Ce este inclus în conceptul de planificare a proiectului? Planificarea riscului proiectului

Toate procesele, conceptele sau obiectele încep de undeva. Acest moment de început s-a întâmplat cu câteva zile sau ani în urmă și totul părea diferit - nu ca acum. Privind, de exemplu, o mașină, înțelegem că la început nu a fost așa: mai întâi a apărut o idee, apoi această idee a fost transmisă altor oameni, ceea ce a stârnit discuții; Designerii s-au implicat în lucrare, a fost lansat procesul de asamblare și multe altele.

Cele de mai sus este un exemplu minor. Dar el explică perfect esența - totul are un început.

Managementul proiectelor nu face excepție. Ca și lanț complex de sarcini și procese, începe și de undeva. Acest prim pas este planul de proiect.

În acest articol, vom vorbi despre plan și procesul de planificare și, de asemenea, vom explica punctele legate de întrebarea „Cum să creați un astfel de plan”. Am identificat 7 pași.

Ce este un plan de proiect?

Poate ați observat că, pe lângă plan menționat și procesul de planificare. Care este diferența dintre ele? Este foarte simplu.

Planificarea este un proces, o discuție. În timpul acesteia, sunt clarificate domeniul de activitate, obiectivele și modalitățile necesare pentru a le atinge.

Un plan este un document oficial care conține toate deciziile de planificare, volumul aprobat și costurile. Principalele sale funcții sunt controlul, facilitarea comunicării între participanți și programarea.

La crearea unui plan de proiect, managerul ar trebui să aibă deja cunoștințe cheieși aptitudini. Acest lucru crește șansele implementării sale cu succes. În plus, un plan pregătit vă va ajuta să anticipați și să evitați greșelile inutile și deciziile proaste și, de asemenea, vă va ajuta să economisiți timp și să reduceți costurile.

Obiectivele planului de proiect

Un plan bine pregătit ar trebui să răspundă la următoarele întrebări.

De ce?

Trebuie clarificate motivele pentru care fondurile sunt alocate proiectului; ce problema trebuie rezolvata.

Întrebarea se referă la munca care trebuie făcută pentru a atinge rezultatul și obiectivele finale.

Întrebare despre persoanele implicate, rolurile și responsabilitățile acestora; despre cum ar trebui să fie organizate.

Când?

Aici despre care vorbim despre programul/durata proiectului.

Cum se creează un plan de proiect?

Înainte de a începe redactarea, managerul trebuie să fie conștient de numărul mare de întrebări care vor apărea pe parcursul proiectului și de răspunsurile la acestea. Fiecare întrebare poate fi evidențiată separat. Dar este totuși mai bine să identifici modele și modele caracteristice comune. Deci, ce trebuie să facă un manager pentru a întocmi un plan de proiect?

1. Comunicați

Primul pas către succes este să comunici cu echipa despre obiective, membri, sarcini etc. Managerul trebuie să știe cine este responsabil pentru ce sarcină, termenele limită și pur și simplu tot ceea ce se întâmplă în proiect.

Merită adăugat că comunicarea nu este doar primul pas. Comunicarea pe tot parcursul proiectului este cheia succesului.

2. Identificați participanții și obiectivele

Determinarea tuturor participanților la proiect este uneori dificilă: pot fi mulți. Mai mult, ele pot influența direct sau indirect, într-o măsură mai mare sau mai mică, proiectul. De aceea este important să-i identificăm pe toți cei care influențează direct întocmirea planului și să le luăm în serios dorințele.

Cine poate participa la proiect:

Client– persoana care finanţează direct şi aprobă lucrarea;
Manager de proiect– o persoană implicată în planificare, urmată de crearea, execuția și controlul proiectului;
Echipa de proiect, care creează produsul final. Membrii echipei sunt implicați în multe procese importante, inclusiv dezvoltarea, asigurarea calității, munca de proiectare etc. De obicei, ei nu aprobă proiectul;
Utilizatorul final;
Alte. Această listă poate include cele mai multe oameni diversi: analiști de risc, specialiști în achiziții etc.

Ce se poate face în această etapă? Efectuați interviuri cu participanții cheie. Astfel veți înțelege ce cerințe sunt stabilite și ce obiective trebuie atinse. Cele mai multe într-un mod eficient atingerea obiectivelor este o tehnică SMART de stabilire a obiectivelor.

Efectuarea interviurilor permite, de asemenea, managerului să înțeleagă ce problemă rezolvă proiectul și de ce este finanțat în primul rând.

Acesta este al nostru De ceîntrebare.

3. Determinați întregul domeniu de activitate

Fără îndoială, cea mai importantă parte a oricărei planificări. Toate punctele cheie sunt evidențiate și discutate aici: justificare, descrierea produsului, criterii de conformitate, obiective și rezultate, limitări, ipoteze, estimare a costurilor si altii unii. Toți participanții la proiect trebuie să ajungă la deplin înțelegere și acord în această etapă. Odată încheiată discuția, tot ceea ce este important este consemnat într-un document care descrie conținutul și domeniul de aplicare al proiectului.

Această etapă reduce, de asemenea, riscurile de neînțelegeri care ar putea duce la sfera de aplicare a proiectului.

Acesta este al nostru Ceîntrebare.

4. Definiți rolurile și responsabilitățile

Una dintre cele mai importante sarcini ale unui manager este distribuirea sarcinilor între membrii echipei. Ei trebuie să-și cunoască rolurile și responsabilitățile. Și, desigur, nu trebuie să uităm că echipele sunt unități formate cu un anumit număr de participanți.

Acesta este al nostru OMSîntrebare.

5. Creați un program de proiect

Acest punct este o continuare directă a celui precedent. Odată ce rolurile și responsabilitățile au fost atribuite, următorul pas este stabilirea duratei de lucru pentru fiecare resursă cu date de începere/terminare.

Acesta este al nostru Cândîntrebare.

În aceeași etapă, managerul stabilește evenimentele cheie, calea critică - în general, se ocupă de programul de lucru.

Ce instrument să alegi pentru lucrul cu proiectul?

6. Vizualizați planul de proiect cu o diagramă Gantt

Rețineți că atunci când unii oameni vorbesc despre grafică, se referă la întregul proiect. Acest lucru nu este în întregime adevărat. Un program vizualizat este doar o parte a planificării și a planului în sine. Întregul proiect este o structură mai complexă.

Utilizați GanttPRO - un instrument online pentru . Cu ajutorul acestuia, un manager poate:

Creați și distribuiți sarcini;
Setați durata acestora cu datele de început și de sfârșit.
Stabiliți dependențe între sarcini. Managerul monitorizează toate evenimentele și știe când o sarcină finalizată dă naștere la următoarea;
Monitorizează progresul evenimentelor individuale și al proiectului în ansamblu;
Stabiliți resursele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor;
Stabiliți costul resurselor;
Interacționează cu membrii echipei și revizuiește toate modificările pe care le-au făcut;
Ține evidența evenimentelor cheie;
Vizualizați calea critică - cea mai scurtă perioadă de timp necesară pentru finalizarea proiectului.

Cu diagramele Gantt Gantt este ușor să gestionați procesele de planificare și să creați un proiect.

7. Gestionați riscurile

Toate etapele unui proiect pot fi supuse unor riscuri. Prin urmare, gestionarea acestora este unul dintre cele mai importante aspecte în planificare.

Un manager cu experiență este capabil nu numai să evalueze și să anticipeze astfel de situații, ci și să creeze un plan cu modalități de a le rezolva. Echipa, la rândul ei, trebuie să știe și cum să răspundă oricăror schimbări.

Ce riscuri pot apărea?

Așteptări optimiste cu privire la timp și costuri;
Cerințe și dorințe prost definite;
Roluri și responsabilități slab definite;
Modificări ale cerințelor;
Noi cerințe;
Reduceri bugetare;
Comunicare slabă.

Să rezumam

Nu există proiecte identice. Se poate implementa perfect fără riscuri și termene amânate. Un altul poate eșua chiar dacă are aceiași participanți, costuri, program și obiective. Riscurile și schimbările într-un proiect sunt inevitabile. Dar totuși, un domeniu de activitate bine planificat, un program, riscuri evaluate și excelent munca în echipă. În acest caz, chiar și proiectele dificile pot fi distractive.

Ai experiență în planificarea proiectelor?

Planificarea proiectului este continuă, rafinată pe tot parcursul ciclu de viață procesul prin care se determină cel mai bun mod atingerea scopurilor si obiectivelor stabilite, tinand cont de situatia actuala si in schimbare. Un plan de proiect competent, ținând cont de specificul produsului, caracteristicile și tendințele pieței, preferințele consumatorilor, riscurile și alți factori, vă permite să evitați cheltuielile ineficiente chiar și în stadiul de concept și dezvoltare. O astfel de planificare nu oferă întotdeauna rezultate pozitive, dar chiar și concluziile negative aduc mari beneficii.

Prima sarcină a scrierii unui plan de implementare a proiectului este de a da un impuls imediat lansării procesului de proiect. Planul proiectului trebuie să convingă factorii de decizie că ideea este eficientă din punct de vedere al costurilor, că implementarea sa va îndeplini așteptările, termenele, bugetul etc. Dacă dezvoltarea nu este convingătoare nici măcar la nivel de plan, proiectul poate să nu depășească stadiu inițial. Și invers - un plan de succes formează imediat reputația managerului de proiect și oferă baze solide pentru lansarea implementării procesului.

Planul de proiect este întocmit conform unei scheme generale standard, dar conținutul documentului este întotdeauna unic, deoarece combinația de caracteristici ale produsului și condițiile de implementare a acestuia este unică. Planul de execuție a proiectului oferă îndrumări pentru întreaga echipă de proiect și oferă instrucțiuni:

după volumul de muncă,
prin prioritate,
privind alegerea tehnicilor de management,
conform standardelor de calitate,
sub forma menținerii comunicării cu părțile interesate,
conform criteriilor de măsurare a performanței etc.

Contextul proiectului.
Sarcini și obiective.
Scară.
Limite (restricții).
Ipoteze (presupune).
Influențe și dependențe.
Riscuri și probleme.
Strategii și tehnici.
Mijloace și metode de control al timpului, resurselor, calității, amplorii.
Comunicatii.
Program de livrare.
Productivitatea și măsurarea acesteia.
Realizarea beneficiilor.

Un aspect standardizat simplifică deplasarea printr-un document, care, atunci când implementează planuri mari, poate ocupa sute de foi. O ordine logică, coordonată și structurată a etapelor de planificare a proiectului poate simplifica, de asemenea, procesul de lucru cu un plan. Dacă, de exemplu, nu documentați elementele care sunt incluse în domeniul de aplicare, este posibil să descoperiți că nu există o înțelegere comună între participanții la proiect despre cine eliberează ce. Și dacă nu stipulezi nivelul de calitate, se poate dovedi că calitatea care este suficientă pentru producător poate să nu fie suficientă pentru client.

Lipsa detaliilor adecvate duce la erori, dar un exces de detalii cu numeroase repetări interferează cu înțelegerea conținutului proiectului. Prin urmare, planul de apărare a proiectului este de obicei testat pe studenți care nu au cunoștințe anterioare despre proiect, cu implicarea reprezentanților unui public general. Contextul adăugat planului de proiect va ajuta la încadrarea programului de implementare în contextul general, iar un glosar, decodarea abrevierilor și a abrevierilor tehnice va face ușor pentru oricine să înțeleagă esența proiectului fără a implica surse de informații terțe.

Planificarea domeniului

Domeniul de subiect aici este setul de produse și servicii care ar trebui să fie produse ca urmare a finalizării proiectului. Planificarea proiectului în domeniul subiectului include următoarele proceduri:

Analiza stării actuale.
Clarificarea caracteristicilor de bază ale proiectului.
Confirmarea criteriilor de succes a proiectului și a problemelor.
Analiza ipotezelor și limitărilor care au fost acceptate în etapa inițială a proiectului.
Determinarea criteriilor de rezultat al proiectului în etapele intermediare și finale.
Construirea unei descompunere structurală a acestei zone.

În procesul de viață a proiectului, elementele care alcătuiesc această zonă pot suferi modificări. Obiectivele și caracteristicile muncii pot fi clarificate atât atunci când se obțin rezultate intermediare, cât și în etapa de dezvoltare a proiectului.

Planificarea timpului proiectului

Conceptele de bază ale acestui parametru: termenele limită, durata lucrărilor, datele cheie etc. Lucrarea coordonată a participanților este organizată pe baza planurilor calendaristice - documente de proiectare și tehnice care determină lista lucrărilor de proiect, relația dintre acestea, succesiune, termene limită, interpreți și resurse. În timpul lucrului la un proiect, se întocmește un program de lucru pentru etapele și nivelurile de management pe întreg ciclul de viață.

Structura de defalcare a muncii (WBS)

WBS – afișare grafică a ierarhiei lucrărilor de proiectare – prima etapă programare proiect. În esență, WBS este împărțirea unui proiect în astfel de părți care sunt necesare și suficiente pentru planificare și control eficient. Elaborarea unei structuri ierarhice necesită respectarea următoarelor reguli:

Executarea lucrărilor la nivelul superior se realizează prin executarea lucrărilor la nivelul inferior.
Un proces părinte poate avea mai multe joburi copil, a căror execuție închide automat procesul părinte. Dar pentru un loc de muncă de copil există doar un loc de muncă de părinte.
Descompunerea procesului parental in activitati ale copilului se realizeaza dupa un singur criteriu: fie dupa resursele implicate, fie pe tip de activitate, fie pe etapele ciclului de viata etc.
La fiecare nivel trebuie colectate lucrări echivalente pentru copii. Criteriile de identificare a omogenității acestora pot fi, de exemplu, volumul și timpul de lucru efectuat.
La construirea structurii în ansamblu, este necesar să se aplice diferite criterii de descompunere la diferite niveluri ierarhice.
Secvența criteriilor de descompunere este aleasă astfel încât cea mai mare parte posibilă a interacțiunilor și dependențelor dintre activități să fie la nivelurile inferioare ale structurii ierarhice. Fabrică niveluri superioare- autonom.
Defalcarea muncii este considerată completă dacă munca de nivel inferior este clară pentru manager și participanții la proiect, modalitățile de obținere a rezultatului final și indicatorii acestuia sunt clare și responsabilitatea pentru muncă este distribuită în mod clar.

Pe baza WBS, este creată o listă de lucrări de proiect. Și apoi se determină succesiunea implementării lor, relațiile folosind modele organizaționale și tehnologice și durata muncii.

Durata muncii

Durata muncii este determinată pe baza standardelor, pe baza experiență personală(când există un exemplu de lucru similar), bazat pe metode de calcul planificarea proiectului. Astfel de metode includ, de exemplu, metoda de analiză a evenimentelor PERT, utilizată atunci când există incertitudine în estimarea duratei operațiunilor. Există, totuși, diverse moduri managementul timpului de proiect.

OBRAZNIC. Metoda este considerată ca o medie ponderată a trei tipuri de previziuni: optimiste, așteptate și pesimiste. După stabilirea duratei fiecărei prognoze (folosind o formulă și/sau implicând experți), se calculează probabilitatea fiecărei prognoze. Și apoi valorile fiecăreia dintre previziuni și probabilitățile lor sunt înmulțite, iar valorile sunt adăugate.
Diagrama rețelei. O diagramă de rețea este o afișare grafică a activităților și a dependențelor dintre ele. Mai des este prezentat sub forma unui grafic, ale cărui vârfuri sunt lucrările de proiectare, iar succesiunea și interrelația lor este demonstrată prin săgeți de conectare.
Diagramele Gantt. Aceasta este o diagramă orizontală care arată munca de proiect sub formă de segmente, orientate conform calendarului. Lungimea segmentului corespunde duratei lucrării, iar săgețile dintre segmente indică relația și succesiunea lucrării.

În plus, în fiecare proiect, lucrările sunt optimizate în funcție de criterii de timp, iar graficele sunt aprobate. Scopul general al metodelor de planificare a timpului proiectului este de a reduce durata proiectului fără a pierde calitatea componentelor acestuia.

Forța de muncă din proiect

În această parte a planificării, cantitatea de resurse disponibile este mai întâi determinată. Acest lucru se realizează prin întocmirea unei liste de artiști, disponibilitatea acestora și posibilitatea participării lor la proiect.

Apoi, executanții sunt repartizați fiecărei lucrări de proiect, definindu-și aria de responsabilitate. Adesea în planul de planificare la nivel de distribuție resurselor de muncă apar contradicții. Apoi contradicțiile sunt analizate și eliminate.

Costul proiectului

Există mai multe etape în planificarea costurilor proiectului:

În prima etapă, se determină costul utilizării resurselor, fiecare munca de proiectși proiectul în ansamblu. Costul proiectului devine aici costul total al resurselor și performanța muncii. Factorii luați în considerare includ costul echipamentelor (inclusiv echipamentele închiriate), forța de muncă a angajaților cu normă întreagă și a celor angajați prin contract, materialele, transportul, seminariile, conferințele, costurile de formare etc.
A doua etapă presupune întocmirea, agrearea și aprobarea devizului de proiect. Devizul de proiect aici este un document care conține justificarea și calculul costului total al proiectului. Este produs, de regulă, pe baza mărimii resursele necesare, domeniul de activitate etc.
A treia etapă include întocmirea unui buget, coordonarea și aprobarea acestuia. Bugetul impune restricții la resurse și este întocmit astfel:

diagrame cu bare ale costurilor și costurilor cumulate,
diagrame liniare ale costurilor cumulate distribuite în timp,
diagrame circulare ale cheltuielilor,
calendare și planuri,
matrice de distribuție a costurilor.

În același timp, managementul riscului bugetar este luat în considerare într-o secțiune separată a planificării proiectului.

Planificarea riscurilor

Această secțiune descrie procesele implicate în identificarea, analizarea, evaluarea și dezvoltarea răspunsurilor la risc. Riscurile sunt caracterizate de 3 parametri:

eveniment riscant
probabilitatea apariției unui eveniment de risc,
valoarea pierderilor în cazul în care factorul de risc se materializează.

O metodă simplă de planificare a riscurilor este implementată urmând următoarea secvență de acțiuni:

Identificarea riscurilor. În acest scop, nu sunt implicați doar experții, ci și toți cei care vor ajuta la detectarea potențialelor vulnerabilități ale proiectului.
Determinarea probabilității de realizare a riscului. Măsurarea se face în procente, cote, puncte și alte unități.
Clasificarea riscurilor pe baza semnificației fiecărui risc specific pentru proiect și a locului acestuia în ierarhie. Cele care au o mare probabilitate și semnificație pentru proiectul în ansamblu sunt considerate prioritare.
Planificarea măsurilor de reducere a probabilității fiecărui risc individual, indicând angajații responsabili de acest lucru.
Planificarea măsurilor de eliminare a consecințelor negative în cazul apariției unui risc, cu desemnarea unor persoane responsabile.

La crearea unui proiect trebuie scris un plan indiferent de zona în care își desfășoară activitatea întreprinderea: de la proiecte de producție și domeniul tehnologiilor IT până la lucrări de amenajare și îmbunătățire a orașului. Cu toate acestea, planificarea proiectului în sine nu este „suspendată în aer”, deoarece este precedată de inițierea proiectului, ci este finalizată prin trecerea la execuția directă a proiectului.

Managementul de proiect este o simbioză a tehnologiei și a artei de a rezolva o sarcină unică la timp, în limita bugetului alocat pentru aceasta. Pentru ca proiectul să fie finalizat cu succes, este necesar să se realizeze o înțelegere între conducerea companiei și RM, cum va fi implementat, de către cine, când și ce fel de muncă trebuie efectuată. Planul de proiect este considerat nu ca un document, ci ca un întreg set de soluții documentate care răspund la întrebările de mai sus. Vă prezint atenției un articol de recenzie care examinează elementele de bază ale tehnologiei de planificare a proiectelor.

Esența planificării proiectelor

Planificarea proiectului implică multe iterații interconectate, al căror rezultat este un singur master plan. Prin plan de proiect vom înțelege în continuare sistemul activităților planificate, documentate ca urmare a pregătirii. Acest sistem constă din parametri conectați într-un mod special, asigurând că o problemă de dezvoltare separată este rezolvată. Acești parametri sunt formați pe baza unui număr de domenii funcționale ale activității proiectului:

conţinut;
termene limită;
cost;
personal;
furnituri;
comunicații;
riscuri etc.

Planul este un element cheie al sistemului de management al proiectelor. Dacă PM a reușit să întocmească un set detaliat de documente de planificare, atunci el are dreptul de a se aștepta la primirea garantată a rezultatelor solicitate la sfârșitul lucrării. Pentru aceasta, timpul, resursele și alte aspecte trebuie bine planificate. Până la elaborarea unui plan, este imposibil să știi câți bani și timp vor fi necesari pentru a finaliza o sarcină unică. Fără un plan, managerul este practic lipsit de linii directoare pentru conformitatea lucrării cu obiectivele proiectului.

Trebuie să înțelegeți că planificarea nu aduce întotdeauna rezultate pozitive, dar concluziile negative pot aduce beneficii nu mai puține, și uneori chiar mai mari. În orice caz, eficiența investiției fondurilor crește, iar „disiparea” profiturilor obținute nu are loc. Planificarea proiectelor pune bazele muncii productive și rezolvă următoarele probleme aplicate.

Clarificați și detaliați obiectivele și rezultatele evenimentului.
Determinați compoziția și domeniul de activitate.
Estimați termenele și costurile bugetare.
Întocmește un program și un buget pentru fazele principale sau întregul proiect.
Faceți o estimare rafinată a cerințelor de resurse pentru fiecare fază sau pentru întreaga sarcină.
Întocmește un plan de resurse.
Efectuați o evaluare a riscurilor și creați un plan de răspuns la risc.
Explicați clientului detaliile evenimentului.
Acordați planul cu participanții principali.
Distribuiți responsabilitatea pentru muncă și sarcini între participanți.
Aprobați planul general.
Clarificați planurile de interacțiune și planificarea procedurilor de management.

Locul planului de management al proiectului în etapa ciclului său de viață. Sursa: Ghidul PMBOK 5

Locul proceselor de planificare printre alte procese de implementare a proiectului. Sursa: Ghidul PMBOK 5

Planificarea proiectului nu poate fi lăsată în aer. Este precedat de inițiere, iar rezultatul acestor procese este execuția efectivă a proiectului. Și suntem la curent cu serialul puncte importante acea planificare:

legat de un punct de timp specific din ciclul de viață al unei sarcini unice și de perioada semnificativă a acesteia (a se vedea diagramele prezentate mai sus);
iterativ – nu se termină după ce sunt scrise planurile, necesită actualizare regulată până la faza de închidere activă;
cuprinzător - nu se limitează la un singur instrument și include o serie de instrumente și documente de ieșire relevante.

Compoziția extinsă a proceselor de planificare

Planul de proiect este diferit de planul de management al proiectului și de procesele de planificare aferente. După cum am definit deja, în sens larg, prin plan înțelegem un sistem de activități preplanificat pentru care se stabilește ordinea de execuție, succesiunea și calendarul lucrărilor. Într-un sens restrâns, un plan este un document care reflectă ordinea acțiunilor planificate și termenele de implementare. Un plan de management de proiect este rezultatul unor proceduri (procese) de planificare reglementate, în care elementul de control este preluat de proceduri regulate, reglementate de creare a planurilor sub formă de documente.

Definiții ale conceptelor de bază de planificare din PMI. Sursa: Ghidul PMBOK 5

Planificarea evenimentelor include două grupe de procese: procese pentru elaborarea directă a planurilor și proceduri auxiliare. Rezultatul unui bloc de dezvoltare este un document numit plan principal de proiect. Include un plan de calendar, un buget pentru eveniment și o serie de alte documente. Compoziția și conținutul lucrării, resursele necesare pentru implementarea lor determină succesiunea, durata și valoarea costurilor pentru producerea lor.

Planificarea riscurilor posibile (identificare, identificare și evaluare) și gestionarea acestora afectează nu numai dezvoltarea plan calendaristic, dar și pentru nevoi bugetare. Clarificarea obiectivelor, definirea limitelor sarcinii unice și structurarea echipei și a responsabilităților pune bazele unui efort semnificativ de planificare a proiectului. În continuare, vă prezentăm atenției un model de conexiuni între principalele proceduri ale proceselor luate în considerare.

Model al proceselor de planificare în managementul proiectelor

Se știe că, conform standardului PMI, aproape fiecare secțiune a Ghidului PMBOK alocă un întreg bloc pentru planificare. Pe baza diagramei prezentate mai sus, acest lucru este destul de natural. Secțiunea PMBOK „Managementul integrării proiectelor” demonstrează imaginea cea mai holistică a managementului planificării și a creării unui singur master plan. Mai jos este un bloc local al diagramei de flux de date pentru dezvoltarea planului de management al evenimentelor.

Bloc de diagramă de flux de date de dezvoltare a planului de management al proiectului local

Blocul vizual prezentat mai sus este notabil din mai multe motive. Baza de cunoștințe privind managementul proiectelor, toată experiența dobândită în acest domeniu și reglementările sunt esențiale pentru succesul planificării. Acest lucru se aplică și standardelor, software-ului, structuri organizatoriceși cultură, metode de management, infrastructură etc. Carta este un ghid cheie pentru planificare. Aceste procese stau la baza integrării în planul general și oferă următoarele elemente de intrare pentru dezvoltarea versiunii sale finale:

planuri de management al parametrilor proiectului;
planuri de bază pentru conținut, cost și program;
actualizări de plan.

Etapele dezvoltării unui plan calendaristic

După cum ne amintim, managementul de proiect este construit pe „trei piloni”: conținutul muncii, restricții și riscuri. Dacă un manager știe să lucreze bine cu acești trei parametri, atunci nu există sarcini de nerezolvat pentru el. Să luăm în considerare dezvoltarea unui plan calendaristic din perspectiva acestor trei poziții și să împărțim acest proces în etape. Ne vom referi la prima și a doua etapă ca fiind conținutul lucrării.

Etapa stabilirii si redactarii listei de lucrari. Destul de des se fac greșeli din cauza faptului că nu este posibilă prezentarea tuturor lucrărilor deodată. Pentru a determina calitativ compoziția operațiilor, este util să folosiți elementele de bază ale metodei de descompunere a lucrărilor secvențiale.
Etapa de determinare a execuției proiectului din punct de vedere al succesiunii și duratei lucrărilor, care depind de tehnologia de implementare a acestora. Pentru a crea rezultat de calitate această etapă Metoda deja menționată de descompunere secvențială a problemelor este bine potrivită și evaluarea de specialitate durata muncii folosind metode precum brainstormingul.
Determinarea disponibilității resurselor. Evenimentul folosește o varietate de resurse: financiare, materiale, forță de muncă, informații etc. Din perspectiva resurselor financiare, este necesară legarea programului de lucru cu programul de finanțare. Se introduce conceptul de resurse limitate: specialiști și capacități unici. Acest lucru lasă o amprentă asupra succesiunii și duratei muncii.
Definiţia external restrictions. Aceste restricții includ sezonalitatea, procese tehnologice aprovizionare cu echipamente, diverse evenimente externe. Dacă luăm în considerare exemplul de dorințe speciale ale clientului (pentru anumiți parteneri) sau evenimente externe (de exemplu, momentul finalizării unei etape care coincide cu o sărbătoare națională), atunci astfel de evenimente sunt incluse în evenimentul din formă de repere.
Etapa creării unui plan de răspuns la risc. Analizăm riscurile proiectului și dezvoltăm un plan de răspuns pentru principalele amenințări. Ținând cont de acest plan, definitivăm apoi programul.

A treia și a patra etapă se referă la pozițiile de restricții, a cincea etapă - la riscuri. Două baze de răspuns (activ și pasiv) determină momentul deciziei și includerea acestuia în planul de proiect. Răspunsul activ înseamnă că includem în planul calendaristic munca suplimentara menite să minimizeze riscurile. Acest lucru poate afecta sincronizarea altor lucrări.

Ca exemplu, putem lua în considerare un proiect de lansare pe piață serviciu nou. Să presupunem că a fost identificat riscul lipsei cererii sale pe piață. Apoi, pentru a minimiza acest risc, trebuie efectuate cercetări suplimentare, iar această muncă trebuie inclusă în program. Răspunsul pasiv presupune formarea de rezerve financiare suplimentare pentru riscurile identificate. Etapele dezvoltării unui program pot fi prezentate și în secvența logică prezentată mai jos.

Secvență logică pentru elaborarea unui program

Activități de bază de planificare a proiectelor

Pentru a crea un master plan, managerul de proiect implementează o serie de iterații de planificare. Pe parcursul executării proceselor de planificare se generează documente instrumentale și finale importante, care împreună alcătuiesc planul general. Printre acestea:

structura ierarhică a muncii (WBS);
diagrama rețelei;
plan de management al calitatii;
calendarul proiectului;
buget;
organigrama;
registrul riscurilor;
plan de comunicare;
planul principal al proiectului.

Model vizual al proceselor de planificare a proiectelor

Mai sus este un model al proceselor de planificare pentru o sarcină de proiect. Puteți vedea compoziția completă a proceselor în diagramă. Procesele de planificare a benzii piscinei sunt legate de aproape toate domeniile managementului de proiect. Multe dintre procesele specificate în model vor avea posibilitatea de a fi prezentate în articole separate pe site-ul nostru. În acest material ne concentrăm pe scurt pe procedurile cheie de planificare.

Procesul de definire a domeniului de aplicare este efectuat pentru a clarifica domeniul de aplicare al proiectului, limitele cu o descriere a produsului acestuia. Procesul începe cu clarificarea obiectivelor evenimentului, conexiunea acestuia cu strategia companiei și luarea în considerare a abordărilor variabile ale implementării. PM trebuie să fie clar ce lucru este în afara domeniului de aplicare al proiectului și care sunt cerințele produsului.
Procesul de determinare a domeniului de activitate. Bazele puse în procesul anterior sunt dezvoltate în întreaga gamă de operațiuni necesare pentru a obține succesul. Structura și compoziția lor sunt legate de obiectivul principal al proiectului. WBS este principalul instrument folosit de PM pentru a rezolva problema prezentului proces.
Determinarea relațiilor de muncă. Secvența logică a lucrărilor este subiectul și scopul acestui proces. Cel mai bun instrument iar rezultatul implementării procesului este un model de rețea (diagramă, grafic), construit și optimizat folosind metoda PERT și CPM.
Procesul de estimare a duratei muncii. Prognoza duratei fiecărei activități incluse în WBS și modelul de rețea se realizează pe baza unei varietăți de abordări. Principalele metode sunt metode de evaluare bazate pe analogi, „de jos în sus”, de la interpreți, experti și evaluare parametrică.
Procesul de evaluare a nevoilor de resurse. Scopul procesului este de a determina cantitatea necesară resurse umane, resursele mașinilor și mecanismelor. Resursele sunt împărțite în grupuri: regenerabile, consumabile și financiare.
Procedura de elaborare a unui plan calendaristic. Procesul este efectuat pentru a determina intervalele de timp estimate pentru munca individuală și proiectul în ansamblu. Problema detalierii planului este importantă. Profunzimea elaborării sale ar trebui să fie suficientă pentru ca managerul de proiect să controleze progresul lucrărilor și finalizarea sarcinilor atribuite.
Elaborarea unui plan general de proiect. Combină toate rezultatele activității de planificare a evenimentelor într-un singur document de integrare a proiectului.

În acest articol, ne-am familiarizat cu „setul maxim” de proceduri și documente care creează un plan de proiect. ÎN practică reală, mai ales atunci când proiectul este de scară medie sau mică și este de natură regulată, eforturile excesive de planificare nu sunt adesea necesare. În astfel de cazuri, vă puteți limita la soluții standard de planificare și la un set incomplet de documente. În același timp, cu greu se poate face fără un documentar de bază stabilit într-un plan consolidat, iar eforturile depuse pentru dezvoltarea lui dă roade extraordinare.

Planificarea proiectelor este unul dintre procesele principale în managementul proiectelor. Să vedem de ce procesul de planificare este atât de important și ce depinde de el. De ce este important să investim timp și resurse în această fază?

În primul rând, etapa de planificare este strâns legată de celelalte etape principale ale managementului de proiect.
În etapa de planificare, este necesar să se țină cont de rezultatele etapei - carta proiectului, registrul participanților la proiect, strategia de gestionare a participanților la proiect.

În etapa de planificare, se dezvoltă, la început poate fi o secvență de activități principale, ulterior se vor adăuga detalii.

În al doilea rând, planul de management al proiectului este un instrument de monitorizare și control și ar trebui actualizat în mod regulat pe măsură ce apar probleme. informații noi sau modificări (de exemplu, date limită). Datorită monitorizării și controlului, este clar cât de mult corespund activităților proiectului cu cele stabilite în plan pentru a obține un anumit rezultat.

Astfel, este evident că procesul de planificare influențează toate cheile.
În acest sens, vom analiza mai detaliat câteva aspecte ale planificării.

Este dificil să ne imaginăm procesul de a gestiona ceva fără o secvență planificată de acțiuni.
Dacă aceasta este o mașină pe care urmează să o conduceți la birou, atunci mai întâi trebuie să deschideți ușa șoferului, apoi să vă urcați la volan, apoi să introduceți cheia în contact și să porniți motorul.
Monitorizarea și controlul vă permit să înțelegeți clar că, urmând secvența planificată de acțiuni, veți obține rezultatul așteptat (mașina se va mișca și veți merge la birou).
Adică, dacă ceva nu a mers prost (de exemplu, ați trântit tivul jachetei cu ușa mașinii), trebuie să ajustați secvența de acțiuni - în loc să introduceți cheia în contact și să porniți motorul, este mai bine să mai întâi eliberează jacheta.

Procesul de planificare este foarte activ în etapa inițială a ciclului de viață al proiectului. Acest lucru este în general de înțeles - este dificil să începem procesele de execuție dacă nu ne-am decis încă (în ceea ce privește) ce vrem să realizăm (sau în ce moduri).

Deci, acesta este un document aprobat oficial pentru execuția proiectului (plan de bază).

Planul de lucru (actual) al proiectului este un document sau un set de documente care poate fi modificat pe măsură ce proiectul avansează, ținând cont de apariția Informații suplimentare. Planul de lucru diferă de obicei de linia de bază și este actualizat de managerul de proiect.

Linia de bază este modificată numai în cazuri extreme și nu poate fi schimbată de managerul de proiect. Acesta este modificat de către Comitetul sau înlocuitorul acestuia (Sponsor, Client). Doar dacă modificarea este aprobată.

Crearea unui plan de proiect este un proces iterativ și integrator. Adică, atunci când se elaborează un plan de proiect, sunt utilizate rezultatele altor procese de planificare (de exemplu, strategice).

Sfera și compoziția planului trebuie să corespundă dimensiunii proiectului. Nu uitați că planificarea corectă este cheia succesului proiectului.

Atunci când dezvoltați un plan de management de proiect, puteți utiliza metoda „valului rulant”, a cărei esență este că este imposibil și nerezonabil să se întocmească plan detaliat pentru întreg proiectul.
Această metodă vă permite să planificați activitățile mai eficient atunci când informațiile sunt primite deja în timpul proiectului, adică valul de detalii se deplasează prin proiect.
Figura de mai jos prezintă o reprezentare schematică a detaliilor folosind metoda undelor incidente.

Planul de management al aprovizionării

Program de bază

Plan de bază după cost

Plan de conținut de bază

Ne ocupăm de o mulțime de lucruri în fiecare zi, facem în mod constant alegeri și căutăm noi oportunități pentru a ne atinge obiectivele. ÎN viata de zi cu zi oamenii nici nu cred că dezvoltă în mod constant proiecte. Acest lucru se întâmplă inconștient. Cu toate acestea, de multe ori o persoană care crede că a reușit să construiască una adevărată a făcut-o muncă inutilă. Pentru a vă concentra eforturile asupra acțiunile necesare pentru a obține rezultatul dorit, trebuie să știți care este procesul de proiectare.

Ce este un proiect

Orice idee care nu poate fi realizată nu poate fi numită proiect. Acesta este un mecanism specific, al cărui scop este atingerea scopului stabilit și implementarea dezvoltării în activități practice. Deci, semnele proiectului:

Există o dată specifică de începere a procesului de proiectare.
Când etapele de dezvoltare a proiectului sunt finalizate, trebuie să marcați data de finalizare a lucrării în calendar sau în documente, dacă există, sau să prezentați rezultatul final.
Rezultatul final al designului trebuie să fie nou, necunoscut anterior. Nu este necesar să obțineți unicitatea completă. Este suficient ca rezultatul să fie o revelație pentru membrii echipei care lucrează la proiect.
Pentru a dezvolta un proiect sunt necesare anumite resurse. Ele sunt întotdeauna limitate.

Acum putem spune că designul înseamnă construcția unui apartament, căutarea unui loc de muncă, studiu limba straina, trecerea la o rutină zilnică diferită. Etapele dezvoltării proiectului sunt unice în fiecare caz, dar dacă poți să-ți realizezi ideea și să o dai la viață, atunci este mult mai ușor să privești toate dificultățile ca stadii de implementare de-a lungul cărora te vei ridica și mai sus.

Există mai multe tipuri de cercetare. Ele diferă unele de altele prin caracteristici diferite.

Etapele proiectului: caracteristici generale

Deși există multe tipuri de proiecte, fiecare dintre ele este implementat după o schemă specifică. În general, procesul de proiectare decurge astfel:

Se analizează ideea și se elaborează un plan de proiect.
Este selectat un manager de proiect.
Obiectivele de proiectare sunt clar declarate, ținând cont de toate restricțiile posibile.
Sunt identificați participanții la proiectare.
Se stabilesc data de începere a lucrărilor și sfera planificată a proiectului.
Determinat riscuri posibile si consecinte.
Lucrăm spre obiectivul nostru.
Problemele apărute în timpul lucrărilor sunt eliminate.
Se analizează rezultatul final al proiectului.
Rezultatul este prezentat conducerii.
Se evaluează rezultatul final și munca participanților.

În funcție de tipul de design, acest plan poate fi ajustat pentru a se potrivi obiective specifice. Pot fi introduse noi etape de lucru la proiect sau pot fi eliminate cele existente dacă nu sunt necesare.

Dezvoltarea unui proiect școlar

Un proiect școlar nu este de obicei un proiect pe termen lung. Elevii trebuie să demonstreze că sunt oameni capabili și intenționați, care știu să ajungă la un compromis. Etapele proiectului la școală sunt:

Pregătirea pentru muncă. În această etapă, sarcina este formulată și este elaborat un plan de proiectare.
Se formează obiectivele proiectului, fiecare participant oferă propriile idei care vor ajuta la atingerea scopului.
Determinarea metodei de colectare a informațiilor necesare, distribuirea sarcinilor între toți participanții la proiect.
Colectarea informațiilor, analizarea acestora, realizarea sarcinilor de proiectare.
Formularea concluziilor adecvate.
Pregătirea pentru apărarea lucrărilor de proiect.
Prezentarea rezultatelor activităților către profesor, apărarea lucrării.

După apărarea proiectului, profesorul acordă o notă adecvată, care depinde de gradul în care a fost atins obiectivul de proiectare, de munca tuturor participanților la cercetare, de complexitatea subiectului și de capacitatea de a-și prezenta rezultatele societății.

Cercetarea școlară este cea mai simplă formă de muncă, în timpul căreia elevii abia încep să înțeleagă elementele de bază ale lucrului propria idee. Etapele de lucru la un proiect nu reprezintă anumite calcule, ceea ce nu se poate spune despre sfera de activitate investițională.

Dezvoltarea unui proiect de investitii

Un proiect de investiții presupune ca participanții săi să țină cont de un anumit riscul financiar, deoarece implementarea necesită anumite investiții. Depinde doar de persoană dacă este gata să facă acest lucru. sunt:

Etapa de pre-investiție. Include toate activitățile de pregătire pentru muncă, inclusiv verificarea ideii principale, planificarea, evidențierea anumitor resurse financiare, alegerea unui loc de cercetare, încheierea unui acord cu o organizație, dezvoltarea echipamentelor tehnice, elaborarea și aprobarea anumitor documentații, obținerea permisiunii de implementare a proiectului și aprobarea documentelor relevante. Această etapă este ajustată dacă investitorul dorește să schimbe ceva.
Etapa de investitie. Include execuția directă a lucrărilor, inclusiv instalarea, producția de mostre și componente aferente. În această perioadă, ideea este introdusă în realitate.
Operațională este perioada finală de lucru asupra unui proiect, aceasta include aplicarea ideii în practică. Această etapă implică și calculul tuturor indicatori economici si previziuni.

Acestea sunt principalele etape ale proiectului. Ele pot fi completate cu unele acțiuni dacă investitorul o cere sau implementarea ideii în practică o impune. Execuţie proiect de investitii- aceasta este o sarcină complexă, a cărei implementare cu succes poate fi realizată numai de persoane cu educație specială și abilități antreprenoriale.

Există un alt tip de proiect - creativ. Dezvoltarea lui are loc și în funcție de anumite etape.

Dezvoltarea unui proiect creativ

Un proiect creativ este aceeași cercetare cu unul de investiții. Cu toate acestea, există o diferență, și anume că rezultatul final trebuie să fie un produs finit. trebuie să fie capabil să-și transpună gândurile și ideile în realitate pentru ca abilitățile sale să nu rămână inutile. Pentru aceasta, trebuie să stăpânești abilitățile de design. Etape proiect creativ sunt:

Selectarea unei teme de design, stabilirea obiectivelor și sarcinilor corespunzătoare.
Stabilirea de tot felul de restricții.
Determinarea resurselor necesare.
Adunarea informațiilor necesare.
Întocmirea unui plan de proiectare.
Fabricarea produsului ținând cont de toți factorii de mai sus.
Evaluarea produsului finit.
Analiza rezultatelor.
Înregistrarea studiului pe hârtie.
Protecția proiectului.

Aceste etape de execuție a proiectului sunt fiecare persoană creativă vede în felul lui. Prin urmare, nu este necesar să urmați cu strictețe instrucțiunile. Este suficient doar să adoptăm aceste cerințe în termeni generali.

Proiectare proiect

Orice proiect trebuie să fie proiectat corespunzător. În acest scop, fiecare aspect al studiului este prezentat în formă tipărită. Cerințele de text sunt:

Prezența titlurilor și subsecțiunilor.
Descrierea progresului cercetării.
Disponibilitatea concluziilor.
Descrierea rezultatului cercetării.
Prezența aplicațiilor, care pot fi desene, fotografii, grafice, diagrame etc.

După finalizarea proiectului, începe etapa de protecție.

Protecția proiectului

Apărarea este cea finală, care include justificarea rezultatelor cercetării către client, cumpărător sau public. De obicei, pentru a obține aprobarea, este suficientă o poveste scurtă și competentă despre progresul studiului, susținută de grafice, desene și prezentare. Amintiți-vă că percepția asupra muncii dvs. de către ceilalți depinde de această etapă.

Concluzii

Astfel, designul este o muncă pe termen lung asupra ideii principale. Dacă te simți suficient de puternic pentru a-ți realiza ideea, începe să recrutezi o echipă și să-ți aduci gândurile la viață. Etapele proiectului descrise vă sunt ghid. Munca din greu vă va ajuta să vă atingeți obiectivul.