Инструкции
Изглежда по-просто, намерихте същия продукт за повече изгодна цена, и трябва да откажете друг доставчик, с който имате дългогодишни отношения бизнес сътрудничество. Но в този случай обикновени фрази като „принудени сме да откажем по-нататъшно сътрудничество“ могат да бъдат изтълкувани погрешно и възприети като обида. IN бизнес святТрябва да се отнасяте с уважение към партньорите си и да избягвате пълно прекъсване на връзката, така че трябва да напишете писмо за отказ по такъв начин, че да оставите възможността за сътрудничество в бъдеще, тъй като е възможно условията на това сътрудничество да бъдат промени в бъдеще във ваша полза.
На първо място, трябва вътрешно да решите, че няма да пишете нищо лошо и отказът в бизнес комуникацията изобщо не означава никаква обида. И вие, и вашите редовни партньори преследвате собствените си цели, може и да не съвпадат, но всеки от вас има право да ги постигне по всякакви по-изгодни, оптимални и рационални начини. Вашата задача е да откажете в най-тактична и правилна форма. Не е толкова трудно да се направи.
При писане на отказ личното адресиране е особено важно. Започнете го със следния адрес: „Добър ден, скъпи Иван Иванович!“ Определено трябва да благодарите на партньора си за това бизнес предложения, които Ви е изпратил, или за дългосрочно сътрудничество. Тук е необходимо да се уточни, че тези предложения са били внимателно проучени от вас или че това сътрудничество е било полезно за вас. Необходимо е вашият получател да види в текста онези факти и думи, които са му познати. Това служи като потвърждение за искреността на вашите думи.
Преминавайки към самия отказ, е необходимо ясно да формулирате както самия отказ, така и причините, които са ви накарали да отхвърлите офертата или да спрете по-нататъшното сътрудничество. Например: „В момента не можем да приемем вашата оферта, тъй като нашата компания не е в състояние да закупи предложения продукт на посочените цени“ или: „Ние сме принудени временно да откажем да си сътрудничим с вас по този въпрос, тъй като ни беше предложено повече изгодни условия, което ни позволява да увеличим ефективността на нашата компания.“
Писмото за отказ трябва да съдържа споменаване на алтернативни възможности за сътрудничество в бъдеще: „Изразяваме надежда, че нашето сътрудничество ще продължи и в бъдеще ще останем партньори и ще можем да реализираме няколко нови проекта.“
На хората трябва да се помогне, но понякога обстоятелствата са такива, че не можете да направите това или човекът се опитва да прехвърли проблемите си върху вас. Ако откажете, във всеки случай трябва да бъдете учтиви и да се опитате да не обидите човека.
В определени житейски ситуации трябва да можете да кажете „не“. Това значително опростява живота и премахва проблемите. Понякога е много трудно да откажете на човек, но съгласието може да доведе до редица трудности. Няма нужда да бъдете груби, особено ако трябва да общувате с този човек допълнително. Има определени начини да откажете учтиво.
Дългосрочно съгласие
Това е ситуация, в която човек изглежда не отказва, но в същото време не изпълнява молбата. Удължава изпълнението на задачата във времето. Индивидът чака и чака, омръзва му и се обръща за помощ към друг човек. Разбира се, човек може да се обиди, като губи толкова много време в чакане, така че е по-добре да използвате този метод възможно най-малко.
Липсата на време
Можете да дадете силни аргументи за невъзможността да направите нещо, като посочите общото натоварване. От учтивост можете да предложите услугите си след доста дълъг период от време.
Трудности
В този случай можете да кажете на човека за житейските трудности, които изпитвате. Посочете ясно, че сега няма време за него.
Това са най-честите начини за любезен отказ. Всяка ситуация е индивидуална и можете да намерите нов психологически подход към този въпрос.
в света бизнесмениКонкретността се оценява. Работодателят ще има по-малко негативни впечатления, ако кандидатът правилно обоснове действието си. Има няколко убедителни причини:
важно!Мотивите за отказа трябва да са особено убедителни, когато ние говорим заза кандидатстване за мениджър високоплатена позицияили интервюто е било сложна процедура, изискваща много време и усилия.
Форми на отказ
Как да откажем учтиво на работодател след интервю? Допускат се следните форми на отказ:
Точното време
В идеалния случай трябва да подадете оставка от длъжност възможно най-рано.
Ако сте взели решение, информирайте работодателя си за него.
Подходящ срок за отказ се счита за 7-10 дни от датата на интервюто.
Пропускането на точния момент за отказ поставя работодателя в неудобно положение и нарушава плановете му. Резултатът е загуба. делова репутация, попадайки в „черния списък“ на кандидатите.
Правилата за съставяне на компетентен отказ са следните:
- своевременност.Не забавяйте разговора и не се опитвайте да се скриете от работодателя, като игнорирате телефонни разговорис надеждата, че проблемът ще се реши от само себе си.
- Такт.Трябва кратко и учтиво да посочите причините за отказа и да се извините.
- Липса на емоции.Не трябва да се извинявате твърде енергично за отказ, предизвиквайки самосъжаление, надявайки се да се адаптирате към безинтересна работа.
- Честност и откровеност.Потенциалният работодател има право да знае причината за отказа, ако тя не е от чисто личен характер.
Ситуации, когато е по-добре да скриете истинската причина за отказа, измислете друго обяснение:
важно!Ако не сте доволни от определени точки служебни задължения, трябва да кажете откровено на специалиста по подбор на персонал за това. Работодателят има право да се съобрази, като промени или премахне тези точки, доколкото е възможно.
Заключение
Навременният отказ от непривлекателна позиция оставя на работодателя време да търси друг кандидат и ви спестява от необходимостта да губите време всеки ден в безполезна дейност, която не дава възможност да разкриете таланта си и да демонстрирате напълно професионалните си качества.
Не винаги е приятно да откажете, но в много ситуации е необходимо да го направите. Например, това може да бъде отказ от продължаване на сътрудничеството, отказ от предложена свободна позиция или каквато и да е услуга или оферта. Трябва да откажете учтиво, коректно, за да не обидите партньора си, защото все още може да се наложи да сътрудничите в бъдеще. Днес ще дадем няколко съвета как да напишете правилно отказ. Ще видите, че писането на такова писмо не е никак трудно, просто трябва да следвате някои насоки.
Случаят на отказ е абсолютно нормална ситуация в бизнеса или в други сфери на живота. Трябва да можете да работите с подобна ситуация. Основното при писането на писмо за отказ е да покажете деликатност и коректност. Обикновено отказът може да бъде изразен в няколко форми: игнориране, обвиняване или правилен отказ. Ще научим как да създадем трета опция за отказ.
- Съставете чернова на писмо, обмислете всичко, което искате да кажете по смисъл. След това можете да започнете да декорирате.
- В горния ляв ъгъл запишете адресата - фирма или физическо лице. Информацията за вас трябва да се намира в горния десен ъгъл.
- Писмото за отказ трябва да бъде адресирано лично. Можете да напишете неутрално съобщение, например: „Уважаеми Петър Иванович!“ или „Здравей, скъпи господинеПетренко!" Не се допускат познати обръщения като "скъпи" и др.
- Писмото задължително трябва да съдържа благодарност за предложението, отговор и т.н. Например: „Благодарим ви за предложението“ или „Благодарим ви, че изпратихте автобиографията си“.
- Изложете накратко офертата на адресата, която отказвате. Линк към офертата ще покаже, че сте прочели внимателно информацията и че тя е важна за вас.
- Опитайте се да сте сигурни, че писмото съдържа някои положителни оценки за опонента ви. Например: „Интересуваме се от вашето предложение...“, „Вие предложихте страхотно решение, но.." и така нататък в зависимост от ситуацията.
- След това избройте причините за отказа. Това трябва да стане твърдо, логично, но не категорично и грубо. „За съжаление в момента не можем да приемем вашето предложение, защото...“; „Въпреки всички достойнства на вашия проект, ние сме принудени да откажем, защото...“.
- За да напишете правилно отказ, трябва да напишете за бъдещи перспективи за сътрудничество или алтернативни възможности: „Надяваме се, че ще можем да си сътрудничим с вас в бъдеще“ и т.н.
- Не забравяйте да проверите грешките с помощта на специална проверка на правописа, прикачете необходими документи, ако е необходимо.
- Понякога, когато изготвяте писмо за отказ, може да се нуждаете от помощта на квалифициран адвокат. Например, ако искате да откажете услугите на нает от вас брокер или да върнете продукт с неподходящо качество и др.
На нашия портал ще намерите още няколко интересни статии, свързани с темата за отказите и правилен дизайнписма.
като правило, търговско предложение- това е първият етап от преговорите: клиентът все още не е решил с кого точно ще работи, доставчиците или изпълнителите чакат неговото решение и се опитват да привлекат вниманието към себе си. Търговските предложения се изпращат в десетки - това е възможност да се покажете в най-добра светлина, да опишете всичките си възможности и да създадете добро впечатление на потенциален партньор. Веднага след вземане на решението всички получени предложения се изпращат в папка с обещаващи контакти, в случай че трябва да смените изпълнителя - и в тази ситуация е важно правилно да изготвите писмо за отказ, като запазите възможността за повторно кандидатстване.
Етиката на отказа
В писмо за отказ е важно да покажете уважение към събеседника - предложението му беше достойно, той прекара време в обсъждане на подробностите, дори ако това не доведе до сключване на споразумение, и очаква решение от вас, дори отрицателно един.
Отказът е постановен на бланкафирма на електронен или хартиен носител в зависимост от ситуацията. Стандарти делово общуванеТе изискват определената тема да бъде неутрална, без негативност - фразите „Отговор на вашето предложение“, „Относно сътрудничеството“, „Относно извършването на работа“ са подходящи. Изберете темата, която адресатът е използвал в писмото си. Не е препоръчително да използвате теми за автоматичен отговор за имейли, например „RE: Търговско предложение“, за да не създадете усещане за невнимание у адресата.
Няма нищо ново в обръщането към събеседника за този вид писма - препоръчително е да използвате бащиното име, ако ги знаете, с добавяне на думата „Уважаеми“. В края на съобщението има удивителен знак или , в зависимост от стандартите за форматиране на буквите на вашата компания. Друг важен елемент писмен отказ- линк към оферта, която сте получили и на която всъщност отказвате. По-добре е да поставите връзката в началото на писмото, веднага след заявката - „В отговор на вашата заявка от 6.08.12...“, „За търговска оферта от 9 май...“.
Задължително е да изразите съжаление за отказа. Ако към писмото с търговско предложение са приложени документи или информационни материали, посочете, че сте ги получили и сте ги прочели - например „Благодарим ви за подробното представяне, нашите специалисти прочетоха предоставената информация, но, за съжаление, сме принудени да отказват вашите услуги." Не забравяйте да посочите причина за отказ, ако сте упълномощени да го направите - например, ако предложението не отговаря на правилата и условията. Повече избор изгодна офертатрадиционно не се посочва като причина за отказ.
Преди сключването на споразумение страните по споразумението обсъждат неговите условия и сумата на сделката. След това страните трябва да подпишат споразумението. И тук са възможни много варианти за развитие на събитията. Като се започне от незабавното подписване на готов стандартен текст до продължителни преговори и обсъждане на всяка отделна позиция. На този етап не са редки случаите на отказ от сключване на основния договор. Законът ви позволява да направите това, но има характеристики, които трябва да се вземат предвид, за да защитите максимално собствените си интереси в тази ситуация.
Инструкции
На първо място, трябва да изхождате от условията, предхождащи подписването. Ако не е сключен предварителен договор и не сте поели задължението да подпишете основния договор и не са преведени пари като аванс или, можете спокойно да откажете да сключите договора. В този случай все още не сте поели договорни задължения и следователно може дори да не обясните причината за вашия отказ. Но ако това не е така, трябва да предприемете редица действия, насочени към защита на вашите интереси.
Често има случаи, когато преди подписването на основния договор страните подписват предварителен такъв. По същество доброволно се ангажирате с бъдещ договор. Но дори и в този случай има възможност за завършване на сделката. Тук ще ви трябват убедителни причини за такава стъпка и правна подготовка, която ще ви позволи да защитите позицията си в съда, тъй като едностранният отказ в този случай е невъзможен. В противен случай вашият опонент ще може да ви принуди да подпишете основната чрез съда. За да обосновете отказа, ще трябва да предоставите доказателства за нарушение на условията на предварителния договор или неспазване на правилата за изготвяне на договора.
Освен това обърнете внимание на датите. Срокът на действие на такова споразумение трябва да бъде посочен в текста. При липса на преки указания в съответствие с чл. 429 гл. 11 от Гражданския кодекс на Руската федерация се дава една година за сключване на основния договор от датата на сключване на предварителния договор. Ако не е сключен преди изтичането на този период, тогава задълженията, поети от страните предварително
За съжаление, понякога идват моменти, когато трябва да пишем бизнес писма с негативна конотация. Такива писма включват оплаквания, искове и героя на тази статия: писмо за отказ. Желанието да запазим лицето си и да поддържаме бизнес имидж ни диктува определени правила за писане на такива писма: в тях е важно да не обидим адресата и да останем с него, ако не в приятелски, то поне в лоялни отношения. Днес ще разгледаме структурата на писмата за отказ и ще дадем примери за формулировка на текста.
Структура бизнес писмо- отказът е както при всеки друг. Препоръчвам ви да прочетете тази статия, тъй като повечето от детайлите на писмото за отказ са съставени по напълно стандартен начин и ние няма да говорим за тях тук, като се фокусираме върху текста. Отказът е написан на бланката на организацията и е подписан генерален директорили упълномощени официален, след което се регистрира. След това ще разгледаме дизайнерските характеристики на някои детайли и семантични части на писмото.
Писмо за отказ: как да напиша заглавие?
Или, както понякога казват, темата на писмото. Тук има малка тънкост от областта на етикета: ако покажете очевидна негативност и отричане, това няма да ви добави „плюсове“ в очите на вашия партньор. Темата на вашето писмо за отговор не трябва да съобщава вашето решение да откажете нещо. По-добре е да пишете неутрално: „Сътрудничество“, „Относно гаранцията“, „Относно подписването на договор“ и др.
Тъй като писмото за отказ почти винаги е отговор, можете да запазите темата, посочена в писмото за искане.
Текст
Текстът на писмото започва с обръщение към адресата по име и бащино име. Ако се знае само фамилията, тогава се обръщаме към себе си с фамилията, но вече не пишем никакви инициали и не забравяйте, че в Русия общоприетото обръщение за такъв случай е „господин“.
Например:
Уважаеми Олег Олегович!
Уважаеми господин Макаренко!
Уважаема г-жо Митрофанова!
Ако се съмняваме дори във фамилията на адресата, просто пишем „Уважаеми господа!“
За разлика от писмото с оферта или оплакване, писмото за отказ се пише само в отговор на нечие друго писмо или официално искане. Когато съставяте текста на такова писмо, струва си да имате предвид, че той трябва да съдържа връзка към заявката, която се поставя в началото на текста или (още по-добре и абсолютно правилно) се поставя в специален детайл - в специални маркировки разположени под полетата за номер и дата на писмото:
______________ № ___________
На _____________ от __________ - тук са записани данните за заявката.
Ако бланката на вашата компания не предоставя такива специални полета, първият параграф на отказа ще започне с връзка към писмото със заявка:
В отговор на Ваше писмо от 01.07.2015 г. № 434 Ви уведомяваме, че...
Преди да откажете, трябва да изразите съжалението си за това. Можете да подготвите няколко „шаблонни“ фрази. Например:
За съжаление сме принудени да откажем офертата ви поради...
Ако към искането има приложени документи, струва си да покажете в писмото, че сте ги прочели. Това ще покаже, че не сте отхвърлили офертата, а сте я обмислили внимателно. В този случай писмото включва следните фрази:
Разгледахме внимателно Вашето предложение...
Разгледахме подробно представените от вас документи...
Ако напишете отказ от търговско предложение, определено трябва да им благодарите за изпращането на предложението и за факта, че вашата компания е разгледана като възможен партньор. Това важи за всички. Дори и да имате голяма корпорация, която има много клонове в Руската федерация и ОНД, а офертата дойде от стартиращо LLC, не забравяйте за бизнес етикет. Освен това, кой знае, може би в бъдеще ще ви бъде изгодно да работите с тази компания. Същото важи и за тези, които ви изпращат своите автобиографии: трябва да откажете коректно и с благодарност за вашето внимание.
Благодарим ви за предоставените материали и проявения интерес към нашата компания. След като внимателно разгледахме възможните варианти за сътрудничество, ние, за съжаление, сме принудени да откажем.
За съжаление в момента сме принудени да ви откажем поради годишна поддръжка.
За съжаление нашият автопарк не разполага превозни средстванеобходима товароподемност, поради което сме принудени да откажем транспорт до Вас.
Съжаляваме, но в момента не можем да ви предоставим необходимо оборудванепоради факта, че се намира в Курск и ще бъде транспортиран до Москва едва в края на този месец.
Често не можете да помогнете по никакъв начин на вашия партньор или клиент и тогава писмото може да бъде завършено стандартно, като се посочи причината за отказа. Но какво ще стане, ако наистина можете да дадете практически съвети, които ще помогнат за разрешаването на ситуацията? Ако сте сигурни, че вашият партньор може да се възползва от изпратеното търговско предложение или знаете коя от вашите познати организации наистина може да ви посрещне наполовина и да ви помогне, пишете за това. Ако имате дори малък шанс да разрешите ситуацията по положителен начин, това ще бъде само плюс за репутацията на вашата компания.
Като следвате тези прости правила, можете да напишете наистина компетентно писмо за отказ на бизнес.
