Corespondența de afaceri

Abilitatea de a scrie- una dintre abilitățile cheie în viața umană. Desigur, există multe domenii în care capacitatea de a se exprima clar este foarte apreciată, dar în acest sens manual Problemele asociate cu o sferă atât de importantă a activității umane precum relațiile oficiale și afacerile sunt dezvăluite mai detaliat. Aici, capacitatea de a scrie implică capacitatea de a compune în mod competent scrisori de afaceri și de a conduce corespondența de afaceri în general.

Scrisoare de afaceri- o contestație scrisă la un funcționar, întocmită în conformitate cu regulile de corespondență. Scrisoarea rămâne principalul mijloc de comunicare între diverse intreprinderi, organizații sau instituții. Prin utilizarea scrisori de afaceri se fac schimb de informații, se fac propuneri, se poartă negocieri, se fac revendicări, se exprimă recunoștință etc.

Fără exagerare, putem spune: acesta este unul dintre cele mai comune tipuri de documente oficiale. Succesul rezolvării unor probleme specifice și, prin urmare, întreaga întreprindere sau companie în ansamblu, depinde în mare măsură de cât de exact, de alfabetizat și de corect este textul mesajului.

Tipuri de scrisori de afaceri:

• 1. Scrisori de notificare;
• 2. Scrisori de reamintire;
• 3. Scrisori de invitație;
• 4. Scrisori de cerere;
• 5. Scrisori de ofertă;
• 6. Scrisoare de interdicție;
• 7. Scrisori de confirmare;
• 8. Scrisori de acord;
• 9. Scrisori de refuz;
• 10. Informatii si scrisori explicative;
• 11. Litere circulare;
• 12. Scrisori de autorizare;
• 13. Scrisori de intenție;
• 14. Scrisori de garanție.

Tipuri de corespondență comercială

Internetul a intrat ferm în viața noastră și și-a făcut propriile ajustări mediul de afaceri. Progresul nu stă pe loc; formele conservatoare de comunicare de afaceri au înlocuit de mult prototipurile sale moderne. Aceasta se referă la e-mailuri și mesaje SMS.

E-mailul este un tip de comunicare cu totul special care vă permite să comunicați, dacă doriți, online, prin teleconferințe etc. și prezentând atât oportunități enorme, cât și dificultăți mari datorită specificului desfășurării corespondenței electronice. E-mailurile au devenit indispensabile pentru comunicarea internațională; Internetul a accelerat foarte mult procesul de transmitere a mesajelor. Un e-mail este echivalentul legal al unei scrisori pe antet (atâta timp cât este scris corect). Stilul său nu este practic diferit de stilul scrisului obișnuit și nu există recomandări speciale în acest sens. Există doar câteva nuanțe care merită luate în considerare atunci când compuneți și trimiteți mesaje de e-mail.

Pe lângă e-mailuri, viata de zi cu zi Mesajele SMS au devenit ferm stabilite SMS (IPA: [?s?m??s], prescurtat din English Short Messaging Service - „serviciu de mesaje scurte”) - o tehnologie care vă permite să primiți și să transmiteți mesaje text scurte folosind telefon mobil. În prezent incluse în standarde comunicatii celulare.. La participanţi comunicare de afaceri a devenit posibil schimbul de mesaje scurte (nu mai mult de 160 de caractere). Sunt folosite cel mai adesea pentru a transmite date digitale, informații succinte despre anumite fapte și evenimente, precum și pentru a clarifica rapid orice detalii. Astfel de mesaje nu conțin partea de serviciu a conținutului necesară pentru formele tradiționale de corespondență comercială. O altă caracteristică a mesajelor SMS este utilizarea acronimelor Akromnim (din greacă bxpt - cel mai înalt, extrem + bnkhmpt - nume) este un tip de abreviere format din sunete inițiale (de exemplu, NATO, universitate, NASA, TASS). De fapt, un acronim este un cuvânt care este o abreviere care poate fi pronunțată împreună (spre deosebire de o abreviere care este scrisă, de exemplu: KGB - „ka-ge-be”). Unele acronime (de exemplu: laser, universitate) au devenit de fapt cuvinte independente și sunt folosite ca substantive folosind cazurile corespunzătoare ale limbii ruse (universitate, universitate, universitate etc.), deși acest lucru nu se aplică tuturor acronimelor (de obicei „ neutru”: NATO, NASA etc. Cel mai adesea, se recurge la astfel de abrevieri în corespondența comercială internațională, deoarece nu există expresii stabile de acest fel în limba rusă.

Corespondență prin e-mail- Asta direcție promițătoare dezvoltarea corespondenței de afaceri, facilitează semnificativ procesul de trimitere a mesajelor, dar nu uitați că există situații în care o scrisoare tradițională este mai potrivită. De exemplu, o scrisoare de revendicare, atunci când este necesar să detaliați esența plângerii, este mai bine să o trimiteți în formatul clasic „vechi”.

În plus, o scrisoare pe antet oficial reprezintă chipul companiei care trimite: un logo corporativ este important aici;

Corespondența de afaceri.

Corespondența de afaceri ocupă un loc semnificativ în șirul documentar al instituțiilor. Fiind o legătură cu organizatii externe, este unul dintre elementele necesare conducerii oricărui activitate antreprenorială. Corespondența ocupă aproximativ 80% din documentația de intrare și de ieșire.

Tipurile de corespondență comercială și denumirile acestora (scrisoare, telegramă, telex, fax, mesaj telefonic) sunt determinate de metodele de transmitere a informațiilor comerciale, care sunt împărțite în două tipuri principale: comunicare poștală și comunicare electronică.

Corespondența se distinge printr-o mare varietate de tipuri: de la scrisori și telegrame cu caracter normativ agentii guvernamentaleînainte de apelurile cetăţenilor şi cererile standard. Conținutul corespondenței poate fi cereri, notificări, acorduri, pretenții, acorduri, mementouri, cereri, clarificări, confirmări, solicitări, recomandări, garanții etc.

La efectuarea corespondenței, trebuie respectate următoarele cerințe:

• scrisorile se întocmesc pe formulare speciale - antet și se semnează de șeful organizației sau de adjuncții acestuia în cadrul competenței care îi sunt acordate;
• scrisorile trebuie scrise corect, corect, fără pete grosiere sau corecții;
• Indiferent de conținut, scrisoarea trebuie prezentată într-un mod calm, stăpân pe sine, limba oficială de afaceri, să aibă suficientă argumentare, acuratețe, completitudine și claritate a caracteristicilor, concizie și consecvență a prezentării;
• conțin informații obiective despre evenimentele și faptele prezentate, în cazurile necesare au materiale explicative și suplimentare.

Schimbul de informații prin corespondență ar trebui utilizat numai în cazurile în care un alt mod de a face schimb de opinii este dificil sau imposibil ( convorbiri telefonice, întâlnire personală etc.).

O scrisoare de afaceri ca document informativ și de referință, atunci când este formatată corespunzător, se dobândește forță juridică din momentul în care detaliile sunt completate și documentul este semnat de un funcționar.

Pentru documente electronice(Articolul 5 Legea federală„Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”):

• un document primit de la un sistem informatic automat dobândește forță juridică după ce este semnat de un funcționar în modul stabilit de legislația Federației Ruse;
• forța juridică a unui document stocat, prelucrat și transmis prin intermediul sistemelor automate de informare și telecomunicații poate fi confirmată printr-o semnătură digitală electronică;
• forța juridică a electronicii semnătură digitală recunoscut dacă este disponibil în automat sistem informatic software și hardware care asigură identificarea semnăturii, și supuse regimului stabilit pentru utilizarea acestora.

Detaliile scrisorii de afaceri includ:

• Emblema statului Federația Rusă;
• stema unei entități constitutive a Federației Ruse;
• emblema organizației sau marcă comercială (marca de serviciu);
• numele organizației;
• informații de referință despre organizație;
• data documentului;
• numărul de înregistrare a documentului;
• referire la numărul de înregistrare și data documentului;
• destinaţie;
• titlul textului;
• textul documentului;
• marca despre prezența aplicației;
• semnătură;
• amprenta de etanșare;
• marca despre interpret;
• o notă privind execuția documentului și trimiterea acestuia la dosar.

Scrisorile sunt întocmite în două exemplare - primul este pregătit pe antet ( ardezie curată hârtie) și trimisă destinatarului, iar al doilea este trimis în cauză.

Corespondența comercială este reprezentată prin litere pentru diverse scopuri. Datorită diversității sale, acest tip de document este cel mai liber și cel mai puțin standardizat în cadrul următoarelor cerințe uniforme, adică scrisorile trebuie să conțină claritate, simplitatea prezentării, caracterul complet al informațiilor, tonul respectuos al prezentării (cerințe) eticheta de afaceri), alfabetizare.

Oficial- corespondență de afaceri Tematic, este împărțit în afaceri (scrisoare de afaceri) și comerciale (scrisoare comercială). Corespondența cu ajutorul căreia se formalizează formele economice, juridice, comerciale și de altă natură se numește corespondență de afaceri. Scrisorile întocmite în timpul încheierii și executării tranzacțiilor comerciale, cu privire la probleme de vânzare și aprovizionare, care au forță juridică, se referă la corespondența comercială (de exemplu, o scrisoare de cerere, o scrisoare de reamintire (ofertă), o scrisoare de revendicare și răspunsuri la ei). În funcție de funcționalitatea lor, scrisorile pot fi împărțite în cele care necesită și cele care nu necesită un răspuns.

*Scrisorile care declară un fapt împlinit nu necesită răspuns.

În funcție de destinatar, scrisorile sunt împărțite în regulate și circulare (trimise de la o organizație la mai multe adrese, de obicei către autoritățile subordonate).

În funcție de caracteristicile compoziționale, literele sunt împărțite în un singur aspect (dedicat rezolvării unei probleme) și multi-aspect, luând în considerare mai multe probleme.

*De obicei constau din secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, subparagrafe. Conține o cerere, scuze și garanții.
** Consultați corespondența de etichetă.

Scrisoare de serviciu (de afaceri).- o denumire generalizată pentru documente cu conținut diferit, care se distinge în legătură cu o metodă specială de transmitere a textului - trimiterea prin poștă.

Scrisoarea este întocmită pe un format special A4 sau A5, în funcție de dimensiunea textului scrisorii. Detaliile solicitate ale scrisorii sunt: ​​numele organizației - autorul, detaliile poștale ale organizației - autorul, data, numărul documentului, linkul către data și numărul documentului primit, destinatarul, titlul textului, semnătura, notă despre interpret, în scrisorile de intenție - o notă despre prezența atașamentelor.

Din mai multe motive, este recomandabil să redactați textul unei scrisori de afaceri conform planului. În absența experienței și a unui exces de emoții negative (de exemplu, în situatii conflictuale) aceasta va ajuta la formularea corectă a întrebării.

O metodă pentru a crea un plan de mesaje este să lucrezi în următoarea secvență:

1. colectarea unei baze de date cu materiale faptice - documente, ilustrații, indicatori statistici și alți indicatori pe tema mesajului;
2. formularea concluziilor pe baza bazei de date;
3. folosind constatările ca plan pentru redactarea unui text.

Textul scrisorii trebuie să fie logic, consistent, convingător și corect ca formă. Faptele și evenimentele trebuie prezentate în mod obiectiv, concis și clar. Textul scrisorii nu trebuie să permită interpretări diferite.

Utilizare texte standard iar textele stencil ajută la simplificarea corespondenței de afaceri.

În funcție de tipul scrisorii și de conținutul acesteia, textul scrisorii poate fi simplu sau complex. Scrisorile simple constau din una sau două părți: o introducere și o concluzie. Scrisorile complexe din punct de vedere compozițional conțin o introducere, o parte principală (dovada) și o concluzie.

Introducerea oferă rațiunea întrebării, motivul întrebării sau a acesteia scurtă istorie. Dacă motivul compunerii scrisorii a fost orice document, se oferă un link către acesta.

Partea principală (dovada) stabilește esența problemei și oferă dovezi sau respingeri. Partea principală trebuie să fie convingătoare, astfel încât să nu existe îndoieli cu privire la corectitudinea și validitatea soluțiilor propuse.

În concluzie, se precizează scopul principal al scrisorii.

În funcție de scopul scrisorii, asupra căruia autorul ei dorește să atragă atenția, se folosesc și alte scheme de construcție, în care unul dintre elemente poate lipsi sau ordinea de aranjare a acestora poate fi diferită.

Textul scrisorii este scris la persoana I plural (cerem, trimitem).

Pentru a simplifica operațiunile de procesare a scrisorilor și pentru a accelera execuția lor, nu este recomandat să luați în considerare două sau mai multe probleme diferite într-o singură scrisoare; Lungimea scrisorii nu trebuie să depășească două pagini; în cazuri excepționale, sunt permise litere de până la cinci pagini de text dactilografiat.

O scrisoare întocmită în format A4 trebuie să aibă un titlu pentru text, construit conform schemei „Despre ce?”
„Cu privire la încălcarea obligațiilor contractuale”
„Cu privire la furnizarea de asistență științifică și tehnică”

Dacă scrisoarea este un răspuns, atunci formularul scrisorii indică numărul și data scrisorii căreia i se dă răspunsul.

Dacă scrisoarea este adresată la mai mult de patru adrese, atunci contractorul întocmește o listă de corespondență.

Scrisorile se avizează de către șeful unității care a întocmit scrisoarea și, dacă este cazul, de către șefii unităților structurale interesate, precum și de către adjunctul șefului organizației - curatorul direcției respective, dacă scrisoarea va fi semnat de şeful organizaţiei. Scrisorile sunt vizate pe un al doilea exemplar, care rămâne în arhivele organizației pentru stocare.

Scrisorile se semnează de către șeful organizației, adjuncții săi în competența care i-a fost acordată, precum și de către șefii diviziilor structurale independente, dacă li se acordă acest drept.

Scrisoarea trebuie să aibă o notă despre executorul executor, care este plasată în partea de jos a foii, sub semnătura managerului.

Nu este permisă efectuarea de corecții sau completări la scrisorile semnate. Data scrisorii este data la care a fost semnată.

Memorandum- un document adresat conducătorului unei organizații date sau superioare, care conține circumstanțele unei declarații a oricărei probleme cu concluziile și propunerile inițiatorului.

De obicei, un memorandum informează conducerea despre evenimente, fapte, fenomene și situații curente care au avut loc, necesitând de obicei o decizie. Nota poate fi externă sau internă.

Un raport extern este prezentat șefului unei organizații superioare, un raport intern este prezentat șefului unui departament sau organizație. Notele interne sunt create la inițiativa angajatului sau la instrucțiunile supervizorului său imediat și au ca scop creșterea eficienței organizației.

Notele externe sunt întocmite pe antetul general al organizației, în timp ce notele interne sunt întocmite pe o foaie standard de hârtie.

Detaliile solicitate ale raportului sunt: ​​numele organizației (pentru intern – denumire unitate structurală), denumirea tipului de document, data și numărul, locul întocmirii (pentru un raport extern), titlul textului, semnătura.

Textul notei constă din două sau trei părți semantice. Prima parte prezintă faptele și evenimentele, motivele care au servit drept motiv pentru redactarea sa. În a doua parte - o analiză a situației actuale, posibile opțiuni pentru desfășurarea evenimentelor sau o ieșire din situația actuală, în a treia parte - concluzii și propuneri de acțiuni specifice pe care, în opinia compilatorului, managerul trebuie să ia în legătură cu faptele declarate. A doua parte, analitică, poate lipsi în acest caz, textul raportului este format doar din părți introductive și de încheiere;

Un memoriu intern se semnează de către inițiator, dacă este prezentat șefului unității, și de către șeful unității, dacă este prezentat șefului organizației. Un memoriu extern este semnat de șeful organizației.

Data memorandumului este data întocmirii și semnării acestuia.

Oferi- un document care este un tip de memorandum care conține o listă de propuneri specifice pe o anumită problemă. Propunerile sunt întocmite în mod similar cu notele, dar, de regulă, la instrucțiunile conducerii. Textul propunerii nu conține o parte analitică, ci doar o introducere (justificare) și o finală (lista de propuneri).

O notă explicativă este un document care explică motivele oricărei acțiuni, fapt, incident, întocmit de un angajat al organizației și prezentat unui funcționar superior.

O notă explicativă este întocmită pe o foaie de hârtie standard și adresată unui anumit funcționar. Detaliile solicitate ale notei explicative sunt: ​​denumirea unității structurale, data, numărul, titlul textului, destinatarul, semnătura.

Textul notei explicative este compus din două părți: prima parte conține faptele care au servit drept motiv pentru redactarea acesteia, a doua – motivele care explică situația actuală.

Nota explicativă este semnată de emitent. Data notei explicative este data semnării acesteia de către emitent.

Telegramă- o denumire generalizată pentru documente cu conținut diferit, care se distinge în legătură cu o metodă specială de transmitere a textului - printr-o rețea telegrafică publică.

Telegramele sunt cel mai adesea trimise prin poștă și este necesar să completați un formular gata făcut cu următoarele detalii: destinatar, text, semnătură și adresa expeditorului, așa că nu are rost să ne gândim mai detaliat asupra designului telegramelor.

Telex– o denumire generalizată pentru documente cu conținut diferit, alocată în legătură cu o metodă specială de transmitere – printr-o rețea telex abonată. Cu alte cuvinte, un telex este o telegramă trimisă prin teletip (teleprint) - un dispozitiv folosit pentru comunicarea telegrafică directă.

Comunicarea telex este bazată pe abonat, deci nu există categorii și tipuri de telexuri, ca în telegrame (adică urgente, simple).

Telexurile diferă de telegrame prin utilizarea semnelor de punctuație - puncte (.) și virgule (,) - și diferite fonturi.

Datele telex necesare sunt: ​​destinatarul, semnătura, numărul, numele și adresa expeditorului. Cerințele pentru proiectarea unui telex sunt similare cu cerințele pentru proiectarea și scrierea telegramelor. Un telex diferă de o telegramă în conținutul antetului serviciului, care indică informații despre destinatar și expeditor, precum și ora transmiterii mesajului.

O parte semnificativă a antetului serviciului telex este ocupată de răspunsul automat, care este un mesaj codificat care conține:

• numărul de rutare a stației, constând dintr-un set specific de numere și litere;
• numărul individual de abonat;
• denumirea prescurtată a organizației (firma);
• numele prescurtat al tarii.

Răspunsul automat poate consta din două secțiuni: răspunsul automat al abonatului care trimite și răspunsul automat al abonatului care îl primește.

A doua parte a antetului serviciului este o indicație a orei și datei de contact. În unele cazuri, este indicată ora de încheiere a transmisiei telex.

Structura antetului serviciului poate include și alte componente în funcție de practica adoptată într-o anumită organizație sau țară.

Textul telexului este prezentat pe scurt și poate începe cu o contestație. Utilizarea combinațiilor de numere și litere este permisă numai în fabrică și mărci comerciale și mărci; la numerotarea caselor, apartamentelor; în numerele documentelor de ieșire; în numărul de unități militare și posturi de teren; în numărul de trenuri și vagoane și în alte cazuri.

Textul telex nu trebuie să înceapă și să se termine cu numere, deoarece numărul de înregistrare al documentului la care se dă răspunsul este plasat la începutul telexului de răspuns, iar numărul său de ieșire este plasat la sfârșitul textului.

Textele telex nu folosesc propoziții complexe, pronunțate, tipice scrisorilor de afaceri; sunt selectate cele mai scurte cuvinte; se acordă preferință vocabularului de afaceri neutru și specific, a cărui utilizare nu provoacă interpretări diferite.

Textul telex trebuie să conțină informații specifice care să reflecte esența situației actuale. În unele cazuri, sunt permise probe și argumente scurte.

Ultimul mesaj telex se termină cu semnul „++”. Semnul „+?” la sfârșitul unui telex - așteptarea unui răspuns sau a unui nou mesaj - elimină necesitatea de a forma din nou numărul.

La sfârșitul telexului pot exista numere și cuvinte care nu au legătură cu conținutul telexului. Acestea sunt mărci de comparație legate de controlul tehnic al transmisiei telex și nu au nicio semnificație semantică.

Plata pentru telex depinde de timpul în care informația este transmisă.

Fax sau telefax (fax)– o copie a unui document (scris, grafic, vizual) primit pe hârtie, transmis prin canale de fax (folosind echipament fax).

În ceea ce privește viteza de transfer a informațiilor, comunicarea prin fax este la același nivel cu comunicarea telex, dar are avantaj evident: Vă permite să trimiteți și să primiți informații grafice pe hârtie, ceea ce nu este posibil cu comunicarea telegrafică sau telex.

Un fax nu poate fi luat în considerare o specie separată document, deoarece orice document pe hârtie poate fi transmis prin fax - o comandă, instrucțiune, acord, protocol și altele, dar cel mai adesea faxul este folosit pentru a transmite scrisori oficiale și diferite tipuri de mesaje informative.

O faxogramă, dacă se respectă procedurile stabilite, are forță legală, aceasta este principala ei diferență față de o fotocopie, care necesită o certificare specială.

Nu există cerințe specialeînregistrarea documentelor transmise prin fax; acestea trebuie întocmite în conformitate cu cerințele tipului de document corespunzător: tipărite cu font clar, contrastant.

Nu este permisă ondularea sau deformarea suportului material al documentului trimis. Partea din față a originalului trebuie să fie fără riduri, pete, îndoituri și reliefuri de la inscripțiile de pe verso.

Mesaj telefonic– o denumire generalizată pentru documente cu conținut diferit, care se distinge în legătură cu o metodă specială de transmitere a textului: transmis oral prin canale comunicare telefonicăși este înregistrat (tipărit) de către destinatar.

Mesajele telefonice sunt folosite pentru transmiterea promptă a mesajelor oficiale de informare (notificări, invitații, mesaje de urgență etc.).

Detaliile solicitate ale unui mesaj telefonic sunt: ​​numărul de înregistrare de ieșire al mesajului telefonic trimis; denumirea postului, numele, prenumele, patronimul persoanei care a transmis mesajul telefonic; semnătura persoanei care a primit mesajul telefonic, numărul de înregistrare primit al mesajului telefonic primit.

Textul mesajului telefonic nu trebuie să conțină mai mult de 50 de cuvinte și trebuie evitate cuvintele dificil de pronunțat și frazele complexe.

Mesajul telefonic se întocmește într-un singur exemplar și se semnează de către director sau directorul responsabil.

Dacă un mesaj telefonic este trimis către mai mulți destinatari, acesta este însoțit de o listă a organizațiilor și întreprinderilor cărora le este trimis și de numerele de telefon la care ar trebui să fie trimis.

Pentru a înregistra un mesaj telefonic, este recomandabil să folosiți formulare speciale.

Dacă nu există formulare speciale, mesajul telefonic este înregistrat în jurnal sub următoarea formă:

Mesajul telefonic primit poate fi mai întâi scris de mână, transcris sau înregistrat folosind un echipament de înregistrare audio, apoi transcris și tipărit. Ar trebui să verificați corectitudinea înregistrării prin recitirea mesajului telefonic la sfârșitul transmiterii acestuia.

Mesajul telefonic primit trebuie să aibă aceleași detalii ca și cel trimis, cu excepția semnăturii.

E-mail– un document transmis prin „poștă electronică” printr-un sistem de comunicare computer-computer, primit sub forma unei videograme pe un ecran de monitor (teletext) sau sub forma unei copii pe hârtie tipărită pe o imprimantă (mașinăgramă).

Poșta electronică este folosită atât pentru a transmite mesaje în cadrul unei instituții, cât și între diferite organizații care au hardware și software adecvat.

Destinatarul de email primește o imagine a documentului primit (mesaj electronic) pe ecranul monitorului sau ca o copie pe hârtie, tipărită pe o imprimantă.

Fiecare abonat în e-mail este alocată o „căsuță poștală” individuală (zona de memorie a computerului), căreia i se atribuie un cod de utilizator. Mesajele electronice sunt schimbate prin aceste cutii poștale.

Un mesaj electronic constă dintr-o adresă (sau mai multe adrese de destinatar); antet care conține informații despre serviciu și text. O adresă din sistemul de e-mail constă din numele e-mailului cutie poştală(care este de obicei același cu numele de conectare al utilizatorului) și un domeniu, care descrie locația (calculator sau sistem local) în care se află contul de e-mail. Numele și domeniul sunt separate prin semnul „@”. Un domeniu, la rândul său, este format din mai multe subdomenii separate prin puncte. Ultimul subdomeniu este un cod de țară din două litere (în rețeaua Red-Com este de obicei „ru” (Rusia), penultimul subdomeniu indică orașul - msk (Moscova) sau o organizație din țară etc.

Corespondența de afaceri, ca și vorbirea orală, se referă la forme verbale de comunicare în afaceri. Cu toate acestea, comunicarea scrisă are o serie de avantaje necondiționate față de vorbirea orală. În special, compilatorul are posibilitatea de a gândi, de a-și organiza gândurile și, dacă este necesar, de a ajusta mesajul. Prin urmare, mesajele scrise sunt adesea formulate mai atent decât cele orale. În plus, destinatarul mesajului are posibilitatea de a-l revizui în orice moment.

Pentru a conduce în mod eficient corespondența de afaceri, trebuie să cunoașteți și să puteți utiliza standardele corespondenței oficiale , reguli pentru crearea, proiectarea și organizarea lucrărilor cu litere. Trebuie amintit că o scrisoare de afaceri, ca orice alt document creat de o organizație, este un element al imaginii acesteia. Pentru a comunicare de afaceri a fost eficientă, este necesară cunoașterea tuturor componentelor (inclusiv, desigur, corespondența de afaceri), a cărei stăpânire asigură competența comunicativă. Mediul material al corespondenței de afaceri este o scrisoare de afaceri.

scrisoare de afaceri - acesta este un document folosit pentru a transmite informații la distanță între doi corespondenți, care pot fi legali sau indivizii. Conceptul de „scrisoare de afaceri” este folosit ca denumire generalizată pentru documente cu conținut diferit, întocmite în conformitate cu GOST, trimise prin poștă, fax sau alte mijloace. În acest caz, un document este o informație pe un suport tangibil care are forță juridică. Specificul unei scrisori de afaceri și diferența acesteia față de documente precum un contract sau o comandă este că este mai puțin strict reglementată, dar, după cum s-a spus, are forță juridică. Prin urmare, scrisorile sunt înregistrate și stocate în organizații ca documente de ieșire și de intrare.

Clasificarea corespondenței de afaceri pot fi realizate după diverse criterii: scopul și conținutul documentelor, importanța și urgența acestora, semnificația în rezolvarea anumitor probleme, caracteristicile suportului material și modalitatea de înregistrare etc. Pentru clasificarea corespondenței de afaceri este esențială atribuirea documentelor anumitor sisteme de documentație de gestiune și categorii de mesaje transmise prin rețelele de comunicații. Lista motivelor pentru care se poate sistematiza corespondența de afaceri este foarte extinsă. Iată o clasificare a corespondenței de afaceri în funcție de aceasta motivele principale.

De specii corespondența de afaceri poate fi împărțită în oficială și personală, precum și externă și internă.

• 1. Corespondență comercială oficială:
  • corespondență externă – destinatarul este o contraparte externă. De exemplu, scrisoare de informare, reclamație, cerere comercială etc.;
  • corespondență internă – destinatarul este un angajat al organizației dumneavoastră. De exemplu, ordin, instrucțiune, declarație, memoriu etc.
• 2. Corespondență comercială personală:
  • corespondență externă – destinatarul este o contraparte externă (recunoștință, invitație, felicitări, condoleanțe etc.);
  • corespondență internă – destinatarul este un angajat al organizației dumneavoastră (recunoștință, invitație, scrisoare de recomandare etc.).

De metode de conducere corespondența de afaceri are loc:

• pe hârtie;
• prin e-mail.

De formular de plecare scrisorile de afaceri pot fi:

• plicuri trimise într-un plic prin poștă sau curier;
• electronic trimis la formular electronic prin e-mail;
• faxuri trimise prin fax.

Bazat pe destinatar scrisorile de afaceri (destinatarului) sunt:

• scrisori circulare adresate mai multor destinatari în același timp;
• scrisori regulate adresate unui anumit destinatar.
• De caracteristică compozițională scrisorile de afaceri sunt împărțite în:
• cei cu un singur aspect iau în considerare o singură problemă;
• cele multidimensionale abordează mai multe probleme în acelaşi timp.

De structura Se disting următoarele scrisori comerciale:

• cele reglementate sunt compilate după un anumit tipar stabilit. Acest lucru se aplică nu numai aspectelor standard ale conținutului, ci și formatului hârtiei, compoziției detaliilor etc. Aceste litere au o structură de text clară;
• cele nereglementate conțin textul autorului și sunt compilate în formă liberă, nu au un șablon stabilit. Aceste litere nu au o structură de text rigidă, iar expresiile standard sunt folosite mai rar.

De semn functional scrisorile de afaceri sunt:

• scrisori de initiativa - sunt întocmite la inițiativa destinatarului într-un anumit scop. Sunt de două feluri:
  • – scrisori care necesită un răspuns (scrisoare de cerere, scrisoare de ofertă, scrisoare de plângere, scrisoare de cerere, scrisoare de apel);
  • – scrisori care nu necesită răspuns (scrisoare de reamintire, scrisoare de avertizare, scrisoare de notificare, scrisoare de intentie, scrisoare de confirmare);
• scrisori de răspuns - sunt scrisori oficiale care se întocmesc ca răspuns la scrisori de cerere sau scrisori de cerere. Textul scrisorii de răspuns trebuie să utilizeze același limbaj și vocabular pe care autorul le-a folosit în scrisoarea de inițiativă, cu condiția ca scrisoarea de cerere să fie scrisă corect din punct de vedere al limbii. Dacă trebuie să scrieți o scrisoare de refuz, atunci este recomandabil să începeți cu rațiunea refuzului: „În legătură cu...”. Un răspuns negativ trebuie să fie justificat, nu puteți refuza pur și simplu o cerere fără explicații. În cazul unui răspuns negativ, se recomandă, de asemenea, să se furnizeze destinatarului informații despre cine poate da un răspuns pozitiv acestei solicitări sau solicitări.

De bază tematică scrisorile de afaceri sunt:

• scrisori comerciale sunt utilizate în pregătirea încheierii unei tranzacții comerciale, precum și în îndeplinirea termenilor contractelor. Corespondența privind logistica și vânzările este considerată corespondență comercială. Următoarele scrisori comerciale sunt clasificate drept comerciale:
  • – scrisoare de cerere - o contestație de la o parte la cealaltă cu privire la dorința de a încheia o înțelegere, de regulă, fără precizarea condițiilor. Textul scrisorii conține justificarea necesității de a furniza informații sau materiale și declarația efectivă a cererii. Scrisorile de cerere sunt de obicei semnate de șeful organizației sau de un funcționar autorizat oficial. Justificarea poate include trimiteri la legislație și altele reglementărilorși documente organizatorice și juridice. O scrisoare de cerere necesită o scrisoare de răspuns;
  • – scrisoare de ofertă ) – o declarație de dorință de a încheia o tranzacție care indică condițiile specifice ale tranzacției. Se trimite unui potențial partener cu o ofertă de bunuri, servicii, cooperare etc. Propunerea poate fi trimisă la inițiativa organizației autorului sau ca răspuns la o scrisoare de cerere. Dacă o scrisoare de ofertă este trimisă destinatarului pentru prima dată, aceasta conține nu numai oferta în sine, ci și informații despre organizația autorului;
  • – plângere (scrisoare de plângere) – pretenții împotriva unei părți la o tranzacție care și-a încălcat obligațiile asumate prin contract și o cerere de compensare pentru pierderi. Conține o declarație despre descoperirea neconformității bunurilor sau serviciilor cu cerințele prevăzute în contract. Scopul revendicării (recuperării) este de a compensa pierderile rezultate din încălcarea termenilor contractului. Reclamațiile sunt trimise părții vinovate prin scrisoare recomandată(sau cu confirmare de livrare) cu copii ale tuturor documentelor care confirmă temeinicia cererii și care au forță probatorie deplină pentru ambele părți;
  • – scrisoare de confirmare - Aceasta este o scrisoare oficială în care destinatarul confirmă acordurile încheiate anterior, intențiile, primirea de informații, documente etc. O formulă lingvistică tipică pentru acest tip de scrisoare este: „Confirmăm (primirea documentelor, acordul preliminar, acordul pentru...)”. La confirmarea unui acord preliminar, textul scrisorii trebuie să prezinte pe scurt esența acestuia;
• scrisori necomerciale (de fapt scrisori de afaceri) – sunt folosite în rezolvarea diverselor probleme organizatorice, juridice, economice și financiare. În funcție de scopurile lor, scrisorile necomerciale sunt împărțite în următoarele:
• – scrisoare de multumire – conține o expresie de recunoștință dintr-un anumit motiv. Acest tip de scrisori este scris într-o formă mai liberă decât alte litere. De regulă, recunoștința este emisă pe antetul oficial al organizației, dar poate fi emisă ca carte poștală. Text scrisoare de multumire scris într-un stil concis, prietenos și formal, cu referire la evenimentul care l-a determinat pe expeditor să-și exprime recunoştinţa destinatarului. Scrisoarea de recunoștință este certificată prin semnătura personală a expeditorului și, în unele cazuri, prin sigiliul organizației;
• – scrisoare de garantie – conține o obligație sau o confirmare a anumitor obligații. Plata pentru munca, inchirierea, calitatea si calendarul lucrarii sau termenele de livrare etc. pot fi garantate Scrisorile de garantie au scopul de a oferi destinatarului garantii scrise pentru a confirma anumite promisiuni, intentii sau actiuni ale autorului. alta care afectează interesele destinatarului. Scrisorile de garanție sunt de natură pur juridică; ÎN scrisoare de garantie Trebuie indicat tipul operatiei de efectuat. Astfel de scrisori pot începe cu o declarație a esenței garanțiilor oferite destinatarului. De exemplu: „Cu această scrisoare garantez...”. O caracteristică a acestui tip de scrisoare este prezența, împreună cu semnătura autorului (de exemplu, directorul unei organizații), oficial, care este direct responsabil pentru chestiuni financiare sau de altă natură;
• – scrisoare de informare presupune informarea asupra unor evenimente sau fapte care prezintă interes sau pot fi de interes pentru destinatar. Scrisorile de informare, de regulă, sunt de natură standard. Acestea conțin uneori literal anumite prevederi legislative și alte normative acte juridice. O scrisoare de informare este o scrisoare de serviciu care informează destinatarul despre informații oficiale. De regulă, scrisorile de informare sunt semnate de șeful organizației, iar în cazul trimiterii în masă (de exemplu, către toți clienții companiei) este posibil să nu conțină deloc o semnătură manuală:
• – scrisoare de reamintire conține o reamintire a îndeplinirii acordurilor, obligațiilor și măsurilor care vor fi luate în cazul neîndeplinirii obligațiilor. Folosit în cazurile în care organizația corespondentă nu desfășoară acțiuni care decurg din aceasta responsabilități funcționale sau acorduri acceptate;
• – scrisoare de cerere conține o solicitare de a efectua sau de a opri o acțiune, sau de a încuraja o acțiune etc. Scopul unei astfel de scrisori este de a obține informații, servicii, bunuri și de a iniția anumite acțiuni necesare organizației autor. Scrisoarea de cerere conține motivul cererii și declarația acesteia, care trebuie precedată de justificare. O scrisoare de cerere necesită o scrisoare de răspuns;
• – scrisoare de condoleanțe conține simpatie din anumite motive. Acesta își propune să exprime empatie și sprijin către destinatar cu privire la un alt eveniment trist sau pierdere. Atunci când scrieți un mesaj de condoleanțe, este important să alegeți cuvintele sincere potrivite, care să-l sprijine pe destinatar în durerea lui. Condoleanțe sunt emise într-un stil discret, corect pe antet oficial sau pe o carte poștală specială și certificate prin semnătura personală a expeditorului;
• – scrisoare de invitație conține o invitație la un eveniment. Se deosebește de o scrisoare de notificare prin faptul că nu poate fi întocmită pe antet, are alt format, culoare, elemente de design suplimentare sub formă de ornamente, desene etc. Când invitați un număr mare de persoane, sunt folosite texte de invitație stencilate, prefabricate. Scrisorile de invitație pot fi trimise prin fax, dar în special în ocazii speciale invitațiile trebuie trimise prin poștă sau curier. Invitația trebuie să conțină informații despre locul și ora evenimentului, precum și numele acestuia. Invitația trebuie să indice codul vestimentar acceptabil, precum și numărul de persoane cărora li se aplică invitația. De regulă, o invitație este de natură personală, dar în timpul evenimentelor publice poate fi impersonală;
• – scrisoare de felicitare conține felicitări cu anumite ocazii. Astfel de scrisori, de regulă, sunt scrise în formă liberă și pot fi fie mici în volum - una sau două propoziții, fie destul de detaliate. În acest din urmă caz, scrisoarea de felicitare prezintă principalele etape ale vieții, activitățile persoanei căreia i se adresează felicitarea și cele mai importante realizări ale sale. În cazul în care scrisoarea este adresată unei organizații, ea subliniază cea mai importantă și realizări semnificative. Felicitările pot fi personale sau în masă. În primul caz, adresa către destinatar trebuie să fie personală - după nume și patronim; în al doilea caz, poate fi general, de exemplu: „Dragi prieteni!” În ambele cazuri, expeditorul trebuie să semneze personal felicitările (se folosește un facsimil la trimiterea felicitărilor în masă).

Relua – acesta este un tip de scrisoare de afaceri care urmărește să facă cea mai completă și avantajoasă prezentare a unui specialist către angajator. Întrucât scrisorile de CV sunt foarte relevante pentru tinerii care absolvă universități, ne vom opri mai detaliat asupra acestui tip de scrisori.

Scrisoare de reluare. În primul rând, observăm că nu există și nu poate exista un singur CV pentru toate ocaziile. De fiecare dată ar trebui să vă gândiți mai întâi la ce calități vor fi evaluate nou loc de muncă, și modificați CV-ul în consecință. Informațiile prezentate în CV trebuie să fie de încredere și, dacă este posibil, complete, iar CV-ul în sine trebuie să fie scurt (nu mai mult de una până la o pagină și jumătate). O astfel de scrisoare este convenabilă pentru prima cunoștință cu persoana de la care este trimisă. În plus, capacitatea de a formula clar și concis demonstrează suficientă nivel înalt cultura generală a expeditorului.

Când scrieți un CV, ar trebui să respectați cu strictețe o serie de reguli, a căror implementare va ajuta la crearea unei imagini atractive a unui specialist pe piața muncii și va interesa angajatorul. Conținutul lor include următoarele.

• 1. Prezintă-te. Indicați numele, prenumele, data nașterii și numărul de ani împliniți, adrese de contact(inclusiv electronice) și telefoane.
• 2. Ţintă. Indicați numele exact al postului pe care doriți să îl primiți. Formularea sa trebuie să se potrivească exact cu cum este enunțată. Unii scriu în locul unei poziții: „Aș dori să obțin un loc de muncă interesant, care să corespundă educației și experienței mele de muncă”. Acest tip de formulare provoacă confuzie în rândul angajatorului și nu găsește sprijin. Nu enumerați mai multe poziții deodată. Acest lucru va reduce șansele, deoarece compania are nevoie de un specialist pentru un anumit post.
• 3. Educaţie. Indicați unde, când și ce instituție de învățământ absolvit și, de asemenea (dacă ai absolvit recent o universitate) care au fost notele tale, dacă, desigur, există cu ce să te „lândi”. A avea o diplomă și un titlu academic îți vor crește șansele. De asemenea, este important să enumerați premiile diferitelor competiții, olimpiade, conferințe, inclusiv cele școlare etc. Trebuie să scrieți în detaliu, să indicați facultatea, specializarea, tema diplomei, să indicați numărul de diplome, certificate și certificate care sunt disponibile.
• 4. Experienţă – Aceasta este cea mai importantă și cea mai completă secțiune a CV-ului. Trebuie prezentate în detaliu doar faptele „nunte”, evitând autoevaluările măgulitoare precum „experiență extinsă de lucru”, „capacitate de a lucra în echipă” etc. CV-ul este întocmit astfel încât managerul însuși să tragă concluziile necesare. Pentru fiecare tip de lucrare, este necesar să se indice pe scurt și cu acuratețe: perioada de timp exactă la cea mai apropiată lună (aproximativ posibil); locul de munca; denumirea proiectului (tip de lucrare, caracteristici); scurtă descriere proiect pentru 1–2 linii; rol în munca prestată. Este indicat să faceți lista cât mai lungă cu cât este mai multă experiență, cu atât sunt mai mari șansele de a obține un loc de muncă. Lucrările (proiectele) și angajatorii trebuie enumerate în ordine cronologică inversă, adică ultima lucrare ar trebui să fie scris primul, penultimul – al doilea etc.
• 5. Informații suplimentare. Dacă specificul lucrărilor viitoare necesită acest lucru, atunci cu siguranță ar trebui să indicați: proprietatea limba straina; capacitatea de a lucra cu un computer; cunoștințe de echipamente de birou; permis de conducere; disponibilitatea unei mașini etc.
• 6. Detalii personale. Faptele biografiei tale industriale ar trebui să fie prezentate cât mai detaliat posibil și cât mai puțin posibil despre istoria ta personală. Acest lucru va arăta că viața unui specialist este mai concentrată pe muncă decât pe timp liber.
• 7. Adaptează-ți CV-ul la cerințele angajatorului. Este important să țină cont de CV-ul unui specialist munca viitoareși poziție. Așadar, dacă, de exemplu, un solicitant aplică pentru un post de specialist în documentație software, nu trebuie să vă concentrați pe faptul că solicitantul este un programator de înaltă clasă, chiar dacă este unul.
• 8. Atitudine față de călătoriile de afaceri. Daca firma angajatoare este internationala sau munca implica in general deplasari de afaceri, se recomanda indicarea relatiei cu calatorii de afaceri si relocari in alte orase. Acest lucru vă va permite să punctați imediat toate i-urile.
• 9. Disponibilitatea recomandărilor. La finalul CV-ului, indicați numele complet, funcția și contactele persoanelor care pot recomanda solicitantul ca specialist competent. Este recomandabil să întrebați în prealabil persoanele pe care vă puteți baza pentru a scrie o scrisoare de recomandare.
• 10. Scrisoare de intentie. De obicei, CV-ul este trimis ca atașament la un e-mail. Cu toate acestea, nu ar trebui să fie gol. Cu siguranță ar trebui să scrieți mai multe rânduri însoțitoare în care trebuie să indicați motivele interesului dvs. de a lucra în această companie și opinia solicitantului cu privire la potențiala contribuție la dezvoltarea acesteia.
• 11. Trebuie să indice nivelul salarial dorit? În fiecare caz specific, depinde de circumstanțe. Dar trebuie avut în vedere că orice conversație despre salariu înainte de sfârșitul interviului îl pune de obicei pe angajator într-o poziție de piept. La urma urmei, el nu cunoaște încă capacitățile acestui petiționar, nu a evaluat cât de mult „valorează” pe scara sa de valori și, prin urmare, nu poate răspunde în avans dacă este pregătit să acorde salariul necesar.
• 12. Disponibilitatea unei fotografii. Este binevenit să îl aveți în CV.

• Vezi: Corespondență comercială: exemple de scrisori de afaceri, business-letters.ru

Corespondența de afaceri este un termen care definește schimbul de informații legate de desfășurarea afacerilor. Este un instrument care vă permite să îmbunătățiți interacțiunea dintre un client și o companie sau între partenerii de afaceri. Presupune constantă. În caz contrar, conexiunile care au fost stabilite cu succes pot fi întrerupte. Rezultatul este că clientul sau partenerul de afaceri nu va mai comunica. Prin urmare, corespondența de afaceri trebuie să fie competentă, structurată în așa fel încât să contribuie la crearea unei impresii favorabile companiei și conducerii acesteia.

Tipuri de scrisori de afaceri

Conținutul scrisorilor de afaceri poate varia. Se obișnuiește să se distingă următoarele tipuri de scrisori comerciale:

Cerințe de bază pentru corespondența de afaceri

Cerințele de bază ale corespondenței de afaceri includ:

• Claritatea prezentării;
• Sumaritatea faptelor prezentate;
• Completitudine;
• Curtoazie;
• Alfabetizare.

Claritatea scrisorii se bazează pe cuvinte potrivite care sunt înțelese de destinatar. Nu supraîncărcați textul propoziții complexe, care poate deruta. O scrisoare scurtă și concisă va permite respondentului să înțeleagă sensul mesajului. Ar trebui să fiți atenți la caracterul complet al informațiilor incluse, fără a sacrifica această cerință pentru concizie. Este vorba despre despre completitudine, fără a include detalii inutile.

Desigur, curtoazia este una dintre cerințele importante. O companie, un om de afaceri preocupat de reputația sa, nu va permite niciodată o corespondență comercială nepolitenoasă. În același timp, este important să nu „îndulciți” scrisoarea cu fraze adecvate. Este necesar să se cunoască gradul de curtoazie. Alfabetizarea este, de asemenea, importantă. O scrisoare analfabetă și prezența erorilor se reflectă negativ asupra impresiei generale. În consecință, mesajul trebuie scris corect.

Reguli pentru corespondența de afaceri

Corespondența de afaceri competentă se bazează pe anumite reguli. Deci, varianta colocvială în acest caz ar fi nepotrivită. Nu este permis să faceți greșeli sau greșeli de scriere. Acesta va fi un motiv de gândire la lipsa educației, care va afecta negativ imaginea companiei și impresia de comunicare cu conducerea acesteia.

Regulile de bază pentru efectuarea corespondenței de afaceri includ, de asemenea:

• Absența cuvintelor a căror definiție este necunoscută expeditorului. Dacă este necesar, ar trebui să vă verificați cunoștințele cu un dicționar. În plus, nu trebuie să folosiți termeni pe care destinatarul ar putea să nu îi înțeleagă. Dacă totuși trebuie să includeți astfel de termeni în text, trebuie explicați;
• Text compus din propoziții scurte. Propozițiile prea lungi cu multe ture nu sunt potrivite pentru alcătuirea scrisorilor de afaceri;
• Pregătirea preliminară a unei scrisori într-un program text. Recomandat de utilizat Microsoft Word, care vă va ajuta să vedeți greșelile grave;
• Utilizarea computerelor și laptopurilor pentru a trimite e-mailuri. Tabletele și telefoanele pot corecta automat textul și, ca urmare, pot modifica conținutul acestuia;
• O verificare și o analiză amănunțită a structurii logice a textului, care vă va permite să compuneți cea mai competentă scrisoare de afaceri.

Stilul corespondenței de afaceri

– acesta este un fel de artă. Comunicarea într-o manieră prietenoasă nu va funcționa în acest caz și nici un stil prea dur. Pentru o mesagerie corectă, următoarele sunt potrivite:

• Rigoarea construcțiilor cuprinse în text;
• Salut care indică numele și patronimul destinatarului;
• Un răspuns trimis în cel mult 2 zile de la data primirii scrisorii;
• Lipsa de intruziune, întrebări constante despre același lucru;
• Folosirea regulii oglinzii – adresarea destinatarului în același stil în care preferă să comunice;
• Felicitări pentru sărbătorile oficiale;
• Exprimând recunoștință pentru felicitări și invitații.

Este important să respectați regulile corespondenței de afaceri și să o desfășurați într-un stil demn de comunicare de afaceri. Fiecare literă este unică carte de vizită. Succesul unei afaceri depinde de calitatea formatării scrisorilor. Corespondența ar trebui să promoveze încrederea, eficacitatea negocierilor și rezolvarea problemelor importante. Și numai în acest caz putem garanta că comunicarea cu clientul, partener de afaceri va da rezultatele scontate.

Alte articole pe tema „Corespondente de afaceri. Scrisoare de afaceri":