Бизнес кореспонденция

Способност за писане- едно от ключовите умения в човешкия живот. Разбира се, има много области, в които умението да се изразяваш ясно се цени високо, но в тази учебникПо-подробно се разкриват проблемите, свързани с такава важна сфера на човешката дейност като служебните отношения и бизнеса. Тук способността за писане предполага способността за компетентно съставяне на бизнес писма и водене на бизнес кореспонденция като цяло.

Бизнес писмо- писмено обжалване до длъжностно лице, съставено в съответствие с правилата за кореспонденция. Писмото остава основно средство за комуникация между различни предприятия, организации или институции. С помощта на бизнес писмаобменя се информация, правят се предложения, водят се преговори, предявяват се претенции, изказва се благодарност и др.

Без преувеличение можем да кажем: това е един от най-често срещаните видове официални документи. Успехът на решаването на конкретни проблеми и следователно на цялото предприятие или компания като цяло до голяма степен зависи от това колко точен, грамотен и правилен е текстът на съобщението.

Видове бизнес писма:

• 1. Уведомителни писма;
• 2. Напомнителни писма;
• 3. Писма-покани;
• 4. Молби;
• 5. Офертни писма;
• 6. Писмо за забрана;
• 7. Писма за потвърждение;
• 8. Писма за съгласие;
• 9. Писма за отказ;
• 10. Информационни и разяснителни писма;
• 11. Циркулярни писма;
• 12. Разрешителни писма;
• 13. Мотивационни писма;
• 14. Гаранционни писма.

Видове бизнес кореспонденция

Интернет твърдо навлезе в живота ни и направи свои собствени корекции бизнес среда. Прогресът не стои неподвижен; консервативните форми на бизнес комуникация отдавна са изместили съвременните си прототипи. Това се отнася за имейли и SMS съобщения.

Електронната поща е напълно специален вид комуникация, която ви позволява да общувате, ако желаете, онлайн, чрез телеконференции и т.н. и представляващ както огромни възможности, така и големи трудности поради спецификата на воденето на електронна кореспонденция. Имейлите станаха незаменими за международна комуникация; Интернет значително ускори процеса на предаване на съобщения. Имейлът е правен еквивалент на писмо на бланка (стига да е написано правилно). Стилът му практически не се различава от стила на обикновено писане и няма специални препоръки в това отношение. Има само няколко нюанса, които си струва да имате предвид, когато съставяте и изпращате имейл съобщения.

В допълнение към имейлите, ежедневието SMS съобщенията са станали твърдо установени SMS (IPA: [?s?m??s], съкратено от английската Short Messaging Service - „услуга за кратки съобщения“) - технология, която ви позволява да получавате и предавате кратки текстови съобщения, използвайки мобилен телефон. В момента е включен в стандартите клетъчни комуникации.. При участниците делово общуванестана възможно обменът на кратки съобщения (не повече от 160 знака). Най-често се използват за предаване на цифрови данни, кратка информация за определени факти и събития, както и за бързо изясняване на всякакви детайли. Такива съобщения не съдържат сервизната част от съдържанието, необходимо за традиционните форми на бизнес кореспонденция. Друга особеност на SMS съобщенията е използването на акроними (от гръцки bxpt - най-висок, екстремен + bnkhmpt - име) е вид съкращение, образувано от начални звуци (например НАТО, университет, НАСА, ТАСС). Всъщност акронимът е дума, която е съкращение, което може да се произнася заедно (за разлика от съкращение, което е изписано, например: KGB - „ka-ge-be“). Някои акроними (например: лазер, университет) всъщност са станали независими думи и се използват като съществителни, използвайки съответните падежи на руския език (университет, университет, университет и т.н.), въпреки че това не се отнася за всички акроними (обикновено „ среден род”: НАТО, НАСА и др.). Най-често такива съкращения се използват в международната бизнес кореспонденция, тъй като в руския език няма стабилни изрази от този вид.

Имейл кореспонденция- Това обещаваща посокаразвитие на бизнес кореспонденция, значително улеснява процеса на изпращане на съобщения, но не забравяйте, че има ситуации, когато традиционното писмо е по-подходящо. Например, писмо за рекламация, когато е необходимо да се посочи подробно същността на жалбата, е по-добре да се изпрати в „стария“ класически формат.

В допълнение, писмо на официална бланка представлява лицето на изпращащата компания: тук е важен самият ритуал;

Бизнес кореспонденция.

Значително място в документалния масив на институциите заема деловата кореспонденция. Като връзка с външни организации, това е един от необходимите елементи на провеждането на всяка предприемаческа дейност. Кореспонденцията заема около 80% от входящата и изходящата документация.

Видовете бизнес кореспонденция и техните наименования (писмо, телеграма, телекс, факс, телефонно съобщение) се определят от методите за предаване на бизнес информация, които се разделят на два основни вида: пощенска комуникация и електронна комуникация.

Кореспонденцията се отличава с голямо разнообразие от видове: от писма и телеграми с нормативен характер държавни агенциипред жалби на граждани и типови заявления. Съдържанието на кореспонденцията може да бъде искания, уведомления, споразумения, искове, споразумения, напомняния, искания, разяснения, потвърждения, искания, препоръки, гаранции и др.

При водене на кореспонденция трябва да се спазват следните изисквания:

• писмата се изготвят на специални формуляри - бланки и се подписват от ръководителя на организацията или неговите заместници в рамките на предоставената му компетентност;
• буквите трябва да бъдат написани правилно, точно, без груби петна или корекции;
• Независимо от съдържанието, писмото трябва да бъде представено в спокоен, самообладан, официален бизнес език, имат достатъчна аргументация, точност, пълнота и яснота на характеристиките, краткост и последователност на изложението;
• съдържат обективна информация за изложените събития и факти, в необходими случаиразполагат с обяснителни и допълнителни материали.

Обменът на информация чрез кореспонденция трябва да се използва само в случаите, когато друг начин за обмен на мнения е труден или невъзможен ( телефонни разговори, лична среща и др.).

Бизнес писмото като информационен и справочен документ, когато е правилно форматирано, придобива юридическа силаот момента на попълване на данните и подписване на документа от длъжностно лице.

За електронни документи(Член 5 Федерален закон„За информацията, информатизацията и защитата на информацията“):

• документ, получен от автоматизирана информационна система, придобива законна сила след подписването му от длъжностно лице по начина, установен от законодателството на Руската федерация;
• правната сила на документ, съхраняван, обработван и предаван с помощта на автоматизирани информационни и телекомуникационни системи, може да бъде потвърдена с електронен цифров подпис;
• правна сила на електронен цифров подписразпознат, ако е наличен в автоматизирания информационна системасофтуер и хардуер, които осигуряват сигнатурна идентификация, и при спазване на установения режим за тяхното използване.

Детайлите на бизнес писмото включват:

• Държавна емблема руска федерация;
• герб на съставно образувание на Руската федерация;
• емблема на организация или търговска марка (марка за обслужване);
• име на организацията;
• справочна информация за организацията;
• дата на документа;
• регистрационен номер на документа;
• препратка към регистрационния номер и датата на документа;
• дестинация;
• заглавие на текста;
• текст на документа;
• маркирайте за наличието на приложението;
• подпис;
• отпечатък от печат;
• маркировка за изпълнителя;
• бележка за изпълнението на документа и изпращането му във файла.

Писмата се съставят в два екземпляра - първият се изготвя на бланка ( чист листхартия) и се изпраща на адресата, а вторият се изпраща по делото.

Бизнес кореспонденцията е представена от писма за различни цели. Поради разнообразието си, този вид документ е най-свободен и най-малко стандартизиран в рамките на следните единни изисквания, тоест писмата трябва да съдържат яснота, простота на представяне, пълнота на информацията, уважителен тон на представяне (изисквания бизнес етикет), грамотност.

официално- бизнес кореспонденцияТематично се дели на делово (бизнес писмо) и търговско (търговско писмо). Кореспонденцията, с помощта на която се формализират икономически, правни, търговски и други форми на дейност, се нарича бизнес кореспонденция. Писмата, съставени по време на сключването и изпълнението на търговски сделки, по въпроси на продажбите и доставките, които имат правна сила, се отнасят до търговска кореспонденция (например писмо с искане, писмо с напомняне (оферта), писмо с рекламация и отговори към тях). Въз основа на тяхната функционалност писмата могат да бъдат разделени на такива, които изискват и такива, които не изискват отговор.

* Писмата, посочващи свършен факт, не изискват отговор.

Въз основа на адресата писмата се разделят на обикновени и циркулярни (изпращани от една организация до няколко адреса, обикновено до подчинени органи).

Според композиционните характеристики писмата се разделят на едноаспектни (посветени на решаването на един проблем) и многоаспектни, разглеждащи няколко проблема.

*Обикновено се състоят от раздели, подраздели, параграфи, подпараграфи. Съдържа молба, извинение и гаранции.
**Вижте кореспонденцията по етикет.

Служебно (бизнес) писмо- обобщено наименование за документи с различно съдържание, разграничени във връзка със специален метод за предаване на текст - изпращане по пощата.

Писмото се изготвя на специален формат А4 или А5 в зависимост от размера на текста на писмото. Необходимите данни на писмото са: име на организацията - автор, пощенски данни на организацията - автор, дата, номер на документа, линк към датата и номер на входящия документ, адресат, заглавие на текста, подпис, бележка за изпълнителя, в мотивационни писма - бележка за наличието на прикачени файлове.

Поради редица причини е препоръчително да съставите текста на бизнес писмо по план. При липса на опит и излишък от негативни емоции (например в конфликтни ситуации) това ще помогне за правилното формулиране на въпроса.

Един метод за създаване на план за съобщения е да работите в следната последователност:

1. събиране на база данни от фактически материал – документи, илюстрации, статистически и други показатели по темата на съобщението;
2. формулиране на заключения въз основа на базата данни;
3. използване на откритията като план за написване на текст.

Текстът на писмото трябва да бъде логичен, последователен, убедителен и правилен по форма. Фактите и събитията трябва да бъдат представени обективно, стегнато и ясно. Текстът на писмото не трябва да допуска различни тълкувания.

Използване стандартни текстовеи шаблонните текстове помагат за опростяване на бизнес кореспонденцията.

В зависимост от вида на писмото и неговото съдържание текстът на писмото може да бъде прост и сложен. Простите писма се състоят от една или две части: въведение и заключение. Композиционно сложните писма съдържат въведение, основна част (доказателство) и заключение.

Въвеждането предоставя обосновката на въпроса, причината за въпроса или неговата кратка история. Ако причината за съставянето на писмото е някакъв документ, се дава връзка към него.

Основната част (доказателство) излага същността на въпроса и предоставя доказателства или опровержения. Основната част трябва да бъде убедителна, за да няма съмнение относно правилността и валидността на предложените решения.

В заключение е посочена основната цел на писмото.

В зависимост от предназначението на писмото, от това върху какво иска да насочи вниманието му авторът му, се използват и други конструктивни схеми, в които някой от елементите може да липсва или редът на тяхното подреждане да е различен.

Текстът на писмото се изписва в първо лице множествено число (молим, изпращаме).

За да се опростят операциите по обработка на писма и да се ускори тяхното изпълнение, не се препоръчва да се разглеждат два или повече различни въпроса в едно писмо; писмото трябва да бъде еднопредметно по съдържание. Дължината на писмото не трябва да надвишава две страници; в изключителни случаи се допускат писма до пет страници машинописен текст.

Писмото, съставено на формат А4, трябва да има заглавие към текста, изградено по схемата „За какво?“ например:
„За нарушение на договорни задължения“
„Относно предоставянето на научна и техническа помощ“

Ако писмото е отговор, тогава формулярът на писмото посочва номера и датата на писмото, на което е даден отговор.

Ако писмото е адресирано до повече от четири адреса, тогава изпълнителят съставя пощенски списък.

Писмата се заверяват от ръководителя на звеното, подготвило писмото, и, ако е необходимо, от ръководителите на заинтересованите структурни звена, както и от заместник-ръководителя на организацията - куратора на съответното направление, ако писмото ще бъде подписан от ръководителя на организацията. Писмата се заверяват на второ копие, което остава в архива на организацията за съхранение.

Писмата се подписват от ръководителя на организацията, неговите заместници в рамките на предоставената му компетентност, както и от ръководителите на независими структурни подразделения, ако им е предоставено това право.

Писмото трябва да има бележка за изпълнителя, която се поставя в долната част на листа, под подписа на управителя.

Не се допускат корекции и добавки в подписаните писма. Датата на писмото е датата, на която е подписано.

Меморандум- документ, адресиран до ръководителя на дадена или по-висока организация, съдържащ обстоятелствата по изявление на всеки проблем със заключенията и предложенията на инициатора.

Обикновено меморандумът информира ръководството за събития, факти, явления и текущи ситуации, които са се случили, обикновено изискващи решение. Бележката може да бъде външна и вътрешна.

Външен доклад се представя на ръководителя на висша организация, вътрешен доклад се представя на ръководителя на отдел или организация. Вътрешните бележки се създават по инициатива на служителя или по указание на неговия пряк ръководител и са насочени към повишаване на ефективността на организацията.

Външните бележки се съставят на общата бланка на организацията, докато вътрешните бележки се съставят на стандартен лист хартия.

Необходимите данни за отчета са: име на организацията (за вътрешни – име структурна единица), наименование на вида на документа, дата и номер, място на изготвяне (за изнесен доклад), заглавие на текста, подпис.

Текстът на бележката се състои от две или три смислови части. Първата част излага фактите и събитията, причините, послужили за написването му. Във втората част - анализ на текущата ситуация, възможни варианти за развитие на събитията или изход от текущата ситуация, в третата част - изводи и предложения за конкретни действия, които според съставителя, мениджърът необходимо да вземе във връзка с изложените факти. Втората, аналитична част, може да липсва, в този случай текстът на доклада се състои само от уводна и заключителна част.

Вътрешен меморандум се подписва от създателя, ако е представен на ръководителя на звеното, и от ръководителя на звеното, ако е представен на ръководителя на организацията. Външна бележка се подписва от ръководителя на организацията.

Датата на меморандума е датата на неговото изготвяне и подписване.

Оферта- документ, който е вид меморандум, съдържащ списък с конкретни предложения по конкретен въпрос. Предложенията се изготвят подобно на бележките, но като правило по указание на ръководството. Текстът на предложението не съдържа аналитична част, а само уводна (обосновка) и заключителна (списък с предложения).

Обяснителна бележка е документ, обясняващ причините за всяко действие, факт, инцидент, съставен от служител на организацията и представен на по-висшестоящо длъжностно лице.

Обяснителна бележка се съставя на стандартен лист хартия и се адресира до конкретно длъжностно лице. Необходимите реквизити на обяснителната записка са: наименование на структурното звено, дата, номер, заглавие на текста, адресат, подпис.

Текстът на обяснителната бележка се състои от две части: първата част съдържа фактите, послужили като причина за нейното написване, втората - причините, обясняващи настоящата ситуация.

Обяснителната записка се подписва от съставителя. Датата на обяснителната записка е датата на нейното подписване от съставителя.

Телеграма- обобщено наименование за документи с различно съдържание, разграничени във връзка със специален метод за предаване на текст - по обществена телеграфна мрежа.

Телеграмите най-често се изпращат по пощата и е необходимо да се попълни готов формуляр със следните данни: адресат, текст, подпис и адрес на изпращача, така че няма смисъл да се спираме по-подробно на дизайна на телеграмите.

Телекс– обобщено наименование на документи с различно съдържание, разпределени във връзка със специален начин на предаване – чрез абонатна телексна мрежа. С други думи, телексът е телеграма, изпратена чрез телетайп (телепринт) - устройство, използвано за директна телеграфна комуникация.

Телексната комуникация е базирана на абонати, така че няма категории и видове телекси, както в телеграмите (тоест спешни, прости).

Телексите се различават от телеграмите по използването на препинателни знаци - точки (.) и запетаи (,) - и различни шрифтове.

Необходимите телексни данни са: адресат, подпис, номер, име и адрес на подателя. Изискванията за дизайна на телекс са подобни на изискванията за дизайн и писане на телеграми. Телексът се различава от телеграмата по съдържанието на служебната заглавка, която указва информация за адресата и подателя, както и времето на предаване на съобщението.

Значителна част от заглавката на телексната услуга е заета от автоматичния отговор, който е кодирано съобщение, съдържащо:

• маршрутен номер на станцията, състоящ се от определен набор от цифри и букви;
• индивидуален абонатен номер;
• съкратено наименование на организацията (фирмата);
• съкратено име на държавата.

Автоматичният отговор може да се състои от два раздела: автоматичен отговор на изпращащия абонат и автоматичен отговор на получаващия абонат.

Втората част от заглавието на услугата е индикация за часа и датата на контакта. В някои случаи се посочва крайният час на телексното предаване.

Структурата на заглавката на услугата може да включва други компоненти в зависимост от практиката, приета в конкретна организация или държава.

Текстът на телекса се излага кратко и може да започва с призив. Използването на комбинации от цифри и букви е разрешено само във фабрични и търговски марки и марки; в номерирането на къщи, апартаменти; в изходящи номера на документи; в числеността на военни части и полеви постове; в номерата на влаковете и вагоните и в някои други случаи.

Телексният текст не трябва да започва и завършва с цифри, тъй като регистрационният номер на документа, на който се дава отговор, се поставя в началото на телексния отговор, а изходящият му номер се поставя в края на текста.

Телексните текстове не използват сложни, многословни изречения, характерни за бизнес писмата; избрани са най-кратките думи; предпочитание се дава на неутрална и специфична бизнес лексика, чието използване не предизвиква различни интерпретации.

Телексният текст трябва да съдържа конкретна информация, отразяваща същността на текущата ситуация. В някои случаи се допускат кратки доказателства и аргументация.

Последното телексно съобщение завършва със знак “++”. Знакът "+?" в края на телекс - изчакване на отговор или ново съобщение - елиминира необходимостта от повторно набиране на номера.

В края на телекса може да има цифри и думи, които не са свързани със съдържанието на телекса. Това са знаци за сравнение, свързани с техническия контрол на предаването на телекс и не носят никакво семантично значение.

Заплащането за телекс зависи от времето, през което се предава информацията.

Факс или телефакс (факс)– копие от документ (писмено, графично, визуално), получено на хартиен носител, предадено по факс канали (чрез факс оборудване).

По отношение на скоростта на предаване на информация, факс комуникацията е на същото ниво като телекс комуникацията, но има очевидно предимство: Позволява ви да изпращате и получавате графична информация на хартия, което не е възможно при телеграфна или телексна комуникация.

Не може да се вземе предвид факс отделен виддокумент, тъй като по факс може да се предава всеки документ на хартиен носител - заповед, инструкция, споразумение, протокол и други, но най-често факсът се използва за предаване на официални писма и различни видове информационни съобщения.

Факсограмата, ако се спазват установените процедури, има правна сила, това е основната й разлика от фотокопие, което изисква специална заверка.

Няма никакви специални изискваниярегистрация на документи, изпратени по факс; те трябва да бъдат съставени в съответствие с изискванията за съответния вид документ: отпечатани с ясен, контрастен шрифт.

Не се допуска вълнообразност или деформация на материалния носител на изпращания документ. Лицевата страна на оригинала трябва да е без гънки, петна, чупки и релефи от надписите на обратната страна.

Телефонно съобщение– обобщено наименование за документи с различно съдържание, разграничени във връзка със специален метод на предаване на текст: предавани устно по канали телефонна комуникацияи се записва (отпечатва) от получателя.

Телефонните съобщения се използват за бързо предаване на официални информационни съобщения (уведомления, покани, спешни съобщения и др.).

Необходимите данни за телефонно съобщение са: изходящият регистрационен номер на изпращаното телефонно съобщение; длъжност, фамилия, собствено име, бащино име на лицето, изпратило телефонното съобщение; подпис на лицето, получило телефонното съобщение, входящия регистрационен номер на полученото телефонно съобщение.

Текстът на телефонното съобщение не трябва да съдържа повече от 50 думи, като трябва да се избягват трудни за произнасяне думи и сложни фрази.

Телефонното съобщение се съставя в един екземпляр и се подписва от ръководителя или отговорния ръководител.

Ако телефонно съобщение е изпратено до няколко получателя, то се придружава от списък на организациите и предприятията, до които се изпраща, и телефонните номера, на които трябва да бъде изпратено.

За да запишете телефонно съобщение, препоръчително е да използвате специални формуляри.

Ако няма специални формуляри, телефонното съобщение се записва в дневника в следната форма:

Полученото телефонно съобщение може първо да бъде написано на ръка, транскрибирано или записано с помощта на аудиозаписващо оборудване, а след това транскрибирано и отпечатано. Трябва да проверите правилността на записа, като прочетете отново телефонното съобщение в края на предаването му.

Полученото телефонно съобщение трябва да съдържа същите данни като изпращаното, с изключение на подписа.

Имейл– документ, предаван по „електронна поща“ чрез комуникационна система компютър-компютър, получен под формата на видеограма на екрана на монитора (телетекст) или под формата на хартиено копие, отпечатано на принтер (машинеграма).

Електронната поща се използва както за предаване на съобщения в рамките на една институция, така и между различни организации, които разполагат с подходящ хардуер и софтуер.

Имейл адресатът получава изображение на получения документ (електронно съобщение) на екрана на монитора или като копие на хартия, отпечатано на принтер.

Всеки абонат в имейлотделя се индивидуална „пощенска кутия“ (памет на компютъра), на която се присвоява потребителски код. Чрез тези пощенски кутии се обменят електронни съобщения.

Електронното съобщение се състои от адрес (или няколко адреса на получател); заглавка, съдържаща сервизна информация и текст. Адресът в имейл системата се състои от името на имейла пощенска кутия(което обикновено е същото като името за вход на потребителя) и домейн, който описва местоположението (компютър или локална система), където се намира имейл акаунтът. Името и домейнът са разделени със знака "@". Домейнът от своя страна се състои от няколко поддомейна, разделени с точки. Последният поддомейн е двубуквен код на държавата (в мрежата на Red-Com обикновено е „ru“ (Русия), предпоследният поддомейн показва града - msk (Москва) или организация в страната и т.н.

Бизнес кореспонденцията, както и устната реч, се отнася до вербални форми на бизнес комуникация. Писмената комуникация обаче има редица безусловни предимства пред устната реч. По-специално, компилаторът има възможност да мисли, да организира мислите си и, ако е необходимо, да коригира съобщението. Следователно писмените съобщения често са по-внимателно формулирани от устните. Освен това получателят на съобщението има възможност да го прегледа по всяко време.

За да водите ефективно бизнес кореспонденция, трябва да знаете и да можете да използвате стандарти за официална кореспонденция , правила за създаване, проектиране и организиране на работа с букви. Трябва да се помни, че бизнес писмото, както всеки друг документ, създаден от организация, е елемент от нейния имидж. За да се делово общуванебеше ефективен, необходимо е познаване на всички компоненти (включително, разбира се, бизнес кореспонденция), чието владеене осигурява комуникативна компетентност. Материалният носител на деловата кореспонденция е служебното писмо.

Бизнес писмо – това е документ, използван за предаване на информация на разстояние между двама кореспонденти, които могат да бъдат законни или лица. Понятието „бизнес писмо“ се използва като обобщено наименование на документи с различно съдържание, изготвени в съответствие с GOST, изпратени по пощата, факс или други средства. В този случай документът е информация на материален носител, която има юридическа сила. Спецификата на бизнес писмото и неговата разлика от документи като договор или поръчка е, че е по-малко строго регламентирано, но, както беше казано, има правна сила. Следователно писмата се регистрират и съхраняват в организациите като изходяща и входяща документация.

Класификация на бизнес кореспонденциятамогат да се извършват по различни критерии: целта и съдържанието на документите, тяхната важност и спешност, значение за решаване на определени проблеми, характеристики на материалния носител и метод на записване и др. За класификацията на бизнес кореспонденцията е от съществено значение документите да се причислят към определени системи за документация за управление и категории съобщения, предавани по комуникационни мрежи. Списъкът с причини, по които може да се систематизира бизнес кореспонденцията, е много обширен. Ето една класификация на бизнес кореспонденцията според нейния основни причини.

от видове деловата кореспонденция може да бъде разделена на официална и лична, както и на външна и вътрешна.

• 1. Официална бизнес кореспонденция:
  • външна кореспонденция – адресатът е външен контрагент. Например информационно писмо, жалба, търговско искане и др.;
  • вътрешна кореспонденция – адресатът е служител на вашата организация. Например заповед, инструкция, изявление, бележкаи т.н.
• 2. Лична бизнес кореспонденция:
  • външна кореспонденция – адресатът е външен контрагент (благодарност, покана, поздравления, съболезнования и др.);
  • вътрешна кореспонденция – адресатът е служител на вашата организация (благодарност, покана, препоръчително писмо и др.).

от методи на провеждане бизнес кореспонденция се случва:

• на хартия;
• по имейл.

от формуляр за заминаване бизнес писмата могат да бъдат:

• пликове, изпратени в плик по пощата или куриер;
• изпратено електронно до електронен формулярпо имейл;
• факсове, изпратени по факс.

Въз основа на адресат (получател) бизнес писмата са:

• циркулярни писма, адресирани до няколко получатели едновременно;
• редовни писма, адресирани до конкретен получател.
• от композиционна характеристика бизнес писмата се делят на:
• едноаспектните разглеждат един въпрос;
• многоизмерните адресират няколко проблема едновременно.

от структура Разграничават се следните бизнес писма:

• регулираните се съставят по определен установен образец. Това се отнася не само за стандартните аспекти на съдържанието, но и за формата на хартията, състава на детайлите и т.н. Тези букви имат ясна текстова структура;
• нерегламентираните съдържат авторски текст и са съставени в свободна форма, нямат зададен шаблон. Тези писма нямат твърда структура на текста и стандартните фрази се използват по-рядко.

от функционален знак бизнес писмата са:

• инициативни писма - съставят се по инициатива на адресата с определена цел. Те са два вида:
  • – писма, изискващи отговор (писмо с молба, писмо с оферта, писмо с жалба, писмо с искане, апелативно писмо);
  • – писма, които не изискват отговор (напомнящо писмо, предупредително писмо, уведомително писмо, мотивационно писмо, писмо за потвърждение);
• отговорни писма - това са официални писма, които се изготвят като отговори на писма с молби или писма с молби. Текстът на писмото-отговор трябва да използва същия език и лексика, които авторът е използвал в инициативното писмо, при условие че писмото с искане е написано правилно от езикова гледна точка. Ако трябва да напишете писмо за отказ, препоръчително е да започнете с обосновката на отказа: „Във връзка с...“. Отрицателният отговор трябва да бъде обоснован; не можете просто да откажете заявка без обяснение. В случай на отрицателен отговор се препоръчва също така да се предостави на адресата информация за това кой може да даде положителен отговор на това искане или искане.

от тематична основа бизнес писмата са:

• търговски писма се използват при подготовка за сключване на търговска сделка, както и при изпълнение на условията по договори. Кореспонденцията относно логистиката и продажбите се счита за търговска кореспонденция. Следните бизнес писма се класифицират като търговски:
  • – писмо с искане - обжалване от една страна към друга относно желанието за сключване на сделка, като правило, без да се уточняват условията. Текстът на писмото съдържа обосновката на необходимостта от предоставяне на информация или материали и същинското изложение на искането. Писмата за искане обикновено се подписват от ръководителя на организацията или официално упълномощено длъжностно лице. Обосновката може да включва препратки към законодателни и други наредбии организационни и правни документи. Писмо с искане изисква писмо с отговор;
  • – писмо с оферта ) – изявление за желание за сключване на сделка с посочване на конкретните условия на сделката. Изпраща се на потенциален партньор с оферта за стоки, услуги, сътрудничество и др. Предложението може да бъде изпратено по инициатива на организацията автор или в отговор на писмо с искане. Ако писмо с оферта се изпраща до адресата за първи път, то съдържа не само самата оферта, но и информация за организацията автор;
  • – жалба (жалбовно писмо) – искове срещу страна по сделката, която е нарушила задълженията си по договора, и искане за обезщетение за загуби. Съдържа изявление за откриване на несъответствие на стоки или услуги с изискванията, посочени в договора. Целта на иска (рекламацията) е да компенсира загубите в резултат на нарушаване на условията на договора. Искове се изпращат на виновното лице с препоръчана поща(или с обратна разписка) с копия на всички документи, потвърждаващи основателността на рекламацията и имащи пълна доказателствена сила и за двете страни;
  • – писмо за потвърждение – Това е официално писмо, в което адресатът потвърждава предварително постигнати договорености, намерения, получаване на информация, документи и др. Типична езикова формула за този тип писма е: „Потвърждаваме (получаване на документи, предварителен договор, съгласие за...)“. При потвърждаване на предварителен договор текстът на писмото трябва да очертае накратко неговата същност;
• нетърговски писма (всъщност бизнес писма) – използват се при решаване на различни организационни, правни въпроси, икономически и финансови взаимоотношения. Според предназначението си нетърговските писма се делят на:
• – благодарствено писмо – съдържа израз на благодарност по някаква причина. Този тип букви са написани в по-свободна форма от другите букви. По правило благодарността се издава на официалната бланка на организацията, но може да бъде издадена като пощенска картичка. Текст благодарствено писмонаписано в кратък, приятелски и официален стил с препратка към събитието, което е подтикнало подателя да изрази своята благодарност към адресата. Благодарственото писмо се заверява с личния подпис на подателя и в някои случаи с печата на организацията;
• – гаранционно писмо – съдържа задължение или потвърждение на определени задължения. Плащането за работа, наем, качество и време на работа или дати на доставка и т.н. могат да бъдат гарантирани. Гаранционните писма имат за цел да предоставят на адресата писмени гаранции, за да потвърдят определени обещания, намерения или действия на автора, по един или друг начин. друго, засягащо интересите на адресата. Гаранционните писма имат чисто правен характер, отличават се с яснота, точност и недвусмислен текст. IN гаранционно писмоТрябва да се посочи вида на операцията, която трябва да се извърши. Такива писма могат да започват с изложение на същността на гаранциите, предоставени на адресата. Например: „С това писмо гарантирам...“. Характеристика на този тип писмо е наличието, заедно с подписа на автора (например директор на организация), официален, който е пряко отговорен за финансови или други въпроси;
• – информационно писмо включва информиране за някои събития или факти, които представляват интерес или могат да представляват интерес за адресата. Информационните писма като правило са стандартни. Понякога те съдържат дословно някои разпоредби на законодателни и други нормативни актове юридически документи. Информационното писмо е служебно писмо, което информира адресата за официална информация. По правило информационните писма се подписват от ръководителя на организацията, а в случай на масово изпращане (например до всички клиенти на компанията) те може изобщо да не съдържат ръчен подпис:
• – напомнящо писмо съдържа напомняне за изпълнението на споразумения, задължения и мерки, които ще бъдат предприети в случай на неизпълнение на задължения. Използва се в случаите, когато кореспондентската организация не извършва действия, произтичащи от нея функционални отговорностиили приети споразумения;
• – писмо с искане съдържа искане за извършване или спиране на някакво действие, или за насърчаване на действие и т.н. Целта на такова писмо е да получи информация, услуги, стоки и да инициира определени действия, необходими на организацията автор. Писмото с искане съдържа обосновката на искането и неговото изложение, което трябва да бъде предшествано от обосновката. Писмо с искане изисква писмо с отговор;
• – съболезнователно писмо съдържа съчувствие по някаква причина. Има за цел да изрази съпричастност и подкрепа към адресата по отношение на друго тъжно събитие или загуба. Когато пишете съболезнователно съобщение, е важно да изберете правилните искрени думи, които могат да подкрепят получателя в скръбта му. Съболезнованията се издават в дискретен, коректен стил на официална бланка или специална пощенска картичка и се заверяват с личен подпис на подателя;
• – писмо с покана съдържа покана за някакво събитие. Различава се от уведомителното писмо по това, че не може да бъде съставено на бланка, да има различен формат, цвят, допълнителни дизайнерски елементи под формата на орнаменти, рисунки и др. При покана на голям брой хора се използват шаблонни, предварително изготвени текстове за покани. Писмата с покани могат да се изпращат по факс, но при специални случаи поканите трябва да се изпращат по пощата или по куриер. Поканата трябва да съдържа информация за мястото и часа на събитието, както и името му. Поканата трябва да посочва приемливия дрескод, както и броя на лицата, за които се отнася поканата. По правило поканата е лична, но по време на публични събития може да бъде и безлична;
• – поздравително писмо съдържа поздравления по някакъв повод. Такива писма, като правило, са написани в свободна форма и могат да бъдат или малки по обем - едно или две изречения, или доста подробни. В последния случай в поздравителното писмо се описват основните етапи от живота, дейностите на лицето, към което е адресирано поздравлението, и най-важните му постижения. Ако писмото е адресирано до организация, то очертава нейните най-важни и значителни постижения. Поздравленията могат да бъдат лични или масови. В първия случай обръщението към адресата трябва да е лично - по име и бащино име; във втория случай може да бъде общ, например: „Скъпи приятели!“ И в двата случая изпращачът трябва лично да подпише поздравленията (при изпращане на масови поздравления се използва факсимиле).

Резюме – това е вид бизнес писмо, целящо максимално пълно и изгодно представяне на специалист пред работодателя. Тъй като писмата с автобиография са много подходящи за млади хора, завършващи университети, ще се спрем на този тип писма по-подробно.

Резюме писмо. На първо място, отбелязваме, че няма и не може да има едно резюме за всички случаи. Всеки път първо трябва да помислите какви качества ще бъдат оценени нова работаи съответно променете автобиографията си. Информацията, представена в автобиографията, трябва да бъде надеждна и, ако е възможно, пълна, а самата автобиография трябва да е кратка (не повече от една до една и половина страници). Такова писмо е удобно за първо запознаване с лицето, от което е изпратено. В допълнение, способността за ясно и кратко формулиране демонстрира достатъчно високо нивообщата култура на подателя.

Когато пишете автобиография, трябва стриктно да спазвате редица правила, чието прилагане ще помогне за създаването на привлекателен образ на специалист на пазара на труда и ще заинтересува работодателя. Тяхното съдържание включва следното.

• 1. Представи се. Посочете фамилия, собствено име, дата на раждане и брой навършени години, адреси за контакт(включително електронни) и телефони.
• 2. Цел. Посочете точното име на позицията, която искате да получите. Неговата формулировка трябва точно да съвпада с формулировката. Някои пишат вместо позиция: „Бих искал да получа интересна работа, която да отговаря на моето образование и трудов стаж“. Подобна формулировка предизвиква объркване сред работодателя и не намира подкрепа. Не изброявайте няколко позиции наведнъж. Това ще намали шансовете, тъй като компанията изисква специалист за определена позиция.
• 3. образование. Посочете къде, кога и какво учебно заведениезавършил, а също и (ако наскоро сте завършили университет) какви са били оценките ви, ако, разбира се, има с какво да се „похвалите“. Наличието на академична степен и звание ще увеличи шансовете ви. Също така е важно да се изброят наградите от различни състезания, олимпиади, конференции, включително училищни и др. Трябва да напишете подробно, да посочите факултета, специализацията, темата на дипломата, да посочите номерата на дипломите, сертификатите и сертификатите, които са налични.
• 4. опит – Това е най-важният и най-пълният раздел от автобиографията. Подробно трябва да се представят само „голи” факти, като се избягват ласкави самооценки като „богат трудов опит”, „умение за работа в екип” и др. Резюмето е съставено така, че самият мениджър да направи необходимите заключения. За всеки вид работа е необходимо кратко и точно да се посочи: периодът от време с точност до най-близкия месец (приблизително възможно); месторабота; име на проекта (вид работа, характеристики); кратко описаниепроект за 1–2 реда; роля в извършваната работа. Препоръчително е да направите списъка колкото е възможно по-дълъг, толкова по-големи са шансовете за намиране на работа. Работите (проектите) и работодателите трябва да бъдат изброени в обратен хронологичен ред, т.е. последна работатрябва да се запише първо, предпоследното – второ и т.н.
• 5. Допълнителна информация. Ако спецификата на бъдещата работа изисква това, тогава определено трябва да посочите: собственост чужд език; умение за работа с компютър; познаване на офис оборудване; шофьорска книжка; наличие на автомобил и др.
• 6. Лични данни. Фактите от вашата индустриална биография трябва да бъдат представени възможно най-подробно и възможно най-малко за вашата лична история. Това ще покаже, че животът на специалиста е по-фокусиран върху работата, отколкото върху свободното време.
• 7. Адаптирайте автобиографията си към изискванията на работодателя. Важно е да се вземе предвид автобиографията на специалист бъдеща работаи позиция. Така че, ако например кандидат кандидатства за позиция като специалист по софтуерна документация, не трябва да се фокусирате върху факта, че кандидатът е програмист от висока класа, дори и да е такъв.
• 8. Отношение към командировките. Ако фирмата наемател е международна или работата обикновено е свързана с бизнес пътувания, препоръчително е да се посочи връзката с командировки и премествания в други градове. Това ще ви позволи незабавно да поставите точка на i.
• 9. Наличие на препоръки. В края на автобиографията посочете пълното име, длъжността и контактите на лицата, които могат да препоръчат кандидата като компетентен специалист. Препоръчително е да попитате предварително за хора, на които можете да разчитате, за да напишат препоръчително писмо.
• 10. Мотивационно писмо. Обикновено автобиографията ви се изпраща като прикачен файл към имейл. Тя обаче не трябва да е празна. Определено трябва да напишете няколко придружаващи реда, в които трябва да посочите причините за интереса си към работа в тази конкретна компания и мнението на кандидата за потенциалния принос за нейното развитие.
• 11. Трябва ли да посоча желаното ниво на заплата? Във всеки конкретен случай зависи от обстоятелствата. Но трябва да се има предвид, че всеки разговор за заплата преди края на интервюто обикновено изправя работодателя на гърдите. В края на краищата той все още не познава възможностите на този молител, не е преценил колко „струва“ той по своята скала на ценностите и следователно не може да отговори предварително дали е готов да даде изискваната заплата.
• 12. Наличие на снимка. Добре е да го имате в автобиографията си.

• Вижте: Бизнес кореспонденция: образци на бизнес писма, business-letters.ru

Бизнес кореспонденцията е термин, който определя обмена на информация, свързана с правенето на бизнес. Това е инструмент, който ви позволява да подобрите взаимодействието между клиент и компания или между бизнес партньори. Предполага постоянно. В противен случай връзките, които са били успешно установени, може да бъдат прекъснати. Резултатът е, че клиентът или бизнес партньорът ще спре да общува. Следователно бизнес кореспонденцията трябва да бъде компетентна, структурирана по такъв начин, че да допринася за създаването на благоприятно впечатление за компанията и нейното ръководство.

Видове бизнес писма

Бизнес писмата могат да варират по съдържание. Прието е да се разграничават следните видове бизнес писма:

Основни изисквания към деловата кореспонденция

Основните изисквания за бизнес кореспонденция включват:

• Яснота на представянето;
• Кратко изложение на фактите;
• Пълнота;
• Учтивост;
• грамотност.

Яснотата на писмото се основава на подходящи думи, които са разбираеми за адресата. Не претоварвайте текста сложни изречения, което може да обърка. Кратко, сбито писмо ще позволи на респондента да разбере смисъла на съобщението. Трябва да имате предвид пълнотата на включената информация, без да жертвате това изискване за краткост. Става въпрос заза изчерпателност, без включване на ненужни подробности.

Разбира се, учтивостта е едно от важните изисквания. Компания, бизнесмен, загрижен за репутацията си, никога няма да позволи неучтива бизнес кореспонденция. В същото време е важно да не „подслаждате“ писмото с подходящи фрази. Необходимо е да се знае степента на учтивост. Грамотността също е важна. Неграмотното писмо и наличието на грешки се отразяват негативно на цялостното впечатление. Съответно съобщението трябва да бъде правилно написано.

Правила за делова кореспонденция

Компетентната бизнес кореспонденция се основава на определени правила. Така че разговорният вариант в този случай би бил неподходящ. Не е позволено да правите грешки или печатни грешки. Това ще бъде причина да се замислите за липсата на образование, което ще се отрази негативно на имиджа на компанията и впечатлението от комуникацията с нейното ръководство.

Основните правила за водене на бизнес кореспонденция също включват:

• Липсата на думи, чието определение не е известно на подателя. Ако е необходимо, трябва да проверите знанията си с речник. Освен това не трябва да използвате термини, които получателят може да не разбере. Ако все пак трябва да включите такива термини в текста, те трябва да бъдат обяснени;
• Текст, съставен от кратки изречения. Твърде дългите изречения с много завои не са подходящи за съставяне на бизнес писма;
• Предварителна подготовка на писмо в текстова програма. Препоръчва се за употреба Microsoft Word, което ще ви помогне да видите груби грешки;
• Използване на компютри и лаптопи за изпращане на имейли. Таблетите и телефоните могат автоматично да коригират текста и в резултат на това да променят съдържанието му;
• Задълбочена проверка и анализ на логическата структура на текста, което ще ви позволи да съставите най-компетентното бизнес писмо.

Стил на бизнес кореспонденция

– това е един вид изкуство. Комуникацията по приятелски начин няма да работи в този случай, нито пък прекалено грубият стил. За правилни съобщения е подходящо следното:

• Строгостта на конструкциите, включени в текста;
• Поздрав, посочващ името и бащиното име на адресата;
• Отговор, изпратен не по-късно от 2 дни от датата на получаване на писмото;
• Липса на натрапчивост, постоянни въпроси за едно и също нещо;
• Използване на огледалното правило – обръщане към получателя в същия стил, в който той предпочита да общува;
• Поздравления за официални празници;
• Изразяване на благодарност за поздравленията и поканите.

Важно е да спазвате правилата на бизнес кореспонденцията и да я водите в стил, достоен за бизнес комуникация. Всяка буква е уникална визитка. Успехът на бизнеса зависи от качеството на форматирането на буквите. Кореспонденцията трябва да насърчава доверието, ефективността на преговорите и решаването на важни проблеми. И само в този случай можем да гарантираме, че комуникацията с клиента, бизнес партньорще даде очакваните резултати.

Други статии по темата „Бизнес кореспонденция. Бизнес писмо":