KPI to kluczowe wskaźniki wydajności firmy lub odrębnego działu. W tym artykule przyjrzymy się przykładom KPI dla różnych specjalistów oraz przyjrzymy się, jak opracować i wdrożyć system.

Co to jest KPI

KPI oznacza Key Performance Indicators – kluczowe wskaźniki wydajności.

System KPI to system wynagrodzeń zbudowany w oparciu o kluczowe wskaźniki.

Praca w takim systemie pozwala pracownikom lepiej zrozumieć, co muszą zrobić, aby być skutecznym. Co więcej, efektywność odnosi się nie tylko do ilości wykonanej pracy, ale także do korzyści, jakie osiąga firma.

Jak opracować system KPI

Aby stworzyć system C&I w firmie należy:

1. Wybierz model kluczowego wskaźnika wydajności.
2. Zdefiniuj KPI i rozdziel odpowiedzialność.
3. Utwórz raport.

Jak wybrać model KPI

Istnieje wiele metod definiowania i grupowania wskaźników. W Rosji najczęściej stosuje się podejście klasyczne oraz Zrównoważoną Kartę Wyników (BSC).

Klasyczne podejście opiera się na wykorzystaniu głównie wskaźników finansowych, takich jak; widzieć zdjęcie.).

Rysunek. Drzewo kluczowych wskaźników oparte na EVA

Należy pamiętać, że do wdrożenia opracowanej strategii same wskaźniki finansowe mogą nie wystarczyć. Nie mniej ważne dla biznesu jest rozwój relacji z klientami, zarządzanie personelem, jakość produktów, czyli te aspekty działalności, które są trudne do oceny.

W ramach zrównoważonej karty wyników wyodrębniają się cztery główne aspekty pracy firmy, które dostarczają odpowiedzi na następujące pytania:

• jak spółka jest oceniana przez akcjonariuszy („Finanse”);
• jak oceniają to klienci („Klienci”);
• jak poprawić jakość działań („Personel”);
• jakie procesy mogą zapewnić firmie wyjątkową pozycję na rynku („Procesy Biznesowe”).

Co wybrać

To, które podejście wybrać, zależy od poziomu prowadzonego biznesu. W przypadku małych firm bardziej odpowiednie jest podejście klasyczne, ponieważ nie będzie wymagało znacznych kosztów pozyskania konsultantów i wdrożenia systemu informacyjnego. W przyszłości możliwe będzie udoskonalenie stworzonego klasycznego systemu poprzez uwzględnienie kryteriów pozafinansowych.

Duże firmy powinny stosować zrównoważoną kartę wyników, ponieważ daje ona pełniejszy obraz wyników firmy.

Jak opracować KPI dla pracowników finansowych

Redakcja Systemu CFO przygotowała programy motywacyjne i raporty wyników KPI dla pracowników sektora finansowego. Pobierz i wykorzystaj w swojej firmie przykłady C&I dla głównego księgowego i pozostałych pracowników działu księgowości, pracowników działu budżetowania i innych działów.

Jak wybrać kluczowe wskaźniki

Aby określić, jakich wskaźników KPI należy użyć, należy:

1. Zidentyfikuj grupy wskaźników i rozdziel odpowiedzialność menedżerów na różnych poziomach zarządzania dla każdej grupy.
2. Stwórz najbardziej szczegółową listę KPI wykorzystywanych przez kierownictwo.
3. Wybierz kryteria, które najlepiej charakteryzują realizację celów strategicznych.
4. Sformalizuj algorytmy obliczania każdego z kluczy.

Identyfikacja grup wskaźników

Jeśli firma stosuje klasyczne podejście do tworzenia systemu KPI, to należy wyróżnić następujące grupy:

• ;

Odpowiedzialność za każdą z grup zostanie rozdzielona pomiędzy menedżerów wszystkich szczebli zarządzania. Przykładowo dyrektor generalny jest odpowiedzialny za całość, natomiast zarządzanie powinno być delegowane kierownikom działów.

Stosując model uwzględniający zarówno finansowe, jak i niefinansowe KPI, można wyróżnić następujące grupy kluczowych wskaźników efektywności:

• finansowo-ekonomiczne – dla biznesu w ogóle;
• satysfakcja konsumenta;
• główne i pomocnicze procesy biznesowe (zobacz jak je opisać);
• efektywność personelu.

Po zidentyfikowaniu głównych grup należy określić, kto będzie odpowiedzialny za ich realizację. Przykład podziału obowiązków można znaleźć w tabeli 1.

Tabela 1. Grupy wskaźników i podział odpowiedzialności

Detalowanie

Lista kluczy dla każdej z wybranych grup powinna być jak najbardziej szczegółowa. Poproś menedżerów, którzy będą odpowiedzialni za konkretną grupę, o utworzenie takiej listy. Na przykład dyrektor generalny powinien wskazać, jakich kryteriów używa do oceny „zadowolenia akcjonariuszy”.

W rezultacie ogólna lista KPI może obejmować kilkaset kryteriów. Oczywistym jest, że budowa takiego systemu jest nieuzasadniona, gdyż doprowadzi do znacznego zwiększenia obciążenia personelu pracą związaną ze zbieraniem i przetwarzaniem danych niezbędnych do obliczeń. Dlatego z ogólnej listy należy wybrać te dane, których kadra kierownicza naprawdę potrzebuje do zarządzania i pozwolą ocenić stopień, w jakim Twoje cele zostały osiągnięte, a nie będą tylko monitorowane „w celach informacyjnych”.

Wybór kluczowych wskaźników wydajności

Aby wybrać KPI, utwórz grupę ekspertów. Z reguły w jej skład wchodzą dyrektorzy oddziałów i szefowie działów. Ich zadaniem jest scharakteryzowanie każdego ze wskaźników według następujących kryteriów:

• czy odzwierciedla stopień realizacji celów strategicznych firmy;
• czy jest to jasne przede wszystkim dla menedżerów, którzy będą musieli na tej podstawie podejmować decyzje;
• Czy jest to przydatne przy podejmowaniu decyzji?

Oprócz wymienionych można zastosować inne kryteria, na przykład umiejętność wykorzystania wskaźników efektywności w planowaniu lub analizie.

Procedurę oceniania można sformalizować w oparciu o zastosowanie systemu oceniania punktowego. Przykładowo 1 punkt – kryterium nie jest spełnione, 2 punkty – częściowo spełnia dane kryterium, 3 punkty – spełnia dane kryterium. Wskaźniki, które w trakcie oceny eksperckiej uzyskały największą liczbę punktów, zostaną włączone do systemu IK.

W rezultacie pojawi się „krótka” lista kluczowych wskaźników wydajności firmy (patrz tabela 2).

Tabela 2. Przykład firmy handlowej CPI(fragment)

Grupa KPI	Kluczowe wskaźniki efektywności	Odpowiedzialność
Wskaźniki satysfakcji
Akcjonariusze	Zwrot z aktywów ogółem, zwrot z kapitału własnego, zwrot ze sprzedaży lub marży zysku, zwrot z przepływów pieniężnych	Dyrektor generalny
	Udział w rynku sprzedaży, liczba wad produktów, liczba roszczeń ze strony klientów-kupujących, obrót aktywnych klientów-kupujących, czas trwania cyklu funkcjonalnego realizacji zamówienia, dostępność zapasów dla klientów
Personel	W zależności od specyfiki, a także potrzeb informacyjnych menedżerów, raportowanie zarządcze można generować w różnorodnej analityce (według marek, grup produktów, kategorii personelu, rodzajów aktywów, kanałów sprzedaży itp.). Wniosek Tworząc system KPI, będziesz musiał zmierzyć się z różnymi problemami: oporem pracowników, koniecznością dostosowania zasad rachunkowości do celów rachunkowości i rachunkowości zarządczej; zapewnić zebranie niezbędnych danych do obliczenia zidentyfikowanych kluczowych wskaźników efektywności; itp. Jednak organizacje, które wdrożyły KPI, z reguły osiągają dobre wyniki, ponieważ firma tworzy system wskaźników wydajności zrozumiałych dla kierownictwa, a odpowiedzialność za zarządzanie jest delegowana na szerokie grono menedżerów. Po wdrożeniu systemu KPI ważna jest ciągła analiza jego trafności, ponieważ procesy biznesowe firmy, cele strategiczne i otoczenie zewnętrzne mogą się zmieniać, przez co niektóre wskaźniki mogą stracić na aktualności, a inne mogą prowadzić do nieplanowanych rezultatów.

Nauczysz się:

• Jakie są zalety i wady systemu KPI?
• Którzy pracownicy nie powinni wdrażać KPI?
• Jakie KPI powinien wyznaczyć menadżer?
• Co zrobić, jeśli pracownicy sabotują realizację KPI.
• Jak zrewidować system KPI.

Co to jest system KPI

KPI to specjalny system wskaźników, za pomocą którego pracodawcy mogą oceniać pracę podwładnych. Jednocześnie KPI - kluczowe wskaźniki każdego pracownika - są powiązane z ogólnymi wskaźnikami biznesowymi (poziom rentowności, rentowność, kapitalizacja).

Materiały do ​​pobrania:

Cele KPI są różne, ale najważniejszym jest stworzenie w firmie sytuacji, w której pracownicy z różnych działów mogliby działać wspólnie, bez sprzeczności swoich działań biznesowych. Działalność jednego specjalisty nie powinna zakłócać ani spowalniać pracy innego. Wszyscy pracownicy muszą dążyć do wspólnego celu i pracować efektywnie, otrzymując za to premie.

Istnieje opinia, że ​​KPI są bezpośrednio powiązane z BSC (Balanced Scorecard), jednak tak nie jest. Twórcy BSC nie używali terminu KPI. Używali pojęcia „miara”, „metr” lub miara.

KPI i BSC są ze sobą pośrednio powiązane. BSC ma perspektywę procesów biznesowych z powiązanymi celami. Aby zmierzyć stopień osiągnięcia tych celów, specjaliści wykorzystują wskaźniki procesów biznesowych KPI.

Materiały do ​​pobrania:

Czym więc w prostych słowach jest KPI? Są to pewne wskaźniki, które znacznie ułatwiają zrozumienie, jakie działania należy podjąć, aby poprawić efektywność. Jednocześnie wydajność reprezentuje nie tylko liczbę manipulacji przeprowadzonych w określonym czasie, ale także korzyść, jaką przedsiębiorstwo uzyskało z pracy indywidualnego specjalisty.

Wskaźniki KPI firmy mają charakter ogólny. Jednak w działach są one podzielone na małe, zwane osobistymi. Nie może być ich wielu. Wystarczy 3-5 jasno określonych i zrozumiałych wskaźników. Głównym wymaganiem jest możliwość ich prostego i szybkiego zmierzenia.

Oto kilka przykładów KPI . Możliwe KPI dla menedżera sprzedaży to: „Wolumen sprzedaży nie mniejszy niż…”, „Liczba nowych klientów nie mniejsza niż…”, „Kwota przeciętnego kontraktu dla klienta wynosi w przybliżeniu. ..”, „Stopień znajomości języka angielskiego jest nie mniejszy niż…”.

Kolejny przykład KPI. Jesteś właścicielem dużego outletu sprzedającego sprzęt AGD. Pracuje dla Ciebie 12 menedżerów. Skuteczność działania każdego z nich w ciągu miesiąca ocenia się na podstawie następujących wskaźników:

• z iloma osobami, z którymi rozmawiał menadżer, kupiono sprzęt (w procentach);
• średnia kwota czeku;
• w jakim stopniu plan sprzedaży został zrealizowany (na przykład minimalna miesięczna kwota to 350 tysięcy rubli; na wynagrodzenie menedżera będzie miał wpływ poziom przekroczenia planu w procentach).

Na przykład musisz sprzedawać miksery określonej marki i producenta. W takim przypadku rozsądne byłoby ustalenie planu dla każdego menadżera z minimalną liczbą mikserów równą 5. Jeśli menadżer sprzeda więcej sprzętu niż planowana ilość, otrzyma 3% kosztów od każdego „dodatkowego” miksera. To doskonała motywacja dla specjalistów, tego typu KPI pozwalają im skutecznie sprzedawać produkty. Doświadczenie pokazuje, że optymalna liczba kryteriów KPI dla jednego specjalisty wynosi od 5 do 8.

3 interesujące fakty na temat KPI

• System Key Performance Indicators jest stosowany na Zachodzie od ponad 40 lat. W krajach WNP i Rosji jest używany od około 15 lat.
• W wielu krajach (Korea, Singapur, Hongkong, Japonia, Malezja, Niemcy i USA) system kluczowych wskaźników wydajności jest pomysłem narodowym. KPI to nie tylko koncepcja, ale podstawa pracy wszystkich firm.
• Prezydent Rosji Władimir Putin zaproponował utworzenie systemu kluczowych wskaźników wydajności oceniającego pracę urzędników.

Jak uniknąć błędów przy wdrażaniu KPI

Redakcja magazynu General Director dokonała przeglądu 6 popularnych błędów w systemie KPI i podpowiedziała, jak ich unikać.

Od czego zaczyna się rozwój KPI?

KPI należy tworzyć od góry do dołu, począwszy od celów wielkoskalowych przedsiębiorstwa, aż po zadania stojące przed indywidualnym pracownikiem. Aby w pełni rozwiązać problemy, konieczne jest zaangażowanie całego personelu w przygotowanie systemu KPI. Mówimy o pracownikach zajmujących się planowaniem gospodarczym, finansami, specjalistami w zakresie zarządzania organizacją pracy, zespołem działów personalnych, działów sprzedaży i technologii.

Po pierwsze, organizacja musi ustalić, który KPI jest priorytetowy. W tym celu przedsiębiorstwo precyzuje i weryfikuje cele strategiczne i operacyjne. W idealnym przypadku cel powinien być tak sformułowany, aby nie wskazywał wyraźnie elementu finansowego jako głównego wskaźnika. Lepiej jest, jeśli wskaźnik finansowy wynika z głównego zadania. Dzięki takiemu podejściu firma będzie mogła czuć się pewnie nawet w czasie kryzysu.

Wymagane jest powiązanie celu z otoczeniem rynkowym i zmianami na rynku. Na przykład firma może wyznaczyć sobie cel, aby znaleźć się w TOP 3 na rynku swoich produktów lub zająć pozycję lidera na określonym terytorium. Po sformułowaniu celu głównego identyfikowane są cele cząstkowe.

Po ustaleniu celów należy przeanalizować, jak efektywnie firma obecnie działa i jak rozwiązuje bieżące problemy. Jednocześnie konieczne jest określenie sposobu naliczania wynagrodzeń pracowników.

Tworząc KPI w przedsiębiorstwie istotne jest sporządzenie budżetu kosztów osobowych. W tym przypadku jest ona dzielona ze względu na rodzaj płatności. Ponadto należy wziąć pod uwagę indeksację wynagrodzeń i rozwój kariery specjalistów.

Na końcowym etapie tworzenia tworzone są regulaminy, przygotowywane są mapy KPI, ustalana jest metodyka wyliczania poszczególnych kluczowych wskaźników, a system uzgadniany jest z kierownictwem wszystkich niezależnych jednostek w firmie.

Zestawienie KPI musi zawierać informacje o celach i zadaniach jakie realizuje system:

• Poprawa wyników i zwiększenie efektywności specjalistów. Opracowywanie i wdrażanie motywacji pracowników.
• Zwiększenie rentowności firmy. Opracowywanie celów i wskaźników wydajności dla każdego stanowiska w działach i oddziałach firmy.
• Stworzenie bazy informacji, która pozwoli podejmować właściwe decyzje zarządcze. Zapewnienie szybkiego gromadzenia informacji i kontroli nad funkcjonowaniem systemu.

Kluczowe wskaźniki efektywności i ich rodzaje

Kluczowe KPI to:

• opóźnione, odzwierciedlające wyniki pracy po zakończeniu okresu. Mówimy o finansowych KPI, które wskazują na potencjał przedsiębiorstwa. Jednak takie współczynniki nie mogą pokazać, jak efektywnie działają działy i organizacja jako całość;
• operacyjne (antycypacyjne), które pozwalają tak zarządzać stanem rzeczy w okresie sprawozdawczym, aby po jego zakończeniu osiągnąć założone cele. Wskaźniki wydajności operacyjnej pomagają zrozumieć, jak sytuacja wygląda obecnie w przedsiębiorstwie, a jednocześnie pokazują wyniki finansowe w przyszłości. Na podstawie operacyjnych KPI można także ocenić, jak dobrze przebiegają procesy, czy produkty są dobre i jak bardzo są z nich zadowoleni klienci (konsumenci).

Warunki podstawowe – wskaźniki muszą przyczyniać się do realizacji celów pośrednich i końcowych, a wszystkie wskaźniki można szybko i łatwo obliczyć. Współczynniki mogą być różne - jakościowe (w postaci ocen lub punktów) i ilościowe (w postaci czasu, pieniędzy, wielkości produkcji, liczby osób itp.).

Przykłady KPI

KPI dla pracownika wsparcia technicznego. Specjalista o tym profilu musi doradzać tym, którzy są prawdziwymi nabywcami i pomagać potencjalnym klientom. Zbiór KPI w tym przypadku jest niewielki. Praca pracownika jest oceniana na podstawie tego, jak dobrze udziela konsultacji, w jakiej ilości i czy klienci są zadowoleni z usługi.

Kluczowe wskaźniki wydajności dla menedżera sprzedaży. Liczba nowych klientów nie powinna być niższa od pewnego poziomu, wielkość sprzedaży nie powinna być mniejsza niż ustalony limit, wielkość przeciętnego kontraktu dla klienta powinna mieścić się w wyznaczonych granicach, a znajomość języka angielskiego na takim czy innym poziomie .

Na system KPI składa się szereg wskaźników, ale uniwersalnymi są:

• Procesowe, wskazujące, jakie rezultaty przyniósł proces, w jaki sposób realizowane są żądania konsumentów, jak powstają nowe produkty i wprowadzane na rynek.
• Klient: jak zadowoleni są klienci, jak przebiega interakcja z rynkami sprzedaży, ilu nabywców udało się pozyskać.
• Wskaźniki finansowe pozwalają ocenić zagraniczną sytuację ekonomiczną przedsiębiorstwa. Mówimy tu o poziomie rentowności, obrotach, wartości rynkowej produktów, przepływie finansowym.
• Kryteria rozwoju pokazują, jak dynamicznie rozwija się firma. Jest to stopień produktywności specjalistów, poziom rotacji personelu, koszt każdego pracownika i motywacja pracowników.
• Wskaźniki otoczenia zewnętrznego: jak zmienia się cena, jaki jest poziom konkurencji, jaka jest polityka cenowa na rynku. Wskaźniki te z pewnością trzeba uwzględnić przy tworzeniu KPI.

Jak obliczyć KPI

Scena 1. Wybór trzech kluczowych wskaźników efektywności działania specjalisty:

• liczba użytkowników, których przyciągnęła witryna;
• liczba powtarzających się zamówień od istniejących konsumentów;
• liczba rekomendacji i pozytywnych recenzji, które pojawiły się po zakupie produktu lub zamówieniu usługi na stronie internetowej i w sieciach społecznościowych organizacji handlowej.

Etap 2. Określenie wagi każdego wskaźnika. Waga w sumie wynosi 1. W tym przypadku największy udział ma wskaźnik priorytetu. W rezultacie:

• liczbie nowych klientów przypisano 0,5;
• liczba powtarzających się zleceń – 0,25;
• recenzje – 0,25.

Etap 3. Analiza danych statystycznych za ostatnie pół roku dla każdego KPI i opracowanie planu:

Etap 4. Kalkulacja KPI. Przykład przedstawiono w poniższej tabeli:

Wzór kalkulacji KPI: Indeks KPI = Waga KPI * Fakt/Cel

W tym przypadku celem jest planowany przez marketera wskaźnik. Fakt jest prawdziwym rezultatem.

Staje się jasne, że specjalista nie w pełni osiągnął swoje cele. Jednak biorąc pod uwagę ogólny wynik wynoszący 113,7%, można śmiało stwierdzić, że faktyczny wynik jest całkiem dobry.

Etap 5. Przygotowanie płac.

W sumie marketer jest winien 800 dolarów, z czego 560 dolarów to część stała, a 240 dolarów to część zmienna. Pełne wynagrodzenie specjalisty wypłacane jest za wskaźnik równy 1 (lub 100%). Zatem liczba 113,7% oznacza, że ​​plan został przekroczony, co oznacza, że ​​marketer otrzymuje wynagrodzenie z dodatkową premią.

Wynik:

560$ + 240$ + 32,88$ = 832,88$.

Jeśli wskaźnik KPI będzie mniejszy niż 99%, kwota premii zostanie obniżona.

Taka tabela pozwala dostrzec problemy w pracy marketera, trudności, z którymi nie jest on w stanie sobie poradzić. Być może niewystarczająco dobre wyniki działalności mogą być spowodowane nieprawidłową strategią zwiększania poziomu lojalności klientów. Jednocześnie możliwe jest, że sam plan został początkowo sporządzony niepiśmiennie. W każdym razie sytuacja musi być kontrolowana. Jeśli sytuacja nie ulegnie dalszej poprawie, ponownie rozważ wymagania dotyczące wskaźników wydajności.

Jeśli zastosujesz się do tej polityki, dowiesz się, jakie są KPI w procesie produkcji, sprzedaży itp. Lepiej zrozumiesz, jakie wskaźniki należy obliczać i faktyczny proces ich wdrażania.

Obliczenia można modyfikować, biorąc pod uwagę planowane wyniki, uzupełniać je o nowe wartości: wskaźnik liczby rozwiązanych i nierozwiązanych zadań, system kar za słabe wykonanie głównych punktów planu.

Zatem za realizację planu w mniej niż 70% pracownik może w ogóle nie otrzymać premii.

Istnieje również następujący schemat obliczania premiowej części wynagrodzenia dla specjalisty, który zrealizował plan sprzedaży:

Wdrażanie KPI w firmie

Za proces wdrożenia stworzonego w firmie systemu KPI mogą odpowiadać zarówno pracownicy, jak i zewnętrzni konsultanci. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę, jaka jest specyfika przedsiębiorstwa, jak przebiegają w nim procesy biznesowe, jakie cele i zadania stawia sobie firma. Zwykły personel musi zrozumieć, jak zmieni się system wynagrodzeń. Wyjaśnij pracownikom, że głównym wskaźnikiem będzie poziom ich wydajności. Wprowadzając system KPI należy przeszkolić specjalistów. Pracownicy muszą zrozumieć, że zmiana jest korzystna głównie dla nich. Wdrożenie systemu wiąże się z opracowaniem specjalistycznej dokumentacji: umów o pracę, grafików pracy, układów zbiorowych pracy i innych dokumentów związanych z wynagrodzeniem za czynności pracownicze.

Przed wprowadzeniem systemu KPI przetestuj go w ramach projektu pilotażowego. Weź 1-2 działy i pilotuj w nich nowe procesy i tworzenie płac. Stosunek stałych i premiowych składników wynagrodzenia można korygować w czasie rzeczywistym, biorąc pod uwagę wskaźniki docelowe dla określonych grup pracowników.

Kiedy nowy porządek w firmie zostanie przetestowany i w pełni dostosowany, można go wprowadzić do innych działów. Pamiętaj, że lepiej nie wdrażać systemu KPI bez testów. W ramach pilotażu będzie można jasno zrozumieć, jakie trudności system sprawia pracownikom, poznać ewentualne niedociągnięcia i szybko je wyeliminować. Wszyscy specjaliści przedsiębiorstwa muszą pracować, aby osiągnąć wspólny cel. W przeciwnym razie pracownicy odczują jedynie dyskomfort, a wszelkie działania i aspiracje pójdą na marne.

W procesie wprowadzania KPI w firmie zadbaj o to, aby wskaźniki można było korygować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dzięki stałemu monitorowaniu wskaźników możliwe będzie terminowe dostosowywanie się do zmian w otoczeniu rynkowym i edycja strategii działania. Ponadto z roku na rok należy udoskonalać, czyli optymalizować model generowania premii. W ramach optymalizacji oceniane wskaźniki są zmieniane na inne, bardziej istotne dla poszczególnych pracowników i działów.

Jakie KPI ustawić dla menadżera

KPI personelu i kierownictwa powinny być powiązane z głównymi celami przedsiębiorstwa. Musisz dokładnie wiedzieć, co chcesz osiągnąć po określonym czasie. Możesz dążyć do wyprzedzenia konkurencyjnych firm i stać się liderem w swojej branży. Inną opcją jest to, że szef firmy chce sprzedać firmę po korzystnej cenie. KPI w pierwszym przypadku to wzrost bazy klientów i wolumenów sprzedaży, w drugim to wzrost kapitału firmy i osiągnięcie maksymalnej wartości sprzedaży.

Cel główny musi zostać spisany i sformalizowany, a następnie podzielony na cele cząstkowe. Kiedy specjaliści pomyślnie realizują cele cząstkowe, przybliżają się do rozwiązania głównego zadania przedsiębiorstwa.

Jeśli mówimy o dużej organizacji lub holdingu, KPI dyrektora jest wymagany dla każdego oddziału i oddziału. Jeżeli właściciel dużego przedsiębiorstwa planuje porównać wskaźniki wydajności dyrektorów generalnych oddalonych od siebie geograficznie, wymagane jest opracowanie jednolitego systemu oceny. Należy pamiętać, że KPI łatwe do osiągnięcia w dużych regionach nie zawsze są łatwe do osiągnięcia w małych. Pod tym względem system można sformułować w przybliżeniu tak samo, ale liczby wskaźników powinny być różne dla menedżerów w różnych regionach.

Przygotowując KPI staraj się ustawić wskaźniki w optymalnych ilościach, aby pracownik mógł łatwo śledzić efektywność swojej pracy. Byłoby lepiej, gdyby było pięć KPI. Instalując więcej wskaźników, reżyser może nie zwracać uwagi na główne i skupiać się na mniejszych.

Tworząc system KPI do zarządzania, optymalna jest kombinacja wskaźników ogólnych i osobistych. Wskaźniki ogólne to wyniki pracy działu podległego specjaliście. Na podstawie ogólnych wskaźników staje się jasne, jak działa zespół i jak bardzo menedżer jest zainteresowany rozwiązaniem powierzonych zadań. Wskaźniki osobiste odnoszą się do indywidualnie osiąganych celów i wyników.

Jeśli system KPI jest tworzony z wysoką jakością, współczynniki pokazują, jak pracuje każdy z menedżerów, a ta informacja jest przydatna dla firmy.

Wdrożenie systemu KPI to ważny krok dla firmy w kierunku zwiększenia efektywności każdego pracownika i przedsiębiorstwa jako całości.

Zachodnie firmy od dawna stosują system kluczowych wskaźników do motywowania pracowników, jednak w naszym kraju dopiero duże organizacje zaczynają stopniowo wprowadzać podobne podejście, i to nie zawsze poprawnie.

Dobrze zbudowany system KPI pozwala najlepiej skonfigurować pracę organizacji, wszystkich jej działów i każdego pojedynczego pracownika. To pozwala:

• poznać cele firmy i przekazać je pracownikom;
• motywować zespół do osiągania celów i wykonywania wysokiej jakości powierzonych obowiązków;
• ostatecznie zwiększyć wzrost wydajności przedsiębiorstwa.

Ale nie należy traktować wskaźników KPI jako panaceum. Nie wystarczy po prostu „wystawić poprzeczkę” każdemu pracownikowi, powiązać z nią wynagrodzenie i patrzeć, jak pracownicy skaczą po głowie w pogoni za premią. Wdrażanie KPI to złożony i długotrwały proces, wymagający dużo czasu i wysiłku zarówno ze strony menadżera, jak i pracowników. W proces wypracowywania systemu kluczowych wskaźników powinna być zaangażowana cała firma – tylko w ten sposób można uniknąć efektu „odrzucenia nowości” i jak najbardziej adekwatnego postrzegania nowego schematu pracy.

KPI jest najlepszy wprowadzaj stopniowo. Obserwuj reakcję swoich pracowników – jeśli negatywnie odniosą się do tego pomysłu, lepiej nie spieszyć się, ale najpierw przeprowadzić szeroko zakrojone działania informacyjne i szkoleniowe. Tylko jeśli załoga będzie przychylna zmianom i zrozumie, dlaczego są one potrzebne, przyniesie to dobre rezultaty.

Definicja kluczowych wskaźników

Bardzo ważne jest, aby je rozwijać KPI , który będzie spójny z głównymi celami Twojej firmy i będzie realnie osiągalny. To znaczy takie, na które sam pracownik może mieć wpływ. Nie ma sensu ustalać wskaźników, na które dana osoba nie ma żadnego wpływu – np. liczby połączeń ze strony internetowej dla działu sprzedaży (w celu śledzenia połącz śledzenie połączeń). TenKPI dla marketera lub Specjalista SEO.

Zastanów się, jaką rolę pełni pracownik w Twojej firmie i co chcesz, żeby robił lepiej. To może być opcja KPI. Każdy pracownik w firmie powinien mieć własne wskaźniki wydajności.

Dla pracownika sprzedaży będą to: liczba połączeń wychodzących, wielkość średniego czeku, zawarte transakcje, liczba wysłanych CP.

Prawnik KPI– ilość wygranych spraw i zaoszczędzone środki dla firmy.

Praca marketingowa można ocenić na podstawie udziału w rynku, jaki zajmuje przedsiębiorstwo, liczby przyciągniętych klientów i ROI.

DlaSpecjalista SEO Kluczowymi wskaźnikami mogą być pozycje witryny, ROI, liczba aplikacji z witryny.

Rozwój KPI, bardzo ważne jest prawidłowe spisanie wzorów obliczeniowych, wyjaśnienie ich i uzgodnienie z każdym pracownikiem. Ważne jest, aby zrozumieć, co dokładnie i w jaki sposób będzie obliczane wynagrodzenie każdego pracownika. Człowiek musi zrozumieć na co może mieć wpływ i jak zarabiać więcej oraz poprawiać stan rzeczy w firmie.

Wdrożenie systemu kluczowych wskaźników odbywa się w kilku etapach.

1. Opracowanie KPI w odniesieniu do celów i ogólnej strategii firmy.

Na tym etapie należy wstępnie określić ogólne cele firmy. Może to być wejście do pierwszej 10-tki firm w swojej niszy w regionie, określony obrót ze sprzedaży, wejście na rynek międzynarodowy i inne. Kiedy już określisz swoje cele, musisz je podzielić na ważne (priorytetowe) i niepriorytetowe. W przeciwnym razie możesz skierować wysiłki swoich pracowników w złym kierunku.

Zaangażuj kierowników działów i pracowników w tworzenie piramidy celów. Im więcej osób zaangażowanych w proces, tym lepiej. Im więcej informacji zbierzesz i wysłuchasz opinii samych pracowników, tym większe prawdopodobieństwo, że cele będą realistyczne i możliwe do osiągnięcia.

Weźmy jako przykład dział sprzedaży w Twojej firmie. Przedyskutuj z kierownikiem działu i pracownikami, jak realistyczne jest zwiększenie sprzedaży o X procent. Aby to zrobić, każdy pracownik musi zwiększyć średni rachunek o X i liczbę połączeń do klientów. Określ konkretne liczby, które nie są oderwane od rzeczywistości - może to stać się KPI dla pracowników tego działu.

2. Wprowadzenie do procesu, wyjaśnienie pracownikom.

Wdrożenie systemu należy rozpocząć od wyjaśnienia pracownikom, dlaczego jest on potrzebny. Jeśli po prostu wdrożysz kluczowe wskaźniki zgodnie z powyższymi wskazówkami, możesz spotkać się z niezrozumieniem i odrzuceniem tego systemu. Jeśli nie weźmiemy pod uwagę opinii pracowników i po prostu postawimy ich przed faktem dokonanym, nie da się zbudować silnego zespołu i osiągnąć swoich celów.

Opracowując strategię, powinieneś już uwzględnić życzenia swoich pracowników. Teraz pozostaje tylko stopniowo wprowadzać nowy schemat pracy.

Każdy nowy pracownik po zatrudnieniu musi zostać zaznajomiony z systemem oceny wyników i wyjaśnić, co kryje się za każdym wskaźnikiem.

3. Kontrola.

Teraz pojawia się kolejne pytanie: musisz w jakiś sposób określić wydajność pracowników, monitorować i śledzić kluczowe wskaźniki. Tylko w ten sposób możesz uczciwie zapłacić im za swoją pracę. Będziesz musiał obliczyć i wziąć pod uwagę określone kluczowe wskaźniki: na przykład liczbę połączeń dziennie dla działu sprzedaży, liczbę jednostek produkcyjnych dla działu produkcji itp. Dlatego konieczne jest przemyślenie i wprowadzenie systemu raportowania oraz zautomatyzowanie procesu ewidencji wskaźników.

Jeśli masz dobry dział IT, możesz opracować własne rozwiązanie raportowe w oparciu o Excel.

Do pracy zespołowej możesz wybrać jakiś dobry tracker – jest ich na rynku mnóstwo.

Idealne rozwiązanie powinno:

• zapewnić kontrolę nad pracą każdego pracownika;
• zbierać dane w ujednoliconym formacie i umieszczać je w jednej bazie danych;
• pomóżcie wyliczyć wynagrodzenie.

4. Analiza i rewizja wydajności.

Jeśli zrobiłeś wszystko poprawnie, każdy pracownik będzie mógł śledzić swoje wskaźniki i związek między nimi a wynagrodzeniami.

Analizuj efektywność podwładnych. Prawidłowo wprowadzony system oceny kluczowych wskaźników pozwoli Ci nie tylko podsumować wyniki na koniec miesiąca czy kwartału – niespójności będziesz mógł dostrzec już na etapie realizacji pracy. Twoim zadaniem jako menedżera jest wczesne identyfikowanie takich problemów i ich eliminowanie.

Jeśli pracownik wykazuje słabe wyniki, nie jest to powód do zwolnienia go lub pozbawienia premii. Rozważ możliwość zaawansowanego szkolenia, szkolenia i dodatkowego wyjaśnienia systemu pracy w firmie.

Będziesz także musiał okresowo przeglądać kluczowe wskaźniki dla każdego pracownika. Możesz to robić co miesiąc przy obliczaniu wynagrodzeń. Niektóre z nich mogą stać się nieistotne, inne mogą schudnąć lub konieczne będzie zweryfikowanie wskaźników ilościowych. Możesz przypisać to zadanie członkowi działu HR.

Koniecznie przekaż opinię. Pracownik musi zrozumieć, które działania prowadzą do pozytywnego wyniku, a które nie. Możliwe jest opracowanie indywidualnego systemu rozwoju dla każdego pracownika.

Z czasem na pewno okaże się, że zobaczysz, kto jest gotowy na awans, a dla kogo w ogóle nie ma miejsca w Twojej firmie.

Kalkulacja płac z uwzględnieniem KPI

Wprowadzenie systemu KPI musi koniecznie wpłynąć na procedurę naliczania wynagrodzeń. Zwykle stosuje się następujący schemat: płace są podzielone na pensję i premie. Pracownik w każdym przypadku otrzymuje wynagrodzenie, niezależnie od tego, czy osiągnął kluczowe wskaźniki, czy nie. Ale kwota pieniędzy w części premiowej zależy bezpośrednio od wysiłków pracownika, od tego, ile wskaźników osiągnął lub nie osiągnął.

Najczęstsze błędy przy wprowadzaniu KPI i zmianie naliczeń płacowych:

• Wprowadzenie KPI powoduje obniżkę wynagrodzeń. Jeśli pracownik otrzymał 15 000 rubli, a po wprowadzeniu systemu kluczowych wskaźników jego pensja spadła do 10 000, a resztę nadal trzeba zarobić, to słabo motywuje osobę nie tylko do pracy, ale także do pozostania w Twojej firmie ogólnie. Dlatego przed wprowadzeniem systemu KPI należy pomyśleć o budżecie – warto dysponować dodatkowymi środkami przeznaczonymi na premie dla pracowników;
• niewielka premia lub odwrotnie, zbyt mała pensja. W pierwszym przypadku pracownik ma niewielką motywację finansową, aby dobrze pracować, w drugim też, bo jeśli wskaźniki nie zostaną osiągnięte, pozostanie z niczym. A to zniechęci nowych potencjalnych pracowników do pracy w Twojej firmie. Idealny stosunek to 75% wynagrodzenia i 25% premii.

Do obliczeń możesz użyć wzoru:

I zawsze dotrzymuj obietnic. Jeśli dana osoba zasłużyła na premię, powinna ją otrzymać w każdym przypadku.

Wdrożenie systemu KPI to długi i żmudny proces. Wymaga to nie tylko czasu, ale także zasobów - moralnych, materialnych. Ale już niedługo, po pewnym okresie adaptacji, zaobserwujesz jakościowy i ilościowy rozwój swojej firmy. Od razu stanie się jasne, którzy pracownicy są balastem, a ci, którzy dobrze wykonują swoją pracę, zostaną wynagrodzeni tak, jak na to zasługują. A co najważniejsze, wszyscy zrozumieją wspólny cel firmy i przyczynią się do jego osiągnięcia.

Kluczowe wskaźniki efektywności KPI: czym są, przykłady takich systemów, jako jedno z narzędzi zwiększania rentowności biznesu, cieszą się coraz większą popularnością w sferze informacyjnej poświęconej przedsiębiorczości.

KPI rozwiązuje problem przeniesienia oceny wyników przedsiębiorstwa ze sfery subiektywnych ocen do świata rzeczywistości i obiektywizmu, pozwala zidentyfikować słabe i wąskie gardła biznesu oraz zoptymalizować działania mające na celu uzyskanie jak najwyższej rentowności.

KPI wykorzystywany jest jako element strategicznego systemu zrównoważonej karty wyników, który realizuje zadanie ustalania związków przyczynowo-skutkowych pomiędzy wskaźnikami i celami, identyfikuje czynniki wzajemnego oddziaływania oraz wzorce biznesowe poprzez uzależnienie jednych wyników działań od innych (system BSC)

Co oznacza KPI?

Skrót ten przeszedł na język rosyjski z języka angielskiego (Key Performance Indicators), najczęściej tłumaczony jako „kluczowe wskaźniki wydajności”. skąd przyszła nam do głowy ta koncepcja. Pełne znaczenie opisuje norma ISO 9000:2008. Akceptuje 2 wartości:

• efektywność, według normy odpowiada ona stopniowi osiągnięcia zaplanowanych rezultatów;
• efektywność, koncepcja ta określa korelację pomiędzy wydatkowanymi zasobami a rezultatami, jakie osiągnięto dzięki ich wykorzystaniu.

Zatem termin KPI lepiej rozumieć szerzej – jako „kluczowy (główny) wskaźnik wydajności”.

Rozumienie pojęcia KPI w tej interpretacji jasno pokazuje, że można go używać do oceny działań przedsiębiorstwa jedynie w powiązaniu z treścią celu, jego treścią. Dlatego właśnie KPI stały się podstawą nowoczesnej koncepcji zarządzania „Zarządzanie przez cele”. A sam KPI służy do monitorowania działalności biznesowej pracowników, oddziałów firmy i ogólnie powodzenia jej działań.

Zalety systemu KPI

System KPI od czasów Petera Druckera przeszedł wiele zmian i wychodząc naprzeciw stale zmieniającym się realiom świata biznesu, włączył wiele koncepcji zarządzania, które twórczo rozwijają główną – „Zarządzanie przez cele”.

Przewagą systemu KPI nad innymi, mającymi na celu rozwiązywanie tych samych problemów jest przede wszystkim to, że KPI zapewnia nierozerwalne powiązanie pomiędzy takimi elementami biznesowymi jak plan, wykonanie, wyniki, motywacja. Dziś KPI pozwala, wykorzystując generowane przez siebie dane, nie tylko oceniać efektywność pracowników, działów i firmy jako całości, ale także budować doskonały mechanizm motywacyjny stymulujący pracowników.

Nie każdy wskaźnik można uznać za kluczowy. Obejmuje to tylko te wskaźniki, które są związane z celem działalności i dla których wyznaczane są cele i standardy dla pracowników. Na przykład analfabetą jest uwzględnianie raportów księgowych złożonych w terminie jako wskaźników KPI, ponieważ nie ma to bezpośredniego związku ze specyfiką działalności działu.

Rodzaje KPI

KPI dzielą się na kilka typów:

• Wynik KPI – jakie osiągnięto wyniki i ich ilościowy wyraz;
• KPI kosztowe – ile wykorzystano niezbędnych zasobów;
• Funkcjonujący KPI – określa realizację bieżących procesów biznesowych, ocenia ich zgodność z wymaganym algorytmem realizacji;
• Performance KPI to pochodne wskaźniki charakteryzujące stosunek czasu poświęconego na osiągnięcie zaplanowanego wyniku do wartości samego wyniku;
• KPI efektywności to wskaźniki pochodne, które służą do oceny stosunku kosztów zasobów do wyników osiągniętych za ich pomocą.

Z kolei KPI efektywnościowe dzielą się na:

1. Otulina to znaczy takie, które będą odzwierciedlać wyniki pracy na przestrzeni pewnego czasu;
2. Prowadzący(operacyjna jest inna nazwa) - są to takie, które pozwalają kierownictwu kierować pracą w wybranym okresie sprawozdawczym, przeznaczonym na uzyskanie określonych wyników po jego zakończeniu.

Otulina- Są to przede wszystkim wskaźniki finansowe. Mają one na celu wykazanie związku pomiędzy pragnieniami kierownictwa a zdolnością firmy do generowania przepływów pieniężnych. Ich wadą jest to, że ze względu na opóźnienie w manifestowaniu efektywności nie jest możliwe w danym momencie opisanie efektywności przedsiębiorstwa jako całości i jego oddziałów.

Główne wskaźniki służą, jeśli to konieczne, do analizy pracy przedsiębiorstwa w danym momencie, dają obiektywną ocenę jakości bieżącej działalności, stopnia zaspokojenia potrzeb klientów, stopnia zadowolenia ze współpracy, identyfikują możliwość zwiększenia przepływy pieniężne na przyszłość i ocenić jakość produktów.

Czym się kierować przy opracowywaniu KPI

Przy opracowywaniu wskaźników należy kierować się następującymi zasadami:

• dążyć do minimalizacji zestawu wskaźników potrzebnych do zarządzania procesem biznesowym;
• każdy wskaźnik musi umożliwiać wyrażenie go w postaci mierzalnego wskaźnika liczbowego;
• koszt środków, które należy wydać na pomiar wskaźnika, nie powinien przekraczać wartości pieniężnej zysku w wyniku jego wykorzystania.

Algorytm rozwoju KPI

Praca ta przebiega w kilku etapach.

• Prace przedprojektowe. Ten etap składa się z:

1. uzyskanie zgody od menedżera wyższego szczebla i ustalenie, jak z nim współdziałać;
2. inicjowanie i planowanie projektu;
3. utworzenie zespołu projektowego;
4. prace nad przeprowadzeniem badań przedprojektowych.

• Opracowanie metodologii KPI. Na tym etapie wykonaj:

1. optymalizacja struktury organizacyjnej;
2. opracować model metodologiczny;
3. opracować proces zarządzania firmą z wykorzystaniem KPI;
4. opracowywać regulacje (system dokumentów normatywnych i metodologicznych).

• Etap rozwoju systemu informacyjnego KPI. Obejmuje:

1. opracowywanie specyfikacji technicznych dotyczących utworzenia systemu informatycznego i jego konfiguracji;
2. trening użytkownika;
3. przeprowadzenie próbnej pracy.

Opracowując metodologię KPI, należy skupić uwagę na:

1. rozwój KPI jako całościowej strategii rozwoju;
2. dostępność wyjaśnienia korzyści wynikających z KPI dla personelu;
3. identyfikacja i jasne rejestrowanie kluczowych czynników sukcesu firmy;
4. tworzenie zrozumiałych raportów na wszystkich poziomach;
5. sposoby wyjaśniania kluczowych wskaźników wydajności, aby zachować ich znaczenie w przypadku zmiany istniejących warunków biznesowych;
6. rozwój koordynacji i stosowania decydujących KPI.

• Etap realizacji projektu. Zastosowanie metodologii systemu KPI w praktyce.

Charakterystyka efektywnych KPI

Kluczowe wskaźniki efektywności będą skuteczne, jeśli spełnią następujące cechy:

1. Przynależność adresowa. Oznacza to, że każdy KPI musi być powiązany z bezpośrednim wykonawcą (może to być indywidualny pracownik lub jednostka strukturalna), który odpowiada za wyniki działań w swoim obszarze odpowiedzialności;
2. Prawidłowa orientacja- KPI muszą odpowiadać kluczowym projektom rozwojowym, celom strategicznym firmy, kluczowym procesom biznesowym;
3. Osiągalność- realizacja KPI musi zachować równowagę pomiędzy wysiłkiem niezbędnym do ich osiągnięcia a prawdopodobieństwem ich realizacji, powinno wynosić od 70% do 80%;
4. Otwartość na działanie- KPI powinny być tak ustalane, aby istniała możliwość ingerencji w procesy w celu ich usprawnienia;
5. Dostarczanie prognoz- musi istnieć możliwość oceny czynników, które bezpośrednio determinują planowane wyniki i mają bezpośredni wpływ na wartość samego biznesu;
6. Ograniczenie- KPI powinny być zorientowane w taki sposób, aby wykonawcy skupiali się na realizacji zadań priorytetowych i nie marnowali swoich sił na realizację zadań nieistotnych;
7. Łatwość percepcji- KPI muszą być dostępne dla ich zrozumienia przez wykonawców;
8. Równowaga i wzajemne powiązania- kluczowe wskaźniki efektywności nie powinny znajdować się w strefie wzajemnego konfliktu, powinny się uzupełniać;
9. Inicjowanie zmiany- Pomiary KPI powinny powodować pozytywne zmiany w firmie niczym reakcja łańcuchowa, czyli wdrożenie jednych powoduje naturalny proces doskonalenia innych;
10. Łatwy do zmierzenia- KPI należy pozostawić w taki sposób, aby użytkownicy mogli samodzielnie określić ilościowo postęp;
11. Wzmocnienie- KPI muszą motywować pracowników, czyli być wspierane indywidualnymi zachętami rzeczowymi;
12. Znaczenie- ponieważ z czasem wpływ i skuteczność nawet profesjonalnie stworzonych KPI może znacząco osłabnąć, należy je okresowo aktualizować;
13. Porównywalność- KPI powinny zapewniać możliwość porównania w takich sytuacjach, np. niewłaściwe byłoby stosowanie wskaźnika średnich dziennych przychodów dla punktów sprzedaży detalicznej jednoformatowej, ale mających tak różne lokalizacje jak centrum regionalne i małe miasteczko regionalne;
14. Rozsądek- każdy wskaźnik musi zapewniać możliwość przeprowadzenia na jego podstawie analizy i nieść ładunek semantyczny. Jako negatywny przykład braku sensu można przytoczyć taki kluczowy wskaźnik wydajności, który jest obliczany jako wszystkie wydatki na utrzymanie aparatu administracyjnego do wysokości zysku (ogółem). Taki wskaźnik będzie spełniał powyższe cechy, ale w rzeczywistości będzie bez znaczenia.

Ogólne zasady i zasady wdrażania KPI

Aby pomyślnie wykonać zadania, które system ma rozwiązać, należy przestrzegać pewnych zasad.

1. Zasada „10/80/10” zasada ta określa liczbę kluczowych wskaźników w systemie. Stanowi, że firma musi mieć dziesięć kluczowych wskaźników wydajności, nie więcej niż osiemdziesiąt kluczowych wskaźników produkcji i dziesięć kluczowych wskaźników wydajności. Stosunek ten pozwala uniknąć przeciążenia menedżerów, a także znacznie skraca czas, jaki kierownictwo spędza na omawianiu realizacji programu.
2. Zasada zgodności z zasadą sterowalności i sterowalności. Stanowi, że każdy dział odpowiedzialny za dany wskaźnik musi otrzymać niezbędne zasoby do wdrożenia i zarządzania, a wynik musi być monitorowany.
3. Zasada zasady partnerstwa. Podczas opracowywania, a nawet wdrażania, należy wziąć pod uwagę imperatywny aspekt ustanowienia efektywnego partnerstwa pomiędzy wszystkimi elementami systemu, pracownikami i jasnym zrozumieniem potrzeby zmian.
4. Zasada skupienia wysiłków na głównym kierunku. Zasada ta zakłada konieczność analizowania działań pracowników w celu identyfikacji możliwości rozszerzenia ich uprawnień, identyfikacji tych, którzy wymagają zaawansowanego szkolenia, określenia jakich szkoleń potrzebują pracownicy, przypisania im odpowiedzialności za opracowanie własnych KPI, ustanowienia skutecznych powiązań komunikacyjnych (zarówno pionowo i poziomo).
5. Zasady integracji procesów doskonalenia wyników, raportowania i pomiaru wyników. Ważne jest, aby przemyśleć i wdrożyć systemy raportowania i oceny, które będą miały na celu stymulowanie konkretnych działań i zrozumienie swojej odpowiedzialności. Należy również ustalić ścisły harmonogram spotkań sprawozdawczych.
6. Zasada spójności ogólnej strategii ze wskaźnikami produkcji. Zasada ta wymaga powiązania kluczowych wskaźników wydajności z bieżącymi krytycznymi czynnikami sukcesu i uwzględnienia ich w ogólnej zrównoważonej karcie wyników i strategii firmy.

Zmienność opcji wyboru KPI

KPI- są to wskaźniki, które wyznaczają kierunek działań pracowników i są głównymi wskaźnikami, na podstawie których można ocenić efektywność ich pracy

Na przykład chcesz, aby menedżer sprzedaży przyniósł firmie pewien zysk. Jak on może to zrobić?

1. Zawrzyj bardzo duży kontrakt z jednym bardzo bogatym klientem. Ale takich klientów jest niewielu i toczy się o nich aktywna walka.
2. Dlatego musi pracować poprzez szeroką gamę mniejszych klientów. Aby pozyskać taką pulę potencjalnych klientów, menadżer będzie musiał wykonać dużą liczbę telefonów, przesłać propozycje handlowe i włożyć wiele pracy w stworzenie powiązań komunikacyjnych z potencjalnymi klientami.

Dla menedżera budującego system wskaźników KPI to właściwy dobór wskaźników, które najskuteczniej wpłyną na osiągnięcie założonego celu, np. zysku firmy.

Jak zbudowany jest system KPI

Zapisujemy te wskaźniki, które Twoim zdaniem doprowadzą do wymaganych rezultatów. Na przykład:

• wielkość sprzedaży;
• procent obsługi bazy klientów;
• ilość sprzedanych towarów x i y;
• dodatkowa opłata.

Błędy podczas tworzenia KPI

Jako przykład możemy spojrzeć na stworzenie systemu KPI dla firmy produkującej i sprzedającej własne produkty.

Strukturalnie taką firmę można przedstawić jako składającą się z:

• dział, który kupuje niezbędne materiały;
• oddział zajmujący się produkcją;
• dział zajmujący się sprzedażą;
• dział finansowy.

Dział zakupów koncentruje się na obniżaniu kosztów przy zakupie materiałów. Naturalnie, aby zrealizować zaplanowane KPI, musisz stworzyć system otrzymywania trwałych rabatów, premii i tak dalej.

Dla działu produkcyjnego głównym KPI jest wykorzystanie sprzętu (powinno wynosić powyżej 80%). Przykładowo, jeśli produkujesz dwa rodzaje produktów, musisz mieć skuteczny schemat przekierowania pracy sprzętu, aby nie stał on bezczynnie.

Przyjrzyjmy się teraz błędom, które nieuchronnie wystąpią, jeśli KPI będą wdrażane mechanicznie, bez uwzględnienia strategicznych działań firmy.

Osiągnięcie celu dla działu zakupów w postaci obniżenia kosztów zakupionych materiałów obejmuje możliwości obniżenia ich kosztów poprzez:

• zakupy w dużych ilościach, a to w przypadku nadwyżek materiałów dla jednostki produkcyjnej będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami przechowywania i zamrażania pieniędzy w zapasach;
• zakupy materiałów gorszej jakości – może to spowodować awarię sprzętu;
• zakupy na przedpłatę - wiąże się to z zamrożeniem środków.

Drugim błędem jest wprowadzanie KPI bez uwzględnienia motywacji pracowników. Aby pracować efektywnie, konieczne jest zapewnienie powiązania KPI z systemem premii i kar, czyli systemem motywacji materialnej.

Trzecim błędem jest zastępowanie wskaźników KPI wskaźnikami rezultatu, np. przychodem, zyskiem, zyskiem krańcowym. Wskaźniki KPI są skorelowane z działaniami pracownika, aby osiągnąć taki wynik, który musi być konkretnie zrealizowany dzisiaj, jutro, pojutrze, czyli opisane powyżej wskaźniki wyprzedzające. Jeśli weźmiemy pod uwagę menedżera sprzedaży, będzie to:

• liczba klientów do spełnienia;
• ile umów zawrzeć;
• ile połączeń wykonać;
• ilu potencjalnych klientów znaleźć.

Czwartym błędem jest brak systemu planowania i rozliczania KPI. Wskaźniki te można zaczerpnąć z operacyjnego systemu rachunkowości i systemu kontroli personelu zarządzającego. Planowanie oznacza ustalenie wartości docelowych na określony okres.

Wykorzystywanie systemu KPI do celów motywacyjnych jako wskaźnika wpływającego na wzrost płacy zasadniczej powinno odbywać się bardzo ostrożnie i kompetentnie pod względem prawnym. Jeżeli ta zmienna część jest uwzględniona w umowie o pracę, sąd uzna płatności dokonane przed rozpoznaniem sprawy w sądzie za wynagrodzenie. W przypadku sporu pracowniczego pracownik, nawet ten, który źle wykonał swoją pracę, będzie mógł otrzymać od firmy dodatkowe pieniądze. Dlatego do głównej umowy o pracę lepiej jest sporządzić dodatkową umowę o produkcję lub umowę o wykonanie. który wyświetla zmienną część wynagrodzenia.

Aby KPI stał się nie tylko modną innowacją, swoistym wyznacznikiem podążania z duchem czasu przez kierownictwo firmy, ale naprawdę skutecznym narzędziem zwiększania rentowności firmy, należy przestrzegać trzech punktów:

• wprowadzenie normy- jest to KPI możliwy do osiągnięcia przez pracownika podczas normalnej pracy; nie jest to wskaźnik zmieniający się dynamicznie, ale statyczny, np. aby otrzymywać regularne wynagrodzenie, menadżer musi wyciągnąć minimum 10, a maksymalnie piętnaście kontraktów. Norma wyklucza czynnik przypadku, a także czynnik szczęścia;
• wprowadzenie pojęcia celu- są to pieniądze, które pracownik może otrzymać, jeżeli osiągnie wybitne wyniki, np. w oparciu o to, co opisano powyżej, pracownik zawrze od 15 do dwudziestu umów;
• wprowadzenie koncepcji „Wyzwania”– to pieniądze, które można otrzymać osiągając wyniki znacznie wyższe od średniej dla firmy, np. nie trzynaście umów zawieranych miesięcznie, ale czterdzieści.

Jak ocenić wydajność pracownika

Pierwszym wskaźnikiem jest rezultat, czyli coś mierzalnego (metry kwadratowe ułożonych płytek, liczba zawartych umów itp.).

Drugim czynnikiem, za pomocą którego można ocenić działania pracowników, jest czynnik czasu, czyli szybkość zakończenia procesu biznesowego. Na przykład czas potrzebny służbom IT na naprawienie błędu w call center. Tym razem, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, można znormalizować i wpisać do KPI.

Trzecim czynnikiem jest czynnik jakości, czyli brak zwrotów, roszczeń, reklamacji i tak dalej. Ponadto wprowadzając taki wskaźnik wydajności, należy wziąć pod uwagę, że jeśli pracownik osiągnął zadowalający zaplanowany wynik w zaplanowanym czasie, jakość można uznać za zadowalającą.

Możesz także zmierzyć efektywność, szacując ilość zasobów, które należy wydać na realizację procesu biznesowego.

Jak opracować KPI dla konkretnego działu, przykłady

Chociaż kompetentne opracowanie współczynników efektywności jest procesem indywidualnym, przeprowadzanym z uwzględnieniem wszystkich specyficznych cech przedsiębiorstwa lub produkcji, nadal można podać przykłady typowych osiągnięć. Dotyczy to zwłaszcza usług o standardowej funkcjonalności, np. księgowości. Poniżej znajduje się kilka przykładów. Należy wziąć pod uwagę, że odpowiednio stworzone systemy KPI uwzględniają także współczynnik nakładu pracy, jeżeli będzie on większy niż 100% – pracownik zostanie nagrodzony, a jeżeli spadnie poniżej 70% – menadżer zostanie ukarany karą pieniężną za to, że nie był w stanie zapewnić pracownicy z pracą.

Więcej o KPI, jego rozwoju, wdrażaniu i wykorzystaniu dowiesz się oglądając nagranie webinaru.

KPI i motywacja pracowników. Kompletny zbiór praktycznych narzędzi Aleksieja Konstantinowicza Klochkowa

Rozdział 3 Opracowanie i wdrożenie systemu KPI

Opracowanie i wdrożenie systemu KPI

3.1. Etapy rozwoju systemu KPI

System KPI w organizacji można wdrożyć samodzielnie lub przy zaangażowaniu konsultantów. Stosując metodologię opisaną w tym rozdziale, gdy cele i wskaźniki KPI opracowywane są bezpośrednio przez kierowników działów zgodnie z docelowym systemem zarządzania w biznesie, maksymalnie skraca się okres realizacji i zwiększa efektywność.

Bardzo ważne jest, aby pamiętać, że jeśli system ten będzie wdrażany samodzielnie, wysiłkiem jego pracowników, konieczne będzie zwolnienie tych pracowników z zajmowanych stanowisk przynajmniej na czas trwania projektu. Obiektywne podejście do rozwoju jest jednym z najważniejszych czynników sukcesu projektu. Na podstawie wieloletniej analizy doświadczeń samodzielnych wdrożeń można stwierdzić, że z reguły w 90% firm wdrażaniu temu towarzyszyły konflikty wewnętrzne pomiędzy grupą deweloperską a szefami obszarów funkcjonalnych. Wdrożenia przez wewnętrznych specjalistów z reguły nie dawały zauważalnych rezultatów i miały charakter formalny, choć wśród firm jest 5–10%, w których inicjowanie takich projektów odbyło się ze strony kierownictwa i towarzyszyło temu uczestnictwo w opracowanie każdej „Macierzy KPI”. Decydując się na wdrożenie tego systemu, zalecamy oszacowanie kosztów rozwoju siłami zewnętrznymi lub wewnętrznymi oraz konsekwencji dla firmy. Ogólnie rzecz biorąc, stosowanie nowoczesnych i skutecznych metod zarządzania personelem pomaga kształtować i wzmacniać wizerunek przedsiębiorstwa jako atrakcyjnego pracodawcy, co pomaga przyciągnąć wysoko wykwalifikowanych kandydatów i zatrzymać w firmie cennych specjalistów.

Rozważmy algorytm wdrożenia systemu KPI z udziałem zaangażowanego trenera-konsultanta, którego funkcje przedstawiono na ryc. 3.1.

Ryż. 3.1. Funkcje trenera-konsultanta zatrudnionego do wdrożenia systemu KPI

Cele projektu

Stwórz zgrany zespół profesjonalistów i skutecznych menadżerów. Rozwój wiedzy i umiejętności w ramach szkoleń z technologii rozwoju KPI dla menadżerów działów firmy. Każdy z uczestników szkolenia, pod okiem trenera-konsultanta i kierowników projektów, powinien otrzymać nie tylko wiedzę na temat technologii i metod rozwoju, ale także opracować cele i wskaźniki dla swoich działów.

Zwiększ efektywność i rentowność biznesu oraz obniż koszty. Opracuj cele i KPI dla wszystkich stanowisk w dziale.

Zwiększ efektywność i efektywność pracowników. Opracuj i wdrażaj motywację pracowników do wyników - KPI.

Stwórz „bazę informacji” umożliwiającą podejmowanie właściwych decyzji zarządczych. Zapewnij szybkie gromadzenie i kontrolę danych dotyczących wydajności KPI. Automatyzacja systemu KPI.

Krótki opis projektu

1. Etap przygotowawczy.

Wywiady i konsultacje z przedstawicielami firmy.

Badanie struktury organizacyjnej firmy.

Studium strategii określonej przez akcjonariuszy. Studiowanie strategii (kluczowych kompetencji i czynników sukcesu) firmy przez rok. Przeprowadzenie PEST (analiza makrootoczenia zewnętrznego firmy: Politycznego (politycznego), Ekonomicznego (ekonomicznego), Społecznego (społecznego), Technologicznego (technologicznego)), Analizy SWOT (analiza mocnych stron ( S mocne strony) i słabe ( W skłonności) strony, możliwości ( O szanse) i zagrożenia ( T hreats)), macierz BCG (opracowana Boston Consulting Group) w celu stworzenia strategicznych czynników sukcesu na 3 lata.

Badanie kluczowych funkcji (procesów biznesowych) wszystkich stanowisk zaangażowanych w projekt.

2. Opracowanie systemu KPI i systemu motywacyjnego opartego na KPI.

Rozwój odbywa się przy zaangażowaniu menadżerów i kluczowych pracowników firmy. Materiałem do opracowania są cele i KPI, które menedżerowie opracują w trakcie procesu szkoleniowego, a także metodologia opracowana przez konsultanta. Metodologia FTG opisana w tej książce wykorzystuje kluczowe priorytety strategiczne (czynniki sukcesu) i zrozumienie funkcji pracownika. Pozwala na opracowanie celów, KPI i zadań, aby je osiągnąć w jak najkrótszym czasie.

Opracowanie „Planu Pracy” dla każdego KPI (niezależnie od działów).

Przygotowywanie dokumentów do akceptacji przez kierownictwo.

Koordynacja dokumentów końcowych z zarządem firmy.

3. Automatyzacja systemu KPI w programie KPI.BZ.

Wprowadzanie wszystkich danych do systemu.

Konfiguracja i działanie próbne.

Wyniki projektu

Raport końcowy zawierający hierarchiczną listę celów i KPI dla całej firmy.

Wiedza i umiejętności zarządzania efektywnością wśród wszystkich menedżerów firmy.

Kluczowe wskaźniki efektywności – „Macierze KPI” dla wszystkich stanowisk na dany rok.

? „Plany Pracy” na rok dla wszystkich stanowisk.

Zautomatyzowany system KPI i system motywacyjny oparty na KPI w ujednoliconym środowisku informacyjnym, na przykład za pomocą programu KPI.BZ.

Niniejszy tekst jest fragmentem wprowadzającym. Z książki Klub prywatny: organizacja, zarządzanie, rozwój autor Miedwiednikow Siergiej Anatoliewicz

STRUKTURA ZARZĄDZANIA KLUBAMI I WDROŻENIE SYSTEMU KLUBOWEGO Z pełnoprawnego systemu klubowego korzystają najczęściej ekskluzywne kluby prywatne, świadczące usługi w segmencie premium rynku. Ważnym parametrem przy jego wyborze jest liczba prętów, na które

Z książki Procesy biznesowe. Modelowanie, wdrażanie, zarządzanie autor Repin Władimir Władimirowicz

1.6.5. Opracowanie systemu wskaźników Etap opracowania systemu wskaźników jest niezwykle istotny dla realizacji zarządzania procesowego. Z mojego punktu widzenia znaczenie opracowania i praktycznego wykorzystania wskaźników do zarządzania procesami jest wielokrotnie większe niż

Z książki Transformacja biznesu. Budowanie efektywnej firmy autor Parabellum Andriej Aleksiejewicz

Rozdział 3 Rozwój systemu procesowego organizacji

Z książki Coffee House: od czego zacząć, jak odnieść sukces. Rady dla właścicieli i menadżerów autor Ułanow Andriej Nikołajewicz

Zacznij wdrażać i projektować system już teraz! Kontynuuj projektowanie i wdrażanie systemu. Nie odkładaj tego „na później”! Teraz możesz przyjrzeć się stwierdzonemu problemowi i rozwiązaniu, do którego doszedłeś. Jestem pewien, że pomiędzy nimi

Z książki Zarządzanie marketingowe. Kurs ekspresowy autor Kotler Philip

Z książki System nagród. Jak opracowywać cele i KPI autor Wietluzskich Elena N.

Rozdział 2 Opracowywanie i wdrażanie strategii i planów marketingowych W tym rozdziale znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:1. Jak marketing wpływa na wartość, jaką firma tworzy dla klientów?2. W jaki sposób planowanie strategiczne przebiega na różnych poziomach?

Z książki Zarządzanie kluczowymi klientami. Efektywna współpraca, strategiczne partnerstwa i wzrost sprzedaży przez Shiffmana Stefana

9. etap. Opracowywanie regulaminów, wdrażanie. Przypisywanie wynagrodzeń pracownikom odpowiednich kategorii Aby podjąć ostateczną decyzję o przypisaniu pracownikowi konkretnego wynagrodzenia, należy wziąć pod uwagę stopień zajmowanego stanowiska, dotychczasową wysokość jego wynagrodzenia oraz

Z książki Klonowanie biznesu [franczyza i inne modele szybkiego wzrostu] autor Watutin Siergiej

Z książki Zarządzanie marką autor Semenov E. A.

Opracowanie systemu cenowego System cenowy to w istocie parametry i cennik wszystkich elementów oferty franczyzowej, np. ile będą kosztować franczyzobiorcy dostarczane przez Ciebie towary, jaką marżę będzie mógł na nich uzyskać ?

Z książki Praktyka zarządzania zasobami ludzkimi autor Armstronga Michaela

7.1. Rozwój i wdrażanie zarządzania marką w organizacji Obecnie wielu szefów organizacji krajowych, a także szefów firm zachodnich, doszło do wniosku, że konieczne jest stworzenie i wypromowanie marki na rynku, która przyczynia się do stabilnego

Z książki autora