Официални покани за събития. Покана за писмо на английски език

Нека сравним тези две букви. И двамата започват с покана, но първото писмо е от компанията. ("Фабрика за мебели" Бреза "кани ...")и вторият – от името на всички служители на компанията ("Каним ви...").

Първият вариант е много официален. Можете също да напишете тук: „ Компанията Березка се радва да ви покани ... "

Поканата от „нас“ (служители на компанията) също е доста официална, но се възприема като по-„човешка“: „ Каним...", “Радваме се да ви поканим...", “Бихме искали да ви поканим...".

В някои случаи може да се наложи да напишете покана от себе си. Например, ако сте лидер и искате да направите поканата още по-лична. След това тези фрази се трансформират в: "Каня ...", "Радвам се да ви поканя...", „Бих искал да ви поканя...“, "Нека те поканя..."

По-малко официални писма

В по-малко формална ситуация, когато например пишете на колегата си, с когото се срещате всеки ден в офиса, подобни „церемонии“ са напълно безполезни.

Бизнес писмо-покана е покана за събитие: конференция, работа, интервю, изложба, среща, концерт, благотворителна вечер, семинар, среща и др.

Пример

Подобно на други видове служебни писма, писмото с покана се съставя по следния шаблон:

[адрес]
[телефон, имейл и др.]
Уважаеми дами и господа.

Каним ви да участвате в [име и/или описание на събитието], което ще се проведе на [адрес/име на институцията и др.].
Организатори на [име на събитието]: [списък на организаторите].
Презентатори [име на събитието]: [списък с домакини].
По време на [име на събитието]: [за какво става дума, списък с въпроси, които трябва да бъдат обсъдени и т.н.].
[Някоя допълнителна информация]

Пер Допълнителна информацияотносно [име на събитието] контакт [телефон, имейл, адрес и т.н.].

Генерален директор на такъв и такъв офис, подпис на В.М. Баткович

Задължителни данни за писмото с покана: име на организацията, код на организацията, референтни данни за организацията, OGRN, TIN, дата, регистрационен номер, адресат, подпис на ръководителя, маркировка за изпълнителя.

Текстът на поканата трябва да бъде кратък, лаконичен, правилен и да не допуска различни тълкувания. Писмото с покана трябва да бъде посветено само на един въпрос (събитие, събитие), с изключение на случаите на тясна връзка и местоположение в едно структурно звено на изпращащата организация. Писмото се съставя в два екземпляра (вторият екземпляр се заверява от автора, ръководителя на изпращащото звено и остава в изпращащата организация).

Към събитието

На нашия уебсайт можете да изтеглите образец на официална покана за събитие (концерт):

За интервю

Покана за интервю. Проба.

Има конкретен шаблон за покана за интервю.

Пример 1.
Уважаеми Петренко Александър Александрович (пълното ви име).
Благодарим Ви, че изпратихте автобиографията си за позицията ***. Запознахме се с вашата автобиография и вашата кандидатура ни заинтересува. Каним ви на интервю, което ще се проведе на 10 юли от 10:00ч. Ще ви посрещне управителят на отдел *** - Василиев Юрий Валериевич. С най-добри пожелания, компания ***.

Пример 2.
Уважаеми Петренко Александър Александрович (пълното ви име). Фирма "***" Ви кани на интервю за длъжността администратор, което ще се проведе на 25.10.2013 г. от 11.00 часа. С най-добри пожелания, компания ***.

Писмо 3.
Уважаеми Петренко Александър Александрович (пълното ви име). Наскоро получих вашето CV за свободно място ***. Вече намерихме кандидат за тази позиция, но имаме още една свободна позиция, която може да ви заинтересува. Моля, обадете ми се на [номер] и ще обсъдим подробностите с вас. С уважение, Пьотр Николаевич Анасов.

Към конференцията

Писмо №1:
Скъпи колеги!

Каним ви да участвате в научната конференция [име].

Темата [име] отдавна привлича вниманието на специалистите. На конференцията бихме искали да говорим за […]. И, разбира се, ще говорим за […].

Предвижда се работата на конференцията да бъде придружена с изложба на теми, илюстриращи разглежданите теми. Предвижда се публикуване на текстовете на докладите и каталога на изложбата.

Конференцията ще се проведе на 12.08.2013 г бизнес център"Delopis.ru" (Москва, ул. Лев Толстой, 15).

Заявленията трябва да бъдат изпратени до 10.08.2013г.

На Ваше разположение,
Петър Петров

Писмо № 2:
Уважаеми Иван Иванович,

Каним ви да международна конференция[заглавие].

Основните цели на конференцията:
задача 1
задача 2
задача 3

Програмата на конференцията:
дейност 1
дейност 2
Дейност 3

Регистрационната такса за участие в конференцията е 37 000 рубли, вкл. ДДС 18% (трансфер, обяд, кафе паузи, канцеларски материали).

График на конференцията:
Записване от 8.00 до 9.00 часа.
Конференцията започва в 9.00 часа.

Местоположение на конференцията:
[адрес]

Заявки за участие в конференцията се приемат до 15 август 2013 г. във формата на следните e-mail адреси: [защитен с имейл]или [имейл адрес] или факс: [номер].

По организационни въпроси се свържете: [фамилия, име на лицето за контакт], тел.: [номер], e-mail адрес: [имейл адрес].

На Ваше разположение,
Петър Петров

Към изложбата

Писмо с покана за изложбата на продукти

Уважаеми партньори!

Най-голямото изложение на строителна техника ще се проведе на 20 декември 2015 г. в Москва.

Вече пет години това събитие събира потребители, дистрибутори и производители на безпилотни строителни дроиди всяка година.

Изложението Robostroy е чудесна възможност за установяване на бизнес контакти, привличане на нови клиенти, намиране надеждни партньори... Както досега, изложението ще включва щандове на участници от Германия, САЩ, Япония и Холандия, предлагащи най-модерните технически решения.

За да посетите изложбата "Robostroy", трябва да се регистрирате на уебсайта robostroy.rf. Процедурата за издаване на електронна покана е проста и няма да ви отнеме повече от две минути.

Местоположение: Москва, ул. Пушкин, с. Колотушкина. Започва на 20 декември от 13:00ч. Ще се радваме да ви видим!

Въпреки привидната формалност, работата с покани е един от ключовите моменти при подготовката на всяко събитие. Именно поканата е „лицето“ на героя на повода и на цялото предстоящо събитие като цяло. Как да поканим гостите правилно и какво да вземем предвид при изготвянето на перфектната покана? Ще говорим за това в статията.

След като получи поканата, гостът решава дали да участва в събитието. Ако поканата на получателя го заинтригува или дори заинтригува, ако се заинтересува как ще се сбъдне програмата на събитието или ако, гледайки поканата, изпълнена професионално и с вкус, той се замисли какво ниво на човек може да бъде там, тогава организаторът на събитието се справи с тази задача да подготви тържеството успешно!

От отговорите на поканите става ясно какъв приблизителен брой гости трябва да се очаква. Това трябва да знаете, за да съставите план за сядане за банкет, да поръчате храна и напитки, да планирате настаняване в залата по време на официалната част, да организирате трансфери, да резервирате места в хотела и др.

Нека разгледаме по-отблизо процеса на изготвяне на покана възможно най-близо до идеалната.

ПРАВИМ СПИСЪК НА ГОСТИ ЗА ПОДГОТОВКА НА ПОКАНИ

За да може процесът на изготвяне на покани, изпращането им и получаването на отговори от гостите да бъде възможно най-гладък, е необходимо да се извърши задълбочена предварителна работа.

Препоръчително е да се назначи лице, което е свободно да се ориентира в списъка с гости, което да отговаря за това. В идеалния случай организаторът на събитието прави всичко сам!

КАК ДА НАПРАВИМ СПИСЪК С ПОКАНИ

1. Обмислете списъка с гостите с управителя. Върнете се няколко пъти към списъка, за да сте сигурни, че никой не е забравен и че никой от гостите няма да изпита неудобство поради присъствието на някой друг.

2. Разберете как мениджърът планира да се обърне към всеки гост в поканата (някои - по име и бащини, други - само по име, а трети - Уважаеми господине/госпожо/господин/госпожо/мадам/мосю... и т.н. .).

3. Направете списък с имена за печат в печатницата.

4. Уверете се, че познавате всички лица, изброени от мениджъра и имате техните данни за контакт.

5. Създайте списък с имейл адреси за изпращане на покани по имейл.

6. Решете кой от гостите ще получи покана на личния си имейл и кой да бъде изпратен чрез асистент/секретар/рецепционист.

7. Съставете текста мотивационно писмо(за тези покани, които ще бъдат изпратени по електронна поща до асистенти, секретарки или рецепционисти). Пример за такъв текст:

8. Препоръчително е да използвате опцията „Уведомяване при получаване/четене на писмо“, за да не безпокоите потенциалните гости с ненужни обаждания с въпрос дали са получили покана.

9. Направете списък с пощенски адреси за доставка на покани на хартиен носител. Разпределете предварително кои ще бъдат доставени с куриерска услуга и кои ще бъдат доставени лично. В последния случай трябва да се погрижите за пропуските.

10. Установете обратна връзка с поканените, тоест решете как ще получите потвърждение за присъствието си от тях: изчакайте отговорите от гостите или започнете сами да им се обаждате, за да намерите решение. Във втория случай трябва да решите след какъв период от време е подходящо да се обадите на потенциални гости. Решете кой точно ще направи това, тъй като списъкът може да бъде доста голям, а отговорността за учтив, но упорит разговор е още по-голяма.

11. Уверете се, че посочените в поканата контакти са за обратна връзкауместно: пощата "работи", телефонът е включен, на обажданията се отговаря.

12. Не забравяйте да попитате тези гости, които са приели поканата, дали се нуждаят от допълнителна организационна подкрепа: дали е необходимо да осигурят трансфер или настаняване в града на тържеството, дали има специални заявки за продукти на банкета, като се вземат предвид отчитат възможни хранителни алергии или специфични хранителни системи (вегетарианство, например) и евентуално нещо друго.

13. Незабавно направете промени в списъка на поканените.

Пример за работа със списък на поканените е представен в таблици 1-4.

Маса 1.Списък с покани, генерирани по метода на доставка

Таблица 2.Списък с референции (имена) за отпечатване в печатницата

Забележка:

Поредните номера съответстват на номерата в списъка за доставка.

Таблица 3.Списък на гостите, приели поканата, като се посочва необходимата организационна подкрепа

Таблица 4.Списък на гостите, които са отказали покани

ПИШЕМ ТЕКСТА НА ПОКАНАТА

Нека разгледаме по-отблизо основните елементи на текста на поканата.

■ Обжалване.Няма да е излишно да поръчате персонализирани покани от печатницата с отпечатани имена на поканените (въвеждането им в празно поле не е най-добрият вариант).

Обръщението към госта трябва да е точно и правилно - тук грешките са недопустими. Има общоприети формули за учтивост и етикет. Например, ако поканеният е чужденец с академична степен или лекар, тогава се свържете с него на английски езикще започне с Уважаеми, Професореили Уважаеми д-р... Ако поканеният заема официален държавен пост, тогава обжалването трябва да е подходящо: Уважаеми господин министърили Уважаеми господин посланик.

Необходимо е също така да се обърне внимание на факта, че запетаята след адреса придава на текста ежедневен характер или подчертава сдържан делови тон. Удивителен знак показва важността или тържествеността на събитието. В случай, че след адреса има запетая, следващият текст трябва да се изпише с малка буква, след удивителния знак - с главни букви.

Всички тези на пръв поглед незначителни детайли правят поканата много лична и коректна. Поканеният със сигурност ще оцени внимателното и уважително отношение на героя на повода към своите гости.

■ Заглавие на събитието.Поканата задължително трябва да съдържа пълното официално име на събитието (без съкращения).

■ Място, дата, час.Датата, часът и мястото на събитието се посочват съгласно правилата, приети в страната на госта (ако поканата е съставена на съответния език). Например за канен американец тези подробности ще изглеждат така: дата - 1 март? 2017 г.; начален час на събитието - 19 ч.; адрес - Ленинградски пр. 40, Москва.

■ Програмата на събитието.В допълнение към директното обръщение към госта, името на събитието, мястото и датата на провеждането му, поканата трябва да посочва програмата на събитието (основни точки), като за предпочитане е посочване на началния час на всяка част. Програмата може да бъде представена подробно или под формата на списък с основните тематични части.

Подробната програма е особено подходяща за официални посещения на високо ниво. В този случай тя може да бъде издадена под формата на отделна брошура или карта (в зависимост от броя на планираните артикули (Пример).

Най-добрият вариант за представяне на програмата в поканата може да бъде както следва:

Обозначаването на частите от програмата на събитието може да бъде много кратко, например: След официалната част ще се проведе прием.

Форматът може да бъде различен - всичко зависи от спецификата на събитието. Ключът е да дадете на гостите представа какво да очакват, за да могат да планират своето време.

■ Брой поканени.В текста е необходимо също така да се посочи броят на лицата, за които се отнася поканата.

Броят на поканените може да бъде посочен и в обжалването, например, когато и двамата съпрузи са посочени в поканата: Уважаеми Владимир Петрович и Олга Сергеевнаили Уважаеми г-н.и г-жа Короленко,или Г-н посланик моли г-н Петров и съпругата му да дойдат на банкета.

■ Дрескод. Дрескодът в поканата е по преценка на организатора. Ако има определени изисквания към цвета или стила на облеклото на гостите, то това е предписано в поканата. Например вечерна рокля за дами, смокинг за мъже.

Ако събитието е официално и делово, в поканата обикновено се посочва международното име на дрескода.

ОПИСАНИЕ НА ОСНОВНИ ДРЕКОДОВЕ

■ Моля, отговорете на поканата.Ако събитието включва места за гости, трябва да разберете точния брой на тези, които могат да присъстват.

За да се фокусира вниманието на поканеното лице върху този момент, в поканата се използва общоприетото съкращение Отговорете... В официалните покани RSVP е посочен в долния десен ъгъл; в по-малко официални случаи тези букви могат да се появят навсякъде (обикновено в края). Понякога те искат отговор преди определена дата.

В допълнение към RSVP има формулировки Моля, отговорете само в случай на отказ или Искане за потвърждение на вашето участие, които също са доста официални и коректни.

■ Контакти на организаторите.Важно е в поканата да посочите няколко варианта за обратна връзка (имейл и поне два телефона на организаторите).

■Допълнителна информация.Поканата може да съдържа и друга необходима информация, в зависимост от спецификата на организацията и провеждането на конкретно събитие (например, ако събитието се провежда в историческо имение, може да бъде забранено носенето на токчета на стилет).

■ План за сядане на банкет.Ако в допълнение към официалната част се планира банкет или вечеря, за особено мащабни и тържествени събития, е уместно в поканата да се включи план за сядане на гостите, посочващ масата и/или мястото на определена гост.

ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ДИЗАЙНА И ФОРМАТА НА ПОКАНАТА

Това е „роклята“, с която се „поздравява“ поканата.

Размерът и дизайнът на поканата зависи от целта и характера на събитието.

Покани за дипломатически приеми и международни форумиизпратени от посолства и членове на правителството се издават в строги бизнес стилна официални бланки с държавния герб.

Покана за неформален прием.Дори ако събитието не е официално, обикновено се запазва строгият стил.

Покана за събитие, което има за цел да събере възможно най-много гости, ще бъде ярка и закачлива.

На лична покана, например сватба, както монограми, така и сърца, и сдържан флорален фон са доста подходящи.

Когато определяте формата на поканата, можете да се ръководите от размера на стандартните пликове.

НЕ ЗАБРАВЯЙТЕ ЗА ХАРТИЯТА И КАЧЕСТВОТО НА ПЕЧАТ

Включено като покани за събития високо нивоне е прието да се записва. Хартията трябва да бъде с „правилно” тегло и приятна текстура. Недопустимо е размазването на мастило или текстът да е труден за четене.

Желателно е поканите да се изпращат в специални дизайнерски пликове, които да са със същото качество като самите покани.

Не забравяйте, че текстът на поканата може да не е отпечатан върху самата покана, а в раздел към нея. Като правило, на тънка, почти прозрачна хартия. Уверете се, че въпреки очевидната си крехкост, той все още е достатъчно устойчив на механично натоварване.

ДОСТАВЯМЕ ПОКАНИ

Ако е възможно, поне част от поканите трябва да бъдат доставени, ако не лично, то с помощта на „наши“ хора - пазачи, шофьори или помощници на героя на повода.

Обикновено сами доставят покани на високопоставени гости. Например изпращането на покана до високопоставен служител чрез обикновен куриер би било изключително странно.

Освен това ще ви позволи още веднъж да изразите уважението си.

За да знаете със сигурност, че поканите са достигнали до адресатите, трябва да дублирате съобщения, като ги изпратите на в електронен форматна всеки гост.

КАК ДА ОТГОВОРИМ НА ПОКАНИ

Отговорът на поканата се дава в съответствие с формата на събитието и самата покана.

В някои случаи телефонното обаждане е напълно приемливо, в други - имейл е достатъчен, а в други можете да отделите време с отговор и да изчакате съответния въпрос от канещата страна (това може да си позволите напр. от високопоставени служители).

Въпреки това, ако поканата съдържа съкращението RSVP, тогава е просто необходимо да се даде отговор и то възможно най-скоро.

В случай на официален дипломатически прием, приемането на поканата или отказът за участие в събитието трябваше да бъде официален писмено в съответствие с бизнес протокола. Например:

М.И. Петров има честта да потвърди, че е получил любезната покана от г-н Посланик за вечеря във вторник, 10 март, от 20:00 часа, която той с радост приема.

М.И. Петров, във връзка с напускане на почивка, за съжаление няма да може да приеме любезната покана на г-н посланик за обяд във вторник, 10 март т.г.

Когато подготвят частно лично събитие, те обикновено се справят без хартиен вариант на покани - те се ограничават до електронни. В този случай задачата за госта е напълно опростена. По правило поканите по имейл предоставят възможност да информирате организатора на събитието за решението си с едно щракване – с думата „Приемам“ или „Отхвърляне“. Отговорът се изпраща автоматично до подателя.

Работата с покани понякога е по-трудна, отколкото изглежда на пръв поглед. Въпреки това, след като успешно се справи с тази част от подготовката на събитието, организаторът може да бъде сигурен, че значителен слой от задачи вече е изпълнен! Предстои още много работа и проблеми, но те са по-скоро рутинни организационни въпроси... Трудният процес на взаимодействие с десетки поканени гости едновременно приключи. Останалото е въпрос на технология.

За повече подробности относно организирането и провеждането на тържества вижте: S.A. Zhemchugova. Церемония по награждаване: как се организира и провежда // Секретар-ас. 2017. No 1. С. 4-13.

Планирано ли е празненство за вашата компания? Каквато и да е темата му (професионален или календарен празник, рожден ден на фирма, представяне на нов продукт, откриване на клон или нов офис, юбилей на шефа, новогодишно корпоративно събитие за срещата 2020), тя започва с покани.

Какъв е най-добрият начин да съставите текста на покана за корпоративно парти? От една страна, трябва да покажете оригиналност, да заинтересувате гостите и да ги накарате да искат да присъстват на тържеството. От друга страна, в поканата за подобно събитие трябва да посочите важни данни.

Текст на корпоративна покана

И така, в текста на поканата към корпоративно партитрябва да посочите датата и мястото на провеждането му, начина на доставка на гостите (със собствен транспорт или например с автобуси от офиса), формата на облеклото (може да бъде безплатно, вечерно или тематично, ако организирате карнавал).

Проверете дали можете да вземете съпругата или децата си със себе си. Ако на партито ще се изявят поканени артисти, това може да бъде споменато и в текста на поканата за фирменото парти.

Що се отнася до стила, тук е позволено разнообразие в зависимост от статуса на тържеството. Текстът на поканата може да бъде официален или неформален, дори игрив.

Но във всеки случай, покана за корпоративно събитиетрябва да бъдат формализирани с достойнство. Може да бъде изпратено под формата на SMS, по електронна поща, поставено на пощенски картички, във стенен вестник или на табло за обяви.

Не е толкова лесно да се вземат предвид всички изисквания, които се прилагат към текстовете на поканите за корпоративно събитие. Решихме да ви улесним тази задача и сме предоставили примери за текстове на подобен вид покани, за да изберете най-подходящия за основа.

Завършете го с малко усилия и въображение – и тогава вашата покана за фирмено събитие няма да остави никого безразличен.

***
Уважаеми ________________!
Имаме удоволствието да Ви информираме, че ___ (дата) ___ отбелязва точно ___ години от основаването на нашата компания.
В чест на това прекрасен празникорганизираме голям банкет,
на която ви каним с удоволствие!
Празничното събитие е насрочено за ___ (дата) ____ в развлекателно-ресторантския комплекс "____ (име) ____" (__________ (адрес) ___________),
започват в __ (време) __ часа.
Очакваме ви с нетърпение!
Служители на фирмата __________

***
Уважаеми________________!
Каним ви на светъл празник, посветен на деняраждането на нашия приятелски екип.
Тържеството ще се проведе на ___ (дата) __ в ресторант "_________", с начало __ (час) __.
На рождения ден на нашата компания ще се съберем, за да се поздравим взаимно за една продуктивна и успешна изминала година, както и да прекараме приятно
време в атмосфера на забавление и празник.
Непременно заповядайте - ще се забавляваме!
Сплотен екип на фирмата ____________

Поканата за корпоративно събитие може да бъде лаконична и сдържана или доста емоционална, особено ако въпросниятза предстоящата топла среща на приятели и съмишленици. Например, текстът на покана за корпоративно парти в чест на рождения ден на компанията или Нова година може да бъде както следва.

***
Скъпи приятели!
Сигурни сме, че истинското богатство не се крие в натрупването на материално богатство. Важно е да знаете какво има наблизо верни приятелии партньори, изпитани от времето и делата. Надеждните спътници са опорната точка в движението към успеха и преодоляването на всякакви препятствия.
Ще се радваме да се срещнем на коледната вечеря, която ще се състои на ___________ (дата) в ресторант _____________. Надяваме се тази празнична вечер с приятели, партньори и колеги да се превърне в приятно и интересно събитие за вас.

***
Скъпи колеги!
Най-ценното за нашата компания са нашите надеждни партньори и приятелският ни екип. Съвместната ни работа миналата година допринесе за развитието на нашето предприятие. И, разбира се, нямаше да постигнем такъв успех без вашата отдаденост и желание да се развивате.
С голямо удоволствие ви каним на празнично парти, което ще започне в _________ в кафене ______________. Ще се срещнем Нова годинав празнична атмосфера, с приятели и колеги.
Нека следващата година бъде не по-малко успешна от изминалата. Пожелаваме на вас и вашите близки щастие, радост, здраве и просперитет!
На Ваше разположение,
____________.

Покана за всякакъв вид корпоративно събитие може да бъде изпратена от името на колеги. Но за служителите ще бъде особено приятно да го получат от името на ръководството.

***
Уважаеми _______________!
Радвам се да Ви приветствам от името на ___________________ (име на компанията). Вие сте един от водещите специалисти на компанията и вашият принос към нашата обща кауза е наистина безценен.
20 .. година с всички постижения, които той донесе, и трудностите почти свършиха. Дойде времето да приветстваме новата 20 .. година, която, надяваме се, ще ни донесе нови възможности, нови постижения, нови успехи и нови идеи.
Надяваме се, че заобиколени от колеги, ще се насладите истински на празника, посветен на нашите партньори, приятели и служители.
Очакваме ви вътре развлекателен комплекс ___________ на адрес ___________. Събитието е планирано да започне в ________ часа на 25 декември.
Поканата е валидна за двама души.
На Ваше разположение,
директор на предприятието ___________________

***
Скъпи колеги!
Работейки по последния проект, вие показахте нужния професионализъм и компетентност, както и положихте много усилия, което донесе невероятни резултати за нашата компания. В знак на благодарност организираме малко фирмено парти и ви каним да се присъедините към нас.
Празникът ще се проведе на ________________ (дата) на адрес: ____________________. Начален час на партито: 19:00ч.
Ще се радваме да ви видим!
На Ваше разположение,
Заместник директор ________________.

***
Скъпи колеги!
Ние ценим отговорността, отдадеността и ефективността, които притежават нашите служители, но в същото време разбираме, че правилната производителност е невъзможна без добра почивка. Затова решихме да зарадваме нашите служители и да ги уредим малък празник... Тази събота, _________ (дата), ви каним на фирмен пикник, където можете да се отпуснете, да поговорите с колеги и да се насладите на красотата на природата. Ще бъде организиран трансфер до мястото.
Събиране в ________ (време) близо до главния вход на офиса. Надяваме се, че ще приемете нашата покана!
На Ваше разположение,
управление на фирмата ________________.

И накрая, текстът на покана за корпоративно събитие може да бъде написан в поетична форма.

***
Сърдечно ви каним на един прекрасен празник,
Елате да празнуваме, ще сме ви благодарни!
В крайна сметка днес е Нова година, приказката започва.
Както знаете, на този ден се случват чудеса!
Честита Нова година, приятели, поздравяваме ви в един глас!
Очакват ви чудеса, изненади, обещаваме забавление!

***
Масата е подредена, подаръци, свещи...
Всичко замръзна в очакване.
В тази топла, прекрасна вечер
Очакваме с нетърпение вашето посещение.

Каним ви с любов
Елате при нас за Нова година.
Тази новогодишна приказка
Прекарайте с нас!

V бизнес отношениячесто използвани писма с покани за събитието. На практика не се предлагат конференции, изложби, интервюта и различни устни презентации. Официалното съобщение ви позволява не само да не забравите за датата, но и да покажете уважението си към друг човек.

Ако официалната покана за събитието е съставена неправилно, тогава тя няма да изпълни напълно основните си функции. Писмото трябва да съдържа достатъчно количество информация.

Покана - какво е то и каква е неговата роля?

Бизнес писмо с текст на покана е начин да ви уведомим за събитие. Уведомлението може да бъде за конференция, благотворителна вечер, концерт, семинар, интервю или друго действие, свързано с определени събития.

Какви са функциите на официалното писмо?

Позволява ви да уведомите човек за предстоящо събитие или важно събитие.
Потвърждава, че лицето действително е поканено на определено място, за да се избегнат ненужни грешки.
Това е средство за напомняне за мястото и времето на събитието.

Инструкции за писане на писмо с покана

Какво трябва да посочите, за да съставите правилно официална покана за събитието?

Непременно се уточняват действията на поканеното лице на събитието.
Не можете без да посочите вида на събитието. Получателят трябва да разбере какво го очаква по време на посещението.
Във всеки случай се показва датата и точно времесъбитието, което ще се проведе, както и мястото.
В някои ситуации трябва да говорите за съдържанието на срещата. Например, когато поканите на конференция, можете да посочите списък с оратори.
Понякога те питат за планове за посещение на събитие. За да разберат точното желание на получателя, те искат да информират за това чрез имейл, телефонно обажданеили по друг наличен начин.

Внимание:ако е необходимо да благодарите на служител или друго лице на официално ниво, се препоръчва да се изготви.

Що се отнася до дизайна на писмото с покана, няма стандартен формуляр за съставяне. Изпратеното известие обикновено е представително, за разлика от обичайното бизнес писмосъставен на обикновена бланка. В случай на покана, висококачествена хартия, всякакви елементи на декора и допълнителни аксесоари... Текстът може да бъде написан на ръка с калиграфски почерк. Стандартните формуляри за бизнес писма се използват рядко.

Начини за изпращане на покана за събитие

Можете да доставите писмото на адресата различни начини... Много ще зависи от броя на поканените хора, мястото на пребиваване на получателя и някои други фактори.

Какви са опциите?

Първият от тях се връчва на ръка, тоест писмото се връчва лично на адресата. Вместо това можете да използвате куриерски услуги.
Вторият вариант включва изпращане по пощата. Ако събитието е много важно, тогава е по-добре да изпратите покана ценно писмо, извършвайки същевременно и опис на приставката. В този случай трябва да се вземат предвид сроковете за доставка.
Третият метод за изпращане е електронна поща... Тази опция е най-често срещаната при покана за интервю. Използва се по-рядко за посещение на други събития.

Образци на покана за събитие

Можете да използвате готови мостри като шаблон. Те ще ви помогнат да съставите официална покана за събитието. Все пак трябва да вземете предвид спецификата на конкретно писмо. Голяма част от текста ще зависи от типа на събитието, което се провежда.