Самое время заняться форматированием текста .
Форматировать текст — значит привести его в читабельный вид, сделать его красивым с помощью изменения размера, шрифта. цвета и других элементов текста.
С форматирования мы, пожалуй, и начнем изучать Ленту команд , которая располагается над рабочей областью программы, и состоит из набора закладок, в каждой из которых находятся группы команд — их названия прописываются внизу ленты, а в каждой группе команд находятся уже отдельные команды.
Закладки, которые находятся в ленте команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид, Настройки . Также, если Вы выделяете какие-то дополнительные элементы на странице, например, изображения или таблицы, появляются дополнительные закладки. Для рисунков это закладка Формат , а для таблиц — целых две закладки: Конструктор и Макет .
Для перехода к какой-нибудь закладке нужно кликнуть левой клавишей по ее названию. Чтобы увеличить рабочую область, можно свернуть ленту команд. Для этого по названию любой закладки, или справа от названий, нужно нажать правой клавишей мыши, и выбрать команду Свернуть ленту . Лента команд исчезнет. Чтобы она появилась вновь, нужно проделать ту же операцию.
Кроме команд. которые находятся в ленте, можно также работать с диалоговыми окнами. Для вызова диалоговых окон справа от названий групп команд находятся иконки, по которым нужно кликнуть левой клавишей мыши.
Например, зайдите на закладку Главная , и нажмите левой клавишей на иконку справа от слова Шрифт . Появится диалоговое окно, в котором Вы можете подобрать тот шрифт для текста, который Вам нужен.
Чтобы начать форматировать текст, необходимо выделить то, с чем Вы хотите работать.
Чтобы выделить слово, можно просто поставить в него курсор, можно сделать двойной клик мыши по слову, можно провести по нему нажатой клавишей мыши.
Чтобы выделить предложение, нажмите Ctrl , и кликните левой клавишей мыши по любому месту предложения.
Чтобы выделить абзац, кликните по нему левой клавишей мыши три раза, делая своего рода тройной клик.
Чтобы выделить произвольный фрагмент текста, нужно провести по нему нажатой клавишей мыши. Если фрагмент очень большой — может оказаться удобнее сделать следующим образом: поставить курсор в одном конце выделяемого фрагмента, нажать клавишу Shift , и удерживая ее, поставить курсор в другом конце фрагмента.
Чтобы выделить весь текст, выбираете пункт Главная — Редактирование — Выделить — Выделить все . Можно также использовать горячие клавиши Ctrl + A .
После выделения нужной части текста начинаете ее форматировать.
Для этого заходите на закладку Главная . Начнем обзор этой закладки с группы команд Шрифт . В раскрывающихся списках можно выбрать нужный Вам шрифт и размер. Размер можно также делать больше или меньше с помощью двух кнопок с изображением буквы А справа от окошка выбора шрифта.
С помощью кнопок Ж, К, Ч можно сделать текст жирным, курсивом и с подчеркиванием. Кроме того, справа от буквы Ч Вы увидите треугольник выпадающего списка, нажав на который, Вы можете выбрать вид линии для подчеркивания: пунктирную, двойную, жирную, штрихпунктирную и так далее.
Также можно изменить цвет текста и фон вокруг выделенного текста, сделать рамку, изменить выравнивание, сделать маркированные и нумерованный списки и многое другое. Выбор очень большой.
Очень полезна кнопка Формат по образцу , которая находится около кнопки Вставить , под кнопками Вырезать и Копировать . На этой кнопке изображена кисточка.
Кнопка полезна, если Вам нужно какое-то форматирование применить в другом месте. Для этого ставите курсор в тексте с нужным Вам форматированием, нажимаете эту кнопку, и затем выделяете тот фрагмент текста, где Вы хотите это форматирование применить.
Особняком в закладке Главная стоят кнопки Найти
и Заменить
. При нажатии неа них появляется диалоговое окно с такими же закладками. Вы можете найти любое слово, или даже сочетания букв, а также заменить их на что-то другое.
Это применяется, например, при исправлении повторяющейся ошибки, или если какие-то реквизиты в деловом документе изменились.
Кнопка Изменить стили работает для всего документа целиком. При нажатии на нее Вы можете выбрать один из множества готовых вариантов форматирования.
Кнопка Отображать все знаки позволяет показать, или скрыть, скрытые символы форматирования программы Microsoft Word, например, символы переноса текста, пробела, абзацев.
А после того, как Вы отформатируете текст, самое время заняться .
Видео о том, как можно форматировать текст в программе Microsoft Office Word 2007
Более подробные сведения Вы можете получить в разделах "Все курсы" и "Полезности", в которые можно перейти через верхнее меню сайта. В этих разделах статьи сгруппированы по тематикам в блоки, содержащие максимально развернутую (насколько это было возможно) информацию по различным темам.
Также Вы можете подписаться на блог, и узнавать о всех новых статьях.
Это не займет много времени. Просто нажмите на ссылку ниже:
При работе с рефератом или курсовой, да и любой другой комплексной работой, важно соблюдать базовые принципы форматирования текста в Word, дабы ваша работа имела приемлемый общепринятый вид, текст не вылазил за границы, а абзацы имели четкие структурированные рамки. В этой статье речь пойдет об основных правилах форматирования текста в редакторе Word.
Основные правила форматирования текста в Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016
После того, как текст был отредактирован, нужно адаптировать его внешний вид к общепринятому, то есть отформатировать его. Текстовый редактор Word предоставляет возможность форматирования разделов, страниц, таблиц, абзацев, символов и самого документа в общем.
Среди объектов, подлежащих форматированию, можно выделить: регистр, цвет текста, цвет выделения текста, начертание шрифта (подчеркнутое, курсивное, полужирное), интервал между символами в слове, размер шрифта, гарнитуру шрифта и пр.
Ниже мы приведем основные правила, которых следует придерживаться при форматировании текста в Ворде. Применяйте описанные в нижеследующей статье правила, и ваши тексты непременно будут иметь профессиональный, стильный и аккуратный вид.
- Следуйте одному стилю. При создании единого документа придерживайтесь одного и того же шрифта, и двух, максимум трех его размеров. Для примера, заголовки 17-ым, подзаголовки 15-ым, основной текст 11-ым. При написании официального документа намеревайтесь не использовать выделение цветом. Помимо этого, старайтесь не осуществлять выделение важных частей текста одновременно двумя стилями (к примеру, курсивом и жирным) – это делает восприятие данных гораздо сложнее.
- Задействуйте разрывы страниц. Если в документе нужно переместиться на другую страницу – применяйте разрывы страниц. Если же, в качестве примера, с этой целью вы станете множество раз задействовать переход на последующий абзац (при помощи нажатия на клавишу Enter) – в последующем у вас непременно будут трудности со смещением текста.
- Применяйте в новых параграфах отступы. С этой целью следует поместить курсор в начало абзаца и нажать клавишу TAB. Дабы последующие абзацы также начинались с красной строки, стоит поставить курсор в конце предыдущего абзаца и нажать кнопку Enter. Ни при каких обстоятельствах не задействуйте «пробел» для генерирования отступа (или красной строки).
- Время от времени проверяйте, чтобы форматирование текста было выполнено так, как вам нужно. По умолчанию форматирование текста не заметно невооруженному глазу. Чтобы отобразить его на экране, нужно нажать специальную кнопку.
После этого в тексте возникнут невидимые символы, служащие в качестве форматирования. К примеру, «пробел» можно увидеть, как точку в центральной части строки, табуляция представлена в виде стрелки вправо, а верно задействованный отступ не отображается никоим образом.
Приведенные советы являются лишь рекомендациями, которые вы можете использовать в соответствии со своими персональными предпочтениями. Как бы то ни было, эти правила являются общепринятыми, и представляют собой в некоторой степени каноны составления официальных и неофициальных документов.
Процессор Word осуществляет автоматическое разбиение документа на страницы, но переход на новую страницу можно организовать вручную.
Способы перехода :
Использовать сочетание Ctrl+Enter,
«Лента Вставка (для версии MS Word 2007) и «Вставка» - «Разрыв»-«начать новую страницу» (для версии MS Word 2003) .
Параметры форматирования страниц на ленте Разметка страницы (для версии MS Word 2007) и в диалоговом окне «Параметры страницы» (меню «Файл» (для версии MS Word 2003) ):
Размер бумаги листа . На вкладке «Параметры бумаги» устанавливаются несколько стандартных, фиксированных размеров бумаги; А4 – стандартный по умолчанию. В список входит элемент – «другой» - возможность указывать произвольные размеры листа бумаги
Поля страницы . Устанавливаются на вкладке «Поля» - размер полей, ориентация листа и расположение колонтитулов. По умолчанию все поля 2,5 см. В различных документах разные размеры полей, поэтому на вкладке предусмотрены 4 поля ввода: верхнее, нижнее, правое, левое. Левое – при двусторонней печати – носит название «внутри» - для четных страниц, правое – «снаружи» - для нечетных страниц. В секторе «Образец» - визуальный контроль формата листа, а также на горизонтальной и вертикальной линейках.
Ориентация листа . Книжная или альбомная.
Вертикальное выравнивание . На вкладке «Источник бумаги» устанавливается тип вертикального выравнивания текста на странице:
По верхнему краю – выравнивание верхней строки текста по нижней границе верхнего поля;
По центру – размещает абзацы по центру между границами верхнего и нижнего полей;
По высоте – добавляет пустое место между абзацами;
По нижнему краю – выравнивание нижней строки текста по верхней границе нижнего поля.
Номера страниц . В меню «Вставка» в диалоговом окне «номера страниц» устанавливают параметры нумерации:
Положение: внизу, вверху;
Выравнивание: слева, в центре, справа, (внутри и снаружи);
В секторе «Образец» визуальная оценка;
Кнопка «Формат» - вызывает диалоговое окно «Формат номера страницы» - позволяет выбрать различные варианты нумерации.
В многостраничных документах – номер на первой странице не ставится, если нужно выставить, то включают флажок «Номер на первой странице».
Колонтитулы.
Для газетного стиля – количество колонок .
Параметры форматирования страницы могут устанавливаться для всего документа целиком и для отдельных частей. В таблице 1 представлена основная информация о параметрах оформления текстовых документов.
Таблица 1
|
Наименование элементов |
1-й вариант |
2-й вариант |
|
1 Заголовок раздела |
||
|
Новая страница | ||
|
Шрифт (пт) |
16 (полуж.) |
14 (полуж.) |
|
Абзацный отступ (см) | ||
|
Интервал до (пт) | ||
|
Интервал после | ||
|
Выравнивание | ||
|
Межстрочное расстояние | ||
|
2 Заголовок подраздела |
||
|
Новая страница | ||
|
Шрифт (пт) |
14 (полуж.) |
12 (полуж.) |
|
Абзацный отступ (см) | ||
|
Интервал до (пт) | ||
|
Интервал после | ||
|
Выравнивание | ||
|
Межстрочное расстояние | ||
|
3 Основной текст |
||
|
Шрифт (пт) | ||
|
Абзацный отступ (см) | ||
|
Выравнивание |
По ширине |
По ширине |
|
Межстрочное расстояние | ||
|
4 подписи к рисункам и заголовки таблиц |
||
|
5 Параметры документа |
||
|
Размер бумаги |
А4 (21х29,7 см) | |
|
Верхнее поле | ||
|
Нижнее поле | ||
|
Правое поле | ||
|
Левое поле | ||
Примечание.
Абзацный отступ по всему документу должен иметь одинаковое значение.
Размер символов в математических выражениях должен всегда совпадать с размером основного текста работы.
Участок документа, отличающийся от остальных значением хотя бы одного параметра форматирования страницы – раздел . Разделы отделяются друг от друга маркером конца раздела – двойная горизонтальная линия, пересекающая всю страницу (в центре со словами «Конец раздела»).
Устанавливают значения параметров перед началом ввода документа или во время работы над ним.
Если параметры установлены для всего документа, он состоит из одного раздела, любое изменение в значениях параметров – завершение одного раздела – начало нового. Для изменения значений параметров в какой-либо части документов – выделяют часть документа и устанавливают значения параметров.
Контрольные вопросы:
Что понимают под редактирование и форматирование документа?
Приведите примеры параметров шрифта и способов их установки.
Что показывают непечатаемые знаки (символы). Приведите примеры.
Как работает поиск и замена в тексте документа?
Что такое списки, каковы их виды форматирования?
Какие операции с текстом выполняют программы текстовые редакторы и процессоры?
Какое расширение получают при сохранении файлы документов Word?
Как оформить заголовки и вставить оглавление?
Каковы параметры форматирования таблицы?
Форматирование абзацев в Word. В любом документе не обойтись без форматирования текста. , мы с вами рассмотрели в прошлом уроке, теперь пришла очередь разобрать вопрос о форматировании абзацев в Word. Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев. Без абзаца текст будет смотреться не красиво, да и для чтения он мало пригоден. Вы, наверное, сами убедились в этом? На сайтах, где текст идет сплошной стеной, очень быстро устают глаза. И каким бы интересным он ни был, посетители бросают читать его на полуслове и уходят. Вот поэтому грамотный веб-дизайнер обязательно разбивает текст на небольшие абзацы. Книги, написанные без абзацев, теряют свою привлекательность и чаще всего остаются не востребованными.
Поэтому абзацы должны быть обязательно. В Ворде есть возможность облегчить себе работу с абзацами. Для этого необходимо настроить текстовый редактор «под себя».
Форматирование абзацев в Word
Примечание
Настройка форматирования абзацев в Ворде для всех версий программы одинакова, поэтому по этому поводу можете не заморачиваться.
Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно « Абзац ». Войдите в меню – Формат , и выберите – Абзац –
или щелкните правой кнопкой мыши по полю документа и в выпадающем контекстном меню выберите пункт Абзац .
- В открывшемся окне «Абзац » на вкладке «Отступы и интервалы » настройте Выравнивание абзаца
— По левому краю
— По центру
— По правому краю
— По ширине
- В раскрывающемся списке Уровень можете задать смысловой уровень абзаца в общей структуре текста.
- Панель Отступ определяет правую и левую границу абзаца относительно правой и левой границ страницы.
- В раскрывающемся списке Первая строка можете задать наличие и размеры «красной строки» (абзацного отступа).
- Панель Интервал позволяет задать промежутки между абзацами, а также между строками данного абзаца. Увеличенный интервал между абзацами нередко заменяет абзацный отступ.
- Вкладка Положение на странице предназначена для форматирования абзацев, попадающих на границу между страницами. Здесь можно запретить отрывать от абзаца одну строку, потребовать, чтобы абзац размещался на одной странице целиком, «присоединить» следующий абзац к данному или начать текущим абзацем новую страницу.
Примечание:
С помощью окна Абзац очень просто выполнять форматирование, но делать этого не стоит. Оно полезно для изучения приёмов форматирования, но для практической работы лучше им не пользоваться.
Теперь давайте рассмотрим более эффективные способы форматирования абзацев в Word.
Существует способ – форматирование абзацев с помощью линейки . Многие не используют линейку вообще. А зря – это тоже довольно таки мощный инструмент в умелых руках, и вы сами скоро в этом убедитесь.
Форматирование абзаца с помощью линейки
Линейка в Ворде не только предоставляет информацию о разметке документа, но и является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем перемещения (перетаскивания) специальных маркеров.
Как включить линейку в Word
В Word 2003 линейка включается в меню – Вид . Просто необходимо установить галочку напротив записи Линейка .
В Word 2007/2010 линейка так же находится в меню — Вид – блок Показать и скрыть – Линейка .
Примечание
- Треугольный маркер, расположенный слева внизу линейки (острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.
- Перевернутый треугольный маркер слева вверху задает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзацный отступ.
- Квадратный маркер под линейкой – это элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов , особенно важных фрагментов текста, цитат и так далее.
- Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего абзаца.
- Линейку также используют для задания позиций табуляции . Это уже будет форматирование абзацев при помощи табуляции . Позиции табуляции применяют, когда строка состоит из нескольких полей, например в несложной таблице. По умолчанию позиции табуляции располагаются через каждые полдюйма и отмечаются на линейке короткими вертикальными засечками.
- Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка ». Щелкнув на нем, можно изменить вид символа табуляции и, соответственно, метод отображения текста.
Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем его положение можно изменять перетаскиванием. Для удаления символа табуляции его перетаскивают за пределы линейки.
После установки позиции табуляции вручную все позиции табуляции, заданные по умолчанию и расположенные до неё, удаляются, т.е. все ваши последующие документы будут уже с этим новым форматированием абзацев .
∟ Позиция табуляции с выравниванием по левому краю. Текст располагается справа от указанной позиции, начинаясь непосредственно с этого места;
┴ Позиция табуляции с выравниванием по центру. Текст располагается симметрично относительно указанной позиции;
┘ Позиция табуляции с выравниванием по правому краю. Текст помещается слева от указанной позиции, заканчиваясь в указанном месте;
Виды маркеров табуляции:
Позиция табуляции с выравниванием по символу. Позволяет, например, расположить столбец чисел разной длины так, что десятичные запятые располагаются друг под другом.
Примечание:
Для переходов между позициями табуляции используют клавиши TAB и BACKSPACE .
Вот сколько нового мы сегодня с вами узнали, и что такое , и как включить линейку в Word , и что такое табуляция в Word . Надеюсь, что эти новые знания вам пригодятся.
Практически каждый текст, который Вы набираете в документе MS Word, должен быть отредактирован и отформатирован должным образом. Исключение может быть только в тех случаях, если Вы печатаете что-либо для себя. Да и то, приятнее смотреть на грамотно написанный текст, в котором выделены важные части.
Редактирование документа, напечатанного в Ворде – это изменение слов, фрагментов текста, исправление ошибок, то есть изменение содержимого. Форматирование поможет разделить текст на абзацы, выровнять его на листе, задать нужный вид и размер для букв, сделать списки в тексте, таблицы и прочее, то есть сделать его легким для восприятия.
Для различных документов, в различных организациях правильно оформленный текст – это обязательное требование. Это могут быть и юридические бумаги, и отчеты фирм, рефераты или лабораторные, курсовые или диплом.
Именно о редактировании и форматировании пойдет речь в данной статье.
Редактирование документов в Ворде
Редактирование текста включает в себя несколько этапов. Начнем мы с редактирования символов . Для этого используются клавиши «Backspace» или «Delete» . «Backspace» удаляет символ, расположенный слева от курсора, «Delete» – справа. Выделить слово, символ или цифру можно кликнув по нему два раза мышкой. Дальше или наберите другое слово, или нажмите одну из указанных кнопок, чтобы его удалить.
Теперь отредактируем абзацы . Если нужно, чтобы предложение в тексте начиналось с нового абзаца, поставьте курсор перед первым словом в этом предложении и нажмите «Enter» . Чтобы объединить два абзаца, поставьте курсор после последнего слова первого предложения и нажмите «Delete» .
Чтобы отредактировать фрагменты текста , выделите его мышкой: установите курсор в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в конец фрагмента. Выделите текст можно и другим способом: установите курсор в начале нужного текста, зажмите клавишу «Shift» и поставьте курсор в конец текста, который нужно выделить.
Выделенный фрагмент можно удалить, нажав клавишу «Backspace» или «Delete» . Также можно кликнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужную часть документа.
Если нужно перетащить фрагмент в другой документ Word, откройте два документа так, чтобы оба они были видны на экране. Затем, с помощью мыши, перетащите текст во второй документ.
Для работы с фрагментом текста, можно использовать и горячие клавиши. Выделите текст, нажмите «Ctrl+C» – скопировать, или «Ctrl+X» – вырезать. Затем установите курсор в другую часть документа и нажмите «Ctrl+V» – вставить.
Если Вам нужно отменить последнее действие , нажмите на кнопочку «Отменить ввод» на панели быстрого доступа. Там же есть кнопка в виде дискеты, нажмите на нее, чтобы сохранить документ. Выполнить отмену можно нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Z» .
Если Вам нужно вставить специальные символы в текст документа, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопочке «Символ» , выберите пункт «Другие символы» .
В следующем окне в поле «Шрифт» выберите «(специальные знаки)» , ищите тот, который нужно вставить в документ, выделяйте его мышкой и нажимайте «Вставить» . Знак будет добавлен в то место документа, где был установлен курсор. Можете также перейти на вкладку «Специальные знаки» . Затем закройте окно.
Например, в документе часто повторяется слово «компьютер», а Вам нужно, чтобы вместо него было слово «ноутбук». Чтобы не удалять сто раз, и не писать одно и то же, воспользуемся функцией замены в документе. Как сделать замену в Ворде , Вы можете прочесть, перейдя по ссылке. Окно «Найти и заменить» вызывается комбинацией клавиш «Ctrl+H» .
Важным моментом также является проверка правописания в документе. Орфографические ошибки подчеркнуты в тексте красной волнистой линией, грамматические – зеленой.
Перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните по кнопочке «Правописание» .
Для грамматических ошибок Word предложит возможные слова для замены, для орфографических, в окошке будет написано пояснение ошибки.
Когда проверка правописания в документе будет закончена, появится соответствующее диалоговое окно, кликните в нем по кнопочке «ОК» .
Выполнять редактирование удобнее с включенными непечатаемыми знаками. Они показывают конец абзаца, знаки табуляции, разрывы страниц и прочее. Включить их можно нажав на кнопочку «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная» . Поначалу будет непривычно, но со временем, это значительно упростит работу с документами.
Форматирование документов в Ворде
Теперь давайте сделаем отредактированный текст удобным для чтения. Чтобы другой человек, глядя на него, мог уловить важные слова, данные и прочую информацию.
Перейдите на вкладку «Главная» . Здесь Вы найдете большое количество различных инструментов. В группе «Шрифт» можно выбрать необходимый шрифт и размер букв, выделить текст жирным или курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть, вставить подстрочный, надстрочный знак. Можно настроить различные параметры анимации для текста, выбрать для него фон или цвет букв.
В группе «Абзац» есть кнопочки для создания различных видов списка и для выравнивания текста на листе. Здесь же можно выбрать фон для абзаца, настроить межстрочный интервал и интервал между абзацами. Про то, как настроить интервалы в Word , прочтите, перейдя по ссылке.
На вкладке «Вставка» можно сделать таблицу в Word и сделать гиперссылку в Word . В группе «Колонтитулы» , кликнув по кнопочке «Номер страницы» , можно пронумеровать страницы в документе Ворд .
На вкладке «Разметка страницы» можно изменить ориентацию страниц документа, разбить текст на колонки или расставить переносы .
В некоторых группах, справа внизу есть маленькая стрелочка, нажав на нее, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.
