Целью проверки реализации продукции (работ, услуг) является определение достоверности отражения в бухгалтерском учете процесса продажи продукции (работ, услуг).
Источниками для проверки являются первичные документы (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и прочие), учетные регистры, бухгалтерская отчетность (отчет о прибылях и убытках, приложение к балансу).
В ходе аудиторской проверки реализации продукции (работ, услуг) должно быть подтверждено, что:
· операции по продаже надлежащим образом санкционированы;
· на счетах бухгалтерского учета отражены все реально совершенные сделки по продаже;
· продажа своевременно отражена на соответствующих счетах учета, суммы продажи правильно классифицированы;
· стоимостная оценка операций по продаже правильно определена;
· суммы дебиторской задолженности по расчетам за поставку продукции (работ, услуг) правильно отражены на соответствующих счетах.
Правильность отражения операций по продаже устанавливается в ходе выборочной проверки этих операций путем сверки данных, отраженных в бухгалтерских регистрах предприятия, с первичными документами и наоборот. Такая проверка может быть проведена на предварительном этапе аудита. При этом ее объем будет определяться результатами проверки эффективности системы внутреннего контроля.
Операции по продаже надлежащим образом санкционированы. Необходимо проверить соблюдение политики предприятия в отношении предоставления кредитов покупателям, процедур доставки и ценообразования при выполнении ежедневных операций. Аудиторская проверка проводится путем сравнения фактических цен по различным видам продукции, условий оплаты транспортных расходов или доставки, указанных в счетах, с данными соответствующих документов, утвержденных руководством. Фактические цены и условия доставки можно узнать из счетов-фактур или товарно-транспортных накладных. Эти показатели могут быть сопоставлены с утвержденными прайс-листами, номенклатурой цен, иными документами, определяющими порядок и условия реализации.
Если продажные цены или условия продажи продукции определяются индивидуально для каждого заказчика, то необходимо удостовериться в том, что они были надлежащим образом санкционированы уполномоченным на это сотрудником предприятия (например, начальником отдела продаж). В случае, если продажи базируются на выполнении нескольких крупных договоров, сумма и описание фактически доставленных товаров или оказанных услуг должны быть связаны с условиями этих соглашений.
Проверка наличия необходимых разрешений на совершение операций по продажам, как показывает аудиторская практика, осуществляется независимо от уровня эффективности системы внутреннего контроля, однако объем выборки для проверки может быть уменьшен в случае, если было получено подтверждение эффективности системы внутреннего контроля.
На счетах бухгалтерского учета отражены все реально совершенные сделки по продаже. При проведении этого теста необходимо обратить внимание на возможность возникновения двух видов ошибок:
· данные по реально совершенным операциям не отражены в учете;
· на счетах отражены фиктивные операции.
Подобные ошибки могут приводить соответственно к занижению или завышению стоимости активов и сумм продажи. Проверка полноты и достоверности отражения сумм продажи на счетах бухгалтерского учета является частью проверки эффективности системы внутреннего контроля.
При проверке достоверности отражения сумм от продажи продукции, товаров следует выборочно сверить ряд записей в регистрах учета продаж с данными первичных документов (коносаментов, товарно-транспортных накладных и так далее), а также с документами, свидетельствующими о приеме отгруженной продукции (выполненных работ, оказанных услуг), для подтверждения того, что товары были действительно доставлены, работы выполнены, услуги оказаны и право собственности на них перешло от исполнителя к заказчику (покупателю). В дополнение к этому необходимо также проверить условия поставки для точного определения момента перехода права собственности.
В случае, если факт перехода права собственности не может быть подтвержден непосредственно из имеющейся документации, необходимо проанализировать последующие платежи, полученные от данного заказчика (покупателя) в погашение дебиторской задолженности, и на основании этого сделать заключение о реальности сделки, отраженной на счете 90 «Продажи».
Проверка полноты учета продаж может быть эффективно осуществлена путем выборочной сверки данных товарно-транспортных накладных (или заменяющих их документов) отдела продаж со счетами-фактурами и данными бухгалтерского учета. При проведении этой проверки аудитор должен быть уверен, что все товарно-транспортные накладные собраны и надлежащим образом хранятся в отделе продаж. Это можно сделать путем анализа порядковой нумерации этих документов.
При проверке достоверности данных исходным пунктом является регистр учета продажи. На основе данных этого регистра делается выборка номеров счетов, которые затем сверяются с товарно-транспортными накладными и заказами на покупку, полученными от заказчиков (покупателей).
При проверке полноты учета, напротив, исходным пунктом служат товарно-транспортные накладные. Делается выборка товарно-транспортных накладных, данные которых сверяются с данными счетов-фактур и регистра учета продажи.
Своевременность отражения продажи. Счета на продажу должны выставляться и данные о реализации учитываться своевременно, то есть по мере совершения операции (отгрузки) с отнесением к соответствующим периодам. Это предотвращает риск случайных пропусков данных в учете.
При проверке своевременности учета продажи, как правило, сопоставляются даты, указанные в товарно-транспортных накладных, с датами соответствующих счетов-фактур, датами записей по счетам учета реализации и дебиторской задолженности. Значительные расхождения в датах свидетельствуют о потенциальных проблемах своевременности учета реализации.
Правильная стоимостная оценка операций по продажам. Точный расчет суммы продаж влияет на правильное выставление счетов-фактур за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги и последующее отражение этих данных в бухгалтерских регистрах.
Проверка правильности оценки продажи включает пересчет данных учета для выявления возможных математических ошибок. Как правило, подсчитываются итоговые суммы счетов-фактур либо осуществляется проверка контрольных документов, подготовленных самостоятельно.
Если сумма продажи выражена в иностранной валюте, необходимо также проверить применение валютных курсов. Для этого аудитор должен сверить курс, использованный экономическим субъектом, с курсом ЦБ РФ, официально действовавшим на момент совершения операции, а также проследить, чтобы данные о валютной сумме продажи и ее рублевый эквивалент надлежащим образом были отражены в бухгалтерских регистрах.
Суммы продажи правильно классифицированы. Помимо полного и достоверного учета данных о проданной продукции (выполненных работах, оказанных услугах), важно также, чтобы эти данные были правильно классифицированы в Отчете о прибылях и убытках.
В ходе проверки классификации операций необходимо на основании первичных документов определить правильность корреспонденции счетов в регистре учета продажи и правильность разноски по Главной книге.
Суммы дебиторской задолженности по расчетам за поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг) правильно отражены.Полнота отражения данных о продаже в регистре учета расчетов с покупателями и заказчиками имеет важное значение, поскольку влияет на возможность экономического субъекта контролировать оплату непогашенной дебиторской задолженности.
Данная задача обычно выполняется в ходе проверки правильности классификации операций по продажам, как это описано выше. При проверке правильности отражения данных регистра учета продажи по счетам Главной книги, необходимо также удостовериться, что эти данные надлежащим образом были отражены на счетах учета дебиторской задолженности.
Во многих случаях разноска данных на счетах учета дебиторской задолженности в Главной книге основывается не на данных регистра учета продажи, а на данных журналов-ордеров по учету дебиторской задолженности, которые включают не только сведения о выставленных за период счетах, но и информацию о полученных платежах. В этом случае необходимо проверить, что сумма выставленных счетов, указанная в журналах-ордерах по учету дебиторской задолженности, соответствует сумме продаж по регистру учета продажи. Кроме того, необходимо удостовериться, что данные журналов-ордеров по счетам учета расчетов с покупателями и заказчиками надлежащим образом разнесены по соответствующим счетам Главной книги.
Аналитические процедуры проверки предполагают сопоставление данных о продаже за месяц с:
· данными других месяцев и всего цикла продажи;
· ежемесячными прогнозами объемов продажи;
· данными за соответствующий период прошлых лет.
Если анализ проводится на предварительном этапе аудиторской проверки, то может быть подготовлена оценка общего объема продажи за год. В конце года будет произведено сопоставление оценочной величины объема продажи с фактической суммой.
На этапе проверки отражения результатов от продажи продукции (работ, услуг) аудитор определяет правильность отражения прибыли от продажи на счете 99 «Прибыли и убытки». Для этого сверяются записи по кредиту счета 99 «Прибыли и убытки» с дебетом счета 90 «Продажи» и соответствие этого показателя данным Отчета о прибылях и убытках.
Используя процедуру арифметических подсчетов, аудитор по Главной книге (регистру синтетического учета) по счету 90 проверяет правильность определения показателей:
1. Выручки от продажи продукции (работ, услуг) и себестоимости проданной продукции (работ, услуг).
2. Расходов на продажу.
3. Управленческих расходов.
Приведем алгоритм проверки формирования прибыли от продажи продукции, работ, услуг.
· Выручка от реализации продукции (работ, услуг) = Сумма оборотов по кредиту счет 90 «Продажи» - Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» за отчетный период в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – Сумма оборотов по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи»
· Себестоимость проданной продукции = Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» – Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» за отчетный период в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» в корреспонденции со счетом 44 «Расходы на продажу» – Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» в корреспонденции со счетом 26 «Общехозяйственные расходы»
· Расходы на продажу = Сумма оборотов за отчетный период по дебету счета 90 в корреспонденции со счетом 44 «Расходы на продажу»
· Управленческие расходы = Сумма оборотов за отчетный период по дебету счета 90 в корреспонденции со счетом 26 «Общехозяйственные расходы» (применяется для тех предприятий, где счет 26, согласно учетной политике списывается на финансовые результаты).
Аудит Системы Продаж это возможность посмотреть на свой бизнес со стороны, получить адекватную и объективную оценку от эксперта по продажам и развитию бизнеса.
Заказывайте аудит Вашей системы продаж, если для Вас важно:
- Выявить слабые стороны своего бизнеса
- Оценить систему продаж с помощью эксперта
- Видеть реальную ситуацию (без сокрытия ошибок сотрудников)
- Получить рекомендации по росту продаж
- Определить приоритетные шаги по развитию
Зачем нужен аудит?
Это просто — как Вы оцениваете Ваш бизнес? И делаете ли это вообще? Большинство людей думают, что это не обязательно и никогда не проводят внешнюю оценку. Это очень самоуверенная позиция. Ведь когда Вы собираетесь на важную встречу, Вы готовитесь и смотрите на себя в зеркало.
Когда Вы поймёте истинное состоянии Вашего бизнеса, можно будет выстроить стратегию. Вы сможете поставить определённые задачи по развитию, которые принесут необходимый результат. А без чёткой стратегии любой бизнес будет слабым и бесцельным, бьющим вхолостую.
Один мой клиент на предложение контроля продавцов даже рассмеялся: «Это невозможно!» Я поинтересовался, как же он планирует получение прибыли и как строит бизнес, если не может его контролировать. Мы расстались на неделю и при следующей встрече он заказал у меня детальный план внедрения контроля продаж. Через 3 месяца после внедрения системы контроля, его прибыль выросла на 60%.
Пока Вы не изучите возможности продавцов и не обеспечите их инструментами продаж, Вы не сможете объективно планировать доход и рассчитывать на стабильный рост Вашей прибыли!
Какие результаты Вы получите:
- Обнаружите слабое звено, которое тормозит развитие
- Сможете уменьшить расходы на 5-50%
- Выясните как повысить эффективность работников в 2-5 раз
Формат работы:
- Вы заполняете анкету по действующему состоянию бизнеса и ключевым задачам развития
- После того как я проверю анкету, я приглашу Вас на бесплатную консультацию, длительностью до 30 минут. Мы оценим Вашу ситуацию и результаты, которые Вы хотите получить. После этого я определюсь, готов ли я Вас взять в программу.
- Внешний аудит – длительный и дорогой процесс. Мой формат работы выглядит иначе: Вы обучаетесь выявлять недостатки и замерять показатели самостоятельно. Я даю Вам задания и помогаю провести процесс оценки эффективно и быстро.
- Мы проведём с Вами работу вместе таким образом, чтобы в дальнейшем Вы смогли проводить оценку отдела продаж и бизнеса самостоятельно. Не обязательно лично, это могут делать Ваши сотрудники и стандартная система учёта, например, 1С. А Вы будете получать результаты и корректировать Вашу стратегию.
- Вы внедряете систему аудита под моим руководством. Полученные знания и опыт останутся с Вами навсегда. В дальнейшем Вы сможете регулярно замерять показатели самостоятельно или поручите это Вашим сотрудникам.
Как это работает?
«Мы совместно с Евгением провели анализ нашей системы поставок и продаж, в процессе выявляя недочеты и недоделки, после чего получили от Евгения план по корректировке работы.
На сегодняшний день мы успешно оптимизировали несколько процессов, которые позволили сократить наши расходы. Как оказалось нам есть над чем работать!
В результате, мы приняли решение расширяться за пределы Сибири и открываем офис в Москве совместно с BestSeller-b2b.»
«Эко-Макс», Максим Фадеев, Генеральный Директор
Комплексное снабжение предметами мебели и интерьера
Самые эффективные инвестиции — в своё развитие!
При вложении инвестиций в развитие собственного бизнеса с помощью программ BestSeller-b2b Вы получаете:
- Новый опыт
- Развитие бизнеса
- Рост продаж
Стоимость программы АУДИТ ОТДЕЛА ПРОДАЖ — 9 900 руб
Результат: уменьшить расходы на 5-50%, выяснить как повысить эффективность работников в 2-5 раз
Длительность программы: 4,5 часа (3 встречи по 1,5 часа)
Скидка на программы по росту продаж от BestSeller-b2b после аудита
Система продаж – сложный организм, который должен работать как часы. Единожды четко выстроенная система продаж дает со временем гарантированный результат и требует значительно меньше усилий на этапе поддержания. Последнее особенно важно, учитывая длительные (от 3 лет) сроки любого девелоперского проекта.
Инициатор аудита:
- представитель девелопера действующего загородного комплекса, будь то коттеджный поселок или малоэтажный жилой дом. Внешняя оценка существующей системы – недорогая, но полезная услуга, позволяющая дать независимый взгляд на проект, увидеть плюсы и минусы концепции, а главное – презентации проекта покупателю, рекламной кампании и каждого этапа работы с клиентом.
- внешний инвестор, который оценивает проект с точки зрения входа и должен просчитать экономический потенциал бизнес-проекта.
ВАЖНО: Заказчик должен быть готов услышать любой результат.
Эффективность системы продаж определяют три фактора:
1. Характеристики продукта (соответствует ли он рынку по соотношению цена-качество, востребован ли в текущий момент, в том ли сегменте позиционируется и т.д.)
3. Отдел продаж (качественно ли сотрудник отдела продаж отработал первый контакт с клиентом, получил ли потенциальный покупатель квалифицированную консультацию при посещении объекта, регулярно и доброжелательно ли продавец ведет клиента до момента сделки, как ведется клиентская база и т.д.)
Для оценки воронки продаж нам, как доктору, потребуется статистическая информация.
1. Вы не ведете учет обращений и не знаете цену клиента. Отдавая маркетинговые бюджеты на откуп отделу маркетинга и пиар, Вы не можете оценить эффективность конкретного канала продвижения, влияние на него сезонности. Что ж, поздравляем - Вы на игле.
2. Вы владеете статистикой, но видите риски в передаче такой информации сотрудникам сторонней кампании. Жаль, а мы могли быть Вам полезны. Соглашение о конфиденциальности, подготовленное Вашими мотивированными юристами, позволит нам помочь Вам.
3. Вы смело делитесь накопленными данными. Отлично, ведь уже через 3 месяца Вы не узнаете свои показатели, забыв достигнутые ранее «результаты».
ЭКСПЕРТИЗА / АУДИТ СИСТЕМЫ ПРОДАЖ (разовая консалтинговая услуга): 250 000 рублей, 20-25 рабочих дней
Техническое задание
ЭКСПЕРТИЗА СИСТЕМЫ ПРОДАЖ действующего коттеджного поселка или малоэтажного жилого комплекса
Хотя на Западе аудит отдела продаж — чуть ли не обязательное мероприятие для любой компании, многие российские предприниматели по-прежнему недооценивают его значение. И напрасно. Ведь если обратиться к статистике, можно увидеть, что буквально за десять лет уровень конкуренции значительно вырос, а норма прибыли, напротив, уменьшилась (с ~70-80% до 10-15%).
Грамотный аудит отдела продаж даёт возможность ещё на начальных стадиях выяснить, где находится "ахиллесова пята" компании и какие проблемы мешают эффективному сбыту продукции. Проще говоря, это проверка, которая определяет, насколько эффективно работает данное структурное подразделение и как можно улучшить его показатели.
Когда проводить
Во многом это зависит от размеров компании, а также от специфики рынка, на котором она работает. Однако специалисты советуют проводить аудит маркетинга и продаж не реже, чем 1 раз в год. Проверка необходима в таких ситуациях:
- рост сбыта на предприятии ниже плановых показателей;
- руководитель хочет повысить прибыль за счёт роста продаж;
- от компании уходят постоянные клиенты (либо снизили объёмы закупок);
- конкурент занимает более высокие позиции и завоёвывает рынки, которые вам пока недоступны;
- в отделе наблюдается "текучка" кадров.
Если аудит проводится правильно, компания сможет добиться значительного роста уровня продаж и повысить эффективность работы сотрудников отдела.
Ключевые задачи
Первое условие для организации аудита — чёткая постановка целей. Нужно определить, на какой именно стадии чаще всего срываются сделки, каковы сильные и слабые стороны персонала, с какими клиентами проще/тяжелее всего работать. Дополнительно изучаются технологии, которые используются сотрудниками при общении с потенциальными покупателями. Для чего это нужно:
- определить ошибки, просчёты системы сбыта;
- понять, какие изменения можно внести в существующую систему;
- выявить основные направления увеличения объёма сбыта;
- сделать процесс продаж прозрачным и понятным — как для сотрудников, так и для руководства;
- проанализировать соотношение затрат и выручки.
Аудит должен проводиться независимыми и незаинтересованными сотрудниками. В крупных компаниях для этого существуют специальные подразделения.
Важно:
Любые проверки на предприятиях в РФ проводятся в соответствии с Федеральным Законом "Об аудиторской деятельности" от 30.12.08 № 307.
Что оценивать
Нет, не только количество покупок, как можно подумать. И даже не уровень конверсии. Взгляните, как видит процесс создания и аудит отдела продаж "Бизнес Молодость" — крупнейшее в России сообщество предпринимателей.
Как видим, эффективность работы данного подразделения оценивается по 25 критериям. На первый взгляд некоторые кажутся малозначительными, однако практика показывает, что только комплексный подход позволяет добиться максимальной эффективности отдела продаж.
Выделяют два основных этапа выполнения проверки — внешний и внутренний аудит. При этом анализируют как работу самих сотрудников, так и не зависящие от них факторы.
Внешний аудит
Первый шаг — это исследование рынка, его размеров и конфигурации, а также конкурентной среды, в которой работает предприятие. Неважно, насколько профессиональные продавцы у вас работают, если у потребителя есть возможность купить что-то намного лучше и дешевле. Согласны? Тогда поговорим о том, на что нужно обратить внимание.
Рынок
При оценке как существующих, так и потенциальных рынков необходимо определить их ёмкость и структуру, ответить на следующие вопросы:
- Какова модель распространения продукции? Где и как потенциальные клиенты ищут информацию, делают покупки?
- Каковы основные сегменты потребителей? В чём их особенности? Какие сегменты являются ключевыми (на кого вы ориентируетесь)?
- Какие у данного рынка перспективы? Тенденции развития? Развивается он или сужается?
Необходимо рассчитать долю рынка, которую занимает компания в данном регионе или стране. Также для анализа используется показатель share of voice — процент расходов на маркетинг на определённой территории в общей структуре затрат.
Ключевые клиенты
Они есть практически у каждой компании. Причём далеко не всегда ключевые клиенты — те, которые приносят наибольший доход. Это могут быть покупатели, которые открывают доступ к новому сегменту рынка, помогают создать определённую репутацию и т. д.
Проводя аудит отдела продаж, важно понять, насколько эффективно компания привлекает и сотрудничает именно с этой категорией потребителей.
Для этого необходимо разделить целевую аудиторию на несколько групп:
- Ключевые клиенты. Те, с которыми сотрудничать выгоднее всего — именно они должны быть в центре активности предприятия.
- Перспективные. Заинтересованы в работе с вами, а потому рассматриваются как основной объект коммерческой активности.
- Фоновые. К этой категории относятся клиенты, чьи заказы вы можете осуществлять легко и без издержек, однако обращаются они к вам нерегулярно, а размеры поставок невелики.
- Другие. Это — покупатели, которые никогда не станут вашими ключевыми клиентами, так как их потребность в продукции не удовлетворяет потребности вашего бизнеса.
В ходе аудита необходимо выяснить, какие критерии используются для сегментации, кто из нынешних или потенциальных покупателей соответствует "портрету идеального клиента". Также следует рассчитать уровень прибыли от каждой категории и понять, какую часть потребностей ключевых клиентов на данный момент удовлетворяет предприятие.
Конкуренты
Если взглянуть на любой пример аудита отдела продаж от ведущих консалтинговых компаний, можно увидеть, что значительную роль они отводят именно конкурентному анализу. Причина проста — именно деятельность других предприятий на рынке, их количество и активность зачастую определяют стратегию компании.
Что нужно выяснить на данном этапе:
- основные компании-конкуренты и лидеры рынка;
- что они предлагают (товары, услуги, ассортимент);
- характер конкуренции (интенсивная, слабая и т. д.);
- используемые стратегии маркетинга и каналы сбыта продукции.
Всех ваших конкурентов можно разделить на 4 категории.
Первый тип — прямые конкуренты, которые занимаются тем же самым и предлагают тот же набор продуктов и услуг.
Второй вид интереснее — их называют "конкурентами за бюджет". Что это значит? Допустим, ваш потенциальный клиент думает, что бы ему съесть на ужин в пределах 700 рублей. И здесь у него появляются варианты: заказать пиццу, пойти в суши-бар или взять продукты в вашем магазине и приготовить что-то дома. В данном случае несколько компаний "соревнуются" за право полнее и лучше всего удовлетворить одну и ту же потребность.
Определить насколько успешно работает система продаж в компании можно по результатам работы отдела продаж. Иногда, на первый взгляд, самая бессистемная работа может иметь под собой особую систему. Скорее всего, эта система была выработана конкретными людьми, которые самостоятельно, на основе проб и ошибок, выбрали для себя успешную схему привлечения клиентов.
Проблема в том, что уход из компании сотрудников, из которых состоит система, приведет к краху всех продаж. Еще такая система не масштабируема, не управляема и, практически, не контролируема. Что же надо сделать, чтобы избежать такой ситуации? Ответ на поверхности — провести глубокий анализ вашего отдела продаж, то есть, аудит.
Базовый аудит системы продаж поможет выявить сильные и слабые стороны вашего отдела продаж, проведет анализ системы продаж, даст рекомендации для повышения эффективности работы как отдельных менеджеров, так и всего отдела.
Аудит продаж выявит:
- какие есть преимущества в существующей схеме продаж;
- какие риски может вызвать эта схема;
- какие можно предпринять простые действия для увеличения продаж;
- как вырастить существующие продаж в управляемую систему продаж.
Для наглядности представим уровень качества системы в виде шкалы от 0 до 10. На одном конце один менеджер по продажам, о работе которого руководитель ничего не знает, тот только приносит подписанные договора, на втором конце — полностью сбалансированная и контролируемая система. Суммарная оценка выводится на основании аудита отдельных подсистем продаж.
Аудит системы продаж проводится по следующему алгоритму:
- 1. Аудит сильных и слабых сторон товара
- 2. Аудит портрета клиента из целевой аудитории
- 3. Аудит каналов продаж
- 4. Аудит используемых техник продаж
- 5. Аудит персонала, задействованного в продажах
- 6. Аудит бизнес-процессов, связанных с продажами
- 7. Аудит системы контроля и отчетности системы продаж
- 8. Аудит системы мотивации
По результатам аудита продажи товаров предоставляется отчет об эффективности каждой из проверяемых составляющих и рекомендации по улучшению или созданию системы продаж. Аудит проводится при выполнении любых работ с отделом продаж и является первым шагом к построению эффективной системы продаж.
