За разрешаване на производствени проблеми, моля свържете се. Закачете проблема на дъската (Проект за дъска за решаване на проблеми)

ПИСМО-МОЛБА

Молбата е може би най-често срещаната форма на бизнес кореспонденция. Не може да се преброи броят на ситуациите, при които е необходимо да се направи искане от името на юридическо или физическо лице. Това е получаването на информация, продуктови мостри, координиране на действията, подбуждане към каквото и да е действие и т.н.

Съставът и структурата на писмото с искане не се различава много от стандартните (виж Бизнес писма. Правила за регистрация. Структура на писмото). обикновено, текст на писмото за исканесе състои от две части:

1. В уводната част, в която се излага същността на казуса в разказ, се разясняват мотивите и мотивите за отправяне на искане. Тук често се използват следните стандартни изрази:

причината за петицията
- Поради неполучаване...
- Предвид социалната значимост...
- Имайки предвид (нашето дългогодишно сътрудничество)...
- Имайки предвид (дългосрочното и плодотворно естество на нашите бизнес връзки) ...
- Поради несъответствието на вашите действия с приетите по-рано споразумения...
- Поради забавяне на получаването на пратката...
- Въз основа на резултатите от преговорите за...
  и т.н.
Целта на заявката
- За да изпълни поръчката...
- За да разрешим проблема възможно най-скоро...
- Да се споразумеят по въпросите...
- За да се гарантира безопасността на преминаването на товари...
- За да избегнете конфликтни ситуации...
  и т.н.
препратки към основанието за жалбата
- В съответствие с постигнатото по-рано споразумение...
- Във връзка с контакт с нас...
- Въз основа на устно споразумение...
- Въз основа на нашия телефонен разговор...
- Според постановление на правителството...
- Съгласно протокола за взаимни доставки...
  и т.н.

Всички горепосочени изрази трябва да се използват, като се вземе предвид контекста и речевата ситуация.

Почти всички стандартни изрази започват с производен предлог или комбинация от предлози. Трябва да се обърне внимание на правилното използване на тези предлози със съществителни, които са предимно в родителен и дателен падеж.

2. Всъщност молба. Тук ключовата фраза на писмото включва думи, образувани от глагола питам... Използването му се обяснява с изискванията за етикет за бизнес текстове и психологическите закони на бизнес комуникацията - човек по-лесно се съгласява да извърши действие, изразено под формата на молба, отколкото под формата на искане.

В някои случаи самото искане, изразено описателно, може да не съдържа този глагол, например: Надяваме се, че ще намерите възможно да разгледате нашето предложение в посочения срок..

Искането може да бъде написано от първо лице единствено число (" умолявам се..."), първо лице множествено число (" Моля те ..."), от трето лице единствено число (в този случай се използват съществителни с събирателно значение:" Ръководството пита... ", "Администрацията пита... ", "Съветът по труда пита... “ и др.), от трето лице множествено число, ако се използват няколко съществителни със събирателно значение ( Администрацията и Съветът на трудовия колектив искат... ).

Ако писмото за искане е многостранно, тогава съставът на втората част на такова писмо може да изглежда така (частите от състава трябва да съответстват на разделянето на параграфа на текста):

Моля моля ...)
...
В същото време питам...(Попитайте също...)
...
И също така моля ... ( И също попитайте...)
...
и т.н.

Когато съставяте писмо с молба, трябва да вземете предвид и такива препоръки:

1. Когато правите заявка, подчертайте своя интерес или интереса на вашата организация да го изпълните.
2. В никакъв случай не започвайте писмото с думата "Моля..." - по-тактично е първо да обясните причините за вашата жалба (дори ако всички подробности вече са съгласувани с адресата).
3. Не бързайте да благодарите на получателя предварително... Това поставя и вас, и получателя в неудобно положение. Опитайте се да благодарите, когато разберете, че молбата ви е удовлетворена.

При формулиране на заявка често се използват следните стандартни изрази:

Апелираме (призовавам) към вас (вас) с молба ...
... относно изпращането на нашия адрес ...
... относно посоката към моя адрес ...
... относно изпращането до нашата организация ...
... за да ми дадеш ...
Питаме (питаме) вас (вие) ...
... Информирай ни) ...
... прати ми) ...
... спешно присъства ...
... незабавно докладвайте ...
... уведоми (мениджмънт на компанията) за ...
... информира ме за ...
Моля за вашето (вашето) съгласие за...
... изпращане на адрес ...
... дава ни ...
... запознаване с...
... прехвърляне ... на следното оборудване ...
Моля за вашата (вашата) помощ в...
... получаване ...
... изпращане възможно най-скоро ...
... предоставяне на допълнителна информация относно ...
... провеждане ...
Моля за вашите (вашите) инструкции...
... за сключване на споразумение за ...
... за доставка от склада на фирмата ... до представител ...
... за документи за...
... за ревизия ...
Молим ви да не отказвате любезността и ....

В тази статия ще намерите информация за работата с трудни писма, които често се срещат при бизнес взаимодействия, както и ще видите образци на бизнес писма. Това са писма, необходимостта от писане на които възниква в ситуация на нарушаване на бизнес интереси: молба и искова молба.

Тъй като самата ситуация е доста трудна, писането на писмо в такава ситуация е много важен въпрос, в който е важно авторът да бъде грамотен, учтив, коректен и в същото време да може твърдо да защитава своите бизнес интереси .

За успешно решаване на трудностите на "трудните" писма, помогнете:

Компетентно отношение при взаимодействие: твърдо, но коректно отношение към партньорството
Избор на подходящ стил на писане (официален бизнес или поверителен бизнес
Компетентно и логично боравене с факти

Образци на бизнес писма.

(отношение - партньорство, стил - официален бизнес, убедително боравене с факти)

Скъпи колеги!

За да се вземат мерки за гарантиране качеството и надеждността на инструмента КИП-12 при експлоатационни условия, произвеждан от Института по оптика от 1992 г., бихме искали да Ви помолим да: обмислите възможността за предоставяне на Оптичния институт на информация за параметрите на работата на инструмента в реални условия на работа (подробности в прикачения файл). Изпратените от вас данни ще позволят на института да събира информацията, необходима за анализ, провеждане на мониторинг и ще допринесе за по-ефективното разрешаване на въпросите за подобряване на качеството и надеждността на устройството KIP-12.

Моля, уведомете ни в писмото си за отговор за решението си да ни помогнете. Ако имате нужда от допълнителна информация, която ви е необходима, за да вземете решение, моля, докладвайте я и в писмо за отговор.

На Ваше разположение,

Екип на техническото бюро

институт "Оптика"

Бизнес писмо. Примерно писмо за искане(отношение - партньорство, стил - поверителен бизнес, убедително боравене с факти)

Скъпи колеги!

Ние сме много заинтересовани да подобрим качеството и надеждността на устройството KIP-12, което произвеждаме от 1992 г. и което от 1995 г. намира солидно приложение в работата на вашата компания. Затова се обръщаме към вас с тази молба.

За да подобрим качеството и надеждността на устройството KIP-12, се нуждаем от подробни данни за работата на това устройство при работни условия. При изпълнението на тази задача много разчитаме на вашата помощ и пряко участие. Предвид дългосрочното и положително сътрудничество на нашите фирми, ние се обръщаме към Вас с молба - предложение: да ни помогнете при събирането и предоставянето на статистическа информация за работата на устройството. Ще бъдем благодарни, ако откриете възможност да събирате статистически данни за нас по зададените параметри (подробности в приложението). Това ще ни позволи да наблюдаваме ефективността на устройството и своевременно да предприемаме мерки за подобряване на качеството и надеждността на неговата работа.

Моля, уведомете ни, ако сте готови да ни помогнете по принцип. Ако имате нужда от допълнителни коментари, за да вземете решение или ако имате въпроси, ние сме готови да им отговорим.

Ще Ви бъдем благодарни за отговора.

На Ваше разположение,

Иван Иванов

Началник на техническото бюро

институт "Оптика"

Бизнес писмо. Образец на молба и образец на иск.

Писмо - молба

(отношение - партньорство; стил - поверителен бизнес; убедително боравене с факти)

Писмо - иск

(отношение - партньорство; стил - официален бизнес; убедително боравене с факти)

Уважаеми Андрей Иванович!

Обръщаме се към Вас с молба за разрешаване на ситуацията с изпълнението на проекта ABS.

До момента не сме имали проблеми при взаимодействието с Вашата фирма, спазени са всички договорености, посочени в Договора. Ние сме уверени, че възникналата ситуация все още може да бъде коригирана.

Успехът на проекта ABS е изключително важен за нашата компания. Затова Ви молим до 06.08.2010г. предоставя информация за изпращане на контролни проби.

Надяваме се, че вашият отговор ще изясни възникналата ситуация и ще премахне опасенията ни относно успеха на проекта.

На Ваше разположение,

Уважаеми Андрей Иванович!

От името на ръководството на OJSC "Rosstans" се обръщам към вас във връзка с необходимостта от разрешаване на ситуацията, която се разви с изпълнението на проекта ABS.

Принуден съм да съобщя, че тази ситуация е от изключителна грижа за нас.

Съгласно условията на договор No А-122 от 07.02.2010г. стр. 4.3. 60 дни преди началото на планираната доставка на продукти, Star LLC трябва да изпрати контролни проби от продукти на Rosstans OJSC, като уведомява Rosstans OJSC за факта на изпращане.

Съгласно графика (Допълнение № 1 от 11.03.2010 г. към Договор № А-122 от 07.02.2010 г.), началната дата на планираната доставка на продуктите е 10.01.2010 г. Крайният срок за изпращане на контролни проби е не по-късно от 02.08.2010г. Днес - 04.08.2010г. До момента не сме получили информация за изпращането на контролни проби.

В тази ситуация способността на Star LLC да изпълни задълженията си предизвиква сериозни опасения в Rosstans OJSC и ни принуждава да помислим за прилагането на санкции, предвидени в клауза 7.2. Договор No А-122 от 07.08.2010г.

За да предотвратите това, ви предлагаме до 06.08.2010г. информирайте ни за ситуацията с изпращането на контролни проби от продукти.

На Ваше разположение,

Обърнете внимание на нашата информация и сме сигурни, че въпросът с писането на "трудни писма" за вас ще бъде много по-малко трудоемък.

Тамара Воротинцева

Разгледайте нашите програми за обучение за бизнес кореспонденция:

Писмата с молба са най-често срещаният вид бизнес писмо. Писмата за искане се съставят, за да инициират определени действия на адресата, които са необходими за автора на писмото. Ще ви кажем как да напишете официално писмо с молба. Образци и примери можете да намерите в статията.

Писмо за искане: образци и примери

Как и защо да напишете писмо с молба

Писмата за искане са предназначени да инициират определени действия на адресата, които са необходими за автора на писмото. В управлението огромен брой ситуации пораждат такива писма. Това може да бъде сравнително проста ситуация, в която не се изисква да се представя информация, която е сложна във връзка, свързана със събитие, да се даде каквито и да е разсъждения или да се убеди адресата. В такива случаи е по-добре да започнете писмото за искане директно с изявлението на самото искане.

Писмо с молба до длъжностно лице: пример за писмо

Изтеглете примерно писмо

Не всички ситуации в управлението обаче са толкова прости. Повечето от ситуациите изискват обосновка или, с други думи, обяснение при изготвянето на писма с искане:

в тази връзка;
защо;
каква е целта на писмото.

По правило оправданието е необходимо, за да се повлияе на адресата, да се убеди да постъпи по съвсем определен начин, както би искал или се нуждаел авторът на писмото. Ако писмото за искане съдържа обосновка, тогава най-често то предхожда изявлението на искането, например (знакът // показва границата между частите на текста на писмото).

Писмо за искане с обосновка: Образец

Изтеглете примерно писмо

Руският език е един от езиците с относително свободен словоред. Във всеки от горните текстове можем да разменяме части от изречението, без много да накърняваме смисъла. Писмо с молба за помощ с извадка може да изглежда така.

Фразите, които първо излагат основната идея на писмото, а след това предоставят аргументацията, имат специална стилистична конотация: те винаги се възприемат като по-изразителни от фразите, изградени на принципа "оправдание - заключение". Всякакъв вид израз обаче е чужд на деловия стил, той почти винаги дава предпочитание на стилистично неутрални езикови средства. Следователно, в образци на писма с бизнес молби, фразите са по-правилни, в които първо се дава обяснение, се дава обосновка и след това се излага същността на случая.

Структурата на писмото за искане

Когато пишете писмо с молба, опитайте се да се уверите, че обосновката и заключителната част (заявка) са граматически едно изречение. Дори в случаите, когато обосновката съдържа препратки към нормативни документи, факти, събития, не отделяйте обосновката в отделно изречение , в противен случай, за да изразите своето искане, ще трябва да използвате фрази като: „Във връзка с гореизложеното, ние питаме...“, „Имайки предвид гореизложеното, молим...“, „В тази връзка молим . ..” и пр. Тези конструкции не носят информация и правят текста по-сложен както от гледна точка на структурата, така и от гледна точка на възприятието. Писма за искане могат да бъдат съставени в още по-сложни управленски ситуации.

Схематично тази ситуация може да бъде представена по следния начин

Писмо с искане, съставено в такава ситуация, ще бъде по-лесно за възприемане, ако съдържанието е представено в последователност, която отразява логиката на развитието на самата ситуация. В този случай в структурата на писмото могат да се разграничат три части:

въведение (описание на събития, факти, които пряко засягат или могат да повлияят на управленската ситуация);
обосновка (обяснение на причините, поради които е необходимо да се свържете с адресата с искане);
заключение (заявка), например (комуникативно-семантичните части на писмото са разделени със знака //)

Официално писмо с искане: Примерна структура

Според информацията, с която разполагаме, в захарните рафинерии в Курск и Белгород, които са основните доставчици на захар за Москва и Московска област, през март - април тази година трябва да се извършат планови превантивни работи, графикът за които е не е договорено. // Поради факта, че по време на периода на поддръжка производството на захар и доставката й на потребителите значително ще намалее, // молим ви да проведете работна среща с участието на представители на правителството на Москва за осигуряване на доставките на захар до Московска област през периода на частично спиране на тези фабрики.

Независимо от структурата на текста, искането в писмото се формулира с помощта на глагола „питам“. В писма, съставени на бланки на организации, се използва 1-во лице множествено число глаголна форма:

Молим Ви да предоставите информация за ..., Молим Ви да предоставите информация за ..., Свързваме се с Вас със запитване относно ..., Молим Ви да проведете ... и др.

В писма, съставени на бланка на длъжностните лица, се използва глаголна форма от 1-во лице единствено число:

Моля ви да разгледате въпроса за ..., моля ви да предоставите информация за ... и др.

Едно писмо може да съдържа няколко искания (за предпочитане по един въпрос). В този случай първо се формулира основната заявка, а след това останалата част, като се използват следните езикови изрази:

Ние също ви молим (разглеждайте, предоставяйте, провеждайте ...), В същото време ви молим ... и др.

Писмо за искане: извадка, ако в писмото има няколко искания наведнъж

Изтеглете проба

Използвайте специална услуга, за да създадете шаблон за писмо с молба: създател на бизнес писма

Опитайте услугата сега

Като всяко бизнес писмо, писмото за искане се съставя с посочване на всички негови данни и се регистрира в дневника на изходящите документи. Освен това писмото за искане трябва да съдържа:

изходящ номер и дата (ако това е отговор на друго писмо, тогава номерът и датата на входящото писмо);
името на фирмата адресат;
при необходимост печат на организацията.

Как и защо да напиша писмо за запитване

Писмото с молба всъщност е вид писмо с молба. По правило исканията се правят с цел получаване на информация от официален характер или документи. В търговската дейност искането е искане от купувач към продавач (вносител към износител) с искане за предоставяне на подробна информация за продукт (услуги) или изпращане на оферта за доставка на продукт (предоставяне на определени услуги) . Като цяло писмата с искане следват същите правила като писмата с молби, например:

В търговските дейности в текста на заявката по правило се посочват: името на стоките (услугите); условията, при които авторът на писмото би искал да ги получи; количество и/или качество; условия за доставка на стоки или предоставяне на услуги; цена и друга информация. Следните изрази се използват в търговското искане:

Молим Ви да ни информирате за възможността за доставка ... Молим Ви да направите оферта за доставката ... Молим Ви да предоставите подробна информация за ... и т.н.

Например:

Молим Ви да ни информирате за възможността за доставка на климатици модел AS-200 в размер на 150 бр. през февруари - март 2005 г., както и да информира условията за плащане и доставка.

Изтеглете примерни писма за искане:

Отговорът на организацията-кореспондент на писмо с искане или искане е писмо за отговор, което може да бъде споразумение или отказ. В търговските дейности отговорът на заявка се съставя като търговско писмо, в което се потвърждава получаването на заявката, съобщава се информация за продукта, който представлява интерес за купувача. Търговско предложение (оферта) може да бъде и отговор на заявка. Писма-заявки и писма-заявки се съставят в съответствие с GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“.

При съставяне и обработка на заявки и запитвания се използват следните данни:

дестинация;
заглавие към текста (ако текстът на писмото е повече от 4-5 реда);
текст;
подпис;
марката за художника.

Всички бизнес писма се съставят на специални формуляри.

Когато пишете писма до колеги, клиенти и партньори, често възниква въпросът как да формулирате определена идея в бизнес стил. Как да кажем, че нещо не ни харесва - или, напротив, харесваме го? Как да докладвам за проблем или възможност? Как да поканите адресата на среща или да се обадите? Как да спомена евентуални санкции?

Именно за такъв случай сме съставили малък речник на бизнес оборотите. Използвайте го и стилът ви ще бъде доста официален, а формулировката ви - разнообразна.

Полезна формулировка за кореспонденция

Започваме с нашата цел			Започваме с интереса на адресата
— Какво е дошло?	Изрично	"Опростено"	проблем	Възможност
	Обръщам се (ние се обръщаме) към вас с молба относно... Информирам те…. Обръщам вниманието ви, че... Моля (ви) да разпределите средства ... Моля (ви) да разгледате възможността за разпределяне на средства (да разрешите разпределянето на средства, (дайте инструкции за разпределението на средства) ... Във връзка с възникването на нови обстоятелства, засягащи изпълнението на проекта, бих искал да се съглася с Вас за промени в графика (разчетната стойност)…. Моля, помогни ми ... Моля за съдействието ви в... Напомням (напомням) за... Моля за премахване на изоставането (просрочени задължения)	Считам за необходимо да обсъдим с вас... Искам (искам) да се съглася с теб... Предлагаме да обсъдим и договорим по-нататъшни планове... Моля (ви) да обмислите възможността за съдействие при изпълнението на проекта ... Предоставям (ви) информация (информация) за... Информирам (ви) за... Нека ви информирам за... Пиша Ви във връзка с...	Бих искал да обърна вашето внимание на тежката ситуация с... Принуден да информира... Информираме Ви за... С настоящото ние информираме (ви) за... Упълномощен да информира... Считам за необходимо да привлека вниманието ви към (привлечете вниманието ви към ...) ... Апелираме (призовавам) към вас във връзка с трудностите... Предлагаме съдействие за решаване на проблема... Знаейки за вашата загриженост относно проблема ..., ние сме готови да предложим решение ... Както знаете (по-нататък има описание на проблема) ... Водейки се от интересите на предприятието, бих искал да насоча вниманието ви към....	Обръщам се (обръщам се) към вас с предложение ... Моля ви да разгледате предложението, което ще позволи... Предлагаме ви уникална възможност да увеличите продажбите си... Радваме се (имаме честта) да Ви предложим... Радваме се да Ви информираме за възможността... Бихме искали да привлечем вниманието ви... Информираме ви за изключително благоприятна ситуация с ... и предлагаме да използвате тази ситуация за ...
Конкретни действия	Предлагам да се одобри 10.12.2013 г. като планирана дата на завършване на строителството и да се направят необходимите корекции в списъка с мерки... Моля, инструктирайте финансовия отдел на компанията да избере ... и да заплати всички по-рано получени фактури за ... Предлагам да поверя на отдел ABC подготовката на предложения за организацията ... Моля (моля) вашето съгласие за ... (вашата помощ в ..., вашите инструкции ....) Настоятелно (силно, като изключение) питам... Моля, вземете (енергични, решителни, ефективни) мерки за... Ние изискваме от ... незабавни действия ... Моля ви да премахнете изоставането (дълговете) ... Моля, изпратете вашия представител...
Заключение	Уверявам (уверявам) ви в ефективността на това предложение и очаквам (очаквам...) В очакване на вашето решение… Очакваме вашето решение за своевременно изготвяне на документи... Надяваме се на възможно най-бързо разглеждане (пълно удовлетворение) на нашата молба (иск) ... Надяваме се, че проблемът ще бъде разрешен и няма да има нужда да прилагаме санкции... Надяваме се, че горните аргументи ще ви убедят в ... и ние чакаме (очакваме) ... Разчитаме на вашия интерес (небезразличие, активна позиция по въпроса, готовност за отстраняване на недостатъци...) и очакваме вашите предложения... Сигурни сме, че вашето участие значително ще подобри ситуацията с ... и ще постигне ... Благодарим ви за съдействието и се надяваме на по-нататъшно ползотворно сътрудничество... ° С ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Ще се радваме да Ви видим сред нашите клиенти...

Допълнителна формулировка

Поздравления	Сбогом, последната форма на любезност
Уважаеми Иване Петрович! Уважаеми господин министър! Скъпи приятели! Уважаеми колеги (партньори)! Уважаеми...!	С (дълбоко, неизменно, изключително) уважение (уважение) ... С благодарност (признателност) и уважение... С пожелания за успех (всичко най-добро)... Очакваме ползотворно сътрудничество...
Начална фраза - за отговори на заявки
Благодарим ви за интереса към (показахте...) В отговор на получената заявка за ... уведомяваме .... Потвърждаваме получаването на вашата поръчка от ... (до ...) и информираме .... В съответствие с Вашето искане (инструкции), ние информираме (предоставяме мнение) ... Продължавайки кореспонденцията си за ... ние ви изпращаме оферта ...
Благодарност
С уважение (от името на ..., от името на ...) благодарим ... Изразяваме нашата благодарност (признателност) ... С искрена благодарност (благодарност) информираме... Благодарим ви... Искаме да благодарим...

Изтеглете нашия "речник" и използвайте готови формулировки!

Споменаване на санкции

ще трябва да:

се обръща към съда (съд)

 да започне съдебно производство

 отказват по-нататъшно сътрудничество

 преразглеждане на планове (условия) за сътрудничество

 повдига въпроса за санкциите (прекратяване на сътрудничеството и търсене на нов доставчик)

 поставят въпроса за целесъобразността на по-нататъшното сътрудничество

 прибягват до договорни санкции

 декларираме намерението си да търсим (искаме) ...

 несъгласен с фактите...

Писмо с искане- това е искане за получаване на необходимата информация, стоки, услуги, документи, за предоставяне на препоръки, за организиране на среща и др. При съставянето му е необходимо да обосновете необходимостта от изпълнение на заявката. Тя може да бъде адресирана до конкретно физическо или юридическо лице – организация. Този може да съдържа повече от една заявка.

Как да напиша писмо с молба

Писмото за искане има структура, подобна на общата и е почти идентична по форма. Регистрацията му се извършва на фирмената бланка. Обикновено се подписва от ръководителя на организацията или от упълномощено лице.

Примери за фрази за бизнес писма - молби

Обосновка на искането:

Във връзка с ...
Имайки в предвид…
С оглед на...
Базиран…
За да…
Базиран…
Според…
В съответствие със…

Текст на заявката:

Молим ви да обмислите / предоставите / проведете / информирате / информирате / спешно изпратите ...
Ние ви питаме...
Моля за вашето съдействие в...
Моля за вашето съгласие за...
Ние също ви питаме....

Писмото за искане изисква написването на писмо за отговор.

Примерно писмо за искане

Уведомяваме Ви, че г-н Н.С.Лесков ще пристигне в Москва на 15 март, любезно ви молим да организирате среща и да резервирате хотелска стая за 2 дни. г-н Н. С. Лесков полет 1583 ще пристигне.

Ще бъдем също така благодарни, ако уредите той да се срещне с вашите клиенти по време на посещението му.