Внедряване на система за електронен документооборот в предприятието. Автоматизация на документооборота в предприятието

В една модерна организация системите за управление на електронни документи (EDMS) се превръщат в съществен елемент от ИТ инфраструктурата. С тяхна помощ търговските дружества повишават ефективността на своята дейност и индустриални предприятия, а в държавните агенции на базата на технологии за електронно управление на документи се решават задачите на вътрешното управление, междуведомственото взаимодействие и взаимодействието с населението. Общоприетото съкращение е EDMS, въпреки че заедно с него се използват и SAD (система за автоматизация на офиса), EDMS (система за управление на електронни документи) и SADO (система за автоматизация на документи).

Системата за управление на електронни документи (EDMS) е организационна и техническа система, която осигурява процеса на създаване, контрол на достъпа и разпространение на електронни документи в компютърни мрежи, както и осигуряване на контрол върху документооборота в организацията.

Първоначално системите от този клас се разглеждаха само като средство за автоматизиране на класически офис работни задачи, но с течение на времето започнаха да покриват все по-широк спектър от задачи. Днес разработчиците на EDMS фокусират своите продукти върху работата не само с кореспонденция и ORD (организационни и административни документи), но и с различни вътрешни документи (договори, нормативна, референтна и проектна документация, документи за дейностите на персонала и др.). EDMS се използват и за решаване на приложни проблеми, в които важен компонент е работата с електронни документи: управление на взаимодействията с клиенти, обработка на заявки на граждани, автоматизиране на работата на сервизен отдел, организиране на документооборота на проекта и т.н. Всъщност електронен документ поточна система е всяка информационна система, която осигурява работа с електронни документи.

През последните години пазарът на EDMS е един от най-динамично развиващите се сегменти на местната ИТ индустрия. През 2009 г., според IDC, на фона на почти 50% намаление на обема на общия пазар софтуерв Русия този сегмент показа висока стабилност. Спадът му по данни за 2009 г. възлиза на не повече от 20-25%. В цифрово изражение обемът на пазара на EDMS днес, според CNews Analytics, е около 220-250 милиона долара.

Потребители на технологии за електронно управление на документи са организации с различни размери и специфични дейности. Традиционно основният потребител на EDMS остава общественият сектор. Според експерти около 30% от проектите за внедряване на технологии за електронно управление на документи се изпълняват от държавни агенции. Важно е, че интересът от страна на държавата стана основата за стабилността на пазара на EDMS, който дори по време на кризата получи значителен тласък за развитие. Електронен документооборотбеше определен като ключов елемент от концепцията за „електронно правителство“, чието прилагане трябва да помогне за премахване на бюрократичните пречки във взаимодействието на държавата, населението и бизнеса, както и за намаляване на корупцията. Като особеност на изпълнението на проекти в органите държавна власти големи държавни институции, заслужава да се отбележат повишените изисквания за информационна сигурност. Става въпрос заза изграждане (разработване) на защитени системи за управление на електронни документи, базирани на репликирани софтуерни продукти.

Основни понятия и принципи

Документооборотът е движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането; комплекс от работа с документи: приемане, регистрация, разпространение, контрол на изпълнението, формиране на файлове, съхранение и повторно използване на документация, справочна работа.

Електронният документооборот (EDF) е унифициран механизъм за работа с документи, представени в електронен вид, с прилагане на концепцията за „безхартиена деловодна работа“.

Машинночетим документ е документ, подходящ за автоматично разчитане на съдържащата се в него информация, записана върху магнитни, оптични и други носители.

Електронен документ (ED) е документ, създаден с помощта на средства за компютърна обработка на информация, който може да бъде подписан с електронен подпис (ES) и записан на компютърен носител под формата на файл с подходящ формат.

Електронният подпис (ES) е аналог на ръкописен подпис, който е средство за защита на информация, което осигурява възможност за контрол на целостта и потвърждаване на автентичността на електронни документи.

Основни принципи на електронното управление на документи:

· Единична регистрация на документ, позволяваща еднозначно идентифициране на документа.

· Възможност за паралелно изпълнение на операции, което позволява да се намали времето за движение на документи и да се повиши ефективността на тяхното изпълнение

· Непрекъснатост на движението на документа, което позволява да се идентифицира лицето, отговорно за изпълнението на документа (задачата) във всеки момент от живота на документа (процеса).

· Единна (или координирана разпределена) база данни с информация за документи, която елиминира възможността за дублиране на документи.

· Ефективно организирана система за търсене на документи, която ви позволява да намерите документ с минимална информация за него.

· Разработена система за отчитане на различни статуси и атрибути на документи, позволяваща ви да контролирате движението на документи през процесите на документооборота и да приемате управленски решения, по данни от доклади.

История на развитието на системите за управление на електронни документи

Електронните системи за управление на документи, които се появиха сравнително наскоро, вече твърдо заеха своето място информационна структурапредприятия. Първоначално тяхната задача включваше изключително проста автоматизация на документооборота, тоест помощ на чиновниците, но по никакъв начин не заменяха документните потоци, циркулиращи в предприятието.

Много се промени, когато производителите на EDMS започнаха не само да копират корпоративни процеси, които осигуряват движението на хартиени документи, но и да вземат предвид задачите, пред които са изправени както тези процеси в частност, така и целия документен поток като цяло.

Разбирането, че документооборотът на едно предприятие е предназначен да поддържа неговата система за управление, не дойде веднага в EDMS. Освен това много съвременни федерални и общински власти и настоящ моментте използват най-простата EDMS, чиито задачи включват само дублиране на хартиен документооборот, но не и замяна или оптимизиране и поддържане на структурата за управление.

Разделяйки хронологично етапите от еволюцията на системите за управление на електронни документи, заслужава да се подчертае първият от тях, който започва през 80-те години на 20 век и продължава практически до края му. Този период се характеризира с фрагментирани решения, които се появяват поради факта, че предприятията, чието ръководство вече е разбрало необходимостта от автоматизиране на документооборота, все още не разполагат с унифицирани инструменти, необходими за решаване на проблеми от този вид.

Нека разгледаме причините, които първоначално доведоха до необходимостта от автоматизиране на документните потоци. През последната четвърт на ХХ век обемът на управленската документация на предприятията все още не е достигнал критични нива, но съществуващата териториална фрагментация на структурните звена доведе до факта, че процедурите за одобрение от мениджъри на различни нива можеха да отнемат седмици, а в някои случаи дори месеци. Въвеждането на услуги за пръстена поща в такива предприятия направи възможно оптимизирането само на механизми за последователна координация, докато базираната на фенове или както сега се нарича паралелна координация изискваше много време, в резултат на което използването му беше сведени до минимум и, ако е възможно, използвани изключително в рамките на същата сграда.

Когато в много големи промишлени предприятия и държавни органи обемът на документооборота започна да се доближава до критични стойности, стана ясно, че процесите на документооборота трябва да бъдат подложени на радикален реинженеринг, тоест преструктуриране, в резултат на което при запазване на общи изисквания към резултатите от процесите, самите процеси трябваше да бъдат оптимизирани и в резултат на това преминаването им трябваше да отнеме значително по-малко време.

По този начин първите EDMS бяха напълно индивидуализирани, разработени директно в предприятията, за които бяха създадени, използвайки вътрешни ресурси. Очевидните предимства на този подход (ясно съответствие на изградената EDMS с действително регулираните процеси на документооборота, цялостна интеграция в информационната инфраструктура на организацията) бяха повече от компенсирани от един основен недостатък: такава система, разработена в самата организация, обикновено беше немащабируеми и беше почти невъзможно да се промени структурата на автоматизираните процеси, което направи невъзможно разработването на такава система. И тъй като получената по този начин EDMS беше неразривно свързана с модела на управление на организацията, дойде момент, в който развитието на компанията напълно спря поради факта, че използваната система за електронен документооборот забави това, което трябваше подобряване: ефективността на системата за управление, приета в организацията, започна бързо да пада и компанията беше принудена да положи усилия за създаване на адекватен EDS, който да поддържа управлението и да направи развитието на компанията по-ефективно.

Решаването на тези проблеми беше предприето едновременно от няколко компании, създадени в средата на 90-те години: те започнаха да създават универсални EDMS, които лесно се адаптираха към нуждите на почти всички клиенти, а самата технология за създаване на окончателното EDMS решение стана двуетапна процес: на първия етап компанията създаде унифицирано ядро ​​EDMS, на втория етап имаше внедряване - адаптиране на процесите към нуждите на конкретен клиент. Този подход позволи да се намалят разходите за крайните решения, като в същото време беше много по-функционален, предостави възможности за организационно и функционално мащабиране на системата.

От края на 20-ти век подходът към автоматизацията на документооборота започна да се променя качествено: в Русия дойдоха нови подходи за управление, което позволи методологично да се повиши неговата ефективност. Така се появи концепцията за управление на качеството, а с нея и процесният подход към управлението. Информационни системиреагираха почти веднага на тези тенденции и в резултат на това излязоха с концепциятаРаботен поток - работни потоци, които бяха единични екземпляри на документно-ориентирани бизнес процеси. Съвременните EDMS отговориха на появата им с внедряването на процесно-ориентирани двигатели (WorkFlow-engine), които едновременно се превърнаха в нова методологична стъпка, която позволява на съвременните EDMS да се адаптират още по-бързо и по-ефективно към нуждите на бързо развиващите се компании. Пристигането на западни разработчици (IBM Lotus, Documentum) на руския пазар, които произвеждаха платформи за тези системи, въведе концепцията за ECM - управление на корпоративно съдържание. Методологически EDMS, принадлежащи към категорията ECM, се различаваха от останалите по това, че в тях се появи ясно разделение: самият документ, неговият информационен компонент (съдържание). Системата ECM работеше със съдържанието на документа чрез неговите метаданни – избрана информация, която има определена важност за организацията. Така за изходящо писмо метаданните могат да бъдат адресат, дата на подписване и официален подпис, регистрационен номер и информация за изпращане и доставка.

Използването на работния процес позволи на специалистите на компании, работещи със системи за електронно управление на документи, да осигурят непрекъснати промени в автоматизирания процес, за да осигурят максималното му съответствие с процесите на предприятието. Разбира се, това беше огромен скок напред.

Архитектурата на решенията също се промени: ако първоначално EDMS беше пример за двустепенна архитектура (СУБД - приложение), то до 2005 г. изискването за тристепенна архитектура на СУБД - сървър на приложения - потребителски интерфейс стана де факто индустриален стандарт, а организациите, провеждащи търгове за доставка на EDMS, посочват точно това изискване към системната архитектура като предпочитано или задължително.

Благоприятната икономическа ситуация по това време допринесе за бързия растеж на предприятията във всички индустрии, като същевременно създаде благоприятни условия за въвеждане на нови EDMS продуктови решения на пазара. По това време най-накрая се формира кръг от производители на EDMS, работещи на руския пазар и пазарите на съседните страни.

Модерна EDMS функционалност

Корпоративните информационни системи и по-специално системите за управление на електронни документи са решения, предназначени основно за управление на информационни ресурси на средни и големи предприятия. Основните причини за това разслоение са преди всичко достатъчни висока цена„входен билет“ за този пазар. Придобиване на цялостна, качествена и сигурна система за управление на бази данни (СУБД), предоставяне на същата модерни средствакриптографската защита на информацията, както и необходимостта от привличане на висококвалифициран персонал от анализатори, консултанти и изпълнители за проекти за внедряване, доведоха до факта, че компанията, която стигна до необходимостта да получи такъв мощен инструмент за управление на корпоративно съдържание като EDMS, беше принуден едновременно да понесе доста големи финансови разходи, които не можеха да си позволят индивидуални предприемачии малки предприятия. Така EDMS се превърнаха в инструменти за подобряване на управлението, особено в големите компании, а географски разпределените могат да осигурят максимална възвръщаемост от внедряването търговски структуритип задържане.

Развитието на функционалността на EDMS доведе до факта, че все повече и повече процедури за управление, ориентирани към документи, бяха автоматизирани и все повече и повече области от ежедневните дейности на компаниите бяха обхванати от тяхната функционалност.

Към днешна дата действителният стандарт на съвременните EDMS са следните области на дейност:

· общо деловодство - обработка на входяща кореспонденция и заявки от граждани, изготвяне на изходящи писма и документи, вътрешна и организационна документация, наблюдение на изпълнението на поръчките;

· Управлението на човешките досиета е строго регулирана област на частния документооборот, която позволява да се поддържат процедури за наемане и освобождаване на служители, изпращане на служители в командировки, предоставяне на планирани отпуски и други видове отпуски. Такива системи осигуряват поддържането на всички одобрени форми на досиета на персонала: заповед за наемане на служител (формуляр Т-1), заповед за прекратяване трудов договор(формуляр T-8, T-8a), заповед за прехвърляне на служителя на друга работа (формуляр T-5), лична карта на служителя (формуляр T-2, T-2GS, T-2MS), таблица с персонал (формуляр , T-3), график за отпуск (формуляр T-7);

· управлението на архивни записи е област на управление на частни записи, която завършва жизнен цикълдокументи на организацията и съпътстващи следните процедури: формиране на описи по утвърдени формуляри, предаване на файлове за архивно съхранение, проверка на стойността на документите и файловете като цяло, унищожаване на документи и файлове, които вече не са ценни за организацията, нейните служители, държавата и обществото, предаване на отделни файлове за съхранение в структурите на федералната архивна агенция (Роархив);

· колегиална работа - ви позволява да автоматизирате поддръжката на документи за дейността на колегиалните органи за управление - срещи, срещи, съвети на директори, събрания на акционери. Той също така позволява изготвянето, съгласуването и одобряването на дневен ред (планова документация) и протоколи (резултатна документация);

· управление на взаимоотношенията с клиенти - функционалността на CRM (управление на връзките с клиентите) вече е внедрена в една или друга степен във всички EDMS, с изключение на най-старите, за чиито потребители обаче тази функционалност не е особено търсена.

Характеристики на руския пазар на EDMS

Руският пазар на системи за електронно управление на документи в парично изражение в момента се оценява от експерти на 170 милиона долара и се характеризира с високи темпове на растеж - от 25 до 40 процента годишно, според различни оценки. Това го прави много привлекателен, включително и за мощни чуждестранни компании, така че ситуацията в бранша лесно може да се промени. Разбира се, от една страна, на ненаситен пазар всички доставчици, проявили достатъчна активност, по принцип имат големи възможности за развитие. Но, от друга страна, вече можем да кажем, че групата от основни играчи на практика е оформена.

Досега чуждестранните и руските разработчици са разделили пазара приблизително еднакво в парично изражение, но по отношение на броя на внедряванията съотношението очевидно не е в полза на чуждестранните разработки. Поради високата цена на лицензирането на чуждестранни програми, както и скъпата и трудоемка адаптация към изискванията на руските стандарти, те се използват главно в големи компании и държавни агенции, за които въпросът за цената не беше толкова належащ. Малките и средни предприятия са по-склонни да използват местни разработки поради тяхната гъвкавост и ниска цена и ситуацията тук едва ли ще се промени. Големите компании обаче все повече се обръщат към руските EDMS. Колкото повече, толкова по-голяма част от пазара вероятно ще бъде завладяна от домашни системи: всяка година те стават все по-функционални, значително по-евтини за внедряване и, което е много важно, те са разработени специално за руските реалности.

Чуждестранните разработчици на платформи и решения представляват повече от 50% от пазара на EDMS. Най-големият дял от пазара на EDMS (около една трета) е зает от решения, базирани на платформата Documentum. Компаниите, участвали в проучването, разработвайки своите системи, базирани на платформата IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), притежават 12–15% от пазара. Сред руските компании значителни позиции на пазара заемат: EOS, Lanit, Directum и Cognitive Technologies. Делът на системата, разработена от всяка от тези компании, представлява повече от 5% от пазара на EDMS. Upscale Soft, Docsvision и Naumen също имат доста силни позиции. EDMS не взема предвид други решения, създадени на базата на IBM платформи, използвани за разработване на ECM решения (Lotus Notes, Content Manager и др.), както и решения на платформи за разработване на ECM приложения компании на Microsoftи Oracle и решения от руски разработчици, които не са участвали в проучването на CNA. Посочен сегмент руски пазар EDMS се оценява от експерти на $45-55 милиона Въпреки това, като се има предвид, че платформите на IBM, използвани за създаване на системи за електронно управление на документи, са широко представени в Русия, делът на решенията, базирани на. IBM технологииможе да се окаже значително по-висок от общия дял на анкетираните от CNA компании, включително поради собствени разработки. Като цяло могат да се идентифицират три основни области на растеж на пазара, за които могат да се конкурират нови и съществуващи играчи. Първо, можем да очакваме увеличение на търсенето от държавни агенциислед разработване на подходяща нормативна база. Тъй като публичният сектор е доминиращият потребител на електронни информационни системи в Русия, което представлява около 40% от пазара, много зависи от това какъв път избира държавата при създаването на развита междуведомствена структура за обмен на информация. Второ, големите търговски структури, които активно използват EDMS от доста дълго време, но само в някои подразделения, се стремят да обединят разпределени клонове в единно информационно пространство и да разширят успешната практика към предприятието като цяло. И трето, средният и малък бизнес въвеждат все повече и повече системи за подобряване на ефективността на организацията на работните процеси през последните две-три години и вече са осъзнали ползите от това.

Обемът на пазара на електронни системи за управление на документи (EDMS) в Русия през 2008 г., според предварителните оценки на CNews Analytics, е около 210 милиона долара. Най-големият клиент на EDMS в Русия остава публичният сектор, с който се свързват и надежди за по-нататъшен растеж правителствени инициативи. Надеждите за по-нататъшно развитие все още се свързват с публичния сектор, банките, телекомите и петрола и газа, които първоначално „вдигнаха“ този пазар в Русия. Когато оценяват размера на пазара на EDMS в Русия, експертите на CNews Analytics, както и респондентите - компании за разработка и интегратори - вземат предвид разходите за системни компоненти, консултантски услуги, внедряване и актуализиране на системата, както и обучение и технически подкрепа. Ако според проучването от 2007 г. делът на услугите за внедряване е приблизително равен на цената на системата (около 36%), то през 2008 г. респондентите посочват, че делът на внедряването се е увеличил леко - 40% срещу 35% (цена на системата ). Тази промяна отчасти се дължи на бързия растеж на вътрешния сектор на ИТ услугите като цяло, на фона на който цената на работата на консултантите се увеличава значително и бързо. С настъпването на кризисните промени в страната клиентите с нетърпение очакваха, че цените на тези услуги скоро ще паднат. Всъщност обаче все още не е настъпило рязко намаляване на цената на професионалните ИТ услуги, въпреки факта, че този пазар е първият, който попада в рисковата зона.

ориз. 1. Структура на разходите за внедряване на EDMS.

Преглед на съвременните системи за електронен документооборот

Нека да разгледаме осемте най-разпространени EDMS в Русия: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Документен поток (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co . Group), DELO (EOS), EUFRATES (Cognitive Technologies). Представеният изглед на EDMS е опит да се оценят възможностите и готовността на софтуерните продукти за решаване на текущи проблеми на организирането на управление на електронни документи в предприятието.

Критериите, подчертани в прегледа, ще помогнат да се анализират възможностите на разглежданите решения от гледна точка на техническото изпълнение на определени задачи на EDMS. Всички възможности са разделени на седем области на автоматизация:

Офис работа;

Общ документооборот;

Управление на договори;

Електронен архив;

Работа с жалби на граждани;

Управление на проекти;

Работа с документация на СУК.

Таблица 1 предоставя редица очевидни критерии, присъщи на всички разглеждани системи (и всички системи от класа EDMS, по принцип), и критерии, които ни позволяват да разграничим решенията едно от друго. общо взето, функционалностсистемите съвпадат и само подробна разбивка на някои от основните задачи на документооборота и характеристиките на тяхното изпълнение позволяват да се сравнят различни решения. Струва си да се отбележи, че за всички системи, представени в прегледа, има доста практика за внедряване. Тези системи се използват от стотици организации за автоматизиране на документооборота. В допълнение към тези решения, на пазара има повече от 50 софтуерни продукта, които не са широко използвани.

Ако анализираме нови версии на системи, които заемат водещи позиции на пазара, заслужава да се отбележи, че през последните три години тяхното развитие е насочено главно към подобряване на възможностите за обслужване, тъй като основните възможности под една или друга форма вече са били внедрени по-рано . Ако говорим за нови технически възможности, можем да отбележим потенциала за развитие на EDMS към управление на различни видове съдържание (мултимедия), използването на технологии за автоматична обработка и анализ на съдържанието на документи. Но досега такава функционалност не е задължителна за EDMS и най-важното е, че търсенето за нея в Русия все още не е напълно формирано.

Таблица 1. Обща характеристиканай-популярните EDMS

Нека разгледаме представените EDMS в съотношение, което е разбираемо за всички« цена / функционалност“ [12]:

ориз. 2. „Оптимална цена/функционалност“ на EDMS (диаграма Gartner)

Тази диаграма е изградена на принципа на "магическия квадрант" Gartner “, в които системите, разположени в I квадрант. През II и IV квадрантите на диаграмата съдържат системи, които нямат балансирани показателицени и функционалност.

Избраният за изследването критерий ни позволява да оценим различни EDMS от гледна точка на тяхната готовност да решават реални проблеми на електронното управление на документи на модерно предприятие. Групата на лидерите включва системи Directum, DocsVision и ЕФРАТ. Останалите системи се намират в II и IV квадранти.

Правна уредба и стандарти в областта на EDMS

Днес дейностите на разработчиците на EDMS практически не са регулирани. Развиване софтуерни продуктии при изпълнението на проекти за внедряване, разработчиците и доставчиците в една или друга степен се ръководят от следните регулаторни и правни документи:

ГОСТ Р 51141-98. Деловодство и архивиране. Термини и определения (одобрени с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 27 февруари 1998 г. № 28);

Федерален закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронния цифров подпис“ (с измененията на 8 ноември 2007 г.);

ГОСТ Р 6.30-2003. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи (одобрени с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 3 март 2003 г. N 65-st);

Указ на правителството на Руската федерация от 22 септември 2009 г. № 754 „За одобряване на Правилника за системата за междуведомствено управление на електронни документи“;

Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“.

При изпълнение на проекти за внедряване на EDMS, в случай на работа с лични данни, е необходимо да се ръководите от изискванията на федералните закони от 27 юли 2006 г. N 152-FZ „За личните данни“ и от 27 декември 2009 г. N 363-FZ „За изменение на членове 19 и 25 от Федералния закон „За личните данни“.

Тъй като GOST имат консултативен характер, разработчиците включват максимална гъвкавост в своите решения, така че в зависимост от клиента е възможно да се прилагат различни схеми за работа с документи на базата на системата. Често архитектурата и логиката на системата трябва да предоставят различни и понякога противоположни подходи за автоматизация на документи. Липсата на общоприети стандарти е проблем не само за разработчиците, но и за клиентите, тъй като изборът на изисквания за EDMS става твърде субективна задача. Правилата и разпоредбите за работа с документи могат да се различават от предприятие до предприятие, не само в рамките на една и съща индустрия, но дори в рамките на една и съща група компании. И въпреки че като цяло комплексът от задачи на електронното управление на документи е доста ясен, методите за тяхното изпълнение се различават значително. Оказва се, че едно от основните изисквания към разработчиците на съвременна EDMS е да предложат решение, което да е адекватно по цена, качество и време за изпълнение, независимо от спецификата на работата на клиента (с други думи, да отговаря на всякакви специфики).

Референции

1. Майкъл Дж. Д. Сътън. „Корпоративен документооборот. Принципи, технологии, методология на изпълнение.” – Санкт Петербург: Азбука, 2002.

Книгата съдържа теоретични концепции и множество практически препоръкиза оптимизиране на архитектурата на системата за управление на документи, разпределяне на отговорностите между мениджъри и технически персонал както на етапа на създаване, така и по време на работа на системата, организиране на рентабилно съхранение и високоефективно извличане на документи и много други. Всички тези съвети са базирани на богатия практически опит на автора, водещ канадски специалист в областта на оптимизацията на документооборота, работил по поръчки на държавни агенции в своята страна и водещи световни корпорации.Основната идея е, че добре изградената система за управление на документи не отнема много ресурси, но помага за вземане на ефективни решения и повишаване на конкурентоспособността на предприятието поради факта, че необходимата информациястава лесно достъпен и винаги „под ръка“. Технологията за изграждане на ефективна корпоративна система за управление на документи е описана в тази книга.

2. Методи и средства за работа с документи. Антология. -Редакция URSS, 2000г

Сборникът представя разработки по теоретични и приложни аспекти на управлението на документи и свързаните с тях задачи за разпознаване на текст, взаимодействие с бази данни и потребителски интерфейс.Сборникът е предназначен за изследователи и разработчици на системи за управление на документи.

3. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Електронни документи в корпоративни мрежи. – М.: Ankey-Ecotrends, 1999

Монографията очертава основите и проблемите на повишаване на ефективността на офис автоматизацията на институцията, включително специфични проблеми, свързани с прехода към безхартиени технологии. Разглеждат се принципите на изграждане модерни системиуправление на електронни документи (EDM) и тенденции в тяхното развитие. Предоставени са описания на най-модерните чуждестранни продукти в областта на съдебния контрол. Осигурени са стандарти в областта на кодирането, компресирането, обмена и интегрирането на различни видове информация.

4. В. Жеребенкова. Документооборот в предприятието. - Среща на върха, 2005 г

Книгата разглежда документооборота от гледна точка на счетоводството и данъчно счетоводство. Описана е процедурата за съставяне на организационни и разпоредителни документи. Предоставени са образци на унифицирани формуляри, използвани при разплащания с отговорни лица, касови операции, операции по разплащателни сметки и при отчитане на материални и нематериални активи, дълготрайни активи, труд и заплати. Представени са разработените от автора данъчни счетоводни регистри.

5. Чернов В.Н. Системи за електронен документооборот. – М: РАГС, 2009. – 84 с.

Очертани са принципите и особеностите на създаване на автоматизирани системи за управленска документация. Беше извършен подбор на критерии и беше извършено сравнение на характеристиките на автоматизирани системи за документация за управление на развойни компании, които работят на руския пазар от дълго време и имат голям брой успешни практически реализации. Разглеждат се въпросите на нормативната поддръжка на системите за управление на електронни документи.

6. EDMS (Руски пазар)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

Характеристики на руския пазар на системи за управление на електронни документи

7. Лайна Фишер. Иновации и високи постижения в процесите на работния процес и управлението на знания. – Future Strategies Inc., 2000 г

Предоставено е описание на най-забележителните проекти в областта на реорганизацията и управлението на бизнес процесите и внедряването на системи за работни процеси.Опростяване на бизнес процесите с помощта на технология за работен процес и екстранет решения. Технологии за виртуално предприятие. Стратегии за работен процес и групов софтуер. Съвременни бизнес стратегии и поддръжка на процеси. Пазар на работни процеси. Интегриране на работни процеси за обработка на дължими фактури и графични изображения на документи.

8. Сапков В.В. Информационни технологии и компютъризация на деловодството. – Санкт Петербург: Академия, 2006. -288 с.

Разгледани са информационните технологии, използвани при компютъризацията на деловодството. За придобиване на практически умения са дадени примери с анализ на тяхното изпълнение. Представена е технологията за създаване на система за управление на база данни. Разглежда се работата с издателски системи.

9. Александър Глинских. Глобален пазар за електронни системи за управление на документи. - Jet Info № 8 (2002)

http://www.jetinfo.ru/2002

Основни понятия за системите за електронен документооборот. Анализ текущо състояниеглобален пазар на EDMS. Руският пазар на EDMS. Примери за използване на EDMS в света. Интеграция на EDMS с други приложения: ERP системи и CRM системи. Характеристики на избора и внедряването на EDMS. Основните участници на световния пазар на EDMS и руския пазар на EDMS. Въпросите за оптимизиране и контрол на документооборота и контрол върху обработката на информация са от ключово значение за предприятието.

10. Куняев N.N., Демушкин A.S., Fabrichnov A.G. Поверителна офис работа и сигурен електронен документооборот. – М: Логос, 2011. -452 с.

Разкриват се същността и особеностите на конфиденциалната деловодна работа. Обхванати проблеми с документацията поверителна информация, регистрация на поверителни документи, тяхното осчетоводяване, организиране на поверителен документооборот, класификация и систематизация на поверителни документи, осигуряване на разрешителна система за достъп и режим на поверителна информация, подготовка на поверителни документи за предаване в архив и унищожаване. Даден е анализ на съвременните нормативни правни актове в областта на информацията с ограничен достъп и поверителна документирана информация: лични данни; служебна, професионална, търговска тайна; производствени тайни и др.

11. GOST 34.602-89 "Технически спецификации за създаване на автоматизирана система."

Този стандарт се прилага за автоматизирани системи (AS) за автоматизиране на различни видове дейности (управление, проектиране, проучване и др.), включително техните комбинации, и установява състава, съдържанието, правилата за изготвяне на документа „Технически спецификации за създаване ( развитие или модернизация) системи."

12. Леонид Рейнголд, Ph.D., Преглед на системите за управление на електронни документи

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Разглеждат се държавните инициативи около „Електронния документ“, стандартите в областта на електронния документооборот, техническите възможности на съвременните системи за електронен документооборот и се сравняват техните характеристики.

13. ГОСТ Р 51141-98

Отразява терминологичната система от понятия в областта на деловодството и архивното дело.

14. Алексей Назаренко, История и тенденции на развитие на съвременните EDMS

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Разглеждат се историята на подхода към разработката, развитието на функционалността, позиционирането и съвременната функционалност на EDMS и бъдещето на пазара на системи за електронно управление на документи.

15. Електронен документ и документооборот: правни аспекти. Антология. – ИНИОН РАН, 2003 г

Сборникът анализира проблемите на документирането на информацията и организирането на документооборота в съвременни условия информационни технологии. Засегнати са въпросите на класификацията на документите в социалната сфера, юридическа силаелектронни документи, техния правен статут и безопасност, роля в правоотношенията, преди всичко в гражданското обращение и процесуалното законодателство и практика, ролята и мястото на Федерален закон„Относно електронния цифров подпис“ в системата за управление на документи в Руската федерация, чужд опитв областта на електронния документооборот.

16. Системи за управление на електронни документи: критерии за подбор

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (Софтуерни технологии)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. Кузнецова, Т.В. Офис работа (документационна поддръжка за управление) - М .: Intel-Sintez, 2002.

19. Майкъл Дж. Д. Сътън. Управление на документи за предприятието: принципи, техники и приложения, 1996 г

20. Лари Белавски, Джим Бойл. Системи за управление на електронни документи – Prentice Hall PTR, 1997г