İş yazışmaları

Yazma yeteneği- insan hayatındaki temel becerilerden biri. Elbette kendini açıkça ifade edebilme becerisinin çok değerli olduğu pek çok alan var ama bu alanda ders kitabı Resmi ilişkiler ve iş gibi önemli bir insan faaliyet alanıyla ilgili sorunlar daha ayrıntılı olarak ortaya çıkıyor. Burada yazma yeteneği, iş mektuplarını yetkin bir şekilde oluşturma ve genel olarak ticari yazışmaları yürütme yeteneğini ifade eder.

İş mektubu- yazışma kurallarına uygun olarak hazırlanmış bir yetkiliye yazılı itiraz. Mektup, aralarındaki ana iletişim aracı olmaya devam ediyor çeşitli işletmeler, kuruluşlar veya kurumlar. Kullanarak iş mektupları bilgi alışverişinde bulunulur, teklifler yapılır, müzakereler yapılır, taleplerde bulunulur, şükran ifade edilir vb.

Abartmadan şunu söyleyebiliriz: Bu, en yaygın resmi belge türlerinden biridir. Belirli sorunları ve dolayısıyla tüm işletmeyi veya şirketi bir bütün olarak çözmenin başarısı, büyük ölçüde mesaj metninin ne kadar doğru, okuryazar ve doğru olduğuna bağlıdır.

İş mektubu türleri:

• 1. Bildirim mektupları;
• 2. Hatırlatma mektupları;
• 3. Davet mektupları;
• 4. Talep mektupları;
• 5. Teklif mektupları;
• 6. Yasaklama yazısı;
• 7. Onay mektupları;
• 8. Anlaşma mektupları;
• 9. Ret mektupları;
• 10. Bilgilendirme ve açıklayıcı mektuplar;
• 11. Genelgeler;
• 12. İzin mektupları;
• 13. Ön yazılar;
• 14. Teminat mektupları.

Ticari yazışma türleri

İnternet hayatımıza sıkı bir şekilde girdi ve kendi ayarlamalarını yaptı. iş çevresi. İlerleme durmuyor; muhafazakar iş iletişimi biçimleri uzun süredir modern prototiplerinin yerini almıştır. Bu, e-postaları ve SMS mesajlarını ifade eder.

E-posta, istenirse çevrimiçi, telekonferans vb. aracılığıyla iletişim kurmanıza olanak tanıyan tamamen özel bir iletişim türüdür. elektronik yazışma yapmanın özellikleri nedeniyle hem çok büyük fırsatlar hem de büyük zorluklar sunmaktadır. E-postalar uluslararası iletişimin vazgeçilmezi haline geldi; İnternet, mesaj aktarma sürecini büyük ölçüde hızlandırdı. E-posta, antetli kağıttaki bir mektubun yasal eşdeğeridir (doğru yazıldığı sürece). Stili pratikte normal yazı tarzından farklı değildir ve bu konuda özel bir öneri yoktur. E-posta mesajları oluştururken ve gönderirken dikkate alınması gereken birkaç nüans vardır.

E-postaların yanı sıra, günlük hayat SMS mesajları sağlam bir şekilde yerleşmiştir. cep telefonu. Şu anda standartlara dahil hücresel iletişim.. Katılımcılarda iş iletişimi kısa mesaj alışverişi yapmak mümkün hale geldi (en fazla 160 karakter). Çoğunlukla dijital verileri iletmek, belirli gerçekler ve olaylar hakkında kısa bilgiler vermek ve ayrıca herhangi bir ayrıntıyı hızlı bir şekilde açıklığa kavuşturmak için kullanılırlar. Bu tür mesajlar, geleneksel ticari yazışma biçimleri için gerekli olan içeriğin hizmet kısmını içermemektedir. SMS mesajlarının bir diğer özelliği de kısaltmaların kullanılmasıdır (Yunanca bxpt'den - en yüksek, aşırı + bnkhmpt - ad), ilk seslerden (örneğin, NATO, üniversite, NASA, TASS) oluşan bir kısaltma türüdür. Aslında kısaltma, birlikte telaffuz edilebilen bir kısaltma olan bir kelimedir (örneğin, yazılı olarak yazılan bir kısaltmanın aksine: KGB - “ka-ge-be”). Bazı kısaltmalar (örneğin: lazer, üniversite) aslında bağımsız kelimeler haline gelmiş ve Rus dilinin karşılık gelen halleri (üniversite, üniversite, üniversite vb.) kullanılarak isim olarak kullanılmaktadır, ancak bu tüm kısaltmalar için geçerli değildir (genellikle " nötr”: NATO, NASA, vb.). Çoğu zaman, uluslararası ticari yazışmalarda bu tür kısaltmalara başvurulur, çünkü Rus dilinde bu türden sabit ifadeler yoktur.

E-posta yazışmaları- Bu umut verici yön ticari yazışmaların gelişimi, mesaj gönderme sürecini önemli ölçüde kolaylaştırır, ancak geleneksel bir mektubun daha uygun olduğu durumların olduğunu unutmayın. Örneğin, şikayetin özünü detaylandırmak gerektiğinde bir şikayet mektubunun "eski" klasik formatta gönderilmesi daha iyidir.

Ayrıca, resmi antetli kağıt üzerindeki bir mektup, gönderen şirketin yüzünü temsil eder: kurumsal bir logo; burada ritüelin kendisi önemlidir.

İş yazışmaları.

İş yazışmaları kurumların belgesel dizisinde önemli bir yer tutar. ile bir bağlantı olmak dış kuruluşlar herhangi bir işlemin gerçekleştirilmesinin gerekli unsurlarından biridir. girişimcilik faaliyeti. Yazışmalar, gelen ve giden belgelerin yaklaşık %80'ini oluşturur.

Ticari yazışma türleri ve adları (mektup, telgraf, teleks, faks, telefon mesajı), iki ana türe ayrılan iş bilgilerinin iletilme yöntemleriyle belirlenir: posta iletişimi ve elektronik iletişim.

Yazışmalar çok çeşitli türlerle ayırt edilir: normatif nitelikteki mektuplardan ve telgraflardan Devlet kurumları vatandaşların itirazlarından ve standart uygulamalardan önce. Yazışmanın içeriği; talepler, bildirimler, anlaşmalar, talepler, anlaşmalar, hatırlatmalar, talepler, açıklamalar, teyitler, talepler, tavsiyeler, garantiler vb. olabilir.

Yazışma yapılırken aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:

• mektuplar özel formlarda - antetli kağıtlarda düzenlenir ve kendisine verilen yetki çerçevesinde kuruluş başkanı veya yardımcıları tarafından imzalanır;
• mektuplar büyük lekeler veya düzeltmeler olmadan doğru, doğru bir şekilde yazılmalıdır;
• İçeriği ne olursa olsun, mektup sakin, kendine hakim bir tavırla sunulmalıdır. resmi iş dili, yeterli tartışmaya, doğruluğa, eksiksizliğe ve özelliklerin açıklığına, sunumun kısalığına ve tutarlılığına sahip olmalıdır;
• sunulan olaylar ve gerçekler hakkında objektif bilgiler içerir; gerekli durumlar açıklayıcı ve tamamlayıcı materyallere sahiptir.

Yazışma yoluyla bilgi alışverişi, yalnızca başka bir fikir alışverişi yolunun zor veya imkansız olduğu durumlarda kullanılmalıdır ( telefon konuşmaları, kişisel toplantı vb.).

Bir bilgi ve referans belgesi olarak iş mektubu, uygun şekilde biçimlendirildiğinde, yasal güç Ayrıntıların doldurulduğu ve belgenin bir yetkili tarafından imzalandığı andan itibaren.

İçin elektronik belgeler(Madde 5 Federal yasa“Bilgi, bilgilendirme ve bilginin korunması hakkında”):

• otomatik bilgi sisteminden alınan bir belge, bir yetkili tarafından Rusya Federasyonu mevzuatında belirlenen şekilde imzalandıktan sonra yasal güç kazanır;
• Otomatik bilgi ve telekomünikasyon sistemleri kullanılarak saklanan, işlenen ve iletilen bir belgenin hukuki geçerliliği elektronik dijital imzayla doğrulanabilir;
• elektronik yasal gücü elektronik imza otomatik olarak mevcutsa tanınır bilgi sistemi imza tanımlamasını sağlayan ve kullanımları için belirlenmiş rejime tabi olan yazılım ve donanım.

İş mektubu ayrıntıları şunları içerir:

• Ulusal amblem Rusya Federasyonu;
• Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması;
• kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası);
• şirketin adı;
• kuruluş hakkında referans bilgileri;
• belge tarihi;
• belge kayıt numarası;
• belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıf;
• varış noktası;
• metnin başlığı;
• belge metni;
• uygulamanın varlığına ilişkin işaret;
• imza;
• mühür baskısı;
• sanatçı hakkında not;
• belgenin yürütülmesi ve dosyaya gönderilmesiyle ilgili bir not.

Mektuplar iki nüsha halinde düzenlenir - ilki antetli kağıtta hazırlanır ( temiz sayfa kağıt) ve muhatabına gönderilir, ikincisi ise davaya gönderilir.

Ticari yazışmalar harflerle temsil edilir çeşitli amaçlar için. Çeşitliliği nedeniyle, bu belge türü aşağıdaki tek tip gereklilikler kapsamında en özgür ve en az standartlaştırılmış olanıdır; yani mektuplar şunları içermelidir: açıklık, sunumun basitliği, bilgilerin eksiksizliği, sunumun saygılı tonu (gereksinimler) iş etiği), okuryazarlık.

Resmi olarak- İş yazışmaları Tematik olarak iş (iş mektubu) ve ticari (ticari mektup) olarak ikiye ayrılır. Ekonomik, hukuki, ticari ve diğer faaliyet biçimlerinin resmileştirildiği yazışmalara ticari yazışmalar denir. Ticari işlemlerin sonuçlandırılması ve yürütülmesi sırasında düzenlenen, satış ve tedarik konularına ilişkin hukuki geçerliliği olan mektuplar ticari yazışmalara ilişkindir (örneğin talep mektubu, ihtarname (teklif), talep mektubu ve cevaplar) onlara). İşlevselliklerine göre mektuplar yanıt gerektirenler ve yanıt gerektirmeyenler olarak ikiye ayrılabilir.

*Oldu bittiyi belirten mektuplar yanıt gerektirmez.

Muhataba bağlı olarak, mektuplar normal ve dairesel olarak ayrılır (bir kuruluştan birkaç adrese, genellikle alt makamlara gönderilir).

Kompozisyon özelliklerine göre, mektuplar birkaç konuyu dikkate alarak tek yönlü (bir sorunu çözmeye adanmış) ve çok yönlü olarak ayrılır.

*Genellikle bölüm, alt bölüm, paragraf, alt paragraflardan oluşurlar. Bir rica, bir özür ve garantiler içerir.
**Görgü kuralları yazışmalarına bakın.

Hizmet (iş) mektubu- posta yoluyla gönderme - özel bir metin aktarma yöntemiyle bağlantılı olarak ayırt edilen, farklı içeriğe sahip belgeler için genelleştirilmiş bir ad.

Mektup, harf metninin boyutuna göre özel A4 veya A5 formatında hazırlanır. Mektubun gerekli ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı - yazar, kuruluşun posta bilgileri - yazar, tarih, belge numarası, gelen belgenin tarih ve numarasına bağlantı, muhatap, metnin başlığı, imza, kapak mektuplarında sanatçı hakkında not - eklerin varlığı hakkında bir not.

Bir dizi nedenden ötürü, bir iş mektubu metninin plana göre hazırlanması tavsiye edilir. Deneyim yokluğunda ve aşırı olumsuz duygularda (örneğin, çatışma durumları) bu, sorunun doğru bir şekilde ifade edilmesine yardımcı olacaktır.

Mesaj planı oluşturmanın bir yöntemi aşağıdaki sırayla çalışmaktır:

1. mesajın konusuyla ilgili belgeler, resimler, istatistiksel ve diğer göstergeler gibi gerçek materyallerden oluşan bir veri tabanı toplamak;
2. veri tabanına dayalı sonuçların formüle edilmesi;
3. bulguları bir metin yazmak için bir plan olarak kullanmak.

Mektubun metni mantıklı, tutarlı, ikna edici ve biçim olarak doğru olmalıdır. Gerçekler ve olaylar objektif, kısa ve net bir şekilde sunulmalıdır. Mektubun metni farklı yorumlara izin vermemelidir.

Kullanım standart metinler ve şablon metinleri ticari yazışmaları basitleştirmeye yardımcı olur.

Mektubun türüne ve içeriğine bağlı olarak mektubun metni basit veya karmaşık olabilir. Basit mektuplar bir veya iki bölümden oluşur: giriş ve sonuç. Kompozisyon açısından karmaşık harfler bir giriş, bir ana bölüm (kanıt) ve bir sonuç içerir.

Giriş, sorunun gerekçesini, sorunun nedenini veya nedenini belirtir. Kısa hikaye. Mektubun yazılma nedeni herhangi bir belge ise, ona bir bağlantı verilir.

Ana kısım (kanıt) konunun özünü ortaya koyar ve delil veya çürütme sağlar. Önerilen çözümlerin doğruluğu ve geçerliliği konusunda hiçbir şüphe kalmaması için ana kısım ikna edici olmalıdır.

Sonuç olarak mektubun asıl amacı belirtilmiştir.

Mektubun amacına bağlı olarak, yazarının neye dikkat çekmek istediğine bağlı olarak, unsurlardan birinin eksik olabileceği veya düzenlenme sırasının farklı olabileceği diğer inşaat şemaları kullanılır.

Mektubun metni birinci çoğul şahıs olarak yazılmıştır (soruyoruz, gönderiyoruz).

Harflerin işlenmesini kolaylaştırmak ve yürütülmesini hızlandırmak için, bir mektupta iki veya daha fazla farklı konunun dikkate alınması önerilmez; mektubun içerik olarak tek konu olması gerekir. Mektubun uzunluğu iki sayfayı geçmemelidir; İstisnai durumlarda, beş sayfaya kadar daktiloyla yazılmış metinlere izin verilir.

A4 formatında hazırlanan bir mektubun, "Ne hakkında?" şemasına göre oluşturulmuş bir metin başlığı olması gerekir, örneğin:
“Sözleşmeden doğan yükümlülüklerin ihlali üzerine”
“Bilimsel ve teknik yardımın sağlanması hakkında”

Mektup bir yanıt ise, mektup formunda yanıtın verildiği mektubun numarası ve tarihi belirtilir.

Mektup dörtten fazla adrese gönderilmişse yüklenici bir posta listesi hazırlar.

Mektuplar, gerekirse mektubu hazırlayan bölüm başkanı tarafından - ilgili yapısal bölümlerin başkanları ve ayrıca kuruluşun başkan yardımcısı - mektubun imzalanması durumunda ilgili yönün küratörü tarafından onaylanır. örgütün başkanı. Mektuplar, depolama amacıyla kuruluşun arşivlerinde kalan ikinci bir kopyada onaylanır.

Mektuplar, kuruluş başkanı, kendisine verilen yetki dahilindeki yardımcıları ve kendilerine bu hakkın verilmesi halinde bağımsız yapısal bölümlerin başkanları tarafından imzalanır.

Mektubun, yöneticinin imzasının altında, sayfanın alt kısmında yer alan, icracı hakkında bir notu olması gerekir.

İmzalı mektuplarda düzeltme veya ekleme yapılmasına izin verilmez. Mektubun tarihi imzalandığı tarihtir.

Muhtıra- Belirli bir veya daha yüksek kuruluşun başkanına hitaben, herhangi bir konunun beyanının koşullarını, yaratıcının sonuç ve önerilerini içeren bir belge.

Tipik olarak bir mutabakat, genellikle bir karar gerektiren olaylar, olgular, olgular ve mevcut durumlar hakkında yönetimi bilgilendirir. Not harici veya dahili olabilir.

Bir üst kuruluşun başkanına dış bir rapor sunulur, bir daire veya kuruluşun başkanına bir iç rapor sunulur. Dahili notlar, çalışanın inisiyatifi veya acil amirinin talimatı üzerine oluşturulur ve kuruluşun verimliliğini artırmayı amaçlamaktadır.

Dış notlar kuruluşun genel antetli kağıdına hazırlanırken, iç notlar standart bir kağıt üzerine düzenlenir.

Raporun gerekli ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı (dahili için - adı yapısal birim), belgenin türünün adı, tarihi ve numarası, hazırlandığı yer (harici bir rapor için), metnin başlığı, imza.

Notun metni iki veya üç anlamsal bölümden oluşur. İlk bölüm, yazılmasına sebep olan gerçekleri ve olayları, nedenleri ortaya koyuyor. İkinci bölümde - mevcut durumun bir analizi, olayların gelişimi için olası seçenekler veya mevcut durumdan bir çıkış yolu, üçüncü bölümde - derleyicinin, yöneticinin görüşüne göre belirli eylemler için sonuçlar ve öneriler belirtilen gerçeklerle bağlantılı olarak ele alınması gerekir. İkinci kısım olan analitik kısım eksik olabilir; bu durumda raporun metni sadece giriş ve sonuç kısımlarından oluşmaktadır.

Bir iç tutanak, birim başkanına sunulduğu takdirde düzenleyen tarafından, kuruluş başkanına sunulduğu takdirde birim başkanı tarafından imzalanır. Kuruluşun başkanı tarafından harici bir not imzalanır.

Mutabakat metninin tarihi, hazırlanma ve imzalanma tarihidir.

Teklif- Belirli bir konuya ilişkin belirli tekliflerin bir listesini içeren bir tür mutabakat belgesi olan bir belge. Teklifler notlara benzer şekilde hazırlanır, ancak kural olarak yönetimin talimatları üzerine hazırlanır. Teklifin metni analitik bir bölüm içermez, yalnızca giriş (gerekçe) ve son (teklif listesi) içerir.

Açıklayıcı not, kuruluşun bir çalışanı tarafından hazırlanan ve üst düzey bir yetkiliye sunulan herhangi bir eylemin, olgunun, olayın nedenlerini açıklayan bir belgedir.

Standart bir kağıda açıklayıcı bir not hazırlanır ve belirli bir yetkiliye gönderilir. Açıklayıcı notun gerekli ayrıntıları şunlardır: yapısal birimin adı, tarih, numara, metnin başlığı, muhatap, imza.

Açıklayıcı notun metni iki bölümden oluşmaktadır: İlk bölüm, yazılmasına neden olan gerçekleri, ikinci bölüm ise mevcut durumu açıklayan nedenleri içermektedir.

Açıklayıcı not, düzenleyen tarafından imzalanır. Açıklayıcı notun tarihi, düzenleyen tarafından imzalandığı tarihtir.

Telgraf- kamuya açık bir telgraf ağı üzerinden özel bir metin aktarma yöntemiyle bağlantılı olarak ayırt edilen, farklı içeriğe sahip belgeler için genelleştirilmiş bir ad.

Telgraflar çoğunlukla posta yoluyla gönderilir ve aşağıdaki ayrıntıları içeren hazır bir formun doldurulması gerekir: muhatap, metin, imza ve gönderenin adresi, bu nedenle telgrafların tasarımı üzerinde daha ayrıntılı durmanın bir anlamı yoktur.

Teleks– abone teleks ağı üzerinden özel bir iletim yöntemiyle bağlantılı olarak tahsis edilen, farklı içeriklere sahip belgeler için genelleştirilmiş bir ad. Başka bir deyişle teleks, doğrudan telgraf iletişimi için kullanılan bir cihaz olan teletip (teleprint) aracılığıyla gönderilen bir telgraftır.

Teleks iletişimi abone bazlıdır, dolayısıyla telgraflarda olduğu gibi (yani acil, basit) telekslerin kategorisi ve türü yoktur.

Teleksler, noktalama işaretleri (.) ve virgüller (,) ve farklı yazı tipleri kullanımı nedeniyle telgraflardan farklılık gösterir.

Gerekli teleks ayrıntıları şunlardır: gönderenin muhatabı, imzası, numarası, adı ve adresi. Teleks tasarımına ilişkin gereksinimler, telgrafların tasarımına ve yazılmasına ilişkin gereksinimlere benzer. Teleks, muhatap ve gönderen hakkındaki bilgilerin yanı sıra mesajın iletim zamanını gösteren hizmet başlığının içeriğindeki telgraftan farklıdır.

Teleks hizmet başlığının önemli bir kısmı, aşağıdakileri içeren kodlanmış bir mesaj olan otomatik yanıt tarafından kullanılır:

• belirli bir sayı ve harf dizisinden oluşan istasyon yönlendirme numarası;
• bireysel abone numarası;
• kuruluşun (şirket) kısaltılmış adı;
• ülkenin kısaltılmış adı.

Otomatik yanıt iki bölümden oluşabilir: gönderen abonenin otomatik yanıtı ve alıcı abonenin otomatik yanıtı.

Hizmet başlığının ikinci kısmı iletişim saatini ve tarihini gösterir. Bazı durumlarda teleks iletiminin bitiş zamanı belirtilir.

Hizmet başlığının yapısı, belirli bir kuruluşta veya ülkede benimsenen uygulamaya bağlı olarak başka bileşenleri de içerebilir.

Teleks metni kısaca belirtilir ve itirazla başlayabilir. Rakam ve harf kombinasyonlarının kullanımına yalnızca fabrikada ve ticari markalarda ve markalarda izin verilmektedir; evlerin, apartmanların numaralandırılmasında; Giden belge numaralarında; askeri birlik ve saha karakollarının sayısında; tren ve vagon sayılarında ve diğer bazı durumlarda.

Yanıt verilen belgenin kayıt numarası cevap teleksinin başında, giden numarası ise metnin sonunda yer aldığından teleks metni rakamla başlamamalı ve bitmemelidir.

Teleks metinleri, iş mektuplarına özgü karmaşık, uzun uzun cümleler kullanmaz; en kısa kelimeler seçilir; kullanımı farklı yorumlara neden olmayan tarafsız ve spesifik iş kelimeleri tercih edilir.

Teleks metni, mevcut durumun özünü yansıtan özel bilgiler içermelidir. Bazı durumlarda kısa delillere ve tartışmalara izin verilmektedir.

Son teleks mesajı “++” işaretiyle biter. "+?" işareti teleks sonunda - yanıt veya yeni mesaj beklendiğinde - numarayı tekrar çevirme ihtiyacını ortadan kaldırır.

Teleks sonunda teleks içeriği ile ilgisi olmayan rakamlar ve kelimeler bulunabilir. Bunlar teleks iletiminin teknik kontrolüne ilişkin karşılaştırma işaretleridir ve herhangi bir anlamsal anlam taşımamaktadır.

Teleks için ödeme, bilginin iletildiği zamana bağlıdır.

Faks veya telefaks (faks)– kağıt üzerinde alınan, faks kanalları (faks ekipmanı kullanılarak) aracılığıyla iletilen bir belgenin (yazılı, grafik, görsel) kopyası.

Bilgi aktarım hızı açısından faks iletişimi teleks iletişimi ile aynı seviyededir ancak bariz avantaj: Telgraf veya teleks iletişiminde mümkün olmayan, kağıt üzerinde grafiksel bilgi gönderip almanızı sağlar.

Faks dikkate alınamıyor ayrı bir tür belge, kağıt üzerindeki herhangi bir belge faksla iletilebildiğinden - bir emir, talimat, anlaşma, protokol ve diğerleri, ancak çoğu zaman faks, resmi mektupları ve çeşitli bilgi mesajlarını iletmek için kullanılır.

Bir faksogramın, yerleşik prosedürlere uyulması halinde yasal güce sahip olması, özel sertifika gerektiren fotokopiden temel farkıdır.

Hiç yok özel gereksinimler faksla iletilen belgelerin kaydı; ilgili belge türünün gereksinimlerine uygun olarak hazırlanmalıdırlar: net, zıt bir yazı tipiyle basılmıştır.

Gönderilen belgenin malzeme taşıyıcısının dalgalanmasına veya deformasyonuna izin verilmez. Orijinalin ön yüzünde, arka yüzündeki yazılardan kaynaklanan kırışıklıklar, lekeler, kıvrımlar ve kabartmalar olmamalıdır.

Telefon mesajı- özel bir metin aktarma yöntemiyle bağlantılı olarak ayırt edilen, farklı içeriğe sahip belgeler için genelleştirilmiş bir ad: kanallar aracılığıyla sözlü olarak iletilir telefon iletişimi ve alıcı tarafından kaydedilir (yazdırılır).

Telefon mesajları, resmi bilgilendirme mesajlarının (tebligat, davet, acil durum mesajları vb.) hızlı bir şekilde iletilmesi için kullanılır.

Bir telefon mesajının gerekli ayrıntıları şunlardır: gönderilmekte olan telefon mesajının giden kayıt numarası; telefon mesajını gönderen kişinin iş unvanı, soyadı, adı, soyadı; telefon mesajını alan kişinin imzası, alınan telefon mesajının gelen kayıt numarası.

Telefon mesajının metni 50 kelimeyi geçmemeli, telaffuzu zor kelimelerden ve karmaşık ifadelerden kaçınılmalıdır.

Telefon mesajı tek nüsha olarak hazırlanır ve yönetici veya sorumlu yönetici tarafından imzalanır.

Bir telefon mesajı birden fazla alıcıya gönderiliyorsa, mesaja gönderildiği kurum ve kuruluşların bir listesi ve gönderilmesi gereken telefon numaraları da eklenir.

Bir telefon mesajını kaydetmek için özel formların kullanılması tavsiye edilir.

Özel form yoksa, telefon mesajı günlüğe aşağıdaki biçimde kaydedilir:

Alınan telefon mesajı önce elle yazılabilir, kopyalanabilir veya ses kayıt ekipmanı kullanılarak kaydedilebilir ve daha sonra kopyalanıp yazdırılabilir. Telefon mesajını iletildikten sonra tekrar okuyarak kaydın doğruluğunu kontrol etmelisiniz.

Alınan telefon mesajı, imza hariç, gönderilen mesajla aynı ayrıntılara sahip olmalıdır.

Elektronik mesaj- bilgisayardan bilgisayara iletişim sistemi aracılığıyla "elektronik posta" yoluyla iletilen, monitör ekranında videogram (teletekst) veya yazıcıda basılmış kağıt kopya (makinegram) biçiminde alınan bir belge.

Elektronik posta, hem tek bir kurum içinde hem de uygun donanım ve yazılıma sahip farklı kuruluşlar arasında mesaj iletimi amacıyla kullanılmaktadır.

E-posta alıcısı, alınan belgenin bir görüntüsünü (elektronik mesaj) monitör ekranında veya bir yazıcıda basılmış kağıt üzerinde bir kopya olarak alır.

Her abone e-posta bir kullanıcı kodunun atandığı ayrı bir “posta kutusu” (bilgisayar hafıza alanı) tahsis edilir. Elektronik mesajlar bu posta kutuları aracılığıyla alınıp verilmektedir.

Elektronik mesaj bir adresten (veya birkaç alıcı adresinden) oluşur; Servis bilgilerini ve metni içeren başlık. E-posta sistemindeki adres, e-postanın adından oluşur posta kutusu(genellikle kullanıcının oturum açma adıyla aynıdır) ve e-posta hesabının bulunduğu konumu (bilgisayar veya yerel sistem) tanımlayan bir etki alanı. Ad ve alan adı "@" işaretiyle ayrılır. Bir alan adı da noktalarla ayrılmış birkaç alt alan adından oluşur. Son alt alan adı iki harfli bir ülke kodudur (Red-Com ağında genellikle “ru” (Rusya), sondan bir önceki alt alan adı şehri - msk (Moskova) veya ülke içindeki bir kuruluşu vb. belirtir).

İş yazışmaları, sözlü konuşma gibi, iş iletişiminin sözlü biçimlerini ifade eder. Ancak yazılı iletişimin sözlü konuşmaya göre bir takım koşulsuz avantajları vardır. Özellikle derleyicinin düşünme, düşüncelerini düzenleme ve gerekirse mesajı ayarlama fırsatı vardır. Bu nedenle yazılı mesajlar genellikle sözlü olanlardan daha dikkatli bir şekilde ifade edilir. Ayrıca mesajın alıcısı, mesajı istediği zaman inceleme olanağına da sahiptir.

Ticari yazışmaları etkili bir şekilde yürütmek için bilmeniz ve kullanabilmeniz gerekir. resmi yazışma standartları , harflerle çalışma oluşturma, tasarlama ve düzenleme kuralları. Bir kuruluş tarafından oluşturulan diğer belgeler gibi bir iş mektubunun da imajının bir unsuru olduğu unutulmamalıdır. İçin iş iletişimi etkiliydi, ustalığı iletişimsel yeterliliği sağlayan tüm bileşenlere ilişkin bilgi (tabii ki ticari yazışmalar dahil) gereklidir. Ticari yazışmaların maddi ortamı bir iş mektubudur.

İş mektubu - bu, yasal veya yasal olabilecek iki muhabir arasında mesafe üzerinden bilgi iletmek için kullanılan bir belgedir. bireyler. “İş mektubu” kavramı, GOST'a uygun olarak hazırlanmış, posta, faks veya başka yollarla gönderilen çeşitli içeriklere sahip belgeler için genelleştirilmiş bir ad olarak kullanılır. Bu durumda belge, hukuki güce sahip somut bir ortama ilişkin bilgidir. İş mektubunun özelliği ve sözleşme veya sipariş gibi belgelerden farkı, daha az sıkı bir şekilde düzenlenmiş olması, ancak söylendiği gibi hukuki güce sahip olmasıdır. Bu nedenle mektuplar kuruluşlarda giden ve gelen belgeler olarak kayıt altına alınır ve saklanır.

Ticari yazışmaların sınıflandırılmasıçeşitli kriterlere göre gerçekleştirilebilir: belgelerin amacı ve içeriği, önemi ve aciliyeti, belirli sorunların çözümündeki önemi, maddi ortamın özellikleri ve kayıt yöntemi vb. Ticari yazışmaların sınıflandırılması için, belgelerin belirli yönetim dokümantasyon sistemlerine ve iletişim ağları üzerinden iletilen mesaj kategorilerine atanması esastır. Ticari yazışmaların sistematik hale getirilebileceği nedenlerin listesi çok kapsamlıdır. İşte ticari yazışmaların sınıflandırılması ana sebepler.

İle türler ticari yazışmalar resmi ve kişisel olduğu kadar dış ve iç olarak da ayrılabilir.

• 1. Resmi ticari yazışmalar:
  • harici yazışma - muhatap harici bir karşı taraftır. Örneğin; bilgilendirme yazısı, şikâyet, ticari talep vb.;
  • iç yazışma – muhatap kuruluşunuzun bir çalışanıdır. Örneğin emir, talimat, beyan, hafıza ve benzeri.
• 2. Kişisel ticari yazışmalar:
  • dış yazışma – muhatabın harici bir karşı taraf olması (minnettarlık, davet, tebrikler, taziyeler, vb.);
  • iç yazışma – muhatap kuruluşunuzun bir çalışanıdır (minnettarlık, davet, tavsiye mektubu vb.).

İle yürütme yöntemleri iş yazışmaları gerçekleşir:

• kağıtta;
• e-mail ile.

İle kalkış formu iş mektupları şunlar olabilir:

• posta veya kurye yoluyla bir zarf içinde gönderilen zarflar;
• elektronik gönderildi elektronik formatta e-mail ile;
• faksla gönderilen fakslar.

Dayalı muhatap (alıcı) iş mektupları şunlardır:

• aynı anda birden fazla alıcıya gönderilen sirküler mektuplar;
• Belirli bir alıcıya gönderilen normal mektuplar.
• İle kompozisyon özelliği İş mektupları ikiye ayrılır:
• tek yönlü olanlar tek bir konuyu ele alır;
• çok boyutlu olanlar aynı anda birkaç konuyu ele alır.

İle yapı Aşağıdaki iş mektupları ayırt edilir:

• düzenlenmiş olanlar belirli bir yerleşik düzene göre derlenir. Bu yalnızca içeriğin standart yönleri için değil aynı zamanda kağıt formatı, ayrıntıların bileşimi vb. için de geçerlidir. Bu harfler anlaşılır bir metin yapısına sahiptir;
• düzenlenmemiş olanlar yazarın metnini içerir ve serbest biçimde derlenir, belirlenmiş bir şablona sahip değildir. Bu harflerin katı bir metin yapısı yoktur ve standart ifadeler daha az kullanılır.

İle işlevsel işaret iş mektupları şunlardır:

• girişim mektupları - muhatabın inisiyatifiyle belirli bir amaç için derlenir. Bunlar iki çeşittir:
  • – yanıt gerektiren mektuplar (talep mektubu, teklif mektubu, şikayet mektubu, talep mektubu, temyiz mektubu);
  • – cevap gerektirmeyen mektuplar (hatırlatma mektubu, uyarı mektubu, tebligat mektubu, ön yazı, Onay mektup);
• cevap mektupları - bunlar, talep mektuplarına yanıt olarak hazırlanan resmi mektuplardır veya istek mektupları. Cevap mektubunun metni, istek mektubunun dil açısından doğru yazılması şartıyla, yazarın girişim mektubunda kullandığı dil ve kelime dağarcığının aynısını kullanmalıdır. Bir ret mektubu yazmanız gerekiyorsa, ret gerekçesiyle başlamanız tavsiye edilir: "Şununla bağlantılı olarak...". Olumsuz bir yanıtın gerekçelendirilmesi gerekir; açıklama yapmadan bir talebi öylece reddedemezsiniz. Olumsuz cevap verilmesi durumunda muhataba bu talebe veya talebe kimin olumlu cevap verebileceğine dair bilgilerin de verilmesi tavsiye edilir.

İle tematik temel iş mektupları şunlardır:

• ticari mektuplar ticari bir işlemin sonuçlandırılmasına hazırlıkta ve sözleşme şartlarının yerine getirilmesinde kullanılır. Lojistik ve satışla ilgili yazışmalar ticari yazışma sayılır. Aşağıdaki iş mektupları ticari olarak sınıflandırılır:
  • – Bir soruşturma - Kural olarak, koşulları belirtmeden bir anlaşma yapma arzusu konusunda bir tarafın diğerine itiraz etmesi. Mektubun metni, bilgi veya materyal sağlama ihtiyacının gerekçesini ve talebin asıl beyanını içerir. Talep mektupları genellikle kuruluş başkanı veya resmi olarak yetkili bir yetkili tarafından imzalanır. Gerekçe, mevzuata ve diğer hususlara atıfları içerebilir. düzenlemeler ve organizasyonel ve yasal belgeler. Talep mektubu bir cevap mektubu gerektirir;
  • – teklif mektubu ) – işlemin belirli koşullarını gösteren bir işlemi sonuçlandırma isteğinin beyanı. Potansiyel bir ortağa mal, hizmet, işbirliği vb. teklifiyle gönderilir. Teklif, yazar kuruluşun inisiyatifiyle veya bir talep mektubuna yanıt olarak gönderilebilir. Teklif mektubu muhatabına ilk kez gönderiliyorsa, yalnızca teklifin kendisini değil aynı zamanda yazarın kuruluşu hakkında bilgileri de içerir;
  • – şikayet (şikayet mektubu) – sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerini ihlal eden bir işleme taraf olan tarafa karşı talepler ve kayıplar için tazminat talebi. Mal veya hizmetlerin sözleşmede belirtilen şartlara uygunsuzluğunun tespiti hakkında bir beyan içerir. Talebin (ıslahın) amacı, sözleşme şartlarının ihlalinden kaynaklanan zararların tazmin edilmesidir. İddialar suçlu tarafa gönderilir Tescilli posta ile(veya teslimat onayıyla birlikte) iddianın geçerliliğini teyit eden ve her iki taraf için de tam delil teşkil eden tüm belgelerin kopyaları;
  • – Onay mektup - Bu, muhatabın daha önce varılan anlaşmaları, niyetleri, bilgi, belge vb. aldığını teyit ettiği resmi bir mektuptur. Bu tür bir mektubun tipik dil formülü şöyledir: "Onaylıyoruz (belgelerin alınması, ön anlaşma, onay...)." Bir ön anlaşmayı onaylarken, mektubun metni onun özünü kısaca özetlemelidir;
• ticari olmayan mektuplar (aslında iş mektupları) – çeşitli organizasyonel, hukuki sorunların, ekonomik ve mali ilişkilerin çözümünde kullanılır. Ticari olmayan mektuplar amaçlarına göre aşağıdakilere ayrılır:
• – teşekkür mektubu – bir nedenden dolayı şükran ifadesi içerir. Bu mektup türü diğer harflere göre daha serbest bir biçimde yazılmıştır. Kural olarak, şükran kuruluşun resmi antetli kağıdında verilir, ancak kartpostal olarak da verilebilir. Metin teşekkür mektubu Göndereni muhatabına şükranlarını ifade etmeye sevk eden olaya atıfta bulunarak kısa, samimi ve resmi bir üslupla yazılmıştır. Teşekkür mektubu, gönderenin kişisel imzası ve bazı durumlarda kuruluşun mührü ile onaylanır;
• – teminat mektubu – bir yükümlülüğü veya belirli yükümlülüklerin onayını içerir. Teminat mektupları, esere ilişkin ödeme, kira, işin kalitesi ve zamanlaması veya teslim tarihleri ​​vb. garanti edilebilir; teminat mektupları, yazarın belirli vaatlerini, niyetlerini veya eylemlerini tek yönlü veya yazılı olarak teyit etmek amacıyla muhatabına yazılı garantiler sağlamayı amaçlamaktadır. muhatabın çıkarlarını etkileyen bir diğeri. Teminat mektupları tamamen hukuki niteliktedir; açıklık, doğruluk ve net ifadelerle ayırt edilirler. İÇİNDE teminat mektubu Yapılacak işlemin türü belirtilmelidir. Bu tür mektuplar, muhatabına sağlanan garantilerin özünün açıklanmasıyla başlayabilir. Örneğin: "Bu mektupla garanti ediyorum...". Bu tür mektubun bir özelliği, yazarın imzasının (örneğin bir kuruluşun yöneticisi) yanı sıra varlığıdır. resmi mali veya diğer konulardan doğrudan sorumlu olan;
• – bilgi postası Muhatabı ilgilendiren veya ilgilendirebilecek bazı olaylar veya gerçekler hakkında bilgi vermeyi içerir. Bilgi mektupları kural olarak standart niteliktedir. Bazen mevzuatın ve diğer normatif düzenlemelerin belirli hükümlerini kelimesi kelimesine içerirler. yasal belgeler. Bilgi mektubu, muhatabına resmi bilgileri bildiren bir hizmet mektubudur. Kural olarak, bilgi mektupları kuruluş başkanı tarafından imzalanır ve toplu postalama durumunda (örneğin, şirketin tüm müşterilerine) hiçbir şekilde manuel imza içermeyebilir:
• – Hatırlatma mektubu anlaşmaların yerine getirilmesi, yükümlülükler ve yükümlülüklerin yerine getirilmemesi durumunda alınacak önlemlerin hatırlatıcısını içerir. Muhabir kuruluşun kendi sorumluluğundan kaynaklanan işlemleri yapmadığı durumlarda kullanılır. fonksiyonel sorumluluklar veya kabul edilen anlaşmalar;
• – talep mektubu bir eylemi gerçekleştirmek veya durdurmak ya da eylemi teşvik etmek vb. için bir talep içerir. Böyle bir mektubun amacı bilgi, hizmet, mal elde etmek ve yazarın kuruluşu için gerekli belirli eylemleri başlatmaktır. Talep mektubu, talebin gerekçesini ve gerekçenin önünde yer alması gereken beyanını içerir. Talep mektubu bir cevap mektubu gerektirir;
• – taziye mektubu bir nedenden dolayı sempati içerir. Başka bir üzücü olay veya kayıpla ilgili olarak muhataba empati ve destek ifade etmeyi amaçlamaktadır. Taziye mesajı yazarken, alıcının acısına destek olabilecek doğru samimi kelimeleri seçmek önemlidir. Taziyeler, resmi antetli kağıtta veya özel bir kartpostalda gizli ve doğru bir üslupla yayınlanır ve gönderenin kişisel imzasıyla onaylanır;
• – davet mektubu bir etkinliğe davet içerir. Antetli kağıda yazılamaması, farklı bir formata, renge sahip olması, süs eşyaları, çizimler vb. şeklinde ek tasarım öğelerine sahip olması nedeniyle bildirim mektubundan farklıdır. Çok sayıda kişiyi davet ederken şablonlu, önceden hazırlanmış davet metinleri kullanılır. Davet mektupları faks yoluyla da gönderilebilir ancak özellikle özel günlerde davetiyelerin posta veya kargo yoluyla gönderilmesi gerekmektedir. Davetiye, etkinliğin yeri ve saatinin yanı sıra adını da içermelidir. Davetiyede kabul edilebilir kıyafet kuralları ve davetin uygulanacağı kişi sayısı belirtilmelidir. Kural olarak, bir davet doğası gereği kişiseldir, ancak halka açık etkinlikler sırasında kişisel olmayabilir;
• – tebrik mektubu bazı durumlarda tebrikler içerir. Bu tür mektuplar, kural olarak, serbest biçimde yazılır ve hacim olarak küçük olabilir - bir veya iki cümle veya oldukça ayrıntılı olabilir. İkinci durumda, tebrik mektubu, yaşamın ana aşamalarını, tebrik edilen kişinin faaliyetlerini ve en önemli başarılarını belirtir. Mektup bir kuruluşa yönelikse, onun en önemli ve önemli başarılar. Tebrikler kişisel veya toplu olabilir. İlk durumda, muhatabın adresi kişisel olmalıdır - isme ve soyadına göre; ikinci durumda genel olabilir, örneğin: "Sevgili dostlar!" Her iki durumda da, gönderenin tebrikleri bizzat imzalaması gerekir (toplu tebrikler gönderilirken faks kullanılır).

Özet – bu, bir uzmanın işverene en eksiksiz ve avantajlı sunumunu yapmayı amaçlayan bir tür iş mektubudur. Özgeçmiş mektupları üniversitelerden mezun olan gençleri çok ilgilendirdiği için bu tür mektuplar üzerinde daha detaylı duracağız.

Mektubu özgeçmiş. Her şeyden önce, tüm durumlar için tek bir özgeçmişin olmadığını ve olamayacağını not ediyoruz. Her seferinde öncelikle hangi niteliklere değer verileceğini düşünmelisiniz. yeni iş ve özgeçmişinizi buna göre değiştirin. Özgeçmişte sunulan bilgiler güvenilir ve mümkünse eksiksiz olmalı ve kendisi de kısa olmalıdır (bir ila bir buçuk sayfayı geçmemelidir). Böyle bir mektup, gönderildiği kişiyle ilk tanışma için uygundur. Ek olarak, açık ve net bir şekilde formüle etme yeteneği, yeterli düzeyde olduğunu göstermektedir. yüksek seviye gönderenin genel kültürü.

Bir özgeçmiş yazarken, uygulanması işgücü piyasasında çekici bir uzman imajı oluşturmaya ve işverenin ilgisini çekmeye yardımcı olacak bir dizi kurala kesinlikle uymalısınız. İçerikleri aşağıdakileri içerir.

• 1. Kendinizi tanıtın. Soyadı, adı, doğum tarihi ve tamamlanan yıl sayısını belirtiniz, iletişim adresleri(elektronik dahil) ve telefonlar.
• 2. Hedef. Almak istediğiniz pozisyonun tam adını belirtiniz. İfadesi, ifade edildiği şekilde tam olarak eşleşmelidir. Bazıları pozisyon yerine şöyle yazıyor: "Eğitim ve iş deneyimime uygun ilginç bir iş bulmak istiyorum." Bu tür formülasyon işveren arasında kafa karışıklığına neden oluyor ve destek bulmuyor. Aynı anda birden fazla pozisyonu listelemeyin. Şirket belirli bir pozisyon için uzmana ihtiyaç duyduğundan bu şansı azaltacaktır.
• 3. Eğitim. Nerede, ne zaman ve ne olduğunu belirtin Eğitim kurumu mezun olduğunuz ve ayrıca (bir üniversiteden yakın zamanda mezun olduysanız) notlarınızın ne olduğu ve tabii ki "övünecek" bir şey varsa. Akademik derece ve unvana sahip olmak şansınızı artıracaktır. Ayrıca çeşitli yarışmaların, olimpiyatların, konferansların, okul yarışmalarının vb. ödüllerini listelemek de önemlidir. Ayrıntılı olarak yazmalı, fakülteyi, uzmanlığı, diploma konusunu belirtmeli, mevcut diploma, sertifika ve sertifika sayısını belirtmelisiniz.
• 4. deneyim – Bu özgeçmişin en önemli ve en eksiksiz bölümüdür. "Kapsamlı iş deneyimi", "ekipte çalışabilme yeteneği" vb. gibi gurur verici öz değerlendirmelerden kaçınılarak yalnızca "çıplak" gerçekler ayrıntılı olarak sunulmalıdır. Özgeçmiş, yöneticinin gerekli sonuçları çıkarması için hazırlanmıştır. Her iş türü için kısaca ve doğru bir şekilde belirtmek gerekir: en yakın aya kadar doğru zaman dilimi (yaklaşık olarak mümkün); iş yeri; projenin adı (iş türü, özellikler); kısa açıklama 1-2 satırlık proje; yapılan işteki rolü. Listeyi mümkün olduğu kadar uzun tutmanız tavsiye edilir; ne kadar çok deneyim olursa, iş bulma şansı da o kadar artar. İşler (projeler) ve işverenler ters kronolojik sıraya göre listelenmelidir; son işönce, sondan bir önceki saniye vb. yazılmalıdır.
• 5. Ek Bilgiler. Gelecekteki çalışmaların özellikleri bunu gerektiriyorsa, kesinlikle şunu belirtmelisiniz: mülkiyet yabancı Dil; bilgisayarla çalışma yeteneği; ofis ekipmanı bilgisi; Ehliyet; bir arabanın mevcudiyeti vb.
• 6. Kişisel detaylar. Endüstriyel biyografinizin gerçekleri mümkün olduğu kadar ayrıntılı ve kişisel geçmişiniz hakkında mümkün olduğunca az sunulmalıdır. Bu, bir uzmanın yaşamının eğlenceden çok işe odaklandığını gösterecektir.
• 7. Özgeçmişinizi işverenin gereksinimlerine göre uyarlayın. Bir uzmanın özgeçmişinin dikkate alınması önemlidir gelecek iş ve pozisyon. Dolayısıyla, örneğin bir başvuru sahibi yazılım dokümantasyonu alanında uzman olarak bir pozisyona başvuruyorsa, başvuru sahibinin birinci sınıf bir programcı olmasına rağmen, buna odaklanmamalısınız.
• 8. İş gezilerine karşı tutum. İşveren şirket uluslararası ise veya iş genel olarak iş seyahatini içeriyorsa, iş gezileri ve diğer şehirlere taşınmalarla olan ilişkinin belirtilmesi tavsiye edilir. Bu, tüm i'leri hemen noktalamanıza olanak tanır.
• 9. Önerilerin kullanılabilirliği. Özgeçmişin sonunda, başvuru sahibini yetkili bir uzman olarak tavsiye edebilecek kişilerin tam adını, pozisyonunu ve iletişim bilgilerini belirtin. Güvenebileceğiniz kişilerden tavsiye mektubu yazmalarını önceden istemeniz tavsiye edilir.
• 10. Kapak mektubu. Özgeçmişiniz genellikle bir e-postanın eki olarak gönderilir. Ancak boş olmamalıdır. Bu şirkette çalışmaya olan ilginizin nedenlerini ve başvuru sahibinin bu şirketin gelişimine potansiyel katkı konusundaki görüşünü belirtmeniz gereken birkaç eşlik eden satır mutlaka yazmalısınız.
• 11. İstenilen maaş seviyesini belirtmem gerekiyor mu? Her özel durumda, koşullara bağlıdır. Ancak, görüşmenin bitiminden önce maaşla ilgili herhangi bir konuşmanın genellikle işvereni zor durumda bıraktığı unutulmamalıdır. Sonuçta, bu dilekçe sahibinin yeteneklerini henüz bilmiyor, kendi değer ölçeğine göre ne kadar "değerli" olduğunu değerlendirmemiş ve bu nedenle gerekli maaşı vermeye hazır olup olmadığına önceden cevap veremiyor.
• 12. Bir fotoğrafın mevcudiyeti. Özgeçmişinizde bulunması hoş karşılanır.

• Bakınız: Ticari yazışmalar: iş mektubu örnekleri, business-letters.ru

Ticari yazışmalar, iş yapmaya ilişkin bilgi alışverişini tanımlayan bir terimdir. Müşteri ile şirket arasındaki veya iş ortakları arasındaki etkileşimi geliştirmenize olanak tanıyan bir araçtır. Sabit varsayar. Aksi halde başarıyla kurulan bağlantılar kopabilir. Sonuç olarak müşteri veya iş ortağı iletişim kurmayı bırakacaktır. Bu nedenle ticari yazışmaların yetkin olması ve şirket ve yönetimi hakkında olumlu bir izlenim yaratılmasına katkıda bulunacak şekilde yapılandırılması gerekir.

İş mektubu türleri

İş mektuplarının içeriği farklılık gösterebilir. Aşağıdaki iş mektubu türlerini ayırt etmek gelenekseldir:

Ticari yazışmalar için temel gereksinimler

Ticari yazışmaların temel gereksinimleri şunları içerir:

• Sunumun anlaşılırlığı;
• Sunulan gerçeklerin özeti;
• Tamlık;
• Nezaket;
• Okuryazarlık.

Mektubun açıklığı, muhatabın anlayabileceği uygun kelimelere dayanmaktadır. Metni aşırı yüklemeyin karmaşık cümleler, kafa karıştırıcı olabilir. Kısa ve öz bir mektup, yanıtlayanın mesajın anlamını kavramasını sağlayacaktır. Bu kısalık gerekliliğinden ödün vermeden, içerilen bilgilerin eksiksizliğine dikkat etmelisiniz. Hakkında Gereksiz ayrıntılara yer vermeden bütünlük hakkında.

Elbette nezaket önemli şartlardan biridir. İtibarından endişe duyan bir iş adamı olan bir şirket, nezaketsiz ticari yazışmalara asla izin vermez. Aynı zamanda mektubu uygun ifadelerle "tatlandırmamak" da önemlidir. Nezaketin ölçüsünü bilmek gerekir. Okuryazarlık da önemlidir. Okuma yazma bilmeyen bir mektup ve hataların varlığı genel izlenimi olumsuz etkiler. Buna göre mesajın doğru yazılması gerekmektedir.

Ticari yazışma kuralları

Yetkili ticari yazışmalar belirli kurallara dayanmaktadır. Dolayısıyla bu durumda konuşma dili seçeneği uygunsuz olacaktır. Hata veya yazım hatası yapmak caiz değildir. Bu, şirketin imajını ve yönetimiyle iletişim izlenimini olumsuz etkileyecek eğitim eksikliğini düşünmek için bir neden olacaktır.

Ticari yazışmaları yürütmenin temel kuralları ayrıca şunları içerir:

• Gönderen tarafından tanımı bilinmeyen kelimelerin bulunmaması. Gerekirse bilginizi bir sözlükle kontrol etmelisiniz. Ayrıca alıcının anlayamayabileceği terimleri kullanmamalısınız. Yine de bu tür terimlerin metinde yer alması gerekiyorsa bunların açıklanması gerekir;
• Kısa cümlelerden oluşan metin. Çok fazla sıra içeren çok uzun cümleler iş mektupları yazmak için uygun değildir;
• Bir metin programında bir mektubun ön hazırlığı. Kullanımı önerilir Microsoft Word büyük hataları görmenize yardımcı olacak;
• E-posta göndermek için bilgisayarları ve dizüstü bilgisayarları kullanma. Tabletler ve telefonlar metni otomatik olarak düzeltebilir ve bunun sonucunda içeriğini değiştirebilir;
• En yetkin iş mektubunu oluşturmanıza olanak sağlayacak metnin mantıksal yapısının kapsamlı bir kontrolü ve analizi.

İş yazışması tarzı

– bu bir tür sanattır. Dostça bir iletişim bu durumda işe yaramayacaktır, aşırı sert bir üslup da işe yaramayacaktır. Doğru mesajlaşma için aşağıdakiler uygundur:

• Metinde yer alan kurguların titizliği;
• Muhatabın adını ve soyadını belirten tebrik;
• Mektubun alındığı tarihten itibaren en geç 2 gün içinde gönderilen bir yanıt;
• Müdahale eksikliği, aynı şeyle ilgili sürekli sorular;
• Ayna kuralını kullanmak - alıcıya iletişim kurmayı tercih ettiği tarzda hitap etmek;
• Resmi tatiller için tebrikler;
• Tebrikler ve davetler için şükran ifade etmek.

İş yazışmalarının kurallarına uymak ve bunu iş iletişimine yakışır bir tarzda yürütmek önemlidir. Her harf benzersizdir kartvizit. Bir işletmenin başarısı, mektup formatının kalitesine bağlıdır. Yazışma güveni, müzakerelerin etkinliğini ve önemli sorunların çözülmesini teşvik etmelidir. Ve ancak bu durumda müşteriyle iletişimin sağlanacağını garanti edebiliriz. iş ortağı beklenen sonuçları verecektir.

“İş yazışmaları” konulu diğer makaleler. İş mektubu":