalimizde konuşacağız.

Modern dünyada iş süreçlerinin gelişimi

Bir anlamda iş süreçleri girişimciliğin doğuşundan beri var. Sezgisel olarak, ticaret yapan insanlar, bazı sonuçlara ulaşmak için zaten bazı sıralı eylemler dizisi oluşturmuşlardır. ekonomik verim. O zaman, büyük olasılıkla, onlar için bu, girişimcilik faaliyetlerini organize etmenin mantıklı veya uygun bir yolu gibi görünüyordu. Bu nedenle iş yapan herkesin sezgisel olarak anlayabileceği bir şey anlamına gelen “iş süreci” terimi kullanılmaya başlandı.

Başlangıçta iş süreçleri aslında belirli eylemlerin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin en doğru açıklamayı kaydeden talimatlardı. Teknik olarak bunlar şirketin belirli prosedürleri nasıl yürüttüğüne ilişkin farklı düzenlemelerdi. Daha sonra girişimciler bu belgelerle daha derinlemesine çalışmanın gerekliliğini fark ettiler. Bu, verimliliği artırmak amacıyla iş süreçlerini araştırmaya yönelik ilk deneyimdi.

20. yüzyılın 20'li yıllarında süreçler sadece kelimelerle ve sırayla değil, ilişkilerin grafiksel tasarımıyla en basit akış şemalarıyla anlatılmaya başlandı: “Bunu yaparsan şu olur, farklı yaparsan şu olur”. öyle olacak.” Daha sonra, performans yönetiminin ve bir bütün olarak işletmenin bir unsuru olarak iş süreçlerinin, iş faaliyetlerinin tüm sektörlerinde SAHİP OLMASI GEREKEN bir şey olarak giderek daha fazla resmileştirildiği ve konsolide edildiği ilgili algoritmaların zamanı geldi.

Bilgisayar çağının gelişiyle ve iş süreçlerine yönelik teknik destek açısından yeni fırsatların açılmasıyla birlikte, tercüme girişimleri iş süreçleri elektronik biçimde, çeşitli süreçler arasında istikrarlı yatay ve dikey bağlantıların oluşması ve aynı zamanda küçük faaliyet alanlarını otomatikleştirmeye yönelik ilk girişimler.

Bütün bunlar, şirketin verimliliğini artırmayı amaçlayan iş süreçlerinin gelecekteki toplam otomasyonunun öncüsüydü. Daha sonra iş otomasyonunun potansiyelini ve farklı şirketlerde neredeyse sınırsız sayıda uygulanabilecek bir çözüm geliştirme olasılığını gören çok sayıda geliştirici, otomasyon pazarına girerek işletmelere iş süreçleri alanında çeşitli çözümler sunmaya başladı. , işletmenin herhangi bir işlevsel düzeyine uygulanabilir.

İş süreçlerinin toplam modellemesine başlandı, elektronik sistemler kontrol ve muhasebe, kalite, standart göstergelerin standardizasyonu ve düzenlenmesi için prosedürler ve bunlardan sapmaları en aza indirmenin yolları geliştirilmiştir.

Belirli standartlara dayalı, sonuç odaklı bir iş kurmanın gerekliliği fikri bu şekilde oluştu ve gelişmeye devam etti. Aslında bu, zamanın zorluklarına ve rekabet gücünü artırma ihtiyacına bir yanıttı; “tüketicilerin karşılaştığı zorluklara” ve şirketlerin ve pazarın mantıksal gelişimine bir yanıttı.

Başarının anahtarı olarak iş süreci

Herhangi bir ticari şirket tek bir sonuca odaklanır: para kazanmak. Bu amaca ulaşmak için bir şirket, faaliyet alanına ve büyüklüğüne bağlı olarak belirli sayıda eylem gerçekleştirir. Hepsinin belirli bir nihai sonucu olması gerekir ve bu sonuçların toplamı sonuçta şirketi görevin uygulanmasına ve kar elde edilmesine yönlendirir. Bu nedenle herhangi bir şirket, iş türü, sektörü, coğrafyası ve diğer özellikleri ne olursa olsun, bu şirketin ne yaptığına bakılmaksızın birbirine bağlı iş süreçlerinden oluşan bir sistem olacaktır.

Bir şirketteki herhangi bir iş sürecinin, belirli bir planlanmış standart çerçevesinde ortak çalışması, düzenleyici bir sonuca ulaşılmasını sağlayan sahipleri ve bir katılımcı zinciri vardır. Ayrıca her süreç, süreç sahiplerinin ara sonuçları izleyebileceği ve gerekirse yönetim düzeltici önlemleri alabileceği belirli kontrol noktalarına sahiptir.

Sonuçların tamamında yer almaktadır çeşitli süreçlerŞirketin ana faaliyet amacıdır.

Günümüzde iş süreci yönetimi sadece önemli değil, aynı zamanda etkili işletmelerin işinin ayrılmaz bir parçası haline geldi. Organizasyon sistemi iş süreçlerine yönelik bir yaklaşıma dayanmayan, gerçek anlamda ilerici ve uygun maliyetli bir şirket hayal etmek zordur. İş süreçlerinin bileşenleri standart üretim göstergelerini, finansal ve üretim kaynaklarının giderlerini, personel verimliliğini ve aslında ekonomik potansiyel işletmeler.

Buna paralel olarak iş süreçleri başka bir önemli işlevi yerine getirmeye başladı: insan faktörünün etkisini nötralize etmek. Şirketin teknik donanım derecesi veya teknolojik ilerleme düzeyi ne olursa olsun, şirketler hala robotları değil insanları istihdam ediyor, dolayısıyla belli bir oranda organizasyon düzeyi insan faktörünün etkisi her durumda kendini gösterir. Personel eylemlerinin düzenleyici kontrol olasılığının ortaya çıkması için, şirket çalışanları için temel performans göstergeleri, sorumluluk dereceleri ve söz konusu süreç çerçevesindeki fiili verimlilik iş süreçlerinde belirlenir. Böylece, “her şeyin yerli yerinde olduğu” ve yalnızca sürecin nihai etkinliğinin değil, aynı zamanda iş zincirinin her halkasının sürece katkısının da kontrol edildiği sistemin organik işleyişi sağlanır. buna dahildir.

Analitik bir bakış açısıyla iş süreci sistemi, yalnızca mevcut durumu izlemeye değil, aynı zamanda şirketin iş süreçlerindeki verimliliğini artırmak için tahminler ve senaryolar üretmeye de olanak tanıdığından, kuruluşun yönetimi için bir gösterge, ölçüm ve bilgi kaynağı haline gelir. gelecek. İş süreci analitiği ya da ekonomi literatüründe yaygın ismiyle iş süreci araştırması, işi verimlilik açısından en detaylı şekilde ele almanızı sağlar. Yönetim, süreç modernizasyonuna doğru yaklaşımla neredeyse tüm temel şirket göstergelerini kademeli olarak iyileştirebilir:

Üretim sürecini hız, maliyet ve ürün kalitesi açısından iyileştirmek;
Personelin verimliliğinin ve verimliliğinin yanı sıra kişisel mali motivasyon ve personel için genel işgücü maliyetleri fonunun ortaya çıkardığı sorunları artırmak;
Süreçlerin ve işletme giderlerinin idari bloğunu optimize edin;
Şirketteki iç yapının, belge akış prosedürlerinin ve iç operasyonel disiplinin kalitesini iyileştirmek;
Şirketin dış ve iç iletişim kalitesini artırın.

Genel olarak süreç yaklaşımı, şirketlerin sürekli iyileştirme ve sonsuz optimizasyon arzusunu varsayar; bu nedenle, bu merkezlerin süreçlerinin analitiğine dayanarak çalışmaları iyileştirilebilecek tüm işlevsel merkezleri listelemek imkansızdır. Bu nedenle, her şeyden önce mantıkla yönlendirilmek ve belirli bir organizasyonun özelliklerine odaklanmak, belirli bir süreci iyileştirmek için gerçek tavanı mantıklı bir şekilde değerlendirmek gerekir. İyileştirmek için iyileştirme yapmanın ekonomik verimliliğin artırılması açısından hiçbir anlamı yoktur. Bireysel özellikler belirli iş Optimizasyon ihtiyacını ve doğru yolu, sonsuz verimlilik iyileştirme felsefesiyle aşılanmış şablon iyileştirmelerinden çok daha iyi belirleyecektir.

Özgür
danışma
uzman

Natalya Sivorina

Danışman-analist 1C

İsteğin için teşekkürler!

Bir 1C uzmanı 15 dakika içinde sizinle iletişime geçecektir.

Geleceğe giden yol olarak iş süreçlerinin otomasyonu

Çağ dijital ekonomi işletmelere kendi süreç verimliliklerini iyileştirmeleri için birçok yeni fırsat verdi. Önde gelen iş analistleri, son on yıldır süreç yönetimi ve iş süreci optimizasyonu konusunu geliştirmek için aktif olarak çalışıyor. Birçoğu geliştirildi Farklı yaklaşımlar ve iş süreci metodolojisine dayanan şirket yönetimi ilkeleri ve bunların her biri özel ilgiyi hak ediyor (özellikle iş süreçlerini yönetme yeteneğini de ima ediyor). Bir dereceye kadar işin türüne, ölçeğine ve işletme ekonomisinin diğer özelliklerine bağlı olduklarından, belirli bir şirket için farklı derecelerde etkililiğe sahip olabilirler, ancak hepsi iş süreçlerinin otomasyonunun en kısa yol olduğu sonucuna varır. öngörülebilir bir yönetim ve geliştirme işi modeli.

Bu yolda iş süreçlerinin otomasyonu, iş zincirinin belirli bir bölümünün üretkenliğini artırarak rekabet gücünü artırmayı mümkün kılar ve bir dizi tamamen standart işletme prosedürünü kolaylaştırır:

Otomasyon, birincil muhasebe ve raporlama konularını basitleştirecek muhasebe, büyük miktarda bilginin girilmesi, envanter bakiyelerinin izlenmesi ve diğer matematiksel/hesaplamalı prosedürler, bunlar geleneksel olarak ağırlıklı olarak emek yoğun operasyonların manuel olarak bloke edilmesidir. Çoğu zaman bu, belge işlemeye ve bağımsız işlemlere odaklanan otomatik BT teknolojilerinin uygulamaya konulması, veri girişinin çeşitli tarama öğeleriyle değiştirilmesi ve bu tür rutin prosedürlerin diğer basitleştirilmesiyle gerçekleştirilir.
Süreç otomasyonu, bir işletmenin ana maliyetlerini azaltmanıza veya optimize etmenize olanak tanır. Ana gider kalemleri geleneksel olarak üretim süreci ve şirket personelidir ve süreç otomasyonu, personel yapısının ana darboğazlarını ve önemli etkisiz kısımlarını tanımlamayı ve bu bileşenleri işletme faaliyetlerinden ortadan kaldırarak maliyet düşürmeyi mümkün kılacaktır.
Proses otomasyonu, düzenleyici gerekliliklere uyum sağlayarak ve iç kontrol önlemlerini uygulayarak ürünlerin kalitesini artırmayı mümkün kılar.
Proses otomasyonu, yer tasarrufu sağlar entelektüel kaynakŞirketin yönetimi ve kilit uzmanları, çabalarını emek yoğun ve rutin manuel operasyonlardan şirketin gelişimine yönlendiriyor.

Herhangi bir otomasyonun temel ilkesi, belirli bir (otomatik) iş süreciyle ilişkili organizasyon yapısının tüm seviyelerine entegre edilmesi gerektiğidir. Şirketin kurye hizmetini ve sekreterliğini dahil etmeden belge akış sürecini otomatikleştirmek imkansızdır. Veya, örneğin, üretim sürecinin herhangi bir döngüsünü otomatikleştirin, ancak lojistik sorunlarını veya müşteri şikayetlerini ele almayı otomatikleştirmeyin. Muhasebeciler, faturaları mutabakata varmak ve ödemeyi onaylamak için otomatik bir sürece sahip olarak hesap makinesini kullanarak ödemeleri saymaya devam ederse, iş sürecinin tam olarak otomatik olmadığı düşünülebilir. Bu da bir dereceye kadar onu hiçbir anlamdan mahrum bırakıyor, çünkü bir hata meydana gelirse (insan faktörü), bunu zamanında takip etmek mümkün olmayacak ve sonraki süreçleri etkileyecektir.

Şirketler, iç özelliklerine bağlı olarak iş süreçlerini otomatikleştirirken farklı zorluklarla karşılaşmaktadır.

Örneğin, manuel muhasebe ve farklı finansal Muhasebe Aslında tablo biçiminin de bünyesinde belirli sayıda süreç vardır, ancak karmaşık otomasyonun bu çalışma alanına dahil edilmesi, yalnızca neden olduğu bazı sorunlara neden olmayacaktır. teknik özellikler ama aynı zamanda personelin muhalefeti de var.

Bu nedenle, iş süreçlerini otomatikleştirmeye yönelik projeler neredeyse her zaman sıfırdan geliştirilir, çünkü tek bir organizasyonda ortaya çıkabilecek sorunları şirketin ayrıntılarına girmeden tespit etmek imkansızdır. Yönetimin, şirketin buna hazır olmadığını ve prensipte projenin uygulanmasının mümkün olmadığını hesaba katmadan otomasyon konusunda karar verdiği durumlar vardır. Bunu önlemek için otomasyon sonucunda ulaşılması gereken hedefi net bir şekilde anlamalı, hedefe ulaşmak için hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğunu, otomatik iş sürecinin uygulanmasına hangi personelin dahil olacağını ve hangi pazarda yer alacağını belirlemelisiniz. trendler kısa vadede iş sürecini etkileyebilir.

Yalnızca iyi geliştirilmiş bir süreç otomasyon stratejisi, nihai sonucu garanti edebilir ve iş uğruna çalışma riskini ortadan kaldırabilir. Herkes "otomasyon" sonrasında iş süreçlerinin tamamen çalışamaz hale geldiği veya otomasyon projelerinin iç faktörlerden dolayı tamamlanmasının imkansız olduğu durumların örneklerini bilir. Bu nedenle iş süreçlerinde yer alan şirketlerin karşılaştığı tipik sorunlara biraz değinelim:

Bir işlemi otomatik bir sisteme aktarırken hatalar– Para biriktirme arzusundan kaynaklanan en yaygın sorun. Çoğu zaman süreç sahiplerinin kendileri olan deneyimsiz yöneticiler, işlerini bilgi alanına aktarıp otomasyona geçirmeye çalışırlar. Sonuç olarak ayrıntılar kaybolur, mantık bozulur veya hiç takip edilmez, otomatik eylemler dizisi yoktur ve otomatik sürecin tamamına ancak "koltuk değneği" denebilir. Bu mantıklı bir sonuçtur çünkü satış uzmanları otomatikleştirilmiş iş süreçleri oluşturma alanında profesyonel olamazlar. Bu tür çalışmalar özel nitelik ve deneyim gerektirir ve sonuç ancak dar uzmanların ve süreç sahibinin ortak çabalarıyla elde edilebilir. Eğer Hakkında konuşuyoruz bir departmanın ötesine uzanan bir süreç hakkında veya şirketin otomasyona geçirmeye karar verdiği bir süreç hakkında zor süreç(satın alma, üretim vb.), yalnızca kalifiye bir ekip süreci "olduğu gibi" ayrıntılı olarak inceleyebilir ve uygulanabilir bir otomatik şema oluşturabilir.
Otomasyon sabotajı bir işlemi otomatik bir sisteme aktarırken hatalarla karşılaşan bir sorundur. Otomatik sürecin zaman kaynaklarını serbest bıraktığını fark eden ekip, kendini koruma içgüdüsü veya işlerinde bir şeyi değiştirme ve yeni şeyler öğrenme konusundaki temel isteksizliğin rehberliğinde otomasyonun uygulanmasına müdahale etmeye başlar. Bu sorunu yüzde yüz ortadan kaldırmak oldukça zordur, ancak yetkin yönetim ve personelin şahsında kaynak için gerçek planların varlığı ile yönetimin neden otomasyona geçme kararını verdiğini ve bunun hangi rolde olduğunu ekibe aktarmak mümkündür. veya o uzman gelecekte oynayacak. Tabii ki bu işe yaramazsa anahtar hedef otomasyon – personel maliyetlerinin azaltılması (ve birçok şirket için personel hâlâ en pahalı halkadır).
Personelin teknik hazırlıksızlığı- genellikle otomasyonun en başında veya tam tersine proje bittiğinde ve başlatıldığında kendini gösteren bir sorun. Otomasyonun teknik zorluklardan dolayı yavaşlaması konusu aslında bu karmaşık işlerde karşılaşılabilecek kötülüklerin daha az olmasıdır, çünkü personeli eğitmek ve yaratmak her zaman mümkündür. dahili sistem gelecekte bu tür sorunlardan kaçınmak için mentorluk.
Gücünü hesaplamadım- bir yatırım sorunu. Otomasyon planları muazzamdı, şirketin kaynakları yanlış hesaplandı ve bu nedenle bir noktada projeyi uygulamak için yeterli kaynağın olmadığı ortaya çıktı. Ne yapalım? Uygulama sürecinin kendisini optimize edin (zaman, hız), kaynakları arayın (ödünç alınan, ertelenmiş), koşulları değiştirin (indirim isteyin, yüklenicileri değiştirin, ekiplerin boyutunu azaltın) ve otomasyon sürecini herhangi bir yöntemle tamamlama fırsatlarını arayın. erişilebilir yollar, eğer sonuçta şirkete kâr vaat ediyorsa.

İşletme yukarıdaki hataların üstesinden gelmeyi başarırsa, sorunlu durumlar önceden çözüldüğü için otomatikleştirilmiş iş sürecinin nasıl düzgün şekilde düzenlenebileceği sorusuyla karşı karşıya kalacaktır. Bu tür iş süreçlerinin özelliklerine daha yakından bakalım:

Otomatikleştirilmiş bir iş sürecinin, şirketin bu iş süreci çerçevesinde çözdüğü amaç ve hedefleri olması gerekir. Bu, herhangi bir süreç kullanıcısının ve şirket yöneticisinin iş sürecine bakabileceği ve iş sürecinin nihai hedefinin ne olduğunu, hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini ve bu hedefe giden yolda bunları tamamlamaktan kimin sorumlu olacağını anlayabileceği anlamına gelir. Örneğin, otomatikleştirilmiş bir iş süreci, geçen yıla ait envanterin çapraz satışıysa, bu durumda böyle bir projenin küresel hedefi, stokları satmaktır. Bu hedefe ulaşma yolundaki görevler: formasyon ürün yelpazesi, müşterilere önerilerde özel bir algoritmaya göre ürünler ekleyen siteye bir komut dosyası yazmak, belirlenen kurallara göre e-posta dağıtımı, önceki koleksiyondaki ürünlerde indirimler oluşturmak ve her biri sorumlu bir uzman veya departmana atanan diğer eylemler.
Açık bir otomatik sürecin zaman düzenlemesi olması gerekir. Bu aslında süreç yönetiminin ana prensibidir: tüm eylemler ve iş organizasyonu belirli bir programlanmış süreye uymalıdır. Buna göre ilk örnek olarak kalanların satışı ile ilgili konuşursak, böyle bir projenin belirli bir faaliyet aralığına ve verimlilik oranına sahip olması gerekir. Aralık, işe başlama ve sürecin sonuçlarını bir bütün olarak özetleme süresini sınırlayacak ve üretkenlik hızı (zamanla da ölçülür), sürecin her bağlantısının genel sonuca katkısının analiz edilmesini mümkün kılacaktır. , nesnel nedenlerle gerekçelendirilmeyen işin tamamlanması için son teslim tarihlerinin ihlallerini izlerken.
Otomatik bir iş süreci aşamalara ve kontrol noktalarına bölünmelidir. Bu, aşamaya veya aşamaya bağlı olarak sürecin ilerleyişinin izlenmesine, süreç katılımcıları arasında sorumluluğun dağıtılmasına ve ayrıca tamamlanmayan tamamlanma aşamasında sürecin hızlı bir şekilde analiz edilmesine yardımcı olur. Aşamalar içerisinde ekibe maksimum hareket özgürlüğü ve faaliyet sırası verildiğini, ancak kontrol noktalarında aşamanın standart sonucuna ilişkin katı raporlamanın ve belirlenen son tarihlere sorgusuz sualsiz bağlılığın gerekli olduğunu unutmamak önemlidir.
Otomatik bir iş süreci için standartlar sistemi, sürecin ilerleyişini kontrol edebilmek için yeterli bilgiyi içermelidir. Süreç mutlaka bir dizi belge ve raporlamayla düzenlenir. Bu süreç kontrollerinin birleşimi, ekibin sadece talimatları takip etmek yerine, zor durumlara belirlenen çerçeve içerisinde çözüm aramasına olanak tanır.
Otomatikleştirilmiş bir iş süreci yalnızca daha önce bahsedilen hususlar açısından değil, aynı zamanda uygulanması için kullanılan kaynaklar açısından da değerlendirilebilir: çalışma saatleri, finans, ekipman, teknoloji ve diğer şeyler. İş sürecinin planlanan sonuçla tamamlanmasını sağlamak için, durumdaki belirli öngörücü değişiklikler dikkate alınarak tüm bu konuların başlangıçta iş sürecinin uygulanması aşamasında düşünülmesi ve dikkate alınması gerekir.
İş sürecinin yürütülmesinden ve etkinliğinden sorumlu kişiler. Bir iş süreci otomasyon sistemi ne kadar mükemmel olursa olsun, duruma küresel ve eleştirel bakabilen canlı bir kontrolöre ihtiyaç duyar. Bu nedenle, herhangi bir otomatik iş süreci, görevi yalnızca temel işlevi yerine getirmek değil aynı zamanda sürecin kilit noktalarını kontrol etmek olan, yürütülmesinden sorumlu çalışanlar tarafından desteklenmelidir.
Katılımcıların bilgilendirilmesi, birbirine bağlı iş süreçleri sisteminin en önemli unsurudur, bu aynı zamanda bir kontrol aracıdır. En yüksek verimlilik, sistemin kendisinin bildirimler oluşturduğu ve özel bir katılımcı listesini bilgilendirdiği noktalar ilkesine dayanan, bir iş sürecinde meydana gelen tüm eylemler hakkında otomatik olarak bilgi veren sistemler tarafından gösterilmektedir. Elbette manuel bilgi de işe yarar, ancak disiplin gerektirir ve çoğu zaman belirli başarısızlıklara neden olur.

Yukarıdakilere dayanarak, konum, sektör, pazar veya iş koluna bakılmaksızın, yani herhangi bir şirket için iş süreçlerinin otomasyonunun esas olduğu açıktır. yeni seviye işletme. Şiddetli rekabet ve dijital ekonomi çağında, pazar payını korumak ve artırmak isteyen şirketler için otomatikleştirilmiş iş süreçlerini uygulamaya koymanın faydalarını abartmak imkansızdır. Bir şirket, otomatikleştirilmiş iş süreçlerini tanıtarak yalnızca belirli bir takım avantajlar elde etmekle kalmaz, bariz avantajlar Rakipleriyle karşılaştırıldığında işini temelde yeni bir iş yapma düzeyine taşıyor. Bu sürece kısmen iç etkililik ve verimliliğin artırılmasına odaklanan bir dünya görüşü denilebilir. Yirmi birinci yüzyılda, el emeği artık ekonominin temeli olmaktan çıkmış, insanoğlunun sanayi alanındaki entelektüel başarıları sayesinde şirketler gelişimlerini hızlandırabilmekte, üretkenliği ve iş hızını arttırabilmekte, hizmet kalite göstergelerini iyileştirebilmekte veya maliyetleri düşürebilmektedir. iş süreci otomasyonu.

WEB araçları ve BPM kavramları - tüm bu terimler, işlerini modernleştirmek isteyen modern girişimcilerin önüne atılıyor. Anlaşılmaz kısaltmalar, net olmayan yabancı terimler... Peki gerçekten ERP, BPM, CRM sistemleri nedir?

Kitlelerin yararına yeni ürünler

Son zamanlarda bilgi teknolojisi ve bilgi işlem gücü önemli bir unsur haline geldi Gündelik Yaşam. Şirket içinde olup biten her şeyin kontrolünü elinize almanızı sağlayacak ve mümkünse insan faktörünün hata yapma olasılığını azaltacak bir yazılım paketi yazmanın oldukça karmaşık bir süreci olan küreyi atlamadılar.

Geleneksel iş yönetimi modelleri giderek geçmişin kalıntısı haline geliyor. Günümüzde iş sistemlerinin otomasyonu zorunlu bir girişimdir ve gecikmemek daha iyidir, çünkü şirketin esnekliği, pazarda hayatta kalma yeteneği ve şiddetli rekabet koşullarında bile değişen koşullara uyum sağlama yeteneği büyük ölçüde buna bağlıdır.

Genel terminoloji

Bir iş süreci, şirket yöneticileri tarafından belirlenen hedeflere ulaşmak için bir stratejiyi kolaylaştırmanıza ve uygulamanıza olanak tanıyan bir dizi aşamadır. Başvuruyor etkili araçlar iş otomasyonu ile planlarınıza ulaşmak için tüm operasyonları standartlaştırabilirsiniz. Bu, müşterilerle etkileşimi daha etkili hale getirecek, organizasyonun departmanları sürekli diyalog halinde olacak ve karlar artacaktır. Aynı zamanda müşteri memnun olacak, hizmet kalitesi oldukça yüksek olacağından önceki müşteriler kalacak ve daha önce hizmet verenlerin tavsiyesi de dahil olmak üzere yenileri gelecektir.

İş süreci otomasyonunun temel hedefleri, iş sürecini mal ve hizmet pazarında hayatta kalmanın etkili, verimli ve karlı bir yoluna dönüştürmektir. Fonksiyonel ve kullanışlı çözümler kullanılarak yönetim sistemlerinin geliştirilmesi, şirkette meydana gelen tüm süreçleri yönetmenize olanak tanır.

Nasıl çalışır?

Bir girişimcinin bir karar vermesi gerektiğinde, bir iş otomasyon sistemi seçmenin kolay ve çok sorumlu bir iş olmadığını anlamakta fayda var. Mümkün olduğunca işletmenin faaliyet gösterdiği alanda uzmanlaşmış etkili bir ürünü tercih etmek gerekir. Bir kuruluş içinde meydana gelen tüm süreçlerin karmaşıklığına bakılmaksızın modellenmesine olanak tanıyan seçeneklerin kullanımının kolay ve operasyonda etkili olduğuna inanılmaktadır. Bunun, çevrimiçi erişime izin veren bulut sunucularda uygulanması halinde, bu tür iş süreci otomasyonu en etkili yöntem olacaktır.

Görsel araçlar sistemle çalışmayı daha kolay hale getirir, girilen bilgilerin kalitesini, içeriğin bütünlüğünü kontrol etmek ve ayrıca işletmenin her çalışanının etkinliğini değerlendirmek daha kolaydır. İş süreçlerinin otomasyonu yoluyla yöneticiye sağlanan doğru bilgi, yönetim kararlarının alınmasında temel oluşturur.

Herkes için yararlı

İş otomasyonu teknolojileri, şirket yöneticileri için de daha az önemli değildir; bu sayede, görevlerden sorumlu kişiyi ve süreçteki tüm katılımcıları istedikleri zaman takip edebilecekleri bir araç elde ederler. Aynı zamanda işe harcanan zamanı da hesaplamak mümkündür. Bu bilgi, faaliyetlerin daha fazla planlanması için gereklidir.

İş otomasyon sistemlerini geliştirirken ürün, acil görevleri kontrol etmenize olanak tanıyan bir otomatik hatırlatıcı içermelidir. Mesajlar program tarafından belirtilen modda oluşturulur; kuruluşun personeli ve müşterileri için önemli olan çeşitli olaylarla ilgili bilgilerin çıktısını yapılandırabilirsiniz. Bir sistem geliştirirken, tasarıma özellikle dikkat etmek gerekir - arayüz, sezgisel düzeyde anlaşılır olmalıdır, böylece çalışanlar hızlı bir şekilde onunla çalışmaya dahil olabilir ve hata yapmazlar.

Satış elemanları için her şey

Otomasyon sistemini devreye sokmanın ana yönlerinden biri, satış konusunda uzmanlaşmış firmaların çalışmalarını iyileştirmektir ve her şeyden önce işlemlerden sorumlu personelin yeni ürün üzerinde çalışması gerekecektir. Otomasyon dağıtım yapmanızı sağlar çalışma zamanı ve her yeni günün etkinliğini artırın. Sistemde programlanan iş süreçleri ayrı aşamalara ayrılmakta ve ürünü kullanan yönetici her zaman bilgi alabilmektedir. arkaplan bilgisi geçerli adımla ilişkilidir.

Modern sistemler, belirli bir müşteriyle etkileşimin tüm aşamalarını izlemenize olanak tanıyan araçlar içerir. Bu, söz konusu müşteriye uygun bir hizmet veya ürün sunmanın mümkün olduğu temel alınarak isteklerin analiz edilmesine yardımcı olur. Günümüzde bireysel yaklaşıma ve ihtiyaçların dikkate alınmasına büyük önem verilmektedir. Verimliliği analiz etmek için satış hunisi hesaplamasını otomatikleştirmeye başvurabilirsiniz. Benzer bir araç, bir işletmenin işleyişindeki darboğazların belirlenmesinde faydalı olacaktır. İş süreçlerini analiz etmeye yardımcı olan başka araçlar da vardır. Bir girişimci, girişiminin özelliklerini dikkate alarak en uygun olanı seçmeli ve yönetim sistemini uygulayan programcılar için bir görev formüle etmelidir.

Akıllıca sürün

Üç iş süreci otomasyon sistemi sınıfından bahsetmek gelenekseldir: geliştirme, destekleme, birincil. Derecelendirme, şirketin çalışmaları üzerindeki etki derecesine, sonucun belirli bir sistemin doğru uygulanmasına bağımlılığına göre belirlenir.

Etkili otomasyon aynı zamanda potansiyel müşterileri kontrol edebileceğiniz ve hem potansiyel hem de halihazırda yerleşik bir müşteri grubunun ihtiyaçlarını belirleyebileceğiniz bir araçtır. Gelecekte süreçten sorumlu yöneticinin çalışmalarında bunu dikkate alabilmesi ve adımlarını ayarlayabilmesi için yeni bir müşteri adayının sisteme kaydedilmesi ve görüntülenmesi gerekir.

Müşteri için her şey

Başarıyla ilgilenen herhangi bir işletmenin çalışmasının ana fikri, müşterinin ihtiyaçlarını ve zevklerini dikkate alarak ihtiyaçlarını karşılamaktır. Hizmetin kusursuzluğu, yerleşik hedef kitleyi korumanın anahtarı haline gelir ve tüm ticari operasyonlar için otomatik bir kontrol sistemi uygularsanız bu düzeyde bir hizmet sağlanabilir. Bu, insan faktörünün neden olduğu hataların önlenmesine yardımcı olacak ve tüm konuları, son teslim tarihlerini ve önemli hususları odakta tutmanıza olanak sağlayacaktır. Çok kanallı müşteri hizmetleri, düşünceli ve etkili bir sistem uygulamanıza olanak tanıyan oldukça önemli bir araçtır.

Geliştirme, tüm istek ve isteklerin temel alınacağı bir referans sürecinin programlanmasını içerir. Gelen bilgileri analiz ederken maksimum miktarda veriyi işlemek için tek bir pencere kullanabilirsiniz. Operatörler uygun bir sistem kullanarak bir müşteriyle ilişkili sözleşmeleri çağırabilecek, geçmişini görüntüleyebilecek, son teslim tarihlerini takip edebilecek ve kullanılabilirliği kontrol edebilecek. geri bildirim ve tüm bu işlemlere minimum zaman ve çaba harcayın.

Dokümantasyon desteği

Bazen her operasyonu belgelemenin sıkıcı, sıkıcı, zaman alıcı ve tamamen işe yaramaz olduğu görülüyor. Geliştiriciler modern aletler işletmeleri otomatikleştirmek için bu popüler görüşü dikkate aldık, bu nedenle işadamının geniş bir seçeneği var yazılım ürünleri belgeleme sürecinin optimize edilmesine yardımcı olur.

Tüm resmi evraklar her zaman elinizin altında elektronik formatta, yapılandırılmış ve sıralanmıştır ve özel programlanmış araçlar, son teslim tarihlerinin yerine getirilip getirilmediğini izler. Müşteri ve tedarikçilerle yapılan yazışmaları, muhasebe belgelerini, sözleşmeleri takip edebilirsiniz. Pek çok ürün, yeni belgeler oluşturmayı kolaylaştıran yerleşik şablonlar da içerir. Sipariş verirken otomatik sistem Bir kuruluş için bir iş adamı, programcılara bellekte saklanan temel bir şablon sağlar.

Bu neden gerekli?

Otomatik bir sistem kullanarak hızlı ve verimli bir şekilde bulabilirsiniz. gerekli belge toplam bilgi miktarı arasında. Birçok program, taranmış kopyaları eklemenize izin verir; bu da kullanışlıdır ve belgeye ihtiyaç duyan kişinin nerede olduğuna bakılmaksızın basılı forma erişim sağlar.

Belgeleri elektronik depolama alanında birleştirmek, verileriniz üzerinde kontrol sahibi olmanıza ve hiçbir şeyin kaybolmayacağından emin olmanıza yardımcı olur. Aramanın rahatlığı ve hızı, çalışma sürecini daha verimli ve dolayısıyla daha etkili hale getirir. Erişim haklarını genişleterek, seçilen bir belgeyle grup olarak çalışabilirsiniz; bu, toplu bir çözüm gerektiren karmaşık görevlerle başa çıkmanıza yardımcı olur. Şirket sık sık çalışıyorsa ticari belgeler için nişan alma kabiliyetlerini içeren bir otomasyon sisteminin seçilmesi gerekmektedir. Bu, dokümantasyon onay aşamasını daha hızlı ve verimli hale getirecektir.

Geleceğe bakın

Kriz dönemi işletmeleri en etkili ve güçlü araçlara başvurmaya zorlar, aksi takdirde piyasada hayatta kalmak imkansızdır. Karmaşık otomasyon, maliyetlerin azaldığı, işin sonucunun daha önemli hale geldiği ve işletmenin finansal bileşeninin otomatik çözümlerin kullanılmasından çok daha karlı olduğu modern bir yaklaşımdır.

Sistem geliştirme, öncelikle kuruluşun tüm iş süreçlerinin tanımlanmasını, sıralarının belirlenmesini ve önem ve karmaşıklıklarının derecelendirilmesini içeren sorumlu bir görevdir. Bu yaklaşımı kullanmak, süreçteki tüm katılımcıları birleştirmemize ve hem şirket içinde hem de müşteriyle iletişim kurarken karşılıklı anlayışa ulaşmamıza olanak tanır. Otomatik bir sistem oluşturmaya çalışırken hem kuruluşun çalışmasındaki ana süreçlere hem de altyapıyı destekleyen yardımcı süreçlere dikkat etmek gerekir. Bir işletmenin faaliyetini planlamanın, personeli geliştirmenin ve performans sonuçlarını iyileştirmenin temelini oluşturan iş süreçleri olduğu unutulmamalıdır.

Başarısız kurumsal otomasyon vakaları oldukça sık görülür. Bu nedenle, bu çok emek yoğun ve pahalı girişime başlamadan önce, otomasyonun neden gerekli olduğunu anlamanız tavsiye edilir. Ve onun yardımıyla hangi sorunların çözülmesi gerekiyor?

Uzmanlar genellikle kurumsal otomasyon sürecini birkaç aşamaya ayırır:

1. İş süreçlerinin analizi, uyarlanması veya revizyonu.

2. Gerçek otomasyon ihtiyaçlarının belirlenmesi.

3. Yazılım çözümlerinin seçimi veya özel yazılımların geliştirilmesi.

4. İşletmede yazılımın uygulanması ve personelin kullanımı konusunda eğitilmesi.

Üstelik ilk iki aşama, önem açısından hiçbir şekilde sonuncusundan aşağı değildir.

Bir tanımla başlamaya değer. Bir iş süreci, kontrol eylemleri yoluyla ve kaynakların yardımıyla süreç girdilerinin tüketiciler için değerli olan çıktılara, süreç sonuçlarına dönüştürüldüğü sıralı, amaçlı ve düzenlenmiş faaliyetler sistemidir. Ve bakış açısından iş süreci Bilişim Teknolojileri- sürdürülebilirdir bilgi süreci(iş sırası) üretimle ilgili ekonomik aktiviteşirket ve genellikle yaratmaya odaklandı yeni değer. Bir iş süreci, şirketin bilgi sisteminde şirketin iş hedeflerinden birini (veya daha fazlasını) uygulayan birbiriyle ilişkili fonksiyonel faaliyetlerin bir hiyerarşisini içerir; örneğin, ürün çıktısının yönetimi ve analizi veya ürün çıktısı için kaynak desteği (ürünler mal olarak anlaşılır, hizmetler, çözümler, belgeler).

Not:Çoğu zaman, otomasyonun yardımıyla yöneticiler şirketin çalışmalarını koordine etmek isterler. Kesinlikle, modern yönetim Bilgi sistemleri olmadan hayal etmek zor. Ancak otomasyon, iş süreçlerinin organizasyonundaki hataları düzeltmeyecektir.

Örneğin,İşletmenin manuel olarak veya eski sistemler kullanılarak işlenmesi imkansız hale gelen büyük miktarda bilgiye sahip olması durumunda, otomasyon çıkış yoludur. Eğer gerekli bilgi basitçe orada değil veya güvenilmez, yöneticiler hata yapıyor, departmanların çalışmaları koordine edilmiyor, o zaman yönetim sisteminin değiştirilmesi gerekiyor - burada hiçbir otomasyon yardımcı olmayacak.

Bu yüzden Her şeyden önce yöneticinin durumu ayık bir şekilde değerlendirmesi gerekiyor ve otomasyonun kendisini ilgilendiren sorunları çözüp çözmeyeceğini anlıyor.

İş süreçlerinin otomasyonu modern sahne geliştirme aşağıdaki görevleri çözebilir:

Şirket bilgilerinin işlenme hızının arttırılması (örneğin, bir uygulamanın satış departmanından depoya daha hızlı iletilmesi).
Artan iş şeffaflığı (örneğin, karşı tarafların borçlarını hızlı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz).
Bilgi miktarı üzerinde kontrol (örneğin, müşteriler istekleri İnternet üzerinden kendileri gönderebilirler).
Eylemlerin koordinasyonu (örneğin, bir müşteri için önceden ayrılmış bir öğe diğerine gitmeyecektir).
İşletme teknolojisinin artırılması (örneğin fiyatlar ve vergilerin otomatik olarak hesaplanması) vb.

Otomasyon, örneğin müşteri akışını artırmak, raporları zamanında göndermek veya geliştirme beklentilerini belirlemek gibi diğer görevlerin çözümünü doğrudan etkilemez!

Bu yüzden Otomasyona genellikle aşağıdaki durumlarda ihtiyaç duyulur:

yeni görevlere yeniden yönlendirme (diğer ürünlerin üretimi, yeni pazarlara giriş, teknik yeniden ekipman);
reformların gerçekleştirilmesi veya yönetim ilkelerinin değiştirilmesi;
eski otomasyon sisteminin işletmenin ihtiyaçlarını karşılayamaması;
Şirketin satışa hazırlanması (otomasyon piyasa değerini arttırmalıdır).

Sonraki önemli nokta: Şu anda hangi çalışma alanının otomatikleştirilmesi gerektiğini açıkça tanımlamanız gerekiyor. Üstelik küçük şirketlerin bunu yapması hiç de zor değil. Sadece şirketteki kimin faaliyetlerinin büyük miktarda bilgiyi işlemeyi, depolamayı ve rapor oluşturmayı içerdiğini analiz etmeleri gerekiyor. Kural olarak bunlar muhasebe ile ilgilenen bölümlerdir. Vergi muhasebesi, envanterin hareketinden vb. sorumludur. Otomasyon ihtiyacı sorunu genellikle ortaya çıkmayan "genel olarak tanınan" süreçler vardır. Geleneksel olarak bunlar muhasebe, envanter hareketleri, maaş bordrosu ve personel kayıtlarıdır. Otomasyon sayesinde verimliliklerinin arttığı defalarca kanıtlandığı için bu süreçler en başından itibaren otomatikleştirilmiştir.

Tam olarak neyin otomatikleştirilmesi gerektiğini anlamanın başka bir yolu da şudur: yöneticiye tam olarak neyin uymadığını anlamak mevcut çalışma kuruluşlar. Memnuniyetsizliğin nedeni sürecin tamamlanması için gereken süre, maliyeti, kalitesi (hata ve arıza sayısı) olabilir. Örneğin otomasyon araçlarını kullanmadan üretimi manuel olarak planlayabilirsiniz. Ancak hesaplamaların doğruluğu, kural olarak, arzulanan çok şey bırakıyor ve uygulanma süreleri yaklaşık bir haftadır. Ayrıca bu şekilde planlama yapılırken birçok hata yapılmaktadır. Ve "manuel" bir sürecin mali maliyetinin makul olmayacak kadar yüksek olduğu ortaya çıkıyor.

Ancak bundan sonra doğrudan otomatik bir sistem seçmeye geçebilirsiniz.

Genellikle teknik gereksinimlere en uygun olan ve gelecekte bilgi büyümesine engel teşkil etmeyecek program tercih edilir. Ne yazık ki bulmak neredeyse imkansız hazır sistemŞirketin ihtiyaçlarını yüzde yüz karşılayabilecek. Bu nedenle işlevsellik ve maliyet açısından en uygun yazılım ürününü seçmeye devam etmektedir.

Tüm otomasyon sistemleri iki sınıfa ayrılabilir: katı, bir dizi standart ayarlarla (örneğin, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) ve işlevlerini değiştirme yeteneğiyle esnek (örneğin, 1C, Microsoft Axapta). Bu bölüm tüm programlar için geçerlidir- yerel sorunlara yönelik basit çözümlerden büyük işletmelere yönelik karmaşık otomasyon sistemlerine kadar.

Uzmanlar şunları tavsiye ediyor: zor olup olmadığını belirlemek için esnek sistem Belirli bir durumda ihtiyaç duyulduğunda, işletmenin ve iş süreçlerinin önümüzdeki iki ila dört yıl içinde nasıl değişeceğini anlamak gerekir. Kuruluş istikrarlı bir şekilde çalışıyorsa ve yakın gelecekte yönetim sisteminde köklü değişiklikler yapılması planlanmıyorsa, Batılı olanlar da dahil olmak üzere katı sistemleri deneyebilirsiniz. İnkar edilemez bir avantaja sahiptirler; en iyi yönetim başarılarını bir araya getiren eksiksiz ve kolaylaştırılmış çözümlerdir. Ancak böyle bir sistemi seçen şirket, çalışmalarını içinde uygulanan iş süreci modeline "ayarlamak" zorunda kalacak. İçin yerli işletmeler Bu her zaman mümkün değil. İşletme sık sık reform yapıyorsa ve yönetim sistemi henüz tamamlanmadıysa, şirketin büyük maliyetler olmadan değiştirilebilecek esnek bir sisteme ihtiyacı vardır. Bu tür ürünler piyasada mevcuttur. Ayrıca hazır çözümler de bunlara göre uygulanabilmektedir.

Sürekli değişen piyasa koşulları, karar vermedeki yüksek hız, varlık yönetiminde çoklu görev ve riskleri azaltma ihtiyacı, iş faaliyetlerinin organizasyonunda modern yaklaşımları gerektirmektedir. Gittikçe karmaşıklaşan iç ve dış dünyadan bir çıkış yolu dış ortam işletme olur karmaşık otomasyon iş süreçleri. Değerli kaynakları serbest bırakır stratejik Planlama ve yönetimin yoğunlaşması kilit alanlarşirket işi. Otomasyonun ve ERP sisteminin ne olduğundan, neden süreç yaklaşımına ihtiyaç duyulduğundan, dünyada ve Rusya'da hangi yazılımın en popüler olduğundan bahsedeceğiz.

İşletme ve otomasyon: dün, bugün, yarın

İş otomasyonu, basmakalıp operasyonların ve iş görevlerinin uzman bir kurumun kontrolü altında kısmen veya tamamen devredilmesidir. bilgi sistemi veya donanım ve yazılım kompleksi. Sonuç, insanın serbest bırakılması ve finansal kaynaklarİşgücü verimliliğini ve stratejik yönetimin etkinliğini artırmak.

Otomasyon genellikle iki yönde gerçekleştirilir:

* Ana iş süreçlerinin otomasyonu:örneğin satış veya müşteri hizmetleri yönetimi. Bu durumda satış hacmini, üretilen ürün sayısını doğrudan artırmak ve bir bütün olarak işletmenin tamamının karlılığını artırmak için gerçekleştirilir.
* Destekleyici süreçlerin otomasyonu muhasebe, raporlama, ofis işleri gibi. Bu tür bir otomasyon, gelir artışını doğrudan etkilemez ancak rutin işlerin zamanını ve maliyetlerini azaltmaya yardımcı olur.

İş otomasyonunun ana hedefleri şunlardır:

* işletmenin operasyonel faaliyetlerine, muhasebe ve kontrol organizasyonuna etkili destek;
* Ortaklar için faturalar, faturalar, mutabakat raporları dahil olmak üzere her türlü belgenin hazırlanması ve iş teklifleri;
* herhangi bir süre için şirketteki durumla ilgili raporların hızlı bir şekilde alınması;
* Personel maliyetlerinin optimizasyonu, çalışanları rutin işlerden kurtararak çalışma süresini kullanma verimliliğinin artırılması;
* “İnsan faktörünün” en önemli iş süreçleri üzerindeki olumsuz etkisini en aza indirmek;
* bilgilerin güvenli saklanması;
*Müşteri hizmetlerinin kalitesini artırmak.

İş süreçlerinin otomasyonu, bir şirketteki yönetim kalitesini ve ürünün kalitesini önemli ölçüde artırabilir. Bir bütün olarak işletme için bir dizi önemli avantaj sağlar.

* Bilgi işleme ve tekrarlanan görevleri çözme hızının artması.
* İş şeffaflığının ve teknolojik etkinliğinin artırılması.
* Personel eylemlerinin koordinasyonunun ve çalışmalarının kalitesinin artması.
* Büyük miktarda bilgiyi kontrol edebilme yeteneği.
* Manuel emeğin otomasyonu.
* Hataların azaltılması ve kontrol doğruluğunun arttırılması.
* Çeşitli problemlerin paralel çözümü.
* Basmakalıp durumlarda hızlı karar verme.

İş süreçlerinin yönetiminin otomatikleştirilmesinin bir sonucu olarak, işletmenin başkanı, iş süreçlerini ayrıntılı analitik raporlar şeklinde analiz etmek için daha fazla bilgi alır ve dış ve iç göstergeleri dikkate alarak şirketi verimli bir şekilde yönetme fırsatına sahip olur.

Örneğin First Form yazılımını kullanırken, operasyonun ilk altı ayında şirketin performansının en önemli göstergeleri artar:

* planlama doğruluğu - %40 oranında;
* genel verimlilik - %50 oranında;
* Yöneticinin zamanından %80 tasarruf sağlar.

Çoğu şirket otomasyona rutin, emek yoğun süreçlerin yanı sıra kârı ve geliri önemli ölçüde etkileyen operasyonlarla başlar: finans ve muhasebe, belge akışı, üretim ve envanter kontrolü. Rus işletmelerinin çoğunda işletme yönetimi, pazarlama, kalite yönetimi ve dış iletişim gibi alanların otomasyonu daha yeni başlıyor.

Ekonomik kriz bağlamında iş süreci otomasyonu alanındaki öncelikler bir miktar değişiyor. Bu sezonun ana trendleri arasında şunlar yer alıyor:

1. Bulut teknolojilerini kullanma. Bu otomasyon yönteminin temel farkı firmanın kendine ait bir sunucusunun bulunmamasıdır. Bu tür sistemler küçük işletmeler arasında oldukça popülerdir çünkü geleneksel seçeneğe göre çok daha düşük maliyetlidirler.
2. Pazarlama araçlarının aktif otomasyonu: CRM sistemlerinin uygulanması, otomasyon sistemleri içeriğe dayalı reklamcılık ve BI sistemleri.
3. Makineden makineye iletişim teknolojilerinin geliştirilmesi. Ortaya çıkan M2M trendi - Makineden Makineye - iş süreçlerinin ve ekipmanın artan karmaşıklığı, bir kişinin değişen durumları yeterince değerlendirmesine ve bunlara yanıt vermesine her zaman izin vermediğinden, mümkün olan yerlerde bu süreçlere minimum düzeyde insan katılımını varsayar.
4. Büyük veri araçlarının uygulanması. İş süreci otomasyonunun geliştirilmesindeki bir diğer eğilim, büyük verilere ve ilgili iş analitiğine gösterilen ilgidir. Büyük verilerin işlenmesi özel, pahalı ekipman gerektirdiğinden büyük şirketler tarafından talep görmektedir.
5. Gerçek zamanlı veri analizi. İş otomasyon sistemleri, gerçek zamanlı işlem işlemeye doğru evrilecek ve bu da tamamen senkronize operasyonlara yol açacaktır.

İş süreci otomasyonuna yönelik temel alanlar ve yazılımlar

İş otomasyonunun temel koşullarından biri, işletmenin süreç yaklaşımı kullanmasıdır. Bu terim, bir şirketin faaliyetlerinin, ana hedefleri, hedefleri ve misyonuyla ayrılmaz bir şekilde bağlantılı olan bir iş süreçleri ağı olarak değerlendirilmesini tanımlayan bir yaklaşım olarak anlaşılmaktadır. Süreç yaklaşımı, birçok şirkette geçerli olan yapısal yaklaşımın aksine, mevcut duruma odaklanmaz. örgütsel yapı işletmelerde değil, nihai sonucu bir hizmet veya ürünün yaratılması olan gerçek iş süreçlerinde.

Süreç yaklaşımı iş esnekliğinin arttırılmasına, ortamdaki değişikliklere tepki süresinin azaltılmasına ve şirketin performansının iyileştirilmesine yardımcı olur.

Bir şirketteki her iş süreci, teknoloji veya talimatlarla belirlenen uygulama sırasına sahip bir dizi bireysel operasyondan oluşur. Bir iş sürecinin gerekli özellikleri, rotalar ve kuralların yanı sıra girdiler, çıktılar, tüketilen kaynaklar, katılımcılar ve sahiplerdir.

İş süreçlerini otomatikleştirmeye başlamadan önce bunları izole etmek, tanımlamak ve ayrıca ana veya yardımcı süreçler grubu olarak sınıflandırmak için çalışmalar yapmak gerekir. Bu oldukça uzun bir prosedürdür, uygulamada şirketin tüm departmanlarının yakın işbirliği içinde katılımını gerektirir.

İş süreçlerinin türleri ve sayısı her şirket için ayrıdır. Daha sonra tüm farklılaştırılmış iş süreçleri, her biri için otomasyonun hem bir bütün olarak hem de ayrı bir süreç içinde gerçekleştirilebildiği birkaç ana alana entegre edilebilir:

1. Kontrol:

* stratejik Yönetim;
* ekonomik güvenlik;
* yasal destek;
* Yönetim Muhasebesi;
* bütçeleme;
* Bilgi Güvenliği.

SAP R/3 sisteminin kontrol modülü olan 1C: Enterprise program sistemini kullanabilirsiniz.

2. Pazarlama ve satış:

* pazarlama faaliyetlerinin yönetimi;
*PR;
* yönetmek reklam faaliyetleri;
* satış Yönetimi;
* müşteri ilişkileri yönetimi (CRM).

Bu alanı otomatikleştirmek için yazılımlar sıklıkla kullanılır: CRM sistemleri - Megaplan, 1C:Bitrix24, Clientbase.ru, reklam yönetimi - EFSOL: AMS Reklam Yönetimi, SiZiF, site yönetimi (CMS) - Bitrix, UMI, NetCat, HostCMS,. AMIRO.CMS, DataLife Motoru (DLE) vb.

3. Üretim:

* üretim süreci yönetimi;
* kurumsal envanter yönetimi;
* malzeme tedarikinin yönetimi;
* yönetmek üretim ekipmanı;
* lojistik sistemi.

Yazılım ürünleri: Kraft sistemleri, USU, üretim modülü AVA ERP, VOGBIT, Sage, Süper Depo, Depo ve Satış.

4. Kalite yönetimi:

* kalite yönetim sistemi (QMS);
* Ürünlerin ve üretim göstergelerinin kalite kontrolü;
* Şikayetlerle çalışın.

Kullanılan yazılımlar: “Indicator Administrator”, “FINEX: Quality Management”, “Master: Quality Management”, Wonderware MES Yazılımı/Kalite, ProdX.

5. Personel yönetimi:

* Personel seçimi;
* personel eğitimi ve gelişimi;
* personel muhasebesi;
* Motivasyon ve ücretlendirme

Yazılım ürünleri: Datex Software'den “E-Staff Recruiter”, “1C: Maaş ve Personel Yönetimi”, Oracle/Personel Yönetimi, “Firavun”, “BOSS-HR Manager”.

6. Finans:

* Muhasebe;
* Vergi muhasebesi;
* finansal planlama;
* müşterilerle yerleşimlerin yönetimi;
* hesaplama ücretler işletmenin çalışanları.

Otomasyon yazılımı: “1C: Muhasebe”, “1C: Maaş”, “AuditExpert”, “Finansal Analiz Yüksek Lisansı”, “Fingrand”.

7. Şirketin faaliyetlerinin organizasyonu:

* belge akışı;
* Sekreterlik.

Yazılım ürünleri: Cognitive Technologies'den “1C: Document Management”, “E1 Euphrates”, Master Group'tan “Master Doc”, QPR 2014, Açık Metin.

ERP: Otomasyon sistemlerinin gelişiminde yeni bir aşama

Bir şirketin bireysel iş süreçlerinin "ada" otomasyonu er ya da geç etkisiz hale gelir, çünkü birkaç farklı otomasyon sistemini tek bir bütün halinde birleştirme girişimleri çoğu zaman başarısız olur. “Ada” yaklaşımını uygularken genellikle işletmenin genel verimliliğini artırma hedefi belirlenmemektedir.

Buna karşılık kapsamlı bir iş otomasyon sistemi, bir şirketin finansal ve ekonomik faaliyetlerini yönetmeye yönelik bir sistemdir ve genel olarak operasyonel, yönetimsel ve muhasebe kayıtlarının korunmasını sağlar.

Entegre bir kurumsal yönetim sistemi kavramı - ERP - geçen yüzyılın 80'li yıllarının sonlarında geliştirildi. 90'lı yılların başında bu konsepti uygulayabilecek kontrol sistemlerinin ortaya çıkmasıyla popülerlik kazanmaya başladı. ERP sistemi, şirketin tüm departmanlarındaki iş süreçlerine ilişkin tüm bilgilerin gerçek zamanlı olarak takip edilmesine yardımcı olan tek bir bilgi alanı oluşturulması prensibine dayanmaktadır.

ERP sistemleri modüler bir temelde inşa edilmiştir ve yapıları, belirli bir süreçten sorumlu ayrı blokların varlığını ima eder. Bu organizasyon prensibi sayesinde, geliştirmek ve genişletmek mümkündür. işlevsellik yeni teknolojiler, mevzuat değişiklikleri veya müşteri ihtiyaçları ortaya çıktıkça tüm sistem.

Çoğu ERP sistemi aşağıdaki modül gruplarını içerir:

* lojistik;
* üretme;
* pazarlama
* sağlama;
* satış;
* diğer.

Rusya'da ERP sistemleri ancak geçen yüzyılın sonunda ortaya çıktı ve başlangıçta yalnızca büyük şirketler tarafından kullanılıyordu, ancak bugün her büyüklükteki işletmede uygulanıyor.

Bir şirket, bir ERP sistemini uyguladıktan sonra finans, depo, ofis ve lojistik ile çalışmak için çok sayıda farklı program kullanmayı bırakabilir. Bu da işletmelerin BT destek maliyetlerini önemli ölçüde azaltmasına olanak tanıyacak.

Derecelendirmeye göre 2016 yılında danışmanlık şirketi Küresel ERP sistemleri pazarında ilk üç lider arasında yer alan Panorama Danışmanlık Çözümleri arasında %20'lik payla SAP; Oracle -%13,9 ve Microsoft -%9,4. Azalan sırada şu şirketler yer alıyor: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Uygulama hızı açısından lider Oracle, yatırım getirisi açısından ise SAP idi.

TAdviser analitik merkezine göre Rusya'da 2016'nın en popüler ERP sistemi “1C: Enterprise” idi (şekle bakın). En popüler yazılımlar arasında Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV gibi ürünleri de sayabiliriz.

Pirinç. Rusya'da iş otomasyonu için kullanılan yazılım ürünlerinin şeması

Bir yazılım ürünü nasıl seçilir

Bir iş süreci otomasyon sistemi için yazılım seçerken iki yoldan gidebilirsiniz:

* standart bir ürünün kullanılması;
* Özel yazılımların geliştirilmesi ve uygulanması.

bir notta

Standart (kutulu) bir ürün, şirkete daha az maliyetli olacak ve uygulanması da biraz daha kolay olacaktır. Ancak her standart yazılımın farklı amaçlar için kullanılamayacağını unutmamalıyız. bireysel özelliklerçünkü bazı programlarda ek ayar olanakları sınırlıdır ve hatta hariç tutulmuştur. Aynı sorun bulut hizmetlerinde de mevcut.

Doğru özel programı seçmek için bir dizi çok ciddi soruyu yanıtlamak önemlidir:

1. Hangi iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi planlanıyor?
2. Şunun veya bu programın işlevselliği, kendisine atanan görevlere karşılık gelecek mi?
3. Belirli iş uygulamalarına göre özelleştirmek mümkün mü?
4. İş süreçlerinin ya da iş koşullarının değişmesi halinde, çalışmayı durdurmadan sistemi hızlı bir şekilde değiştirmek mümkün müdür?
5. Sistemin kullanımı ne kadar kolay?
6. Sistemin mevcut servislere veya otomasyon programlarına entegrasyonu mümkün müdür?
7. Teknik desteği kim, nasıl sağlayacak?
8. Uygulama maliyeti ne kadar olacak ve teknik Destek(mülk)?

Bu sorulara bağımsız ve yetkin bir şekilde cevap vermek neredeyse imkansız olduğundan, satıcı firmalardan (yazılım geliştiricilerden) tavsiye alınması tavsiye edilir. Ayrıca iş arkadaşlarınızla da konuşmalısınız çünkü onların deneyimleri bazen seçiminizi yapmanıza yardımcı olur. Ancak iş dünyasındaki görüşlerin, sektörün özellikleri, işletmenin büyüklüğü, çeşitli ERP sistemlerine sahip olma konusundaki sınırlı deneyim ve bunun sonucunda bütünü görememe nedeniyle son derece öznel olabileceğini anlamak önemlidir. tüm ürünleri kendi koşullarınıza göre resimleyin ve karşılaştırın.

Bireysel süreçlerin otomatikleştirilmesi mi yoksa bir ERP sisteminin mi kurulacağı konusunda her şey belirli bir işletmenin özelliklerine bağlıdır.

Yazılımın maliyeti ve uygulama maliyetleri

Belirli bir yazılımın maliyeti aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörlere bağlı olduğundan, belirli bir şirket için iş otomasyonunun ne kadara mal olacağı sorusuna kesin olarak cevap vermek çok zordur:

* görevler yazılımın çözmek için tasarlandığı sorunlar;
* program türü: standart veya özel;
* kaynaklar uygulama için gerekli;
* sisteme bağlı iş istasyonu sayısı.

Örneğin, 100 işyeri için popüler karmaşık program “1C: Enterprise” lisansının fiyatı 432.000 ruble, 50 işyeri için - 187.200 ruble, 20 işyeri için - 41.400 ruble.

Otomasyonun maliyeti de birkaç bileşenden oluşur:

* “kutunun” maliyeti de dahil olmak üzere sistemin maliyeti veya kira ödemeleri“Bulut” sürümünün kullanılması durumunda;
* otomasyon sistemi kurma ve personel eğitimi maliyetleri;
*düzenli teknik desteğin maliyeti.

İş süreçlerinin otomatikleştirilmesinin fiyatı, yöneticinin ve kilit kullanıcıların projeye katılmak için harcadığı süre gibi dolaylı maliyetleri de içermelidir.